Sistem Pengumpulan Biaya Produksi

      Bagi perusahaan perdagangan R. Soemita Adikusumah (2001 : 177) mengemukakan bahwa penjualan merupakan kegiatan utama, oleh karena itu, sistem pengumpulan biaya produksi yang diterapkan oleh perusahaan ditetapkan sedemikian rupa sehingga dapat terperinci, sebagai berikut :

   1. Semua biaya-biaya selama  dalam  proses  produksi  harus teliti dan dikumpulan untuk dilakukan pencatatan.

   2. Semua pengeluaran biaya-biaya harus selama proses produksi dianggap sebagai termasuk keperluan lain harus diperiksa sedemikian rupa sehingga kemungkinan pemboson biaya produksi dikurangi sampai semimimun mungkin.

   3. Pencatatan dan pengelompokan harus diklasifikasikan biaya, agar kelak   perhitungan dalam proses produksi dapat diketahui melalui pembukuan dengan tepat.

   4. Biaya administrasi dan penjualan masih termasuk biaya produksi.

   5. Dengan meminimumkan biaya dalam proses produksi agar harga pokok penjualan seminimum, sehingga penjualan barang hasil produksi dapat bersaing.

   6. Pengendalian biaya yang sesuai dengan tujuan harus dilakukan terhadap unsur-unsur biaya, sehingga biaya yang telah dianggarkan digunakan seefisien mungkin, karena efisien yang dapat meningkatkan keuntungan.

      Untuk mencapai adanya di atas maka perlu organisasi yang baik didalam sistem pengumpulan biaya produksi barang agar terdapat pengendalian intern yang baik dalam proses produksi sebaiknya diadakan pemisahan fungsi antara lain :

   1. Bagian pesanan

Pelaksanaan bahan baku bagi perusahaan kecil dipegang  satu orang saja, sedangkan bagi perusahaan besar dipegang oleh satu bagian produksi yang melibatkan beberapa personal fungsi dari bagian adalah :

a.   Mengawasi semua pesanan yang diterima

b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan dan melengkapi yang masih kurang.

c.   Jika pesanan barang, harus diminta persetujuan dari bagian gudang.

d.  Menentukan tanggal pengiriman, membuat surat perintah pengiriman serta tembusan-tembusannya.

e.   Membuat catatan pesanan yang dikirim dan pesanan yang                                                       

sudah diperhitungkan.

f.   Melakukan hubungan dengan pembelian, apakah barang yang diterima sudah cocok dengan pesanan masih ada yang perlu dikemukakan.

   2. Bagian gudang

Bagian gudang ini kredit berarti melibatkan bagian pesanan di mana setiap pengiriman barang yang dijual dengan pesanan harus mendapat persetujuan dari bagian gudang membuat catatan atau kartu  piutang  setiap langganan tentang identitas pembeli, jumlah order dan jangka waktu pembayaran. Faktur penjualan yang dibuat oleh bagian pesanan dan surat perintah pengiriman atau di kirim ke bagian pesanan untuk mendapat persetujuan atau penolakan dan surat perintah pengiriman. Jika ada persetujuan maka faktur penjualan dan surat perintah pengiriman diberikan kepada bagian pengiriman, kemudian  barang tersebut di kirim kepada yang bersangkutan.       

   3. Pengklasifikasian biaya-biaya

Bagian pengumpulan biaya bertugas sebagai berikut :

a. Mencatat sejumlah pengeluaran yang biasanya harus dilengkapi dengan data, pos-pos pengeluaran, misalnya pembelian barang dan jenis-jenis biaya lainnya.

b.  Mencantumkan data biaya pengiriman dan pihak pertam  bahan nilai yang dibebankan kepada pembeli.

c. Biaya-biaya yang telah dicatat itu dikirim pada bagian-bagian memerlukan terlebih dahulu diperiksa kebenaran tulisan dan perhitungannya.                                                                                                           

      Kemudian untuk mengadakan pemisahan wewenang tersebut di atas tergantung dan besarnya perusahaan dan jumlah  pegawai yang ada. Apabila organisasi sudah memisahkan fungsi-fungsi yang perlu ditetapkan adanya wewenang bahwa iniatif untuk menjadi barang datangnya dari satu inisiatif yang ditentukan semula misalnya bagian pesanan atau bagian-bagian lain yang memerlukan. Selain itu dimaksudkan pula agar semua pengeluaran-pengeluaran barang dari gudang baik melalui penjualan maupun untuk keperluan lainnya mendapat pengawasan sedemikian rupa, sehingga kemungkinan terjadinya kecurangan penyalagunaan dapat dihindarkan atau dikurangi sedapat mungkin.

      Di dalam pelaksanaan fungsi pengumpulan biaya pada umumnya dilaksanakan oleh bagian pesanan dan organisasi administrasi serta dipengaruhi oleh sistem penjualan yang dilakukan misalnya sistem penjualan kredit, tunai dan sebagainya.

      Selanjutnya cara-cara yang biasa dipakai di dalam sistem pengumpulan biaya, sebagai berikut :

  1. Pemisahan antara

 a.  Mencatat pengaluaran

Pencatatan pertama-tama dilakukan oleh petugas bagian pengeluaran yang membuat faktur penjualan. Faktur ini sedikitnyas dibuat rangkap 4 (empat) yang pertama (asli) untuk pembelian, lembar ke 2 dikirim ke bagian penyerahan barang, lembar ke 3 dikirim ke pemegang buku  tambahan  piutang dan lembar ke 4 ditahan untuk  arsip.

Jika pembeli akan mengambil sendiri barang yang dibeli nya, maka faktur dibawa ke kasir dan jumlah uang yang tertera di situ dibayar. Kasir akan menghitung uang memutar register kas, mencap faktur pengembalikannya pada pembeli jika ditambah kwitansi. Faktur yang telah dicap oleh si pembeli dibawa ke bagian penyerahan barang dan dikeluarkan dengan barang yang telah diserahkan lembaran kedua.                                                            

Kalau pembeli tidak mengambil sendiri barang yang dibeli, maka sesudah ia membayar kepada kasir diberi kwitansi si pembeli akan mendapat surat perintah pengeluaran atau delivery order. Satu tembusan DO dikirim kepada seksi gudang dan menerima barang-barang yang dinyatakan dalam DO tersebut.

 b.  Penyerahkan barang                                                                                     

Bagian ini bertanggungjawab terhadap kehancuran distribusi barang kepada langganan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh bagian pengeluaran. Penyerahan barang sering terjadi secara langsung dari gudang dengan memakai DO dan biasa juga secara tidak langsung yaitu dengan pengiriman barang ke rumah langganan dimana karena adanya penyerahan barang secara tunai dan penyerahan barang secara kredit.

 c.  Menerima uang

Barang ini  berada  di bawah koordinasi  bagian keuangan, atas persetuajun pimpinan perusahaan dan bertugas sebagai berikut :                                                                                                             

* Mencatat semua  penerimaan  uang, baik tunai,  cek,

maupun bilyet giro dalam suatu daftar.

*  Daftar penerimaan diserahkan kepada pemegang buku harian dan pemegang buku tambahan piutang.

*  Uang tunai, cek dan giro yang diterima diserahkan kepada kasir dan disetor ke bank seluruhnya, selambat-lambatnya ke esokan harinya.

*  Harus ada pemisahan antara kasir dan petugas yang memegang buku tambahan piutang dan hutang.                                                 

  2.  Penjualan secara kredit   

Pada penjualan kredit ini maka setiap kali nilai kredit, pembeli harus dinilai. Buku piutang harus setiap bulan dibandingkan dengan perkiraan piutang di buku besar.

Pengawasan intern atas piutang meliputi :

 a.  Pembagian tugas antara lain :                                                     

* Penerimaan pesanan 

* Petugas yang harus menyetujui penjualan kredit

* Petugas yang harus mengirim barang

* Petugas yang mencatat buku tambahan piutang

* Petugas yang menerima uang.

* Petugas yang bagian arsip.  

 b.  Pembayaran mengenai faktur-faktur yang tertentu.

 c.  Setiap bulan secara periodik dikirim daftar saldo pada para piutang.