"Analisis Pengendalian Piutang Usaha

Peningkatan usaha harus mengikuti perekonomian modern yang semakin kompleks dengan tingkat persaingan yang tinggi maka pengelolaan aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien merupakan prasyarat utama agar perusahaan memiliki daya saing yang tinggi dan kemampuan memperoleh laba. Perkembangan perusahaan di segala sektor  sebagai salah satu kemajuan pada sektor ekonomi dalam berbagai bidang usaha meliputi industri bidang usaha dagang dan bidang usaha jasa serta usaha-usaha lainnya..

      Membelanjai operasi perusahaan seperti untuk pembayaran uang muka pada pembelian bahan baku atau barang dagangan, membayar upah buruh dan gaji karyawan serta biaya-biaya lainnya, setiap perusahaan memerlukan modal kerja. Dana atau uang yang telah dikeluarkan tersebut diharapkan akan dapat kembali masuk dalam perusahaan dalam jangka waktu yang pendek melalui hasil penjualan produksinya. Uang tersebut akan dikeluarkan lagi untuk membelanjai operasi perusahaan selanjutnya. Dengan demikian dana tersebut terus menerus berputar   periodenya selama hidupnya perusahaan.

      Selanutnya, tujuan penyusunan laporan keuangan adalah memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap kegiatan usaha perusahaan. baik pihak interen maupun pihak eksteren perusahaan untuk dijadikan pertimbangan dalam peramalan dan pengambilan keputusan ekonomi, sesuai dengan kepentingan masing-masing. Dengan dasar itulah pos-pos yang terdapat dalam laporan keuangan harus disusun secara baik dan sistematis sesuai dengan prinsip akuntansi yang lazim diterima umum.Untuk itu, laporan keuangan suatu perusahaan dapat dijadikan bahan penguji dari pekerjaan bagian pembukuan dan sebagai alat untuk menentukan atau menilai posisi keuangan suatu perusahaan pada waktu tertentu bagi yang berkepentingan.

      Dengan demikian,  perusahaan yang  selalu berpatokan  pada neraca, karena menggambarkan tentang posisi atau kekayaan,  hutang  dan modal, perhitungan rugi laba akan  memperlihatkan  perubahan  posisi keuangan untuk  suatu periode  tertentu.  Sedangkan laporan rugi laba yang  ditahan  merupakan  laporan perubahan  posisi keuangan yang  berasal dari  kegiatan  usaha sesuatu perusahaan dalam suatu periode tertentu.

      Pertambahan atau berkurangnya modal kerja tercermin pada perubahan harta lancar dan hutang lancar. Hubungan antara perputaran modal kerja dengan pengeluaran barang dapat dilihat dari adanya penambahan jumlah modal kerja yang diikuti dengan peningkatan perputaran piutang akan dapat meningkatkan pengalaran barang, tetapi perputaran modal kerja yang terlalu tinggi akan menurunkan tingkat likwiditasnya. Oleh karena itu perlu diteliti terlebih lanjut ada hubungan antara kedua hal tersebut.

      Unsur-unsur aktiva lancar sebagai pembentukan modal kerja adalah piutang yang sangat besar pengaruhnya terhadap keefektifan modal kerja. Posisi piutang taksiran umur pengumpulannya dapat dinilai dengan menghitung tingkat perputaran piutang (receicable turnover) dan waktu rata-rata pengumpulan piutang (days of receivable) dan juga sejumlah piutang lainnya yang berpengaruh dalam peningkatan laba..

      Dalam menganalisa perusahaan, pertama yang mendapat perhatian adalah kemampuan perusahaan dalam menagih dan mengumpulkan piutangnya, oleh karena itu akan menimbulkan over draft perusahaan. Semakin besar days receivable suatu perusahaan semakin besar pula resiko kemungkinan tidak tertagihnya piutang dagang yang berarti perusahaan telah memperhitungkan labanya terlalu tinggi, dan pada akhirnya tidak tertagih.

A  Pengertian Piutang 

   Sebagaimana kita ketahui bahwa terjadinya piutang berarti penjualan barang secara kredit, oleh Moekijat, dalam bukunya Manajemen Kepegawaian dan Hubungannya Dalam Perusahaan,  (1999: 125) Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka perencanaan tujuan melalui kegiatan orang lain.

   Dari definisi tersebut di atas, maka penulis dapat menarik suatu kesimpulan bahwa management adalah merupakan suatu proses kegiatan dan usaha manusia untuk mencapai suatu tujuan dengan melalui suatu kerja sama dengan orang lain tau meperdayakan beberapa orang. Maka melihat batasan pengertian management, maka yang memegang peranan adalah faktor-faktor tenaga kerja, dalam hal mana disebabkan karena faktor manusia sebagai tenaga kerja yang mempunyai dan memiliki akal dan pikiran, perencanaan serta kehendak.           

   Disimpulkan bahwa unsur management menurut penguraian diatas sifatnya universil. Oleh karena diberikan penguraian menurut M. Manullang, dalam bukunya Manajemen Personalia, (1997 : 12), sebagai berikut manajer adalah orang yang mencapai hasil tertentu melalui orang lain atau dengan kata lain manager adalah orang yang mempunyai keahlian untuk menggerakkan orang untuk melakukan pekerjaan tertentu, untuk menghasilkan sesuatu tujuan tertentu, dengan kterampilan khusus yang  dimiliki oleh seorang manajer, maka dapat memperdayakan tenaga sumber daya manusia untuk bekerja.  

   Dari beberapa definisi tersebut di atas, maka dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa manajemen adalah suatu proses kegiatan/ usaja penyampaian tugas tertentu melalui kerja sama dengan orang-orang lain. Berdasarkan pengertian tersebut di atas, nampaknya banyak kunci pengawasan adalah proses kerja sama yang baik diantara para pegawai atau pada karyawan masing-masing.                                                   

   Kalau menurut Moekijat, dalam bukunya Manajemen Kepegawaian dan Hubungannya Dalam Perusahaan, (1999 : 151), memberikan batasan mengenai manajemen sebagai berikut Manajemen adalah proses di mana pimpinan ingin mengetahui apakah bawahan sudah melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan sebelumnya. 

   Dalam hubungan dengan penjelasan tersebut di atas, dapat dijelaskan bahwa setiap pekerjaan yang dilimpahkan diikuti dengan saksama, sehingga apa yang telah diberikan padanya atau pada masing-masing karyawan. Dari definisi ini dapat juga dijelaskan mengenai tentang kewenangan terhadap pelaksanaan tugas dengan diawasi secara tidak langsung apa yang ia kerjakan apakah bisa diselesaikan atau tidak yang jelas harus selesai.

   Setiap karyawan mempunyai job dalam struktur organisasi tersendiri, maka olehnya itu tentu mempunyai pembagian tugas dan pembatasan hak dari masing-masing karyawan. Dan untuk lebih efisiensinya terhadap tugas yang dilimpahkan perlu memperhatikan apa yang telah digariskan oleh struktur organisasi perusahaan.                       

   Dalam rangka upaya untuk memperbesar volume penjualan perusahaan pada umumnya, khususnya perusahaan yang berskala besar menjual produknya dengan kredit. Penjualan kredit ini tidak segera menghasilkan uang kas, melainkan menimbulkan piutang  langganan  akan piutang dagang. Pada saatnya nanti   akan jatuh tempo yang menimbulkan aliran kas masuk yang biasa disebut cash inflow yang berasal dari pengumpulan piutang yang tertagih.

   Untuk lebih jelasnya tentang pahaman piutang, maka akan dikemukakan beberapa pengertian. Menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi, Penyusutan dan Metode, (2001 : 94), pengertian piutang dagang adalah Piutang dagang menujukkan piutang yang timbul dari penjualan barang-barang atau jasa-jasa yang normal, biasanya piutang dagang akan dilunasi dalam jangka waktu satu tahun dan dikelompokkan ke dalam aktiva lancar.

   Selanjutnya J.D.Wilson dan J.B. Campbell yang dikutip oleh Mulyadi, dalam bukunya Akuntansi Biaya, Penentuan Harga Pokok dan Pengendalian Harga Pokok, (2000 : 418) mendefinisikan piutang yaitu yang dimaksud dengan piutang (recevable) bukan hanya piutang para langganan, tetapi meliputi piutang para pegawai, wesel tagih, piutang klaim, biaya transpor, piutang klaim asuransi, saldo debet perkiraan lain. Namun piutang para langganan merupakan yang terpenting dalam totalnya.

   Dari pengertian di atas, termasuk kemponen piutang dagang adalah tagihan-tagihan yang akan dilunasi dengan uang. Oleh  karena itu  mengirim (penitipan) atau penjualan barang dalam bentuk konsinyasi tidak dapat dicatat sebagai piutang sampai pada saat barang tersebut terjual.

   Sedangkan piutang yang timbul dari angsuran akan dipisahkan menjadi aktiva lancar, dan hal ini tergantung pada jangka waktu angsuran tersebut. Piutang yang terjadi akibat penjualan barang atau jasa yang dihasilkan  oleh perusahaan  tidak termasuk dalam kelompom piutang dagang, melainkan dikelompokkan sendiri dengan sebutan piutang bukan dagang.

Sebagaimana disebutkan dalam uraian di atas bahwa, piutang terjadi akibat transaksi penjualan barang dan jasa secara kredit, atau terjadi karena kegiatan lain seperti memberian pinjaman. Dalam hubungan ini, Soemarsono SR, dalam bukunya Analisa Laporan Keuangan, (2001 : 331) menyatakan, sebagai berikut :

1. Piutang dagang  atau piutang usaha, yaitu  piutang yang  berasal dari penjualan kredit barang-barang dan jasa-jasa  yang merupakan kegiatan utama perusahaan.

 2.  Piutang yang selain piutang dagang atau  piutang  usaha seperti piutang pegawai, piutang bunga, piutang dari perusahaan afiliasi dan piutang persero dan lain-lain".

Mengenai piutang dagang, Al Haryono Yusuf, dalam bukunya Dasar-Dasar Akuntansi, (1998: 72) memberikan pengertian yaitu Piutang dagang adalah tagihan-tagihan kepada perorarangan atau organisasi timbul dari penjualan barang-barang dan jasa-jasa secara kredit tanpa disertai dengan suatu perjanjian secara tertulis yang formil.

Apabila pengertian terakhir ini diperhatikan dengan saksama, menujukkan bahwa piutang pada dasarnya adalah suatu tuntutan keuangan kepada pihak lain. Dalam pengertian  piutang ini. Ikatan Akuntansi Indonesia (1997 : 32) memberipandangan sebagai  berikut :                                                         

"1. Menurut sumber terjadinya, piutang digolongkan  dalam dua katagori, yaitu piutang  piutang usaha yang  meliputi  piutang yang  timbul  karena  penjualan produk atau penyerahan jasa dalam rangka kegiatan normal perusahaan. Piutang yang timbul dari transaksi dikatagorikan usaha tersebut digolongkan dalam katagori piutang lain-lain.   

2.  Piutang yang diperkuat dengan promes disebut    wesel tagih".

     Dari beberapa pengertian piutang tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa piutang merupakan aktiva lancar perusahaan yang meliputi hal-hal, sebagai berikut :

1) Penjualan barang dan jasa secara kredit

2) Wessel tagih

3) Piutang klaim biaya transfer

4) Pinjaman kepada pegawai

5) Pinjaman kepada perusahaan lain.

6) Lain-lain pinjaman.

Penjualan barang dan jasa banyak dilakukan dengan cara kredit, sehingga ada tenggang waktu sejak penyerahan barang dan jasa diterimanya uang (hasil penjualan). Dalam tenggang waktu tersebut penjual mempunyai tagihan kepada pembeli. Salin tagihan dapat tercipta dari penjualan barang dan jasa, tagihan dapat juga terjadi dari berbagai kegiatan lain seperti memberikan pinjaman kepada karyawan, membayar uang muka kepada akan perusahaan atau dapat terjadi dari  penjualan aktiva tetap yang sudah tidak digunakan lagi dalam perusahaan serta pengakuan akuntansi karena dasar waktu (acrrual basis).

Sebagai akibat diberikannya pinjaman, adlah timbulnya tuntutan kepada pihak  lain, sebagaimana  dikemukakan  oleh  Zaki Baridwan, dalam bukunya Sistem Akuntansi, Penyusutan dan Metode, (2001: 931), yaitu tagihan disini dimaksudkan dengan klaim perusahaan atau uang, barang barang dan jasa jasa kepada pihak-pihak lain.

Piutang sesungguhnya merupakan elemen modal kerja yang selalu dalam keadaan berputar secara terus menerus dalam siklus perputaran modal kerja yang berawal dari keinventory, piutang dan kembali menjadi kas.Dalam keadaan yang normal, penjualan pada umumnya dilakukan dengan cara kredit, piutang mempunyai tingkat likwiditas (kemampuan perusahaan untuk membayar kewajiban-nya yang segera harus dipenuhi.

B   Pengertian Piutang Dagang    

Salah satu faktor yang menunjang suksesnya perusahaan dalam mencapai tujuannya adalah menyangkut penjualan suatu produk dari suatu produsen ke konsumen. Selanjutnya Gunawan Adisaputra, dalam bukunya Analisa Neraca, (1997 : 61), mengemukakan piutang adalah salah satu bentuk investasi, dia tidak berbeda dengan investasi lain seperti investasi yang berwujud dana kas dan bank.

Menurut Farid Jahidin, dalam bukunya Analisa Laporan Keuangan,  (1998 : 29) piutang adalah juga disebut piutang dagang adalah tagihan pada pihak lain (pada  kreditur atau pelanggan) sebagai akibat dari penjualan barang kredit (on Account) atau karena memberikan pinjaman kepada pegawai, kepada pejabat perusahaan, atau anak perusahaan dan lain-lain sebagainya.

Dari definisi tersebut di atad dapat dijelaskan bahwa piutang adalah tagihan kepada pihak lain (para kreditur) atau pihak lain sebagai akibat dari penjualan barang secara kredit, atau karena pemberian pinjaman kepada pihak lain.  Sebagai salah satu bentuk investasi, maka dapat disebut piutang dagang :

 a. Menyerap sejumlah dana modal kerja

 b. Mempunyai usia tertentu sesuai dengan keterkaitannya

 c. Perlu  dimotori  tingkat  efisiensi  pengolahannya  dari waktu ke waktu.

 d. Mempengaruhi tingkat resiko perusahaan secara keseluruhan.     

Sebagai salah satu bentuk kekayaan piutang dagang masuk sebagai unsur aktiva lancar. Dengan demikian piutang memiliki waktu perputaran yang cepat dan kurang dari satu tahun. Piutang dagang sebagai investasi akan memberikan manfaat tertentu bagi perusahaan.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh untuk dapat melakukan penjualan kredit antara lain :

1.  Merupakan upaya untuk meningkatkan omzet penjualan

2. Dengan  meningkatkan  volume penjualan, maka keuntungan diharapkan akan meningkat. Dengan demikian,  kredit ini mempunyai akibat yang positif dari segi penilaian investasi. 

3.  Dengan adanya  hubungan  hutang piutang, maka hubungan dagangan antara perusahaan dengan para pembeli menjadi lebih erat, sehingga kredit menjamin kontinutas hubungannya.

4.   Pada  usaha jenis usaha tertentu, seperti produsen rumah murah dan perdagangan kendaraan bagi penjual.

Kalau Gunawan Adisaputro, dalam bukunya Anggaran Perusahaan, (1999 : 25) berbagai jenis benan biaya yang timbul karena perusahaan memjual dengan kredit antara lain :

1. Beban  biaya  modal  piutang  sebagai  salah satu bentuk investasi yang menyerap sebagai dari modal perusahaan yang tersedia.

2. Selain benan biaya maka piutang juga akan menimbulkan jenis biaya lain yaitu-biaya administrasi piutang terdiri dari :                                                                                                                

 a. Biaya organisasi atau unit kerja yang diserahi tugas mengelola piutang yaitu gajianm dan jaminan sosial lain bagi petugas penagihan dan pengadministrasian piutang.

b. Biaya penagihan piutang. Piutang agar dibayar pada waktunya perlu dilakukan  usaha untuk menagih berupa biaya telpon, surat menyurat, telegram atau biaya perjalanan.

3. Piutang tidak seluruhnya dapat ditagih, karena debitur lari atau bangkrut. Terdapat piutang  macet  atau  tak dapat  tertagih sama sekali. Sehingga mengakibatkan tak tertagih  (beddebets) sehingga dibentuk cadangan piutang  ragu-ragu yang dibantu lewat penyisihan sebagian dan keuntungan penjualan.  

Selanjutnya, karena piutang dapat memberikan tambahan keuntungan tetapi juga mengakibatkan tumbuhnya kerugian, maka perlu dibuat suatu kebijaksanaan yang jelas mengatur tentang masalah itu. Menurut Gunawan Adisaputra, dalam bukunya Anggaran Perusahaan, (1999 : 25), sebagai langkah yang perlu dipersiapkan antara lain    meliputi :

1. Dibentuknya unit kerja atau seksi yang khusus ditugaskan untuk mengurusi piutang. Tugas pokok dari unit ini meluputi :

   a. Mencari  langganan  potensial  yang  dapat diberikan kredit.

   b. Menyeleksi para calon debitur

   c. Membukukan transaksi kredit yang terjadi.                                                         

   d. Melakukan penagihan piutang

   e. Membuka mutasi/ kredit atau piutang.

   f. Menyusun dan mengklasifikasikan piutang out standing menurut usianya masing-masing.

   g. Menyusun  dan memperkirakan arus masuk dari piutang

   h. Membuat laporan tentang pengelolaan piutang bagi pengambilan  kebijaksanaan tentang piutang.

      2. Digariskan kebijaksanaan piutang yang jelas untuk dapat digunakan sebagai pedoman bagi unit kerja yang mengurusi piutang kebijaksanaan itu meliputi :

         a.   Penentuan  flafon  kredit  untuk berbagai jenis atau tingkatan debitur langganan yang harus dibatasi dalam pengambilannya.                           

         b.   Penentuan jangka waktu kredit.

         c.  Pedoman melakukan seleksi calon debitur berdasarkan 5 C atau 3 R.

         d.  Penentuan  jumlah piutang ragu - ragu maksimal yang dapat dibenarkan  sebagai  dasar  penentuan  besarnya  cadangan piutang ragu – ragu untuk pencatatan.

        e. Penentuan jumlah anggaran yang digunakan untuk mengadministrasikan piutang.

    3. Penentuan kriteria untuk mengukur efisiensi pengelolaan piutang. Berdasarkan kriteria yang dapat digunakan sebagai indikasi.

      a. Tingkat penjualan piutang yang rumusnya, adalah

          

               Penjualan Kredit Netto (setahun)

         

        Piutang ragu-ragu (Awal dan akhir tahun)

Prosentase piutang yang tak tertagih sebenarnya. Tingkat ini perlu dibandingkan dengan rata-rata piutang tak tertagih untuk industri ataupun usaha lain yang sejenis. Selama tingkat prosentase ini relatif sebanding maka efisiensi pengelolaan piutang oleh perusahaan masih dapat dianggap dalam batas kewajaran. Bilamana prosentase ini melebihi industri atau usaha lain yang sejenis, maka perlu dilakukan penganalisaan khusus untuk mengetahui sebab-sebabnya secara jelas, usia piutang rata-rata. Dalam pencatatan  piutang ragu-ragu pada perusahaan memang susah untuk mengukur karena piutang ragu-ragu penafsirannya biasanya meleset.

                                                      Piutang rata-rata 360  

  b.  Average Collection Period  = 

                                                         Penjualan kredit 

     Budget pengumpulan piutang adalah untuk membandingkan hari rata-rata dalam pengumpulan piutang dengan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

C  Manajemen Piutang     

      Piutang disini adalah timbul karena adamya transaksi penjualan secara kredit oleh perusahaan kepada para langganannya. Penjualan kredit yang pada akhirnya akan menimbulkan hak penagihan atau piutang kepada langganan sangat erat hubungannya dengan persyaratan kredit yang diberikan. Sekaligus pengumpulan piutang tidak tepat pada waktu yang sudah ditetapkan namun sebagian besar dari piutang tersebut akan  terkumpul  dalam  jangka  waktu yang  kurang dan satu  tahun. Dengan atasan itulah maka piutang dimasukkan sebagai salah satu komponen aktiva lancar perusahaan.

      Pos piutang dalam neraca biasanya merupakan bagian cukup  besar  dari  aktiva  besar dan oleh  karenanya perlu  mendapat perhatian yang cukup serius agar perkiraan piutang ini dapat dihitung dengan cara yang seefisien mungkin. Karena piutang yang tidak dapat ditagih merupakan faktor yang akan merugikan perusahaan.    

      Dengan kata lain tidak tertagihnya piutang dari langganan, adalah tanggung jawab bersama di antara fungsionaris perusahaan. Untuk mengantisipasi timbulnya kerugian akibat tidak tertagih piutang, maka sebelum perusahaan memberikan pinjaman atau menambah pinjaman sebelumnya, pihak perusahaan terlebih dahulu mengadakan evaluasi tentang keadaan atau kemampuan ekonomis calon pembeli.

      Dengan demikian, untuk mengantisipasi akan adanya pencatatan yang dapat menimbulkan kerugian perusahaan perusahaan biasanya kurang tepatnya pencatatan yang dilaksanakan pada bagian pembukuan, sehingga ada kekeliruan yang bisa terjadi menimbulkan kerugian perusahaan, di samping itu karena koordinasi yang kurang bagian pemasaran dan pembelian artinya kros cek antara pemasukan dengan pengeluaran barang kurang akurat. Pencatatan yang di   haruskan akurat yang tidak boleh diabaikan oleh pihak perusahaan, agar segala kekeliruan dapat berkurang akan berdampak pada perusahaan yang bisa terhindar dari segala kerugian yang dialami.                                                                                                                 

      Kerugian piutang yang tidak tertagih, merupakan persoalan yang timbul setelah terjadinya transaksi penjualan barang dan jasa dan hal ini sering diketahui dalam jangka waktu yang relatif lama.                                                                                                                 

      Untuk mengantisipasi terjadinya resiko kerugian seperti diterangkan di atas, maka perlu menentukan standar besar kecilnya pemberian pinjaman kepada langganan. Dalam menentukan standar ini, kalau Bambang Riyanto dalam bukuya Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan (2003 : 73) menyatakan bahwa perusahaan perlu memperhatikan kriteria yang dikenal dengan istilah faktor 5 C, yaitu :

1) Character

2) Capasity

3) Capital

4) Collecteral

5) Condition

D  Proses Terjadinya Piutang

Pada hakekatnya piutang yang terjadi sebagian  akibat  adanya transaksi jual beli, sehingga dapat terjadi piutang, hal ini diperlukan persetujuan antara penjualan dengan pembeli untuk merinci kewajiban yang resmi dan mengatur prosedur yang akan dijalankan.

Apabila perusahaan menerima pesanan, maka dibuat suatu catatan yang segera dikirim kepada bagian penjualan untuk mencek kredit. Jika bagian penjualan menolak mengisi pesanan atau menolak penjualan, maka pada umumnya pegawai yang  bersangkutan  tidak  menerima  pesanan  atau  menolak mengisinya. Prosedur ini memberikan informasi kepada bagian penjualan sebelum penjualan dilaksanakan, tentang kelayakan kredit pembeli dan apakah dapat diterima pembeli. Jika penjualan  telah  disetujui, maka  segera akan dilaksanakan pengiriman dan faktor dicap stempel untuk memberitahukan kepada pembeli, supaya membayar pada kasir jika penjualan kredit tersebut disyaratkan adanya uang muka sebagai  pembayaran angsuran pertama dari rangkaian pembayaran kredit.

Menurut J. Fred Weston dan eugene F. Brigham, dalam bukunya Cist Accountung A Manajerial Emphasis, (1998 : 406), fungsi yang dilaksanakan oleh bagian penjualan adalah menyelesaikan persoalan adalah sebagai   berikut :

1. Mencek kredit

 2. Memberi pinjaman

 3. Menanggung resiko.

Dalam melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, J. Fred Weston dan Eugene F. Brigham, dalam bukunya Cost Accountung A Manajerial Emphasis, (1998 : 406), menyatakan bahwa Penjualan dapat memilih berbagai kombinasi fungsi dengan merubah peraturan dalam persetujuan, misalnya perusahaan berukuran kecil atau menengah dapat menghindari dibentuknya departemen kredit. Pelayanan penjualan mungkin sekali lebih murah daripada departemen yang mempunyai kelebihan kapasitas untuk melayani volume kredit perusahaan. Demikian juga jika perusahaan menggunakan ahli bukan kredit sebagai partime untuk melaksanakan

E  Pengendalian Piutang dan Metode Pengendalian Piutang

Sebagaimana diketahui, piutang merupakan salah satu bagian penting dalam harta lancar perusahaan. Oleh karena itu tidak dapat dipungkiri bahwa pengendalian piutang merupakan suatu perangkat alat yang perlu dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, karena piutang yang tidak dapat ditagih merupakan faktor yang akan merugikan perusahaan. Dengan kata lain resiko tidak tertagihnya piutang dari para langganan tetap, adalah tanggung jawab bersama di antara fungsionaris perusahaan.  

Untuk mengantisipasi timbulnya piutang akibat tidak tertagihnya piutang, maka sebelum perusahaan memberikan pijaman atau menambah pinjaman    sebelumnya, pihak perusahaan terlebih dahulu mengadakan evaluasi tentang keadaan atau kemampuan ekonomis calon pembeli.

Ada dua hal kemungkinan dapat menimbulkan kerugian piutang, yaitu akibat dari kecerobohan atau kekurangan hati-hatian perusahaan pada saat terjadi apabila transaksi penjualan barang dan jasa dapat terjadi kerugian karena keinginan buruk pembeli dengan sengaja menyia-menyiakan kepercayaan yang diberikan perusahaan (produsen/penjual). Dan untuk kemungkinan kedua yang mengarah pada kerugian piutang, yang tidak boleh diabaikan oleh pihak perusahaan, musibah yang menimpa para pelanggan seperti bencana alam, perampokkan dan lain-lain. Masalah kedua ini selain mengakibatkan kegurian piutang, juga akan mempengaruhi seluruh kebijaksanaan perusahaan.                                                      

Kerugian piutang yang tidak tertagih, merupakan persoalan timbul setelah terjadinya transaksi penjualan barang dan jasa, dan hal ini sering diketahui dalam jangka waktu yang relatif lama.

Besar kecilnya piutang dipengaruhi oleh keadaan ekonomi dan kebijakan penjualan kredit yang dilaksanakan oleh perusahaan yang bersangkutan. Apabila perusahaan menurunkan standar pemberian pinjamannya, maka penjualan akan meingkat yang berarti pula meningkatnya piutang. Meningkatnya piutang perusahaan                                                                                  

selain dapat meningkatkan keuntungan, juga perusahaan harus menanggung beban investasi piutag yang besar. Dalam hubungan ini  Bambang  Riyanto dalam bukunya Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan (2003: 76)  lebih lanjut mengmukakan 5 hal yang mempengaruhi besar kecilnya investasi dalam piutang, yaitu :

 1. Syarat pembayaran penjualan kredit

 2. Volume penjualan kredit

 3. Ketentuan tentang pembatasan kredit

 4. Kebijaksanaan dalam mengumpulkan modal

 5. Kebijaksanaan membayar dari langganan.

1    Syarat pembayaran penjualan kredit

Syarat pembayaran penjualan kredit bersifat tidak tetap (sewaktu-waktu ketat dan sewaktu-waktu lunak). Apabila perusahaan menetapkan syarat pembayaran yang ketat, berarti perusahaan lebih mementingkan kredit dari pada pertimbangan profitabilitas.

2    Volume penjualan kredit

Makin besar proporsi penjualan kredit dari keseluruhan penjualan akan memperbesar investasi dalam piutang. Dengan demikian untuk memperbesar penjualan kredit dalam setiap tahun, berarti perusahaan menyediakan investasi piutang yang lebih besar pula, dan demikian halnya dengan  masalah  profitabilitas. Akan tetapi  perusahaan juga diharapkan dengan masalah resiko, dalam arti bahwa makin besar piutang, juga makin besar resiko kerugian akibat tidak tertagihnya piutang tersebut.

3    Ketentuan tentang pembatasn kredit                                                                                                              

Dalam penjualan kredit, perusahaan dapat menetapkan batas maksimal atau plafon kredit yang diberikan kepada para  pelanggan.  makin  besar  plafon  pinjaman yang ditetapkan untuk setiap pelanggan berarti makin besar pula dana yang diinvestasikan dalam piutang, demikian pula ketentuan mengenai siapa yang diberikan pinjaman. Makin selektif  langganan  yang  dapat  diberikan  kredit atau pinjaman akan dapat memperbaiki besarnya investasi dalam piutang. Dengan demikian maka pembatasan pinjaman disini adalah bersifat kuantitatif dan kualitatif.

4    Kebijaksanaan dalam pengumpulan piutang

Perusahaan dapat menjalankan kebijaksanaan di dalam hal pengumpulan piutangnya secara aktif dan pasif. Perusahaan yang secara aktif menagih piutang memilikipengeluaran uang untuk membiayai aktivitas pengumpulan piutang lebih besar dibandingkan dengan perusahaan yang menjalankan kebijaksanaan pasif.

5    Kebijaksanaan membayar dari pelanggan

Ada kebiasaan dari sebagian pelanggan dalam membayar pinjamannya menggunakan kesempatan dengan alasan menunda pembayaran merasa ada keuntungan.

F  Pengertian Penjualan

 Sebenarnya laba yang diperoleh suatu perusahaan merupakan pencerminan diri usaha-usaha perusahaan yang memberikan kepuasan konsumen. Untuk mencapai hal itu, perusahaan harus dapat menyediakan dan menjual barang atau jasa yang paling sesuai menurut konsumen dengan harga yang dapat dijangkau tetapi tidak merugikan produsen artinya dengan harga yang layak.

      Dengan demikian, sasaran perusahaan dalam melaksanakan tugas pokok tersebut serta untuk mencapai tujuan sebagai unit usaha adalah meningkatkan volume penjualannya, karena penjualan adalah sumber pendapatan bagi perusahaan.

      Stanton, dalam bukunya Strategi Pemasaran, (1999 : 8) memberikan definisi sederhana tentang penjualan, bahwa penjualan adalah bagian pemasaran itu sendiri adalah salah satu bagian dari keseluruhan sistem pemasaran.

      Pengertian penjualan berarti bahwa menyerahkan barang atau jasa aktivitas lainnya dalam suatu periode dengan membebankan suatu jumlah tertentui pada langganan/ konsumen atau pembeli/ penerima barang atau jasa.

      Penjualan barang dagangan oleh sebuah perusahaan dagang biasanya hanya disebut “Penjualan” diberikan definisi oleh Soemarso, dalam bukunya Akuntansi Manajemen, (1999 : 178) jumlah transaksi penjualan yang terjadi biasanya cukup besar dibandingkan dengan jenis transaksi yang lain. Beberapa perusahaan hanya menjual barangnya secara tunai, perusahaan yang lain hanya menjualnya secara kredit, dan yang lain lagi menjual barangnya dengan kedua syarat jual beli tersebut.    

      Penjualan adalah suatu proses pertukaran barang dan/ atau jasa antara penjual dan pembeli. Tugas pokok adalah mempertemukan pembeli dan penjual. Hal ini dapat dilakukan secara langsung  atau melalui wakil mereka sebagai distrbutor.

      Fungsi penjualan mencakup sejumlah fungsi-fungsi sebagai berikut :

1.    Fungsi perencanaan

2.    Fungsi memberi kontrak ( contractual function )

  3.  Fungsi menciptakan permintaan (demand creation)

  4.  Fungsi ,mengadakan perundingan (negotiation)

  5.  Fungsi kontraktual (contractual fungtion)

      Pada umumnya, para pengusaha mempunyai tujuan untuk mendapatkan laba tertentu (mungkin maksimal), dan mempertahankan atau bahkan meningkatkannya untuk jangka waktu lama. Tujuan tersebut dapat direalisasikan apabila penjualan dapat dilaksanakan seperti yang direncanakan. Dengan demikian tidak berarti bahwa barang dan jasa yang terjual selalu akan menghasilkan laba. Oleh karena itu pengusaha harus memperhatikan beberapa faktor-faktor sebagai berikut :

1.   Modal yang diperlukan

2.   Kemampuan merencanakan

3.     Kemampuan menentukan tingkat harga yang tepat

4.     Kemampuan memilih penyalur yang tepat

5.     Kemampuan menggunakan cara-casra promosi yang tepat

6.     Unsur penunjang

      Perusahaan, pada umumnya mempunyai tiga tujuan dalam penjualan   yaitu

       1.  Mencapai tujuan tertentu

       2.  Mendapatkan laba tertentu

3.   Menunjang pertumbuhan perusahaan.

 DAFTAR PUSTAKA

Adisaputra, Gunawan, 1997, Analisa Neraca, Edisi Kedua, Cetakan Kelima, PD Aksara Baru, Jakarta.

Adisaputra, Gunawan, 1999, Anggaran Perusahaan, Edisi Kedua, Cetakan Kelima, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.

Baridwan, Zaki, 2001,  Sistem  Akuntansi,  Penyusutan  dan  Metode, Edisi Kedua, Cetakan Ketiga, Bagian Penerbit Akademi Akuntansi, YKPN, Jakarta.

Djahidin, Farid, 1998,  Analisa  Laporan Keuangan, Cetakan Kedua, Cetakan Pertama, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta.

Yusuf, Al-Haryono, 1998, Dasar-Dasar Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Kedua, Penerbt Liberty, Yogyakarta.

Manullang, M, 1997, Manajemen Personalia, Edisi Ketujuh, Cetakan Kedelapan, PD Aksaran Baru, Jakarta.

Mulyadi, 2000, Akuntansi Biaya, Pernentuan Harga Pokok dan Pengendalian Harga Pokok, Fkultas Ekonomi, UGM, Yogyakarta.

Moekijat, 1999, Manajemen Personalia dan Hubungannya Dalam Perusahaan, Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.

Riyanto, Bambang, 2003, Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan, Edisi Ketujuh, Cetkan Kedelapan, Fakultas Ekonomi, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta. 

Soemarso, 1999, Akuntansi Manajemen, Edisi Kedua, Cetakan Kedua, Penerbit Liberty, Jakarata.

Soemarsono, SR, 2001, Analisa Laporan Keuangan, Edisi Kedua, Cetakan Kedua, Penerbit Liberty, Jakarata.

Stanton, 1999, Strategi Pemasaran, Edisi Kedua, Cetakan Ketujuh, Penerbit Erlangga, Yogyakarta.

Weston J. Fred dan Eugene F, Brigham, 1998, Cost Accounting A. Managerial Emphasis, Fourth Edition Prencil-Hall, Of India, Private Limited New Delhi.

Ikatan Akuntan Indonesia, 1994, Prinsip-Prinsip Akuntansi Indonesia, LPFE, Universita Indonesia, Jakarta.   

Arus Kas Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan”.

      Perkembangan ekonomi suatu bangsa memerlukan pola dan peraturan pengolahan ekonomi yang tersedia secara terarah serta terpadu yang dimanfaatkan bagi peningkatan kesejahteraan masyarakat. Lembaga-lembaga perekonomian bahu-membahu mengelola untuk menggerakkan semua potensi ekonomi agar berdaya dan berhasil guna secara optimal.

      Berdaya dan berhasil guna, badan-badan usaha atau khususnya perusahaan mempunyai peranan yang sangat strategis dalam menggerakkan roda perekonomian secara merata yang dikaitkan dengan arus kas hubungannya dengan keluar masuk keuangan Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan.

      Menjalankan usaha memerlukan system dan prosedur dalam pengeluaran kas dalam mengimformasikan keuangan. Kebutuhan akan informasi pengelolaan keuangan atas informasi arus kas dalam pada Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan menyebabkan timbulnya arus kas sebagai  informasi pengeluaran kas  sejalan dengan kebutuhan masyarakat tentang jasa pihak yang kompeten dan dapat di percaya untuk menilai kewajaran pertanggungjawaban keuangan yang disajikan oleh manajemen kepada pihak luar. Untuk menilai system dan prosedur penerimaan serta pengeluaran kas dalam hubungannya dengan keuangan yang akan dipertanggungjawabkan diperlukan ketelitian dalam menentukan prosedur tertentu.

      Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan selalu membutuhkan modal kerja untuk membelanjai operainya seperti, pembayaran gaji pegawai, pengadaan barang dagangan dan lain sebagainya, di mana uang yang dikeluarkan diharapkan dapat masuk kembali melalui hasil penjualan produksinya. Uang yang diterima dari hasil produksi tersebut akanb dikeluarkan lagi untuk membelanjai operasi selanjutnya. Dengan demikian dana tersebut akan terus menerus berputar setiap periode selama operasi perusahaan.

       Dana yang tersedia harus dialokasikan secara efektif dan efisien baik dalam bentuk tunai, piutang maupun persediaan barang dagangan. Penyimpangan yang timbul akibat penggunaan dana yang kurang tepat dapat mengganggu aktivitas perusahaan. Hal ini berarti resiko kerugian yang di tanggung perusahaan semakin besar. 

      Transparansi penggunaan dana dalam Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatanselalu menjadi perhatian sebab dana merupakan salah satu unsur penentu terhadap perkembangan kegiatan. Oleh karena itu usaha untuk memperoleh dana dan bagaimana mengalokasikan dana tersebut secara efektif dan efisien merupakan masalah yang vital dalam suatu perusahaan. Efektif tidaknya mengalokasikan dana tersebut tercermin dalam laporan keuangan perushaan pada periode tertentu.

      Dalam operasionalisasi pelaksanaan tugas-tugas pada Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan atau Tingkat daerah adalah untuk memenuhi permintaan nasabah agar pelayanan pada Bulog khususnya Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan cepat, tepat dan rama.  merupakan lembaga keuangan sebagai salah satu BUMN.

       Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan mempunyai tujuan akhir dari lembaga adalah mengusahakan kelangsungan hidup melalui usaha-usaha pengadaan dan penyediaan gabah dari petani dan pencapaian keuntungan secara wajar. Artinya dalam operasional suatu usaha haruslah berusaha sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Dan tujuan yang utama pula adalah turut serta dalam membangun dan mengembangkan perekonomian nasional, utamanya adalah peningkatan kesejahteraan masyarakat menengah ke bawah melalui pemberian pembiayaan yang selayaknya.

      Arus kas dari Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan adalah merupakan yaitu penyediaan dropping dari Bulog Divisi Regional  ke Dolog Kabupaten dalam bentuk L/C dan pengiriman uang untuk saling mengisi kas antara daerah dengan divisi regional cukup lancar. Peyediaan dana ini selain pada kantor Dolog juga ke Bulog Divisi Reional sebagai pusat koodinasi untuk Sulawesi Selatan masih perlu meningkatkan pelayanan terutama yang ada di pelosok daerah baik menjual gabah maupun membutuhkan sarana penunjang lainnya membutuhkan dana untuk kelancaran usahanya. Peranan Bulog dalam lalu lintas pembayaran yang memerlukan ketelitian dalam penerimaan dan pengeluaran kas.  

 A   Pengertian Prosedur

      Informasi keuangan atau informasi akuntansi merupakan suatu informasi yang sangat dibutuhkan baik oleh pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Pihak internal perusahaan antara lain manajemen perusahaan memerlukan informasi akuntansi untuk mengetahui, mengawasi, menganut kepentingan untuk menjalankan perusahaan. Sedangkan pihak ekonomi yang menyangkut kreditur memerlukan informasi    akuntansi dengan kredit yang diberikan kepada perusahaan.  

      Agar informasi  terutama, data  keuntungan  perusahaan dapat di manfaatkan oleh pihak manajemen maupun kegiatan, maka data tersebut perlu disusun dalam bentuk yang sesuai dengan dengan keperluan suatu sistem yang mengatur atau dan mengetahui data akuntansi dalam perusahaan. Untuk dapat menghasilkan suatu sistem yang baik perlu adanya suatu prosedur.

      Ada beberapa ahli yang telah memberikan definisi tentang sistem dan prosedur akuntansi, antara lain Stephen A. Moscorst yang dikutip Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem Akuntansi (1998 : 2) menyatakan bahwa sistem sebagai suatu entry (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (disebut sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan    tertentu.

      Sedangkan Cole Neosechel disadur oleh Zaki Baridwan (1999 : 1) Prosedur dan Petunjuk Operasional Kegiatan, mendefisinikan sistem sebagai suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang berhubungan secara tersusun sesuai dengan  suatu  skhema yang  menyeluruh (teringrasikan) untuk melaksanakan suatu kegiatan-kegiatan atas fungsi utama dari perusahaan.

      Zaki Baridwan Sistem dan Prosedur Akuntansi (2003 : 3) memberikan definisi sistem dan prosedur sebagai berikut, sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan disusun dengan suatu  skhema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan terikat (clerical) biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

      Jadi dari definisi-definisi tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan-jaringan atau kerangka prosedur-prosedur dan prosedur yang merupakan urut-urutan kegiatan klerical yang meliputi      kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar.

1  Elemen-elemen Sistem Akuntansi

      Elemen-elemen yang terdapat saatu sistem akuntansi ditentukan berdasarkan informasi keuangan yang dihasilkan informasi keuangan tersebut adalah informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen.

      Akuntansi keuangan disusun terutama untuk menghasilkan informasi yang biasanya dalam bentuk laporan leuangan yang ditujukan kepada pihak-pihak diluar perusahaan. Oleh karena laporan ini ditujukan pada pihak diluar perusahaan cara penyajian dan isinya diatur oleh prinsip akuntansi yang layak.

      Akuntansi manajemen disusun terutama untuk menghasil­kan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan oleh manajemen. Biasanya informasi yang digunakan oleh manajemen terutama berkisar pada biaya sehingga sering biaya.

      Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan manufactur yang terdiri dari desain dan pengembangan dengan akuntansi biaya. Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan manufactur yang terdiri dari desain dan pengembangan produk pengadaan dan pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli, maka dirancang suatu sistem akuntansi  Cecil Gillespie ditulis oleh Zaki Bardiwan (1998:  5) menyatakan bahwa sistem akuntansi terbagi beberapa bagian antara lain : 

a. Sistem akuntansi pokok

- Fomulir atau dokumen (dokumen papursal)

- J u r n a l

- Buku besar dan buku pembantu

b. Sistem penjualan dan penerimaan uang :

- Order penjualan,  perintah pengiriman dan pembuatan  faktur.

- H u t a n g

- Penerimaan uang dan pengawasan kredit

c. Sistem pembelian

- Order pembelian dan laporan penerimaan barang

- Distribusi pembelian dan biasa

- Hutang (voucher)

- Prosedur pengeluaran uang

2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

      Unsur-unsur dalam penyusunan sistem akuntansi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan bagi yang membutuhkan terdiri dari :

a.   Analisa sistem yang ada

Unsur-unsur ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan dari sistem informasi akuntansi yang berlaku bagi perusahaan.

    b.    Klasifikasi rekening

Untuk mencari data klasifikasi rekening beserta kodenya, baik yang ada dalam buku besar maupun buku pembantu.

     c.   Jurnal

Dalam mengumpulkan data mengenai buku-buku jurnal yang digunakan dalam perusahaan termasuk mengumpulkan  informasi mengenai metode pencatatan dalam buku jurnal.

     d.   Prosedur    

Mencari data mengenai prosedur-prosedur yang berlaku dalam perusahaan.

   e.    Akuntansi biaya

Mengumpulkan data yang berguna untuk menyusun sistem akuntansi biaya seperti jumlah departemen, proses produksi, mesin-mesin yang digunakan dalam instruksi tertulis yang ada.

     f.    Formulir-formulir

Mengumpulkan semua contoh formulir yang digunakan dalam perusahaan baik untuk rekening jurnal dan bukti-bukti transaksi.                                                         

3.  Faktor-Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan Sistem Akuntansi

      Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor pernting, sebagai berikut :

1.   Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi  prinsip

cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyedia kan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai informasi akuntansi.

2.   Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip- prinsip pengawasan intern.

3.  Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan.  

B  Pengertian Kas

      Sebagaimana telah diketahui bahwa kas merupakan aktiva yang paling lancar atau salah satu unsur modal yang paling tinggi tingkat likkwiditasnya. Artinya kas merupakan jenis aktiva yang paling banyak mengalami perubahan. Setiap hari terjadi transaksi dan setiap hari juga terjadi perubahan kas.  Dengan kata lain perubahan transaksi-transaksi lain dalam perusahaan senantiasa mempengaruhi kas. Kejadian ini tentu tidak terjadi pada aktiva lancar lainnya seperti rekening bank, piutang, dan persediaan.

      Kas merupakan aktiva yang paling likuid sehingga dalam neraca selalu di tempatkan pada posisi awal aktiva. Semakin jauh aktiva lain dengan kas, berarti aktiva tersebut semakin rendah tingkat likuiditasnya.

      Ruchiayat Kosasi dalam bukunya Auditing Prinsip dan Prosedur (2001 : 20) menyatakn bahwa pengertian kas adalah uang tunai yang ada dan sesuatuyang disamakn dengan uang.

      Selanjutnya pengertian kas menurut Munandar dalam bukunya Pokok-Pokok Intermediate Accounting (2002 : 21) adalah semua mata uang kertas dan logam baik mata uang dalam negeri maupun mata uang luar negeri, serta semua surat-surat yang mempunyai sifat-sifat seperti uang, yaitu sifat yang dapat segera digunakan untuk melakukan pembayaran-pembayaran yang setiap saat dikehendakinya.

      Dari kedua defenisi atau pengertian yang kemukakan diatas, Hernanto dalam bukunya Akuntansi Keuangan Intermediate I (2000 : 21) menyebutkan bahwa ada dua kreteria yang harus dipenuhi agar alat pembayaran dapat dinamakan sebagai kas, yaitu :

1.      Harus diterima oleh umum sebagi alat pembayaran atau diterima         bank sebgai simpanan sebesar nilai nominal.

2.      Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan perusahaan.

      Munandar dalam bukunya Pokok-Pokok Intermediate Accounting (2002 : 21) mengemukakan bahwa yang termasuk dalam

perakiraan kas sebgai salah satu carent assets, antara lain :

1.     Mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan oleh pemerintah

2.     Bank Notes, mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan oleh bank (untuk di Indonesia oleh Bank Indonesia)

3.     Mata uang asing yang dikeluarkan negara lain

4.     Demand Deposit yang disimpan oleh bank, yang bila siperlukan tiap waktu dapat ditarik kembali

5.     Fostal Money Order, yaitu sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat ditukar uang ke kantor pos

6.     Surat perintah bayar (money order) yangs etiap waktu dapat ditukar dengan uang kepada yang disebutkan dalam surat tersebut. Biasanya anatara pihak pemberi perintah dengan pihak yang diberi perintah dengan pihak yang di berikan perintah byar tersebutada hubungan erat misalnya antara induk perusahaan kepada cabang-cabang perusahaan kepada perwakilannya.

7.     Cek ialah surat perintah yang dibuat satu pihak yang mempunyai simpanan (tabungan) pada bnak yang diisi agar bank tersebut membayar sejumlah uang tersebut kepada pihak yang man disebutkan didalamnya.

8.     Kasir Cek ialah cek yang dibuat suatu bank, sehingga merupakan suatu perintah bayar dari bank itu sendiri, cek semacam ini sering sekali digunakan oleh bank itu sendiri. Untuk melakukan pembayarn, atau kadang-kadang dijual kepada pihak/orang lain yang menginginkan, sebab cek tersebut lebih terjamin kepastian pembayarannya, dan tidak ada kekhawatiran bahwa cek itu “Cek Kosong”.

9.     Card fied Cek ialah cek yang dibuat oleh satu pihak lain dan sudah dapat tanda pengesahan oleh bank yang bersangkuat sebagai tanda bahwa cek tersebut memang mempunyai dana.

10.    Travelers Cek, ialah cek yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk kepentingan orang-orang yang bepergian, edan dapt digunakan untuk melakukan pembayaran ongkos-ongkos hotel dan sebagainya.

Dari uraian tersebut dapat di simpulkankan bahwa untuk dapat digolongkan sebagai kas, biasanya dibatasi dengan diterima sebagai setoran dengan bank dengan nilai nominalnya sehingga elemen-elemen yand tidak diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominalnya tidak dapat dikelompokkan dalam kas.

Meskipun pengertian kas tersebut meliputi kas yang ada pada perusahaan dan kas yang ada pada bank, akan tetapi dalam praktek pada umumnya masih diadakan pemisahaan yang secara tegas antara kedua kas tersebut  (kas pada perusahaan dan kas pada bank) terutama dilihat dari segi administrasi.

C  Perputaran (Aliran) Dana

      Implementasi Pemisahan kas (uang) yang ada pada bank dengan Kas (uang) yang ada pada perusahaan tersebut tidak hanya dalam rangka penyajiannya didalam laporan keuangan (neraca dan laporan rugi laba) melainkan juga dalam hal penyelenggaraan pencatatan selama periode skuntansi yang sedang berjalan.

      Berdasarkan cara tersebut maka untuk menampung atau mengakomodasi transakaksi-transaksi yang berhubungan dengan kas didalam perusahaan, maka pihak manajemen perusahaan menyelenggarakan rekening-rekening pembukuan. Menurut Hernanto dalam bukunya Pokok-Pokok Intermediate Accounting (2002 : 21) rekening-rekening pembukuan tersebut terdiri dari:

a.    Kas, yaitu digunakan untuk menampung transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran secara tunai melalui bank.

b.    Kas kecil, yaitu merupakan sejumlah dana (uang) yang dibentuk atau dipersiapkan khusus untuk kepentingan tertentu termasuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil.

c.     Selisih Kas, yaitu digunakan untuk menampung perbedaan jumlah fisik kas (yang ada dalam perusahaan) menurut hasil kas opname dengan jumlah kas menurut catatan pembukuan sementara sebelum penyebab terjadinya perbedaan itu dapat diketahui.

D  Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas

      Di dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control.

      Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Auditing Prinsip Accounting, (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara bagian-bagian yang terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :

1. Bagian surat masuk

2. K a s i r

3. Bagian piutang

4. Bagian pemeriksaan interen

      Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan piutang  harus  dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian,  mengumpulkan chek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka  daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang  bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan chek di serahkan kepada kasir.

      Dari Satu lembar bersama dengan remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.

      Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman. Kasir harus membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya.

      Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik,  maka satu lembar bukti sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang di  beri nomor urut yang dicetak

      Sumber  dan  bentuk  penerimaan   uang  menurut  Zaki Baridwan       dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 ; 199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti penjualan aktiva tetap.

      Selain sumber-sumber tersebut, penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari bank maupun dari pinjaman wesel.  Apabila terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.

      Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2003 : 100) adalah sebagai berikut

1.  Dokumen (bukti) asli  pendukung setiap  penerimaan uang yang terdiri dari :

    - Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.

    - Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang  di cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang   langsung.

    - Pita daftar penjualan tunai

    - Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.

    - Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.

2. Data  harian  yang  menunjukkan  kumpulan ataukah  ringkasan penerimaan kas yang terdiri dari :

    -  Bukti setoran ke bank                                                        

    - Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)  dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).

    - Ringkasan cash register

    - Proof tapes

3.  Buku jurnal (book of original entry)                                                        

    - Jurnal penerimaan uang (terperinci)

    - Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.

4.   Buku pembantu piutang dan buku besar"

Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan  ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.

      Untuk bisa menyusun suatu manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran  kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Auditing Prinsip dan Prosedure (2001 :102) mengemukakan, sebagai berikut :

1. Pengeluaran  kas  harus  diperinci  agar  dapat  disusun suatu ikhtisar laporan   dan pencatatan, dari kedalam jurnal pengeluaran kas.

2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari "voucher  register", jurnal  pembelian (buku pembelian),  atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau pencatatan  pengeluaran kas dipakai sebagai kontrol chek   terhadap buku-buku tersebut di atas.                                                        

3. Sebagian  besar pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet. Suatu sistem  efektif mengenai  pengeluaran kas  hal sangatlah penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan pimpinan suatu perusahaan harus  mengirim surat dan dapat  menjelaskan  mengenai  siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan  pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otonomi. Oleh karena penandatanganan chek-chek yang cukup banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya.  Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya pedoman dalam pembukuan.

      Sistem dan  pembukuan dalam pengendalian interen yang  perlu diperhatikan, sebagai berikut :                                                      

1.  Sebelum faktor pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.

2   Dalam  hal  adanya  retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi hutang yang akan dibayar.

3.  Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran dari kas kecil.

6.   Pembentukan dana kas kecil dengan inpers sistem.

7.  Penandatanganan chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.

8. Petugas yang menandatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke-  duanya harus menyarankan uang jaminan.

9.  Harus ada pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang nomor-nomor chek yang digunakan, serta yang di-   batalkan.

10. Tanggung  jawab  penerimaan  uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, dimana prinsip ini  tidak  berlaku untuk lembaga-lembaga keuangan seperti bank.                                                         

11. Petugas  pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas    

yang mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi dibuat laporan  dilakukan  oleh  petugas  yang  tidak menandatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Chek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.

16.  Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuat rekening perantara. 

E  Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas

      Untuk menyusun pedoman tentang system dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungusi pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini Ruckiyat Kosasi dalam bukunya Auditing, Prinsip dan Prosedur (2001 : 102) menjelaskan sebagai berikut :

1.      Pengeluaran kas harus diperinci agar dapat disusun suatu ichtisar laoran dan pencatatan, ke dalam jurnal pengeluaran kas.

2.      Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari voucher register, jurnal pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Buku jurnal atau pencatatan pengeluaran kas dapat sebagai control chek terhadap buku-buku tersebut di atas. 

3.      Sebgian besar  pos-pos debt sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utamh dan biaya, tetapi juga berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Cacatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting pos debet.

Untuk menjamin kebenaran pengeluaran kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang adalah :

a.    Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucehernya untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh orang-orang yang berwenang.

b.    Mendatangani check

c.    Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubangi pada perforator.

d.    Mencatat chek ke dalam daftarnya (cek register)

e.    Menyerahkan chek kepada kreditur (orang yang dibayar).  

       Suatu system yang efektif mengenai pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan system yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai siapa yang berwenang untuk mendatangani chke. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, dilakukan dengan chek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan chkenya.

      Setelah itu tembusan merupakan cacatan hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena pendatanganan chek yag cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang mendatangani chek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak mengerti sepenuhnya.

      Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun system pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam system pengendalian intern yang harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :

1. Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur-faktur dan dokumen.

2.  Dalam hal adanya transaksi retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang yang akan dibayar.        

3. Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.

6.    Pembentukan dana kas kecil dengan impers system.

7.   Penandatanganan chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.

8. Petugas yang mendatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.

9.  Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang buku chek tentang normo-nomor  chek yang digunakan, serta yang dibatalkan.

10. Tanggung jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, di mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan seperti bank.

11. Petugas mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak mendatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Chek untuk mengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dkumen pendukung harus di cap lunas atau  dilubang agar tidak digunakan lagi.

16. Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17.Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara (performance).

      Dari uraian di atas, prosedur merupakan pembayaran dalam jumlah cukup besar  yang dilakukan dengan uang tunai atau chek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan chke, seperti untuk pembelian perangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.

      Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang lazim digunakan yaitu :

1      Metode Imperst

Metode imperst yaitu metode yang menentukan jumlah kas kecil yang selalu kostan dan tidak berubah. Biasanya kas kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, mislnya untuk satu minggu, dua minggu, dan seterusnya.

Pada saat pembentukan kas kecil, maka dibuat jurnal sebagai   berikut :

                              Kas kecil                    Rp. xxxx

                                      Kas                                        Rp. xxxx

Bilamana sisa saldo uang dalam kas kecil sudah hamper habis tau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode imprst adalah sebagai berikut :

                             Biaya-biaya               Rp. xxxx

                                        Kas                                          Rp. xxxx       

2     Metode fluktuasi

Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil dalam jumlah yang selalu konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu pemebentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :  

                             Kas kecil                    Rp. xxxx

                                        Kas                                 Rp. Xxxx

Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut :

                       Biaya-biaya                     Rp. xxxx

                                        Kas kecil                         Rp. xxxx       

Bilaman sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir pemegang kas  kecil dapat menerima dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.  

  

  DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, 1998,  Sistem  Akuntansi,  Penyusutan  dan  Metode, Edisi Kedua, Cetakan Ketiga, Bagian Penerbit Akademi Akuntansi, YKPN, Jakarta.

 …………….. , 1999, Prosedur dan Petunjuk Operasional Kegiatan, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Akuntansi YKPN, Jakarta.

 …………….. , 2003, Prosedur Akuntansi, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Akuntansi YKPN, Jakarta.

Hernanto, 2002, Mpokok-Pokok Intermedite Accounting,  Edisi Pertama, Liberty, Yogyakarta.

Hasibuan Malayu S.P. 2001. Dasar-Dasar Perbankan: PT. Bumi Aksara, Jakarta

Kasmir,  2004,  Pemasaran Bank, Cetakan Kedua, PT Raja Grafindo, Jakarta

Munandar, M, 2002, Pokok-Pokok Intermediate Accounting, PT. Raja Grafindo, Jakarta

Ruchiyat. Kosasi, 2001. Auditing, Prinsip dan Prosedur, Edisi Baru. PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta