Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan unsur aktiva lancar yang sangat aktif dalam perusahaan dagang maupun perusahaan industri (perusahaan manufactur). Dalam perusahaan dagang persediaan dimiliki dalam kegiatan pembelian barang tanpa mengadakan perubahan bentuk. Sedangkan bagi perusahaan industri persediaan merupakan salah satu unsur penting diproses lebih lanjut sehingga menjadi barang siap jual. Pembelian dan penjualan mempunyai akibat langsung terhadap harga penjualan.

      Untuk menguraikan pengertian persediaan penulis mencoba mengutip beberapa ahli ekonomi sebagaimana Bambang Karyadi (2000 : 122) menyatakan bahwa persediaan adalah  barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan pada suatu saat tertentu dengan maksud dijual kembali baik secara langsung maupun melalui proses produksi dalam sirkulasi operasi normal perusahaan dalam hal ini termasuk pula barang-barang yang masih dalam proses produksi atau menunggu untuk digunakan.

      Sedangkan Bambang Riyanto  (2004 : 89) membahas pengertian persediaan, sebagai berikut persediaan adalah barang untuk perusahaan yang diadakan untuk dijual secara langsung sebagai usaha utama perusahaan atau pengembangan usaha bagi perusahaan atau masih diolah dalam proses produksi kemudian dijual sebagai barang dagangan dalam seluruh operasi normal perusahaan.

      Lebih jauh dikemukakan Nopriyono (1999 : 8), menyatakan bahwa istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang-barang yang berwujud  yaitu :

  -  Tersedia untuk dijual (barang dagangan/barang jadi).

- Masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian dijual (barang dalam proses/ pengolahan).

-   Akan  dipergunakan  untuk  produksi  barang-barang jadi yang akan dijual (bahan baku dan bahan penolong dalam perusahaan), dalam penjualan maupun yang dititipkan pada orang lain.

      Menurut Kriso Weygandi (1999 : 491) persediaan adalah pos harta yang ditahan untuk dijual dalam kegiatan usaha yang biasa atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam produksi barang yang akan dijual.

      Perusahaan dagang biasanya membeli persediaannya dalam bentuk yang sudah siap untuk dijual. Melaporkan harga pokok yang diterapkan dalam unit-unit tersimpan yang belum dijual sebagai persediaan barang dagangan.

     Dari keempat pengertian di atas, persediaan merupakan barang yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual kembali atau dipergunakan lebih lanjut untuk merubah bentuk dari persediaan bahan baku menjadi barang jadi yang akan dijual sebagai barang dagangan dalam seluruh operasi normal perusahaan tertentu. 

      Selanjutnya  Munandar (2000 : 94) mengemukakan bahwa persediaan industri digolongkan dalam empat bagian yaitu :                                                             

a.  Inventory of direct materials

    Persediaan barang yang belum dimasukkan dalam proses produksi, tetapi menunggu giliran untuk diolah lebih lanjut.

b.  Inventory of indirect materials

     Persediaan bahan pembantu adalah persediaan dari bahan-bahan yang secara tidak langsung dikerjakan dalam proses produksi.

c.  Inventory of work in process      

     Persediaan barang dalam proses pada akhir periode akuntansi masih berupa barang setengah jadi, selanjutnya akan diproses menjadi barang jadi.

d.  Inventory of finished good      

     Persediaan barang jadi adalah persediaan barang-barang yang telah selesai dikerjakan dan siap untuk dijual.

      Selanjutnya, D. Hartanto (2000 : 14) menyatakan bahwa persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau dalam perjalanan dan bentuk bahan atau  perlengkapan (suplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

     Penjelasan dan Standar Akuntansi Keuangan menyatakan bahwa, dalam memberikan suatu gambaran bahwa persediaan harus digolongkan (dipisahkan) sesuai dengan jenis persediaan tersebut dan disajikan dengan harga perolehan atau harga pokoknya.

1.  Metode Pencatatan Persediaan

      Titik berat daripada pencatatan adalah pengawasan dan pengamatan persediaan guna menentyukan persediaan secara fisik. Kalau D. Hartanto ( 2000 : 92) membadi prosedur pencatatan persediaan di dalam dua metode yaitu metode fisik, metode permanen (perpetual).

a.  Metode pisik

Menurut Zaki Baridwan (2001 : 47) mengartikan metode fisik sebagai berikut metode fisik adalah metode pencatatan persediaan yang tidak mengikuti mutasi persediaan sehingga untuk mengetahui jumlah persediaan pada suatu saat tertentu dengan menggunakan sistem pencatatan persediaan barang.

Pada metode ini dalam pencatatannya tidak ada hubungan antara transaksi pembelian dengan perkiraan persediaan barang, demikian pula penjualan atau pemakai barang dalam proses produksi.

Apakah terjadi pembelian barang, maka dijurnal sebgai berikut :

       Pembelian  ............... Rp. XXX

             Hutang Dagang  ............ Rp. XXX

        Apabila terjadi penjualan baik tentang barang dagangan maupun hasil produksi maka pencatatan di dalam jurnal, sebagai berikut : 

     Piutang dagang ............. Rp. XXX

             Penjualan  ................ Rp. XXX  

b.  Metode permanen (perpetual)

     Dalam metode ini setiap persediaan dibuktikan dalam rekening sendiri-sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Sedangkan Zaki Baridwan (2001; 84) metode perpetual adalah metode pencatatan persediaan yang mengikuti mutasi persediaan baik kuantitasnya maupun harga pokoknya.

     Pengertian di atas, maka perincian dalam buku pembantu diawasi rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Kalau terjadi pembelian barang,maka pencatatannya adalah : 

     Persediaan barang dagangan ..... Rp. XXX

                           Hutang dagang  ............... Rp. XXX  

     Atau Persediaan barang dagangan ..... Rp. XXX

                                 K a s   ...................... Rp. XXX  

   Apabila terjadi penjualan atau pemakaian bahan baku adalah

   1. Untuk mencatat transaksi penjualan

       Piutang dagang   ........ Rp. XXX

              Penjualan  ................. Rp. XXX  

   2. Untuk mencatat pembebanan harga pokok penjualan

       Harga pokok penjualan ....... Rp. XXX

           Persediaan barang dagangan  ........ Rp. XXX  

2. Metode Penilain persediaan 

          M. Munandar (2000 : 117) menyatakan bahwa metode penilaian persediaan barang adalah menentukan nilai persediaan yang dicantumkan dalam neraca. Persediaan akhir dihitung harga pokoknya dengan menggunakan beberapa cara pencatatan harga pokok persediaan akhir, metode penilaian adalah :

a. Metode harga pokok persediaan

b. Metode harga pokok pasar

c. Metode harga jual.

d. Metode harga pokok                                                                                                                   

   Metode harga pokok persediaan memakai metode, sebagai berikut :

   a. Metode fifo (first in first out)

   b. Metode lifo (last in first out)

   c. Harga rata-rata (average)

   d. Metode identifikasi khusus

ad a.  Metode fifo (first in first out)

Metode penerapan harga pokok persediaan bahwa barang-barang yang pertama dibeli juga barang yang pertama dijual dalam metode ini persediaan

akhir dinilai dengan harga pokok pembelian yang paling akhir.

ad b. Metode lifo (last in first out) 

         Metode penetapan harga pokok persediaan bahwa barang-barang yang paling terakhir dibeli itupula barang yang dijual pertama. Dalam metode ini persediaan akhir dinilai dengan harga pokok pembelian sesuai dengan pencatatan barang persediaan.

ad c.  Harga rata-rata (average)

Metode ini, penetapan harga pokok persediaan bahwa penerapan harga pokok rata-rata dari barang yang tersedia untuk dijual akan dipergunakan untuk melalui harga pokok barang yang dijual dan yang terdapat dalam persediaan. 

ad d. Metode identifikasi khusus

         Metode penetapan harga pokok untuk barang-barang yang siap dijual masih terdapat dalam persediaan yang didasarkan atas barang-barang yang siap dipasarkan.

          Soemarso S.R (1998 : 411) menyatakan bahwa persediaan barang dadangan (merchandise inventory) adalah barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali.

b. Metode yang rendah cacatan harga perolehan atau harga pasar

Penilaian harga pasar yang dilakukan sebagai alat ganti untuk memproduksi barang suatu saat tertentu dengan tujuan untuk menentukan nilai yang sebenarnya dalam laporan keuangan dengan ketentuan bahwa :

   - Harga pasar tidak boleh rendah dari pada nilai  bersih yang dapat direalisasikan.

   - Harga pasar tidak boleh rendah dari pada nilai  bersih  yang dapat  direalisasikan  sesudah  dikurangi  dengan laba yang rendah.

c.    Metode harga jual

       Metode harga jual yang merupakan penyimpangan dari prinsip harga pokok untuk penilaian persediaan dengan mencantumkan persediaan dengan harga jual laba bersihnya.

Pengendalian Intern Atas Persediaan

        Pengendalian pada prinsipnya dapat memperhatikan suatu kegiatan dan selalu mengawasi aktivitas sehari-hari, maka pengendalian menurut Sondang. S.Giagian (1999 : 16) draft manajemen yang didefinisikan bahwa, pengendalian adalah proses atau usaha yang sistimatis dalam penetapan standar  pelaksanaan  dengan  tujuan  perencanaan,  sistem informasi  umpan  balik,  membandingkan  pelaksanaan nyata dengan perencanaan menentukan dan mengatur penyimpangan- penyimpangan serta melakukan koreksi perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, sehingga tujuan tercapai secara efektif dan efisien.

          Kegiatan pengendalian sangat erat hubungannya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, kegiatan pengendalian ini dapat dilihat apakah tujuan kegiatan telah direncanakan dapat dicapai dalam pelaksanaan secara riil. Dilihat dari tahapan perencanaan dan pengendalian merupakan unsur-unsur yang dominan dalam manajemen 20 % dari seluruh kegiatan yang dapat dilaksanakan unsur fungsi pelaksanaan dalam pengendalian yang merupakan bagian   terbesar dalam manajemen. Kegiatan pengendalian mencukupi perencanaan, pengawasan, monitoring, evaluasi dan koreksi.

           Perencanaan dan pengendalian merupakan sesuatu yang tidak dapat dipisahkan dalam pelaksanaan kegiatan. Dalam pelaksanaan yang memerlukan usaha yang sungguh-sungguh dan sangat tergantung pada sistem pengendalian yang efektif dan sistem informasi yang digunakan.

          Agar dapat melaksanakan pengendalian yang efektif, maka seorang pimpinan atau pelaksana tugas memerlukan informasi, sebagai berikut :

6        Biaya yang digunakan  apakah sesuai dengan hasil dari bagian pekerjaan yang telah dilaksanakan. Jika terjadi perbedaan (lebih besar atau lebih kecil dari rencana biaya) di mana hal terjadi dan siapa yang bertanggung jawab dan apa yang dikerjakan.

7        Merupakan biaya yang akan datang sesuai dengan rencana atau melebihi rencana. Tanggung jawab pengendalian tidak hanya pada manajer saja tetapi merupakan tanggungjawab semua orang yang terlihat pada aktivitas tersebut agar dapat mengerjakan bagiannya dengan baik dan tepat waktu.

8        Menurut Suprityono (2001 : 28), dalam pengertian yang sama, namun diungkapkan dengan sederhana. Pengendalian adalah proses untuk memberikan kembali menilai dan selalu memonitor laporan-laporan aapakah pelak sanaan tidak menyimpang dari tujuan yang sudah  ditentukan.

      Nupriyoni (1999 : 5) berpendapat bahwa pengendalian bertumpu pada konsep umpan balik, yang secara kontinyu mengharuskan adanya pengukuran pelaksanaan dan pengambilan tindakan koreksi yang ditujulkan untuk menjamin pencapaian tujuan-tujuan. Untuk proses pengendalian ini, maka manajemen sedapat mungkin mendapatkan informasi yang tepat dan up to date, agar para manajer dapat segera mengadakan tindakan-tindakan pengendalian sebelum sesuatu penyimpangan serius. Karena pengendalian yang teratur akan menghasilkan suatu pencapaian yang efektif.

      Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam proses pengendalian menurut Glenn A. Welch (2000 :  9), sebagai berikut :

1.  Measurement of performance against predetermined objective, plans and standard.                                                                                                                                            

2. Communication  (reporting) of the result of the  measurement process to the approriate individu and groups.

3. An analysis of the deviations from the objective plans policies and standard in order to determinc the under line causes.

      Jadi menurut  pengertian  di atas, bahwa  dalam suatu  proses pengendalian mencakup pengukuran pelaksanaan dengan rencana yang telah dibuat dan pelaporan hasil pengukuran kepada manajer yang bersangkutan. Untuk mengukur dalam pelaksanaan dilakukan dengan cara analisis varians, untuk menentukan sebab-sebabnya, sehingga dapat dilakukan pemilihan alternatif yang terbaik untuk menentukan rencana yang akan datang. Agar lebih efektif proses pengendalian ini harus pada titik atau pada waktu mulai dilakukan  kegiatan, artinya seorang manajer yang bertanggungjawab akan tindakan tertentu sebelumnya harus mengusahakan suatu bentuk pengendalian. Untuk itu tujuan-tujuan rencana-rencana dan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan standar-standar yang telah ditetapkan harus disampaikan kepada manajer dan dipahami sepenuhnya oleh manajer tersebut terlebih dahulu untuk kemudian dilaksanakan pelaksanaan itu harus tetao dimonitor apakah sesuai dengan rencana semula.

1.   Pengendalian Akuntansi

      Pengendalian akuntansi meliputi struktur organisasi dan semua ukuran serta metode yang dikoordinasikan dan di terapkan dalam suatu organisasi untuk menjaga kekayaan dan harta milik perusahaan serta mengecek ketelitian serta  dapat dipercaya data akuntansi (Zaki Baridwan, 2001  : 25)..

2.    Pengendalian Administratif 

       Untuk mengetahui arti internal control dalam arti sempit menurut Alepa diterjemahkan oleh Bambang Karyadi (2000 : 115) menyatakan bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi dan dianut oleh perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, ketelitian, serta berapa jauh data akuntansi dapat dipercaya untuk mendorong ditaatinya kebijaksanaan perusahaan yang telah diterapkan tentang persediaan barang.

      Persediaan dalam perusahaan merupakan aktiva yang penting sehingga sistem internal control terhadap persediaan, fungsi  internal  control atas persediaan ada tiga yaitu :

a.  Internal control terhadap fisik persediaan

   Pentingnya  internal control atas fisik persediaan karena persediaan mudah dipindah tempatkan dari kerawanan lainnya.

b. Internal control terhadap pencatatn persediaan

    Pengendalian timbul karena adanya jumlah persediaan dalam kartu persediaan yang diambil dan laporan barang sebagai penambahan dan bukti serta pemakaian sebagian pengurangan persediaan barang yang siap dijual yang sementara masih ada dalam gudang.

3. Internal control atas jumlah persediaan

     Setelah masuk dalam proses pemasangan produksi perluasan atau  organisasi  seharusnya  menyusun      suatu budget produksi untuk pengolahan bahan berdasarkan desain.                                                           

Pos-Pos Yang Dimaksudkan Dalam Persediaan

          Pos-pos dalam persediaan menurut Jay M Smith K. Fred Skousen (1998: 327), sebagai berikut persediaan barang dagang yaitu pada umurnya diterapkan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagangan baik perusahaan dagang eceran, apabila barang tersebut diperoleh dalam keadaan yang siap untuk dijual kembali.

       Kelompok-kelompok persediaan, yaitu :

             - Bahan baku

             - Barang dalam proses

           Pos-pos yang dimaksudkan dalam persediaan, yaitu :

1.  Barang dalam perjalanan

 Jika syarat penjualan adalah prangko gudang penjual (Free On Board), shipping point hak atas barang dipindahkan kepada pembeli ketika barang  ketika akan diangkut. Dengan persyaratan, maka pemesanan aturan hukum atau pengiriman pada akhir tahun akan memerlukan pencatatan penjualan dan penurunan persediaan dalam pembukuan penjual.

         Jika syarat penjualannya prangko gudang pembeli FOB (Free On Board) destinastion, maka penerapan aturan huklum tidak memerlukan pengakuan transaksi sebelum barang diterima pembeli.    

2.    Barang konsinyasi

Barang konsinyasi selayaknya dilaporkan sebesar biaya (harga pokoknya dan biaya penanganan serta biaya pengangkutan yang terjadi dalam pentransferannya kepada  konsinyasinya.

3.    Penjualan bersyarat cicilan (conditional and installment sales)

Kontak penjualan bersyarat dan penjualan cicilan dapat mempersyaratkan penahanan hak oleh penjual sampai  harga jual dilayar seluruhnya.                 

1. Penetapan Biaya (Harga Pokok) Persediaan

          Barang-barang yang dimasukkan sebagai persediaan di identifikasikan sebagai kesiapan yang harus menetapkan nilai Dollar/ rupiah atas unit fisiknya oleh Roger G. Schroeder (1998 : 34). Unsur - unsur yang membentuk (harga pokok), untuk mencapai suatu pertimbangan bagaimana menetapkan porsi biaya historis yang ditahan sebagai jumlah persediaan yang dilaporkan di neraca dan jumlah yang dibebankan atas pendapatan periode berjalan.

2. Perbandingan Berbagai Metode Alokasi Biaya Persediaan

               D. Hartanto, (2001 : 12), dengan menggunakan metode First in First Out (FIFO), persediaan dilaporkan pada neraca kira-kira sebesar harga pokok saat itu. Dengan Last-In First-Out (LIFO), persediaan yang tidak banyak berubah kuantitasnya dengan jumlah yang kira-kira tetap seperti dulu yang dikaitkan dengan pembelian. Penggunaan metode rata-rata pada umumnya menghasilkan nilai persediaan barang yang sangat diperhatikan dengan nilai First In First Out, di samping itu pembelian barang selama suatu periode biasanya disebut Last ini First Out. Oleh karena pembelian selama suatu periode biasanya dalam  beberapa kali, karena persediaan awal dan biaya rata-rata amat dipengaruhi oleh biaya periode berjalan.                                                                                                    

3. Metode Persediaan Eceran (Retail inventory method)

             Metode ini dipakai secara luas perusahaan yang  menjual secara eceran terutama toko serba ada (to serba) guna memperoleh estimasi yang handal posisi persediaan setiap kali hal itu diinginkan oleh Farid Jahidin (1998 : 17).

          Persentase harga pokok dihitung dengan membagi barang  yang tersedia untuk dijual menurut harga eceran. Prosentase harga dikalikan dengan persediaan akhir menurut harga eceran.

1.   Keunggulan penggunaan metode persediaan  eceran  sebagai berikut :

     a. Estimasi, persediaan  intern  dapat  diperoleh  tanpa harus melakukan perhitungan fisik.

     b. Jika perhitungan fisik benar dilakukan untuk tujuan penyajian laporan keuangan periodik, dapat dilakukan dengan menggunakan harga eceran kemudian konversinya ke dalam harga pokok tanpa perlu mengacu kepada pokok dan faktor masing-masing sehingga menghemat waktu dan biaya.

   c.  Barang  yang hilang  pada  saat  orang  berbelanja di hitung dan dipantau. Karena hasil perhitungan fisik persediaan harus sama dengan persediaan menurut harga eceran yang dihitung, maka segala perbedaan yang tidak dapat mengakibatkan pencatat di dalam pembukuan perusahaan.

2.     Mark Up dan Mark Down (eceran yang lazim)

6        Harga eceran semula harga jual semula, yang mencakup permulaan di atas biaya (harga pokok) yang disebut "mark-on" atau "mark up" permulaan.

7        Mark up tambahan yang menaikkan harga jual di atas, harga eceran semula.

8        Pembatalan mark up pengurangan mark up yang tidak menurunkan harga jual sampai dibawah harga eceran semula.

9        Mark up bersih dan mark up dapat tambahan dikurangi pembatalan mark up.

10    Mark down penurunan harga dibawah harga eceran semula

11    Pembatalan mark down pengurangan mark down yang tidak menaikkan harga jual di atas harga eceran semula.

Jenis-Jenis Persediaan Penerimaan Kas

         Penggolongan persediaan tergantung dari sifat dan jenis perusahaan yaitu perusahaan dagang atau perusahaan industri. Dalam perusahaan dagang perusahaan terdiri dari macam dan jenis yang memiliki krateristik yaitu perusahaan tersebut merupakan milik perusahaan dan persediaan tersebut siap dijual kepada konsumen tanpa proses produksi lebih lanjut.

         Dengan demikian, perusahaan industri tidak semua perusahaan dan untuk dijual. Persediaan dalam perusahaan industri diklasifikasi menjadi 3 (tiga) kategori, yaitu :

1.    Bahan baku

Bahan baku dapat digolongkan ke dalam bahan baku langsung dan bahan pembantu. Bahan baku langsung adalah hutang bahan yang dapat diidentifikasikan langsung dari produk. Bahan pembantu adalah bahan yang tidak dapat diidentifikasikan dalam produk yang bersifat sebagai bahan pelengkap sampai menjadi barang jadi dan siap untuk dijual dipasar.

2.    Barang dalam proses  

Barang dalam proses adalah barang yang masuk dalam tahap penyelesaian. Untuk dapat menjadi barang atau produk jadi diperlukan proses produksi lebih lanjut.

3.    Barang jadi

Barang jadi adalah produk yang telah selesai diolah dan siap untuk dijual.

Sistem Penjualan Persediaan

1.   Pengertian Sistem Penjualan Persediaan  

      Penjualan dapat dilakukan dalam 2 (dua) cara yaitu penjualan secara kredit dan penjualan secara tunai. Umumnya perusahaan manufactur melakukan penjualan produknya dengan sistem penjualan kredit. 

2.   Contoh Prosedur Penjualan Persediaan  

       Prosedur penjualan persediaan, seorang peneliti akan mengemukakan contoh prosedur penjualan yang disadur dari Mulyadi (1997: 213) adalah sebagai berikut :

6        Fungsi  penjualan yang  bertanggung jawab untuk  menerima surat order dari pembeli, mengelola order dari pelunasan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order. Meminta otorisasi kredit membutuhkan, tanggal pengiriman dan dari gedung mana barang akan diterima dan mengisi surat order pengiriman.

7        Fungsi kredit, berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi  penjualan  kredit bertanggung jawab untuk meneliti kasus kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

8        Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpang barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

9        Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.

10    Fungsi penagihan, bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

11    Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencintai piu­tang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan penyertaan piutang kepada kredit serta membuat laporan penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.