Pengertian Cas Flow

         Pada dasarnya setiap penanaman investasi mengandung dua macam aliran kas. Bambang Riyanto (2004 : 98) aliran kas terdiri dari :

1.  Aliran kas keluar netto ( net out flow cash ) yaitu yang diperlukan untuk 

      investasi baru.

2. Aliran kas masuk netto tahunan (net anual inflow of cash), yaitu sebagai hasil dari investasi baru yang ini sering pula disebut net cash proceceeds atau cukup dengan istilah proceeds.

         Berdasarkan pengertian di atas menunjukkan bahwa yang dianggap sebagai aliran kas keluar adalah sejumlah dana yang dikeluarkan untuk keperluan investasi, sedangkan aliran kas masuk secara netto tahunan adalah hasil dari investasi yang ditanamkan.

         Ada perbedaan pengertian antara cash flow atau proceeds dengan laba yang dilaporkan dari laporan keuangan. Laporan  keuangan  akan  menujukkan  data tentang laba yang belumm tentu menunjukkan kas perusahaan, karena ada pos yang dianggap pengeluaran menurut laporam rugi laba sementara itu konsep cash flow menganggap bukan pengeluaran. Pos yang dianggap pengeluaran menurut laporan rugi laba adalah depresiasi. Oleh karena itu pada konsep cash flow dapatlah dihitung proceeds atau cash flow dengan menggunakan rumus (Subajah E. 2000: 32), yaitu :

1.  Kas masuk bersih = laba  setelah  pajak  +  penyusutan :

     Kalau kita menganggap bahwa proyek tersebut dibelanjai dengan modal sendiri seluruhnya.

2. Kas  masuk  bersih = laba  setelah  pajak + penyusutan + bunga ( 1 - Tax ) : kalau proyek tersebut dibelanjai sebagian dengan modal pinjaman.

Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas

         Di dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control oleh Tuana Kotta Petunjuk Pemeriksaan Umum (2002 : 290).

         Diantara bagian-bagian yang terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :

1.  Bagian surat masuk

2.  K a s i r

3.  Bagian piutang

4.  Bagian pemeriksaan interen

         Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan piutang  harus  dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan chek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi tanggung jawab bagian surat masuk. Setelah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka  daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan chek diserahkan kepada kasir.

         Dari Satu lembar bersama dengan remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.

         Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman.  Kasir harus membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya.

         Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik, maka satu lembar bukti sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran yang diterima dibagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang diberi nomor urut yang dicetak

         Sumber  dan  bentuk  penerimaan   uang  menurut  Zaki Baridwan   (2001 ; 199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang    terjadi, seperti penjualan aktiva tetap.

         Selain  sumber-sumber tersebut, penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari bank maupun dari pinjaman wesel. Apabila terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.

         Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2001 : 100) adalah sebagai berikut

1.  Dokumen  (bukti) asli  pendukung setiap  penerimaan uang yang terdiri dari :

    - Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.

    - Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang  di

      cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang   langsung.

    - Pita daftar penjualan tunai

    - Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan           salesman.

    - Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan   oleh bank.

2. Data harian yang menunjukkan kumpulan ataukah  ringkasan penerimaan kas yang terdiri dari :

      -   Bukti setoran ke bank                                                        

      - Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir) dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).

      -   Ringkasan cash register

      -   Proof tapes

3.  Buku jurnal (book of original entry)                                                        

    - Jurnal penerimaan uang (terperinci)

    - Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.

4.  Buku pembantu piutang dan buku besar"

     Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi    sasaran pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan  ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat      terhindar dari beberapa bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.

         Untuk bisa menyusun suatu manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran  kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, Ruchiyat Kosasi, (2001 : 102) mengemukakan, sebagai berikut :

1.  Pengeluaran kas harus diperinci agar dapat disusun suatu ikhtisar laporan dan pencatatan, dari kedalam jurnal pengeluaran kas.

2.  Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari "voucher  register", jurnal  pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau pencatatan  pengeluaran kas dipakai sebagai kontrol chek terhadap buku-buku tersebut di atas.                                                        

3.   Sebagian   besar   pos-pos   debet  sebagai  lawan  pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet. Suatu sistem  efektif mengenai  pengeluaran kas  hal sangatlah penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan pimpinan suatu perusahaan harus  mengirim surat  dan   dapat  menjelaskan  mengenai  siapa yang  berwewenang untuk menandatangani chek.

         Semua pembayaran/ pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan  pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otonomi. Oleh karena penanda tanganan chek-chek yang cukup banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya. 

         Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya pedoman dalam pembukuan.

Pengertian Kas dan Anggaran Kas

         Untuk menjaga likuiditas perusahaan perlu membuat perkiraan atau estimasi mengenai aliran kas di dalam suatu instansi pemerintah. Dalam hal ini instansi tersebut perlu menyusun anggaran kas.

         Untuk lebih jelasnya oleh Bambang Riyanto (2004 : 19) menyatakan bahwa kas adalah salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya.

         Kalau Syafaruddin (1998 : 27) memberikan batas tertentu tentang penggunaan dana yaitu pengertian anggaran kas atau cash forecast (ramalan kas), adalah kebutuhan kas dalam jangka pendek yang merupakan bagian dari financial planning perusahaan.

         Periode anggaran kas umumnya disusun untuk jangka waktu satu tahun yang dibagi dalam interval tertentu seperti bulanan, kuartalan dan enam bulan, untuk menyusun anggaran kas yaitu dalam mingguan atau bulanan. Sedangkan perusahaan yang mempunyai pola cash flow relatif dapat menyusun anggaran kas dalam kuartalan atau tahunan. Namun demikian jarang sekali anggaran kas disusun untuk lebih dari waktu satu tahun. Walaupun dengan interval bulanan.

         Karena sukar untuk menjamin validitas ramalan baik ramalan penerimaan kas namun ramalan pengeluaran kas. Apabila jika dihadapkan dengan situasi ekonomi yang kurang stabil. Pada tingkat inflasi yang tinggi misalnya, anggaran kas lebih baik disusun dalam interval yang lebih pendek yaitu dalam bulanan.                                                                                                                                                                    

         Masukan kunci dari anggaran kas adalah ramalan penjualan atas sales forecash yang diberikan oleh bagian penjualan. berdasaekan ramalan tersebut, manajer financial dapat mengestimasikan cash flow bulanan yang dihasilkan dari produksi penerimaan baik penerimaan dari penjualan tunai maupun dari penjualan kredit dan pengeluaran. 

Pengertian Anggaran dan Anggaran Rutin

         Anggaran dalam berbagai pengertian banyak diartikan sebagai pernyataan kuantitatif. Hal ini terlihat antara lain pada pengertian anggaran yang dikemukakan oleh Charles T. Hongren dan George Foster  Cost Accounting, (2002: 146), sebagai berikut anggaran adalah suatu pernyataan kuantitatif tentang apa rencana atau tindakan dan alat bantu untuk koordinasi dan implementasi.

         Dalam hal ini anggaran dirumuskan untuk organisasi secara  keseluruhan ataupun sub unit, di mana anggaran merupakan suatu prosedur yang disebut budgenting system.

         Perencanaan dengan anggaran dengan mengidentifikasi pada manajemen mengenai :

1.  Jumlah laba yang ditetapkan untuk dicapai perusahaan

2.  Sumber dana yang diperlukan dalam mencatatkan laba

         Pengendalian biaya, yaitu membandingkan antara hasil aktual dengan anggaran yang akan membantu manajemen untuk mengevaluasi kinerja dari individu, departemen divisi atau keseluruhan organisasi perusahaan.

         Komunikasi dan koordinasi, yaitu anggaran mampu untuk  mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan keseluruh level dalam departemen, karena anggaran merupakan bagian integral dari  tujuan-tujuan tersebut departemen divisi dan organisasi perusahaan.

         Selanjutnya, definisi anggaran yang mengandung pengertian yang sama dilakukan oleh Ray H. Garisson (1995: 297), menyatakan bahwa a budget is a detail plan outlining acquistion and use of financial and other resources some gives time period.

         Selain mencakup ramalan atau perencanaan mengenai pendapatan dan pengeluaran penerimaan dan biaya untuk mempermudah proses perencanaan ini sendiri, maka semua kegiatan operasi dari perusahaan yang menyusun anggaran harus dikonversikan kedalam bentuk kesatuan nilai uang. Hal ini  dimaksudkan  agar  kegiatan-kegiatan  tersebut   dapat                                                         

diukur dalam alat kesatuan yang sama.

         Pengertian anggaran yang mengandung pengertian sebagaimana disebutkan di atas, ditemukan oleh, Teguh Pajo Mulyono (2000 : 287) yang menyatakan bahwa budget is a plan of operation expessed in monetary terms it consequently includes a forecast a forecast of income and expenditures and of receipts and cost for a specific period.

         Setiap organisasi perusahaan utamanya perusahaa dengan organisasi yang besar, tidak akan terlepas dari kegiatan pengendalian. Pengendalian ( control ) dapat memberikan keputusan bahwa sumber-sumber yang diperoleh telah digunakan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Untuk maksud tersebut di atas, budgeting adalah salah satu tehnik yang tersedia.   

         Budgeting  merupakan rencana kegiatan yang terperinci ditetapkan sebagai suatu pedoman pelaksanaan dan sebagai suatu dasar penilaian terhadap prestasi kerja manajer.

         Jika kita melihat pengertian budget yang dikemukakan, maka dimensi waktu juga turut dimasukkan sebagai batasan anggaran, karena dapat menyebabkan semua biaya total menjadi variabel atau semua biaya tidak dapat dibedakan antara biaya yang dapat dikendalikan (controllable cost) dengan biaya yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollable cost).

         Pada perusahaan yang sudah sedemikian stabil, biasa saja membuat peramalan untuk beberapa tahun, atau dengan kata lain  dalam jangka panjang. Namun bagi perusahaan yang banyak menghadapi ketidak pastian, hanya mungkin untuk membuat peramalan jangka waktu yang pendek saja, jadi jangka waktu yang dicukupi oleh anggaran juga, tergantung dari sifat suatu perusahaan itu sendiri, namun anggaran yang disusun menurut kurun waktu bulanan adalah yang paling baik karena rencana kegiatan nampak. Disamping itu anggaran bulanan sangat menunjang pelaksanaan pengendalian yang terjadi dengan segera dapat diketahui.

         Proses penganggaran mempunyai beberapa tujuan :

1. Anggaran menyajikan  perencanaan keuangan yang memungkin  kan perusahaan untuk dapat mengkoordinasikan semua aktivitasnya. Dengan menggunakan anggaran para manajer dapat memproyeksikan hasil dan mengatur strategi yang dibutuhkan sebelum operasi perusahaan dapat dimulai, sehingga dapat menghindari kesalahan yang merugikan perusahaan.                                                         

2. Proses penganggaran mendorong para manajer untuk menguji kembali prestasi yang pernah diraih dan memungkinkan mereka mengubah kembali dan mengoreksi metode operasi yang kurang efisiensi ketinggalan jaman.

3. Anggaran memungkinkan para manajer untuk mengimpelementasikan fungsi perencanaan dan pengawasan.

         Berdasarkan pengertian di atas, Calvin Engler (1999 : 305), mengemukakan bahwa, A budget is a financial plan that sets forth resources neccesary to carry out activities and meet financial golas for a future period time.

         Agar  supaya  anggaran  dapat  berfungsi sebagai alat koordinasi dan kontrak, maka masing-masing manajer harus satu tahun jelas luas kekuasaan dan tanggungjawabnya. Ini supaya tidak terjadi overlapping yang mungkin menyebabkan keruwetan dan kekaburan mengenai tugas masing-masing yang telah dibebankan. Demikian pula dengan anggaran dapat berfungsi sebagai alat motivasi kalau setiap manajer dan kepala bagian diikutsertakan dalam penyusunan perencanaan anggaran ini berarti perlu adanya pendelegasian wewenang kepada masing-masing  manajer,  untuk itu menyusun anggaran operasionya. Dengan demikian masing-masing manajer akan merasa bertanggung jawab sehingga timbul partisipasi untuk mencapai target yang telah ditetapkan dalam anggaran.

         Dari berbagai pengertian yang dikemukakan kesemuanya itu menunjukkan sifat yang sama, yaitu bahwa anggaran itu merupakan suatu rencana kegiatan yang tertulis mengenai apa yang dilakukan oleh suatu organisasi yang  meliputi peramal an pendapatan dan pengeluaran penerimaan dan biaya-biaya selama periode tertentu yang dikonversi dalam kesatuan nilai atau moneter.

         Menurut D. Hartanto Akuntansi Untuk Usahawan (2003 : 131) ada 4 (empat) macam anggaran sebagai berikut :

1. Appropriation budget

2. Performance budget

3. Fixed budget

4. Flexible budget.

ad 1. Appropriation budget adalah untuk memberikan batas pengeluaran yang  boleh dilakukan. Batas tersebut merupakan jumlah maximun yang dapat dikeluarkan untuk satu hal tertentu. Dalam macam anggaran ini umumnya digunakan dalam pemerintahan. Namun bagi perusahaan untuk hal-hal tertentu sangat terbatas keinginan seperti, hanya untuk penelitian dan advertising saja.

ad 2. Performance budget adalah anggaran yang didasarkan pada atas fungsi aktivitas dan proyek. Pada anggaran ini perhatian ditujukan pada penilaian atau biaya-biaya yang dikeluarkan untuk suatu hal tertentu. Dengan demikian efisiensi dan efektifitas operasi dapat diketahui. Di dalam perusahaan anggaran yang lazim digunakan adalah formance budget.

ad 3. Fixed  budget  adalah anggaran yang dibuat untuk satu tingkat kegiatan selama jangka waktu tertentu, dimana tingkat kegiatan ini dapat dinyatakan dalam prosentase dan kapasitas jumlah produk yang dihasilkan selama jangka waktu tertentu pada Foxed budget hanya digunakan jika diketahui dengan pasti bahwa volume real yang akan dicapai tidak jauh berbeda dengan volume yang direncanakan semula.  

ad 4. Flexible budget adalah bahwa untuk setiap tingkat kegiatan terdapat norma-norma atau ketentuan antar biaya yang diperlukan. Norma itu merupakan patokan dari pengeluaran yang seluruhnya dilakukan pada masing-masing tingkat kegiatan tersebut.

         Dalam penyusunan anggaran suatu perusahaan perlu diperlukan beberapa syarat seperti yang dilakukan oleh Gunawan  Adisaputra  dan  Marwan Asri dalam bukunya Anggaran Perusahaan (2000 : 7) menyatakan bahwa di dalam penyusunan anggaran perusahaan, maka perlu diperlukan beberapa syarat bahwa anggaran harus realitis, luwes dan kontinyu.

Pengertian Pengendalian Biaya

          Pengendalian pada prinsipnya dapat memperhatikan suatu kegiatan dan selalu mengawasi aktivitas sehari-hari, maka pengendalian menurut Sondang. S.Giagian Manajemen Personalia, (1999 : 16) menyatakan  bahwa pengendalian biaya adalah proses atau usaha yang sistimatis dalam penetapan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, sistem informasi  umpan  balik,  membandingkan  pelaksanaan  nyata dengan perencanaan menentukan dan mengatur penyimpangan-penyimpangan serta melakukan koreksi perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, sehingga tujuan tercapai secara efektif dan efisien dalam penggunaan biaya. 

         Kegiatan pengendalian biaya sangat erat hubungannya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, oleh karena kegiatan pengendalian ini dapat dilihat apakah tujuan kegiatan yang telah direncanakan dapat dicapai dalam pelaksanaan secara riil.

         Dilihat dari tahapan perencanaan dan pengendalian merupakan unsur-unsur yang dominan dalam manajemen 20 % dari seluruh kegiatan yang dapat dilaksanakan unsur fungsi pelaksanaan dalam pengendalian yang merupakan bagian terbesar dalam manajemen. Kagiatan pengendalian mencukupi perencanaan, pengawasan, monitoring, evaluasi dan koreksi.

         Perencanaan dan pengendalian merupakan sesuatu yang tidak dapat dipisahkan dalam pelaksanaan kegiatan. Pada pelaksanaan yang memerlukan usaha yang sungguh-sungguh dan sangat tergantung pada sistem pengendalian yang efektif dan sistem informasi yang digunakan.

         Agar dapat melaksanakan pengendalian biaya yang efektif, oleh Tuana Kotta, Petunjuk Pemeriksaan Umum (2002 : 115), maka seorang pimpinan atau pelaksanan tugas memerlukan informasi, sebagai berikut :

a. Biaya yang digunakan apakah sesuai dengan hasil dari bagian pekerjaan yang telah dilaksanakan. Jika terjadi perbedaan (lebih besar atau lebih kecil dari rencana biaya) di mana dimana hal terjadi dan siapa yang  bertanggung jawab dan apa yang dikerjakan.                                                                       

b. Merupakan biaya yang akan datang sesuai dengan rencana atau melebihi rencana. Tanggung jawab pengendalian tidak hanya pada manajer saja tetapi merupakan tanggungjawab semua orang yang terlihat pada aktivitas tersebut agar dapat mengerjakan bagiannya dengan baik dan tepat waktu.                                                      

c.  Menurut   Suprityono,  dalam   pengertian   yang  sama, namun diungkapkan dengan sederhana.                                                                                                 

         Pengendalian adalah proses untuk memberikan kembali menilai dan selalu memonitor laporan-laporan apakah pelaksanaan tidak menyimpang dari tujuan yang sudah ditentukan. Dalam pengeluaran uang diharuskan mempunyai catatan terpisah agar segala pengeluaran dan pemasukan nampak kedua belah pihak dan bertanggung jawab segala hal yang mungkin terjasi.

         Nupriyoni dalam bukunya Konsep Panduan Perencanaan Anggaran Daerah, (1998 : 5) berpendapat bahwa pengendalian bertumpu pada konsep umpan balik, yang secara kontinyu mengharuskan adanya pengukuran pelaksanaan dan pengambilan tindakan koreksi yang ditujulkan untuk menjamin pencapaian tujuan-tujuan. Untuk proses pengendalian ini, maka yakni manajemen sedapat mungkin mendapatkan informasi yang tepat dan up to date, agar para manajer dapat segera mengadakan tindakan-tindakan pengendalian sebelum sesuatu penyimpangan serius. Karena pengendalian yang teratur akan menghasilkan suatu pencapaian yang efektif.

         Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam proses pengendalian menurut Glenn A. Welch (1999 : 9), sebagai berikut :

1. Measurement of performance against predetermined objec tive, plans and standard.

2.  Communication (reporting) of the result of the measure1 ment process to the approriate individu and groups.

3. An analysis of the deviations from the objective plans policies and standard in order to determinc the under line causes.

         Jadi  menurut  pengertian  di atas, bahwa dalam suatu proses pengendalian mencakup pengukuran pelaksanaan dengan rencana yang  telah  dibuat dan  pelaporan hasil pengukuran kepada manajer yang bersangkutan. Untuk mengukur dalam pelaksanaan dilakukan dengan cara analisis varians, untuk menentukan sebab-sebabnya, sehingga dapat dilakukan  pemilihan alternatif yang terbaik untuk menentukan rencana yang akan datang.

          Agar lebih efektif proses pengendalian ini harus pada titik atau pada waktu mulai dilakukan kegiatan, artinya seorang manajer yang bertanggungjawab akan tindakan tertentu sebelumnya harus mengusahakan suatu bentuk pengendalian. Untuk itu tujuan-tujuan rencana-rencana dan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan standar-standar yang telah ditetapkan harus disampaikan kepada manajer dan dipahami sepenuhnya oleh manajer tersebut terlebih dahulu untuk kemudian dilaksanakan pelaksanaan itu harus tetao dimonitor apakah sesuai dengan rencana semula.

Pengertian Perencanaan Anggaran

        Perencanaan anggaran disini membicarakan bagaimana mendapatkan uang dan cara penempatan (mengalokasikan) yang seharusnya, sehingga penggunaan dana sedapat mungkin tepat sasaran atau tujuan yang sebenarnya.  

         Perencanaan yang penulis maksudkan disini menyangkut masalah perencanaan anggaran belanja rutin sebagaimana yang disamiapiakn oleh Haw Widjaya, Otonomi Daerah dan Daerah Otonomi (2002 : 15) apa yang digariskan dalam dalam penetapan penggunaan anggaran rutin, sebagai berikut :

 1.   Suatu rencana yang sudah disyahkan

 2. Rencana bagian dari pada rencana keseluruhan yang berupa anggaran.

3.   Kalkulasi dari pembiayaan kegiatan pemerintah.

         Dengan fungsinya yang demikian itu, maka rencana  anggaran adalah perkiraan untuk waktu yang akan datang disusun berdasarkan perjalanan-perjalanan masa lalu dan masa kini. Penyusunannya yang sistimatis haruslah dilakukan atas dasar klasifikasi anggaran yang digunakan.

         Untuk lebih jelasnya klasifikasi anggaran yang dimuat maka terlebih dahulu dijelaskan dalam berbagai macam klasifikasi anggaran, dalam anggaran sebagai klasifikasinya meliputi :

1.  Klasifikasi obyek

2.  Klasifikasi organik

3.  Klasifikasi fungsional

4.  Klasifikasi ekonomi

5.  Klasifikasi program perfomance.

         Dari pengertian klasifikasi obyek pengelompokkan pengeluaran-pengeluaran ke dalam jenis barang jasa yang   apakan dibeli. Sedangkan untuk klasifikasi organik adalah pengelompokan anggaran atas kategori suatu organisasi.

         Klasifikasi Fungsional adalah merupakan salah satu pengelompokkan pengeluaran atas dasar fungsi-fungsi yang akan dijelaskan oleh Mardiasmo, Otonomi dan Manajemen Keuangan Daerah, (2002 : 124) menyatakan bahwa ekonomi adalah pengelompokkan pengeluaran atas dasar kelompok kegiatan fungsi dan proyek yang akan dicapai sehingga dari pengeluaran-pengeluaran anggaran nantinya dapat diukur efisiensi dan penegasan yang dapat dijalankan. Dengan mengetahui macam-ma-cam klasifikasi anggaran tersebut di atas, dengan  data yang ada dapatlah ditentukan perencanaan anggaran belanja rutin pada lokasi penelitian yang terpilih disusun berdasarkan dengan sistimasi sebagai dasar dalam pertimbangan klasifikasi anggaran yang sesuai.

         Mardiasmo, Otonomi dan Manajemen Keuangan Daerah (2002 : 29)   menyajikan data-data dalam penyusunan anggaran belanja rutin pada lokasi yang terpilih di mana anggaran tersusun sebagai berikut :

1.  Belanja Pegawai terbagi atas :

   a. Gaji Pokok

   b. Tunjangan Tambahan

   c. Tunjangan istri / suami

   d. Tunjangan anak

   e. Tunjangan jabatan

   f.  Belanja Pegawai lainnya yang meliputi :

      1. Tunjangan pangan/beras                                                        

      2. Biaya lembur

      3. Honor untuk juru pemelihara bangunan purbakala                                                                                                                  

2. Belanja barang terdiri atas :

   a. Keperluan sehari-hari perkantoran, dipergunakan untuk :

      1. Keperluan bahan/ alat tulis menulis                                            

      2. Perlatan kantor ketata usahaan        

      3. Perlatan bahan/ alat tulis menulis dan bahan lain

      4. Perlatan rumah tangga kantor         

      5. Bahan rumah tangga kantor          

      6. Pembiayaan benda-benda pos          

      7. Biaya rapat dinas                     

      8. Biaya penerimaan tamu                  

      9. Biaya transportasi                

     10 Biaya petugas jaga malam.             

   b. Belanja barang inventaris kantor :                               

         - Semua barang-barang yang berhubungan dengan barang         inventaris kantor.

         -    Barang-barang keperluan tambahan

   c. Belanaja langganan daya jasa yang terbai atas :

      - Biaya langganan listrik

      - Biaya langganan telepon

      - Biaya langganan gas dan air

   d. Bahan alat-alat dan barang-barang lain, meliputi belanja :

      - Peralatan pemeliharaan benda-benda dan bangunan kuno

      - Peralatan penggambaran                                

      - Peralatan fotografi                                   

      - Peralatan pemerataan                                  

      - Peralatan laboratorium                                 

      - Bahan-bahan untuk fotografi                           

      - Ganti rugi tanah                                      

      - Pembelian benda-benda kuno/ benda-benda bersejarah    

      - Pembelian benda-benda seni                             

      - Perlatan survey                                       

   e. Lasin-lain belanaja terdiri dari :

      - Biaya pengamanan/ penjagaan pemilikan benda-benda, situs-situs, bangunan-bangunan bersejarah.

      - Biaya ganti rugi tanah/ barang dalam rangka perlindungan sejarah dan kepurbakalan.

      - Biaya pemerataan obyek-obyek sejarah dan ke purbakalaan.

3. Belanja Pemerintah terdiri dari :

   a.  Belanja pemeliharaan gedung kantor

   b.  Belanja pemeliharaan kendaraan dinas

   c.  Belanja pemeliahraan barang-barang inventaris kantor

   d.  Belanjan pemeliharaan perlatan teknis

   e.  Lain-lain belanja pemeliahraan, yaitu :

      -  Pemeliharaan bangunan kuno        

      -  Pemeliharaan benda-benda bersejarah/ kuno.

4)  Belanja perjalanan dinas 

        Untuk perjalanan dinas disini, maka semua unit kerja harus dapat menentukan, daerah mana saja yang direncanakan  dan  perlu  ditinjau,  dibina,   diarahkan kegiatan yang mana harus dilaksanakan oleh semua daerah atau suaka-suaka yang ada di daerah.

           Setelah penulis mengemukakan sistimatika menurut Djarwanto   Analisa Laporan Keuangan (2002 : 38) perencanaan pembelanjaan tersebut dibagi atas :

a.  Jenis belanja pegawai

b.  Jenis belanja barang

c.  Jenis belanja perjalanan dinas

     Ketiga jenis pengeluaran yang harus melalui kas yang bertanggung jawab bagian keuangan, lebih mengetahui keluar masuknya uang masuk termasuk belanja rutin. Dengan dasar  ini dapat dibagi pula pada masing-masing mata anggaran yang direrminkan dalam rangka pengoperasian, antara lain :

1)  Jenis belanja pegawai terdiri dari :

   a.  Gaji dengan kode mata anggaran 110

   b.  Tunjangan beras dengasn kode mata anggaran 120

Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas

      Untuk menyusun pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungsi pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini Ruckiyat Kosasi (2001 : 102) menjelaskan sebagai berikut :

1)    Pengeluaran  kas  harus diperinci agar dapat disusun suatu ikhtisar laporan dan pencatatan, ke dalam jurnal pengeluaran kas.

2)    Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari voucher register, jurnal pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Buku jurnal atau pencatatan pengeluaran kas dapat sebagai kontrol cek terhadap buku-buku tersebut di atas.

3)    Sebagian besar  pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya, tetapi juga berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting pos debet.

Untuk menjamin kebenaran pengeluaran kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang adalah :

a.    Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau vouchernya untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh orang-orang yang berwenang.

b.    Menandatangani cek

c.    Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubanginya.

d.    Mencatat cek ke dalam daftarnya (chek register)

e.    Menyerahkan cek kepada kreditur (orang yang dibayar).  

       Suatu sistem yang efektif mengenai pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai siapa yang berwenang untuk menandatangani cek. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, dilakukan dengan cek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan ceknya untuk diketahaui.

      Setelah itu tembusan merupakan catatan hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, apakah berupa surat-surat berharga atau cek, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena penandatanganan cek yag cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang menandatangani cek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak mengerti sepenuhnya.

      Zaki Baridwan (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun sistem pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam sistem pengendalian intern harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :

1. Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur-faktur dan dokumen.

2.  Dalam hal adanya transaksi retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang yang akan dibayar.         

3. Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5. Semua pengeluaran uang harus dengan cek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.

6.    Pembentukan dana kas kecil dengan impers system.

7.   Penandatanganan cek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku cek.

8. Petugas yang menandatangani cek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.

9.  Harus  ada  pertanggungjawaban dari pemegang buku cek tentang nomor-nomor  cek yang digunakan, serta yang dibatalkan perlu diinfentarisir.

10. Tanggung jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, di mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan seperti bank.

11. Petugas mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak menandatangani cek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Cek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus dicap lunas atau  dilubang agar tidak digunakan lagi.

16. Dilakukan  cuti  berkala untuk dilaksanakan pada  petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17.Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara (performance).

      Dari uraian di atas, prosedur merupakan pembayaran dalam jumlah cukup besar  yang dilakukan dengan uang tunai atau cek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan cek, seperti untuk pembelian prangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.

      Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang lazim digunakan yaitu :

1.     Metode Impers

Metode impers yaitu metode yang menentukan jumlah kas kecil yang selalu konstan dan tidak berubah. Biasanya kas kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya untuk satu minggu, dua minggu, dan seterusnya.

Pada saat pembentukan kas kecil, maka dibuat jurnal sebagai   berikut :

                              Kas kecil                    Rp. xxxx

                                      Kas                                        Rp. xxxx

Bilamana saldo uang dalam kas kecil sudah hampir habis atau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode inperst adalah sebagai berikut :

                             Biaya-biaya               Rp. xxxx

                                        Kas                                          Rp. xxxx       

2.    Metode fluktuasi

Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil dalam jumlah yang selalu tidak konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu pembentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :  

                             Kas kecil                    Rp. xxxx

                                        Kas                                 Rp. Xxxx

Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut :

                       Biaya-biaya                     Rp. xxxx

                                        Kas kecil                         Rp. xxxx       

Bilamana sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir pemegang kas  kecil dapat menerima dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.