Untuk
menyusun pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih
dahulu diadakan analisa tentang fungsi pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini
Ruckiyat Kosasi (2001 : 102) menjelaskan sebagai berikut :
1) Pengeluaran kas
harus diperinci agar dapat disusun suatu ikhtisar laporan dan
pencatatan, ke dalam jurnal pengeluaran kas.
2) Dalam perusahaan
kecil, pos-pos debet dapat berasal dari voucher
register, jurnal pembelian (buku pembelian), atau dari perincian
faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Buku jurnal
atau pencatatan pengeluaran kas dapat sebagai kontrol cek terhadap buku-buku
tersebut di atas.
3) Sebagian
besar pos-pos debet sebagai lawan
pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya, tetapi juga berakibat
pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah
pengeluaran kas dengan baik dan posting pos debet.
Untuk menjamin kebenaran pengeluaran
kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan (2003 : 116) menyatakan
bahwa fungsi bagian pengeluaran uang adalah :
a. Memeriksa
bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau vouchernya untuk memastikan bahwa
dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh
orang-orang yang berwenang.
b. Menandatangani cek
c. Mengecap lunas
pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubanginya.
d.
Mencatat cek ke
dalam daftarnya (chek register)
e.
Menyerahkan cek
kepada kreditur (orang yang dibayar).
Suatu sistem
yang efektif mengenai pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah
pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah
pengurus dan pimpinan perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan
menjelaskan mengenai siapa yang berwenang untuk menandatangani cek. Semua
pembayaran/ pengeluaran kas, dilakukan dengan cek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu merupakan suatu
formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang
pembayaran bersama dengan ceknya untuk diketahaui.
Setelah itu
tembusan merupakan catatan hutang yang menunjukkan suatu persetujuan
pembayaran, apakah berupa surat-surat berharga atau cek, sehingga bukti tanda
terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena penandatanganan cek yag
cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang
menandatangani cek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan
atau tidak mengerti sepenuhnya.
Zaki Baridwan
(2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun sistem pengendalian intern dapat
disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam sistem
pengendalian intern harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :
1. Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan
pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur-faktur dan dokumen.
2. Dalam hal adanya transaksi retur
pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang
yang akan dibayar.
3. Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan
pembelian.
4. Jumlah saldo-saldo dalam buku
pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan
dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua pengeluaran uang harus dengan cek kecuali untuk
pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.
6. Pembentukan
dana kas kecil dengan impers system.
7. Penandatanganan cek harus
dipisahkan dari orang yang memegang buku cek.
8. Petugas yang menandatangani cek dibedakan dari petugas yang menyetujui
pengeluaran kas dan sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.
9. Harus ada
pertanggungjawaban dari pemegang buku cek tentang nomor-nomor cek yang digunakan, serta yang dibatalkan
perlu diinfentarisir.
10. Tanggung jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab
atas pengeluaran kas, di mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan
seperti bank.
11. Petugas mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang
mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak
menandatangani cek, atau menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual
yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
14. Cek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama
penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus dicap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti berkala untuk dilaksanakan pada petugas-petugas pengeluaran uang kas.
17.Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan
rekening perantara (performance).
Dari uraian
di atas, prosedur merupakan pembayaran dalam jumlah cukup besar yang dilakukan dengan uang tunai atau cek.
Dengan demikian perlu pula diperkirakan pembayaran dalam jumlah kecil yang
dilakukan dengan kontan dan bukan dengan cek, seperti untuk pembelian prangko,
materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan inilah perlu diselenggarakan
pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat diawasi, maka pengelolanya
sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang pemiliknya tergantung kepada
perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.
Dalam
hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang lazim digunakan yaitu :
1. Metode Impers
Metode impers
yaitu metode yang menentukan jumlah kas kecil yang selalu konstan dan tidak
berubah. Biasanya kas kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu
untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya
untuk satu minggu, dua minggu, dan seterusnya.
Pada saat
pembentukan kas kecil, maka dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. xxxx
Bilamana saldo
uang dalam kas kecil sudah hampir habis atau jika pada saat pengisian kembali
dana kas kecil sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan
dengan uang kepada pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil
pada metode inperst adalah sebagai berikut :
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas Rp.
xxxx
2. Metode fluktuasi
Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil
dalam jumlah yang selalu tidak konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk
berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas
besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu
pembentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. Xxxx
Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut
untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut
:
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas
kecil Rp. xxxx
Bilamana sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir
pemegang kas kecil dapat menerima
dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya
sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar