Globalisasi ekonomi menghadapkan dunia
usaha pada tantangan baru yang lebih berat dan tidak mungkin dapat dihindari
lagi. Ketika praktek monopoli dan persaingan tidak sehat lagi diberikan ruang
lingkup dalam dunia dunia bisnis menjadi semakin tajam dan ketat. Pada era
persaingan yang semakin ketat, tidak satu pelaku bisnis pun yang luput dari
arena persaingan termasuk pelaku bisnis dengan status Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) sekalipun. Karena hanya pelaku bisnis yang memiliki keunggulan produk,
keunggulan pelayananm serta kemampuan perespon dan memuaskan kebutuhan
pelanggannyakah yang akan mampu bertahan hidup pada kondisi persaingan
tersebut.
Era persaingan yang semakin ketat ini
akan lebih banyak kompetisi pada segala tingkatan pasar dan pada semua sektor
bisnis yang mengakibatkan pilihan yang lebih banyak pada berbagai produk barang
dan jasa yang lebih menarik dengan pelayanan yang lebih baik. Disisi lain
globalisasi ekonomi serta arus informasi yang sangat luas, cepat dan terbuka
juga membawa konsekuensi berkembangnya masyarakat atas peayanan yang lebih
baik, cepat murah, berkualitas, tuntas dan lengkap yang harus mendapat respon
secara cepat dan tepat oleh para pelaku bisnis.
Pengawasan yang dilakukan seorang pemimpin
umumnya menciptakan suatu target yang akan dicapai, apakah pengawasan
prefencive atau surefentive, yang harus sesuai dengan kondisi yang ada dalam
organisasi yang tidak memiliki sarana yang cukup.
Selanjutnya, dalam meningkatkan
organisasi perlu di lakukan evaluasi terhadap sumber daya yang merupakan sarana
bagi kita dalam meraih tujuan yang diinginkan, sehingga bisa tercipta suasana
kerja dengan memanfaat sumber daya manusia sesuai keahlian masing-masing.
Untuk itu, pengawasan intern memang
penting utamanya dalam mengelolaan keuangan (pengendalian intern) pada perusahaan, karena yang dapat dijadikan
sebagai alat kontrol perusahaan adalah pencatatan dan penggunaan keuangan secara
efektif dan efisien, sehingga pengelolaan keuangan suatu perusahaan
dimanfaatkan sesuai dengan tujuannya. Dalam hal ini perlu adanya sistem untuk
menentukan kebijaksanaan perusahaan pada waktu tertentu. Dalam kebiaksanaan
yang dilakukan perusahaan perlu adanya kontrol setiap saat, agar penggunaan
keuangan tidak menyimpang dari keperluan yang semestinya.
Selanjutnya, dalam hubungannya dengan
pengawasan intern kemampuan perusahaan untuk menyajikan hasil analisis nya
kepada pihak-pihak memerlukan data atau informasi tentang perusahaan yang
bersangkutan, sehingga pihak-pihak dapat mengambil keputusan tentang
kebijaksanaan atau langkah apa yang akan diambil. Dalam pembahasan penulisan
ini dititik beratkan kepada mengukur tingkat likuiditas dan pengukuran tingkat
profitabilitas, karena rasio ini dapat menganalisa dan menginterprestasikan
posisi keuangan untuk menyediakan alat-alat yang likuid guna menjamin
pengembalian hutang jangka pendek tepat pada waktunya dan mengetahui kemampuan
suatu perusahaan untuk menghasilkan keuntungan
dibandingkan
dengan modal yang digunakan atau ditanamkan. Pada keadaan ini sangat diperlukan
oleh para kreditur, bank atau calon-calon kreditur, baik sebagai ukuran
kemampuan pengembalian pinjamannya atau ukuran kemampuan perusahaan memperoleh
laba.
Hal inilah yang mendorong penulis untuk
menelaah pelayanan masyarakat menyangkut
masalah pengawasan intern dalam mengeefektivitas dan efisiensi pada Kantor PT.
Pos Indonesia, karena pengawasan
tersebut sebagai alat kontrol terhadap pengawasan intern dianggap normal
terhadap pelayanan masyarakat, sehingga penulis memilih obyek penelitian.
A. Pengertian
Pengawasan
Fungsi seorang pimpinan adalah
menjalankan fungsinya sebagai merencanakan, mengontrol, pengorganisasi,
aktuating fungsi ini merupakan fungsi setiap manager yang terakhir setelah
fungsi-fungsi menyusun tenaga kerja, untuk memberi perintah. Dari kelima fungsi
ini sebagai fungsi pimpinan yang berhubungan dengan usaha menyelamatkan untuk
jalannya suatu organisasi ke arah pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
Untuk melakukan tugas hanya mungkin
dengan baik apa bila seseorang melaksanakan tugas itu mengerti arti tujuan dari
tugas yang dilaksanakan. Demikan halnya dengan seorang pimpinan yang melakukan
tugas pengawasan, haruslah dengan secara sungguh-sungguh mengerti arti dan
tujuan dari pada apa yang akan dilaksanakan dalam pengawasan itu. Oleh karena
itulah dalam pembahasan ini perlu dijelaskan pengertian pengawasan agar dapat
memberikan arah pada pembahasan untuk selanjutnya. Mengerti arti dari pada
pengawasan dengan baik, akan mengefektifkan pengawasan dalam pelaksanaannya.
Di bawah ini penulis akan mengemukakan
beberapa pendapat dari pada ahli tentang pengertian pengawasan atau dengan kata
lain istilah kontrol yang dalam hal ini menjelaskan mengenai pengawasan.
Untuk lebih jelasnya pengertian
pengawasan dijelaskan oleh Panglaykim
dan Hazil, Bunga Rampai Manajemen, (1999: 123) menyatakan bahwa Control/
pengawasan tidak berarti
mengontrol saja, melainkan
ia dapat meliputi beberapa juga
aspek penelitian; apakah yang
telah dicapai itu sesuai dan sejalan dengan tujuan yang telah diteditetapkan
lengkap dengan rencana, kebijaksanaannya program dan lain-lain sebagainya dari
pada management.
Sedangkan M. Manullah, Dasar-Dasar
Manajemen, (2002: 87), memberikan batasan pengertian sebagai berikut, internal
control sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang mudah dilaksanakan
menilai dan mengoreksi kita bila perlu
membuat supaya pelaksanaan pekerjaan sesuatu sesuai dengan rencana semula.
Selanjutnya G.R. Terry, Azas-Azas
Management, (2003 : 134) yang di jelaskan mengenai pengertian pengawasan
(terjemahan), menyatakan bahwa controling dapat didefinisikan sebagai proses
yang memetingkan apa yang dilakukan, yaitu standar apakah yang sedang dilakukan, yaitu pekerjaan;
menilai pekerjaan itu dan jika perlu
menggunakan ukuran-ukuran perbaikan oleh sebab itu pekerjaan yang berlangsung sesuai dengan rencana, yaitu
sesuai dengan standar.
Controlling bersifat kelanjutan bagi keempat fungsi dasar
dari pada management. Bantuannya untuk memberikan jaminan bahwa apa yang ingin dilakukan adalah
dijalankan dan untuk itu berbagai usaha dipertahankan di dalam memperbaiki
hubungan mereka sebab itu koordinasi yang cukup dicapai. Dapatlah dikatakan
bahwa tidak ada controllimg tampa adanya rencana terlebih dahulu, organizing
dan actuating.
Titik berat dari pada kebutuhan menurut
kenyataannya bahwa kontrol/ pengawasan mempunyai hubungan erat dengan
fungsi-fungsi dasar yang lain dari pada management. Rencana yang baik meliputi pertimbangan untuk
menjalankan fungsi-fungsi mengenai control. Begitu juga, untuk organizing dan
actuating diusahakan pengangkatan yang baik, dengan mengingat pertimbangan
kontrol. Dengan jalan fungsi-fungsi actuating yang dibuat kurang sulit dan
lebih efektif dan efisien dalam penggunaannya.
Control/ pengawasan termasuk
kebijaksanaan yang aktif dari pada suatu usaha untuk menjaga dari dalam
bantuannya bagian dari tugas ini untuk menyelidiki apakah yang akan dilakukan
dan merumuskan satu keputusan mengenai pekerjaan. Tetapi campur tangan,
bilamana perlu menempatkan kembali aktivitas itu pada tempatnya juga termasuk
arti dari pada control/ pengawasan.
Sering tindakan perbaikan terdiri dari
pada membuka jalan seperti menghilangkan hambatan-hambatan yang akan dialami,
menjelaskan kewajiban-kewajiban atau memberikan tambahan-tambahan alat-alat
fisik atau keuangan agar supaya usaha-usaha yang dijalankan itu dapat
dilanjutkan dengan efektif.
Pengawasan bukanlah berarti bahwa
mengawasi semata-mata, tapi juga mengarahkan, membimbing dan mendidik para
bawahan yang dipimpinnya agar supaya wewenang yang dilimpahkan padanya tidak
disalagunakan wewenang dan tanggung
jawan yang diberikan.
B. Pengertian
Pengawasan Intern
Sebagaimana telah dikemukakan di atas
penmgertian control, dalam pembahasan ini akan dikemukakan pengertian internal
control. Menurut Sri Kadarisman, Dasar-Dasar Kepegawaian, (2000 : 112),
menyatakan bahwa internal control atau pengawasan intern ialah tindakan yang
dilakukan oleh manajer untuk mengetahui apakah jalannya pekerjaan hasilnya
sesuai dengan planning atau tidak, jadi
fungsi-fungsi “planning to detect a
mistake immediate as it accours".
Apa yang dikontrol ialah rencana-rencana
pekerjaan atau pelaksanaan planning. Dalam hal ini kontrol bukan itu sesuatu
yang telah dikerjakan saja, tetapi sesuatu yang mungkin terjadi di mana yang
akan datang. Dengan demikian, planning kita kembali keputusan-keputusan yang
kita ingini, membuat gambaran yang pasti dengan kontrol kita ingin mengetahui sudah
sampai dimanakah rencana itu dilaksanakan. Bagaimana foloow up sesuatu
keputusan yang telah diambil, kemudian ada kemajuan atau tidak, bila ada
kemacetan sampai dimana kemacetan itu dan apa sebabnya, menurut M. Manullang,
Dasar-Dasar Manajemen, (2002 : 92), menyatakan bahwa pengawasan intern berarti kemampuan untuk meneruskan dan
memberikan motivasi serta untuk mengetahui apa yang sesungguhnya telah
dilakukan dibandingkan, dengan apa yang seharusnya dilakukan. Dengan pengawasan
pembuatan standard-standard mengandung untuk pengawasan pengukuran pekerjaan
kantor
Berdasarkan hal-hal tersebut di atas,
maka proses kontrol terdiri dari pada langkah-langkah tertentu yang menjadi
dasar bagi semua controlling. Tanpa memperdulikan aktivitas dari pafa beberapa
dasar penerapan dalam proses mengenai kontrol intern yang ada di dalam
perusahaan itu sendiri.
Dengan demikian, menurut Soekarno, K,
Manajemen Perkantoran Modern, (2001 :
105), menyatakan bahwa :
1.
Menentukan standard atau dasar bagi control
2.
Pengukuran bagi pekerjaan
3. Membandingkan pekerjaan dengan
standard, menentukan perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan
dengan bantuan tindakan yang bersifat membetulkan".
Pada pengertian tersebut di atas, di
nyatakan dalam kebiasaan yang sedikit berbeda, controlling, terdiri dari pada
bagian, yaitu :
a. Menentukan apa
yang harus dikerjakan atau dapat diharapkan sesungguhnya.
b. Untuk menentukan
hasil dengan harapan-harapan yang mana membawa kepada tercapainya tujuan.
c. Menyelidiki apa
yang akan dikerjakan.
d. Menguji hasil
sudah sesuai atau belum,
mana kemudian menerapkan dalam
ukuran-ukuran perbaikan yang akan perlu
ditambah.
Penggunaan dari pada proses control untuk
suatu illustrasi mengenai aktivitas0aktivitas dari bagian pembelanjaan, berita
yang disampaikan untuk menjual kepada toko-toko khusus eceran. Pesanan yang
sebenarnya memberikan kepastian untuk ini dengan seorang kelak menjual yang
menjalankan sebagai aktivitas pekerjaan.
Pada bagian penjualan mempunyai jatah
penjualannya masing-masing. Ini adalah standard yang dapat dibandingkan dengan
volume yang sebenarnya dari peranan penjual kepada jatah penjualan
masing-masing dapat memberikan ukuran kepada pekerjaan pada bagian. Informasi
yang feed back mengenai penyimpangan antara pesanan penjualan menunjukkan dasar
untuk tindakan perbaikan yang mana dapat dilihat susunannya bahwa prosedur
perintah penjualan digunakan, produk didemonstrasikan dengan baik memperlihatkan
harga dan sebagainya, atau pada bagian penjualan diperiksa kembali, atau
prosedur penjualan dirobah.
Haruslah diperhatikan bahwa penggunaan
dari pada proses control diperkirakan bahwa pekerjaan planning menjadi lengkap
dan jelas. Haruslah sekurang-kurangnya ada sedikit perencanaan (planning)
sebelum terjadinya controlling.
Usaha-usaha pengawasan benar-benar dapat
membantu, bilamana setiap anggota dari suatu organisasi untuk mengetahui
tujuan-tujuan yang umum dan mana dicari dan sama sekali berhubungan dengan
tujuan yang umum dan erat dari unit pekerjaannya, seksi atau departemen, yang
mana tujuan-tujuan adalah satu refleksi dan bagian yang integral dari semua
tujuan-tujuan umum organisasi. Apabila seorang pekerjaan, apakah ia kepala
bagian atau pengawas, untuk mengetahui apakah yang diharapkan dirinya secara
teratur menerima informasi baik untuk ia mengetahui keberhasilannya yang
relatif dalam batas yang diharapkan.
C. Tujuan dan
Unsur-Unsur Pengawasan Intern
1. Tujuan Pengawasan Intern
Pada umumnya semua kegiaatan dalam
pengawasan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan sebagaimana yang telah
direncanakan sebelumnya. Demikian pula halnya dengan tujuan dijalankannya
internal control, kalau menurut R. Soemita
Adikoesumah, Ke Sekretariatan dan Administrasi Per Kantoran, (2000: 121), mengemukakan tujuan
internal control, sebagai berikut ::
a. Membantu manajemen dalam pelaksanaan administrasi pada
perusahaan yang efektif dan efisien dalam melaksanakan prosedur untuk
menentukan kebijaksanaan kerja organisasi.
b. Memberi tahukan
dan bila perlu membetulkan cara kerjanya agar lebih efektif dan efisien.
c. Menentukan
tingkat kebenaran data akuntansi yang dibuat dan keefektifan prosedur intern.
d. Menentukan sampai
sejauhmana perlindungan, pencatatan, dan pengawasan terhadap kekayaan
organisasi yang mungkin dapat menyebabkan kecurian.
Untuk mencapai tujuan ini, maka internal
control dilakukan pada obyek-obyek yang memungkinkan tercapainya tujuan
tersebut, terhadap :
a. Jumlah
hasil kerja, yaitu banyaknya
(kuantitas) daripada hasil yang telah
dicapai dalam suatu proses pelaksanaan
kegiatan.
b. Mutu hasil kerja, yaitu tinjauan dari segi
kaulitas dari pada hasil yang telah
dicapai.
c. Pegawai, dalam
bidang ini maka sasarannya adalah untuk mengetahui kesungguhan, kerajinan dan
kecakapan kerjanya.
d. Uang yaitu,
dimana obyek ini sangat penting artinya dan yang menjadi sasaran kontrol adalah
apakah pemakaian uang itu sah dan telah dilaksanakan secara efisien atau tidak.
e. Barang
pembekalan, obyek ini menyangkut pembelian penggunaan dan
pemeliharaan barang-baramnh
inventaris, apakah telah dilakukan
dengan baik sesuai dengan ketentuan atau
belum.
f. Ruang kerja,
apakah ruang kerja ini sudah ditata dan dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya atau
tidak.
g. Waktu, dari segi
ini maka yang menjadi sasaran pengawasan adalah apakah waktu yang dipergunakan
dalam setiap waktu kerja itu untuk kepentingan organisasi atau tidak.
h. Metode kerja,
yang menjadi sasaran dengan obyek ini adalah
apakah metode kerja yang diterapkan oleh pimpinan organisasi telah
dilaksanakan oleh aparat operasional dengan tepat atau tidak.
.
2. Unsur-Unsur
Internal Control
Sri Kadarisman, Dasar-Dasar Kepegawaian,
(2000 : 29), pelaksanaan internal control pada dasarnya adalah merupakan suatu
sistem daripada pelaksanaan pengawasan secara keseluruhan, dimana berdasarkan
rumusan-rumusan tentang internal control dapatlah dikemukakan bahwa unsur-unsur
internal control, yang dilaksanakan perusahaan sebagai berikut :
a.
Rencana organisasi
b.
Methode dan ketentuan - ketentuan yang
terkoordinir untuk dapat
melindungi harta milik perusahaan.
c.
Personalia.
d. Kebiasaan-kebiasaan (praktek) yang sehat.
Sehubungan dengan tersebut, maka rekening
yang baik harus dapat memenuhi hal-hal, sebagai berikut :
a. Membantu mempermudah penyusunan
laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya dengan ekonomis.
b. Meliputi rekening-rekening korang
yang dapat diperlukan untuk dapat menggambarkan dengan baik dan teliti
harta-harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan, harga pokok dan
biaya-biaya yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen
didalam melakukan pengawasan operasi perusahaan.
c. Menguraikan dengan
teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening.
d. Membuat rekening-rekening kontrol apabila
diperlukan.
D. Pembagian
Pengawasan Intern
Poerwadarminta, Tata Laksana Kantor,
(2001 : 101) pembagian pengawasan intern atau pengendalian intern dibagi
menjadi pengawasan administrasi dan pengawasan akuntansi. Pengawasan intern
terdiri dari struktur organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan yang
berkaitan dengan pengaman aktiva dan dapat dipercayainya catatan financial
dan konsekwensinya organisasi prosedur dan catatan-catatan itu
disusun untuk memberikan jaminan yang cukup dalam arti :
1. Transaksi-transaksi yang
dilaksanakan semua dengan pengesahan (otorisasi) manajemen yang umum maupun
yang khusus.
2. Transaksi-transaksi dicatat untuk memungkinkan penyusunan
laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang umumnya
diterima atau kriteria-kriteria lain yang perlu untuk laporan-laporan dan
menunjukkan pertanggung jawaban atas aktiva.
3. Acces (penggunaan) aktiva hanya diperbolehkan bila
sasaran dengan torisasi manajemen.
4. Tanggung jawab atas aktiva (menurut catatan dibandingkan
dengan aktiva yang ada setiap waktu
tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila ada perbedaan-perbedaan.
Pengawasan administrasi meliputi struktur
organisasi dan prosedur-prosedur yang berkaitan dengan proses pengam bilan
keputusan yang berhubungan dengan pengesahan (otorisasi) transaksi-transaksi
oleh manajemen tersebut merupakan fungsi manajemen yang secara langsung
berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan
merupakan titik awal untuk menyusun pengawasan akuntansi atas
transaksi-transaksi. Pengawasan administrasi (administ tif comrof) berfungsi
untuk mendorong efisiensi, yaitu dengan mendorong dipatuhinya keputusan
manajemen. Pengawasan ini disebut feedhac
& control.
E. Unsur-Unsur Sistem
Pengendalian Intern
Unsur-unsur pokok pengendalian intern pada perusahaan
menurut Sri Kadarisman, Dasar-Dasar Kepegawaian, (2000, 216) adalah :
1. Struktur organisasi yang dapat memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tegas.Struktur organisasi ini merupakan kerangka pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit- unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan kegiatan
pokok perusahaan pembagian tanggung jawab fungsional ini
didasarkan pada prinsip-prinsip, sebagai berikut :
a.
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan
pengharapan
dari fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi
tidak boleh diberi tanggung jawab penuh melaksanakan semua tahap
suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, utang pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi
terjadi atau dasar dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui
terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat
sistem yang mengatur dan pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi. Dengan demikian sistem otorisasi akan manajemen dihasilkannya
dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat
dipercaya bagi proses akuntansi.
3. Praktek yang sehat
dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara
yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat yaitu :
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang dengan pemakaiannya harus dipertanggung
jawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan
mendadak (curprised amlit)
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal
sampai akhir satu orang atau satu unit organisasi tanpa campur tangan dari
orang atau unit organisasi lain dalam hal tertentu.
d. Perputaram jabatan
(job rotation)
e. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya.
f. Pembentukan unit
organisasi bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
g. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya satuan pengawas
an intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan
fungsi akuntansi serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak
(corektur utama)
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung
jawabnya.
Diantara
4 (empat) unsur pokok pengendalian intern unsur butuh karyawan merupakan unsur
sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki
karyawan yang komponen dan jujur untuk pengendalian yang lain dapat dikurangi
sampai batas yang minimun dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung
jawaban keuangan yang dapat diandalkan.
F. Pengertian
Pelayanan
Istilah pelayanan sering diikuti dengan
kata jasa, karena pelayanan lebih bersifat operasional yang umpan baliknya
berupa penghasilan, sedangkan jasanya adalah perbuatan atau kinerjanya dari
yang memberikan pelayanan.
Kata pelayanan
sudah mencakup unsure atau orang dan tata cara, sehingga pelayanan sebagai
suatu bentuk pekerjaan yang diberikan seseorang kepada orang lain yang
membutuhkan pelayanan,berarti ada pula unsur prestasi atau hasil yang
diperlihatkan.
Ini sesuai dengan
apa yang dikatakan Abdul Rahman, Manajemen Perkantoran Modern, (2000, 19)
menyatakan bahwa Pelayanan adalah suatu pekerjaan atau prestasi yang
dikorbankan atau dilakukan atau dilakukan untuk memenuhi permintaan
kebutuhan-kebutuhan orang lain atau untuk memenuhi permintaan yang ada.
Pelayanan menurut
Abdul Rahaman, Manajemen Perkntoran Modern, (2000: 201) nampak adanya suatu
perbuatan aktivitas yang diberikan seseorang kepada orang lain diakibatkan
adanya kebutuhan, dimana pemberian aktivitas tersebut mengandung nilai ekonomi
sebagai sesuatu yang dikorbankan dengan harapan adanya umpan balik berupa nilai
uang sebagai penghasilan.
Jadi jelas,
bahwa pelayanan tergantung pada dua hal,pertama adalah yang memberikan
pelayanan, dimana dalam aktivitasnya berupaya menciptakan suatu pekerjaan yang
bermamfaat bagi yang membutuhkan nya.Kemudian kedua adalah pihak yang
dilayani,dimana dapat merasakan daripada apa yang menjadi kebutuhannya.untuk
itu pelayanan mengandung unsur manusia dan tata cara,seperti yang dikemukakan
oleh Poerwadarminta, Tata Laksana Kantor,
(2001:213) bahwa ” Pelayanan
adalah perihal atau cara melayani”.
Pelayanan yang
menyangkut masalah pemenuhan kebutuhan,maka biasanya yang memberikan penyediaan
sarana,misalnya yang dilakukan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) yang bergerak dibidang jasa pelayanan, salah satunya adalah jasa pelayanan
masyarakat, dimana pengguna jasa diberikan suatu tempat atau wadah khusus untuk
menyelenggarakan kegiatan kirim mengirim surat, transfer uang dan barang dengan harapan supaya kegiatan kirim mengirim
surat dan barang dapat berjalan lancar.
Sementara dalam
pelayanan dihubungkan dengan penyelenggaraan pemerintah, peleyanan mempunyai
beberapa beberapa bentuk yang menurut Muh.Yunus, Administrasi Modern, (1998: 187) adalah:
a.
Pelayanan umum (public service)
b.
Pelayanan mengandung nilai (public
utility)
c.
Pelayanan untuk menjaga dan
meningkatkan pertumbuhan usaha pada
masyarakat.
Pelayanan umum
sifatnya berdasarkan undang–undang atau peraturan dan mau tidak mau harus
dilaksanakan,seperi pelayanan KTP dan sertifikat tanah.Kemudian pelayanan yang
mengandung nilai kebersamaan antara masyarakat dengan yang menyediakan
pelayanan,seperti pelayanan air minum (air bersih), dimana masyarakat ikut
bertanggung jawab didalamnya melalui pembayaran iura.sementara pelayanan
menjaga dan meningkatkan pertumbuhan usaha masyarakat biasanya pelayanan yang
diberikan pemerintah dalam bentuk penyuluhan,sarasehan dan sekaligus memberikan
bantuan.
G. Pengertian
Pengembangan Pegawai
Malayu SP. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya
Manusia, (1998 : 76) menyatakan bahwa pengembangan adalah suatu usaha untuk
meningkatkan kemampuan teknis, teoritis,
konseptual, dan moral karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan /
jabatan melalui pendidikan dan latihan.
Pendidikan pada dasarnya adalah suatu
proses pengembangan sumber daya manusia yang lebih bersifat teoritis dan
konseptual yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan teknis pelaksanaan
tugas pegawai. Sedangkan latihan merupakan proses pengembangan sumber daya
manusia untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik
pelaksanaan kerja tertentu dalam waktu yang relatif singkat.
T. Hani Handoko, Manajemen Produksi,
(1999 : 204) ada 8 jenis tujuan dalam pengembangan sumber daya manusia :
1. Productivity (Produktifitas personil dan
organisasi)
2. Quality (Kualitas Produk organisasi)
a. Human Resource
Planning (Perencanaan sumber daya manusia)
b. Morale (Semangat
personil dan iklim organisasi)
c. Inderecht
Compensation (Meningkatkan kompensasi secara tidak langsung)
d. Health and safety
(Kesehatan mental dam fisik)
e. Obsolescence
Prevention (Pencegahan merosotnya personil)
f. Personil Growth
(Pertumbuhan kemampuan personil secara individual)
Dengan memperhatikan tujuan pengembangan
tersebut, maka dapat diambil
kesimpulan pula manfaat suatu
program pengembangan sumber daya manusia adalah :
a. Produktivitas
kerja meningkat
b. Pengurangan
pemborosan
c. Mengurangi ketidak
hadiran dan turn over pegawai
d. Memperbaiki metode
dan sistem kerja
e. Meningkatkan
pelayanan
f. Mengembangkan
moral pegawai
g. Peningkatan karir
pegawai
h. Konseptual dan
kepemimpinan
i. Memperbaiki
komunikasi serta
j. Meningktkan pengetahuan serbaguna pegawai
Instansi akan selalu berusaha untuk
meningkatkan produktivitas kerja para pegawainya. Selayaknya bila instansi
selalu berupaya agar para pegawai memiliki semangat dan gairah kerja yang
tinggi. Semangat dan gairah kerja yang tinggi diharapkan pekerjaan diselesaikan
dengan baik dan cepat.
Suatu instansi yang mampu meningkatkan
semangat dan gairah kerja pegawainya akan mendapatkan keuntungan. Semangat dan
kegairahan serta hasrat kerja menurun berarti instansi akan mengalami kerugian.
Dikatakan bahwa semangat dan kegairahan kerja dapat meningkatkan produktifitas.
Kondisi lain tidak begitu berpengaruh
terhadap produktifitas seperti pada semua pekerjaan yang dilakukan dengan mesin
yang hanya mengikuti suatu program dan tidak banyak melakukan pertimbangan.
Pengertian semangat dan kegairahan kerja
menurut Alex A. Nitisemito, Manajemen
Personalia, (2001 :180) adalah melakukan
pekerjaan secara lebih sehingga dengan demikian pekerjaan akan dapat diharapkan
lebih cepat dan lebih baik, sedang
kegairahan kerja adalah kesenangan yang mendalam terhadap pekerjaan yang
dilakukan.
Prestasi kerja adalah nilai yang diperoleh
seseorang dari pelaksanaan suatu pekerjaan, yang dapat diukur dengan melihat
hasil yang diperoleh dari pelaksanaan pekerjaan tersebut.
H. Cara Meningkatkan
Semangat dan Prestasi Kerja
Semangat dan prestasi kerja sebenarnya
banyak bergantung pada hubungan antara pengharapan dan realitas. Semakin
konkrit lingkungan kerja tempat para pegawai bekerja memberi pengharapan akan
adanya peningkatan diri pegawai maka semangat dan kegairahan kerja tersebut
diharapkan akan semakin meningkat. Sebaliknya,semakin tidak jelas lingkungan
kerja dalam memberi penghargaan akan adanya peningkatan diri pegawai, maka
semangat dan kegairahan tanpa melalui kompromi akan merosot, walaupun kurang
diduga oleh manajemen sebelumnya.
Pada dekade sekarang ini, hampir setiap
manajemen telah memberikan perhatian yang serius terhadap semangat dan
kegairahan kerja guna meningkatkannya (M. Manullang, Dasar-Dasar Manajemen,
2002 : 112). Secara umum, cara yang biasa yang ditempuh oleh manajemen dalam
rangka meningkatkan semangat dan prestasi kerja melalui tindakan sebagai
berikut :
a. Memberikan
kompensasi kepada pegawai dalam porsi yang wajar akan tetapi tidak memaksakan
kemampuan instansi, misalnya; bonus, gaji dan kesejahteraan.
b. Menciptakan iklim
dan lingkungan kerja yang menggairahkan bagi semua pihak, misalnya tidak boleh
ada tindakan pimpinan yang tidak tegas dan harus ada komunikasi antara pimpinan
dan bawahan.
c. Memperhatikan
kebutuhan yang berhubungan dengan rohani pegawai misalnya mengundang ceramah
agama dari luar.
d. Perlu saat
penyegaran sebagai media pengurangan ketegangan kerja dan memperkokoh rasa
setia kawan antara pegawai, maupun manajemen misalnya rekreasi.
e. Penempatan pegawai
pada posisi yang tepat berdasarkan prinsip “the
right men in the right place”.
f. Memperhatikan hari
esok para pegawai, misalnya diberikan uang pesangon atau uang pensiun.
Adapun
faktor-faktor yang mendukung peningkatan semangat kerja pegawai, sebagai berikut :
1. Rasa tanggung
jawab pegawai itu sendiri
2. Memiliki rasa
ingin bekerja dengan seikhlas hati
3. Mempunyai dedi
kasi yang tinggi
4. Adanya
keterampilan dimiliki.
5. Ingin
mengetahui sesuatu yang di perusahaan
6. Mempunyai
loyalitas dan kerja keras
7. Untuk
mengablikasikan antara teori dan praktek.
Berdasarkan faktor pendukung untuk
meningkatkan semangat pegawai, dengan dasar inilah pimpinan pada salah satu
instansi perlu memikirkan tunjangan dan konvensasi jika kelak pegawai memang
memiliki dari ke tujuh faktor pendukung tersebut.
Menurut Hasibuan (1999 : 201)
menyatakan bahwa kalau seorang pegawai
nanti ada motivasi kerja jika dijanji bonus atau tunjangan, pegawai semacam ini
tidak mempunyai dedi kasi yang tinggi pada instansi dimana ia bekerja.
Penjelasan di atas bahwa pegawai itu
tidak mengharap kan suatu tunjangan atau
konvensasi apabila memang ingin meningkatkan kinerjanya. Jika pada kesempatan
yang lain misalnya tidak dijanjikan atau tidak ada tunjangan dan konvensasi
berarti pegawai tersebut tidak mempunyai gairah kerja.
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T. H, 1999, Manajemen Produksi, Edisi ke-4, Cetakan Kedelapan, Ghalia Indonesia,Jakarta.
Hasibuan, M.SP. 1998, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Pertama, Ghalia Indonesia, Jakarta.
Panglaykim dan Hazil, 1999, Bunga Rampai Manajemen, Edisi Revisi, Ghalia Indonesia, Jakarta.
M. Manullah, 2002, Dasar-Dasar Manajemen, Edisi Pertama, Cetakan Kedua, Ghalia Indonesia, Jakarta.
Nitisemito, A, 2001, Manajemen Personalia (Manajemen Sumber Daya Manusia), Cetakan ke-3, Ghalia Indonesia, Jakarta.
Rahman, A, 2000, Manajemen Per Kantoran Modern, Cetakan ke-1 Binarupa Aksara, Jakarta.
R. Terry, 2003, Azas - Azas Management, Edisi Ketujuh, Cetakan Ke-II,Alumni, Bandung.
Sri, K, 2000, Dasar-Dasar Kepegawaian, Cetakan Kedua, Edisi Ketiga, Penerbit Ananda Yasitha, Jakarta.
Soemita, R, 2000, Ke Sekretariatan dan Administrasi Per Kantoran, seri ke-3, Ghalia Indonesia, Jakarta..
Sekarno, K., 2001, Manajemen PerKantoran Modern, Cetakan ke-1, Binarupa Aksara , Jakarta.
Poerdarmnta, 2001, Tata Laksana Kantor (Manajemen Per Kantoran), Mandar Maju, Bandung.
Yunus, M, 1998, Administrasi Modern, Cetakan ke-1 , CV. Titik Terang, Jakarta.
