Powered By Blogger

Senin, 23 Januari 2017

Peranan Pengawasan Intern Dalam Meningkatkan Pelayanan Pada PT. Pos Indonesia

      Globalisasi ekonomi menghadapkan dunia usaha pada tantangan baru yang lebih berat dan tidak mungkin dapat dihindari lagi. Ketika praktek monopoli dan persaingan tidak sehat lagi diberikan ruang lingkup dalam dunia dunia bisnis menjadi semakin tajam dan ketat. Pada era persaingan yang semakin ketat, tidak satu pelaku bisnis pun yang luput dari arena persaingan termasuk pelaku bisnis dengan status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sekalipun. Karena hanya pelaku bisnis yang memiliki keunggulan produk, keunggulan pelayananm serta kemampuan perespon dan memuaskan kebutuhan pelanggannyakah yang akan mampu bertahan hidup pada kondisi persaingan tersebut.
      Era persaingan yang semakin ketat ini akan lebih banyak kompetisi pada segala tingkatan pasar dan pada semua sektor bisnis yang mengakibatkan pilihan yang lebih banyak pada berbagai produk barang dan jasa yang lebih menarik dengan pelayanan yang lebih baik. Disisi lain globalisasi ekonomi serta arus informasi yang sangat luas, cepat dan terbuka juga membawa konsekuensi berkembangnya masyarakat atas peayanan yang lebih baik, cepat murah, berkualitas, tuntas dan lengkap yang harus mendapat respon secara cepat dan tepat oleh para pelaku bisnis.
     Pengawasan yang dilakukan seorang pemimpin umumnya menciptakan suatu target yang akan dicapai, apakah pengawasan prefencive atau surefentive, yang harus sesuai dengan kondisi yang ada dalam organisasi yang tidak memiliki sarana yang cukup.
      Selanjutnya, dalam meningkatkan organisasi perlu di lakukan evaluasi terhadap sumber daya yang merupakan sarana bagi kita dalam meraih tujuan yang diinginkan, sehingga bisa tercipta suasana kerja dengan memanfaat sumber daya manusia sesuai keahlian masing-masing.
     Untuk itu, pengawasan intern memang penting utamanya dalam mengelolaan keuangan (pengendalian intern) pada   perusahaan, karena yang dapat dijadikan sebagai alat kontrol perusahaan adalah pencatatan dan penggunaan keuangan secara efektif dan efisien, sehingga pengelolaan keuangan suatu perusahaan dimanfaatkan sesuai dengan tujuannya. Dalam hal ini perlu adanya sistem untuk menentukan kebijaksanaan perusahaan pada waktu tertentu. Dalam kebiaksanaan yang dilakukan perusahaan perlu adanya kontrol setiap saat, agar penggunaan keuangan tidak menyimpang dari keperluan yang semestinya.
      Selanjutnya, dalam hubungannya dengan pengawasan intern kemampuan perusahaan untuk menyajikan hasil analisis nya kepada pihak-pihak memerlukan data atau informasi tentang perusahaan yang bersangkutan, sehingga pihak-pihak dapat mengambil keputusan tentang kebijaksanaan atau langkah apa yang akan diambil. Dalam pembahasan penulisan ini dititik beratkan kepada mengukur tingkat likuiditas dan pengukuran tingkat profitabilitas, karena rasio ini dapat menganalisa dan menginterprestasikan posisi keuangan untuk menyediakan alat-alat yang likuid guna menjamin pengembalian hutang jangka pendek tepat pada waktunya dan mengetahui kemampuan suatu perusahaan untuk menghasilkan keuntungan                                                               
dibandingkan dengan modal yang digunakan atau ditanamkan. Pada keadaan ini sangat diperlukan oleh para kreditur, bank atau calon-calon kreditur, baik sebagai ukuran kemampuan pengembalian pinjamannya atau ukuran kemampuan perusahaan memperoleh laba.

      Hal inilah yang mendorong penulis untuk menelaah pelayanan masyarakat  menyangkut masalah pengawasan intern dalam mengeefektivitas dan efisiensi pada Kantor PT. Pos Indonesia, karena pengawasan tersebut sebagai alat kontrol terhadap pengawasan intern dianggap normal terhadap pelayanan masyarakat, sehingga penulis memilih obyek penelitian.
A.  Pengertian Pengawasan
      Fungsi seorang pimpinan adalah menjalankan fungsinya sebagai merencanakan, mengontrol, pengorganisasi, aktuating fungsi ini merupakan fungsi setiap manager yang terakhir setelah fungsi-fungsi menyusun tenaga kerja, untuk memberi perintah. Dari kelima fungsi ini sebagai fungsi pimpinan yang berhubungan dengan usaha menyelamatkan untuk jalannya suatu organisasi ke arah pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
      Untuk melakukan tugas hanya mungkin dengan baik apa bila seseorang melaksanakan tugas itu mengerti arti tujuan dari tugas yang dilaksanakan. Demikan halnya dengan seorang pimpinan yang melakukan tugas pengawasan, haruslah dengan secara sungguh-sungguh mengerti arti dan tujuan dari pada apa yang akan dilaksanakan dalam pengawasan itu. Oleh karena itulah dalam pembahasan ini perlu dijelaskan pengertian pengawasan agar dapat memberikan arah pada pembahasan untuk selanjutnya. Mengerti arti dari pada pengawasan dengan baik, akan mengefektifkan pengawasan dalam pelaksanaannya.
      Di bawah ini penulis akan mengemukakan beberapa pendapat dari pada ahli tentang pengertian pengawasan atau dengan kata lain istilah kontrol yang dalam hal ini menjelaskan mengenai pengawasan.
      Untuk lebih jelasnya pengertian pengawasan dijelaskan  oleh Panglaykim dan Hazil, Bunga Rampai Manajemen, (1999: 123) menyatakan bahwa Control/ pengawasan  tidak  berarti  mengontrol  saja, melainkan ia  dapat meliputi  beberapa juga  aspek  penelitian; apakah yang telah dicapai itu sesuai dan sejalan dengan tujuan yang telah diteditetapkan lengkap dengan rencana, kebijaksanaannya program dan lain-lain sebagainya dari pada management.
      Sedangkan M. Manullah, Dasar-Dasar Manajemen, (2002: 87), memberikan batasan pengertian sebagai berikut, internal control sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang mudah dilaksanakan menilai dan mengoreksi kita bila  perlu membuat supaya pelaksanaan pekerjaan sesuatu sesuai dengan rencana semula.
      Selanjutnya G.R. Terry, Azas-Azas Management, (2003 : 134) yang di jelaskan mengenai pengertian pengawasan (terjemahan), menyatakan bahwa controling dapat didefinisikan sebagai proses yang memetingkan apa yang dilakukan, yaitu standar apakah yang  sedang dilakukan, yaitu pekerjaan; menilai  pekerjaan itu dan jika perlu menggunakan ukuran-ukuran perbaikan oleh sebab itu pekerjaan yang  berlangsung sesuai dengan renca­na, yaitu sesuai dengan standar.
      Controlling  bersifat kelanjutan bagi keempat fungsi dasar dari pada management. Bantuannya untuk memberikan  jaminan bahwa apa yang ingin dilakukan adalah dijalankan dan untuk itu berbagai usaha dipertahankan di dalam memperbaiki hubungan mereka sebab itu koordinasi yang cukup dicapai. Dapatlah dikatakan bahwa tidak ada controllimg tampa adanya rencana terlebih dahulu, organizing dan  actuating.
      Titik berat dari pada kebutuhan menurut kenyataannya bahwa kontrol/ pengawasan mempunyai hubungan erat dengan fungsi-fungsi dasar yang lain dari pada management. Rencana  yang baik meliputi pertimbangan untuk menjalankan fungsi-fungsi mengenai control. Begitu juga, untuk organizing dan actuating diusahakan pengangkatan yang baik, dengan mengingat pertimbangan kontrol. Dengan jalan fungsi-fungsi actuating yang dibuat kurang sulit dan lebih efektif dan efisien dalam penggunaannya.
      Control/ pengawasan termasuk kebijaksanaan yang aktif dari pada suatu usaha untuk menjaga dari dalam bantuannya bagian dari tugas ini untuk menyelidiki apakah yang akan dilakukan dan merumuskan satu keputusan mengenai pekerjaan. Tetapi campur tangan, bilamana perlu menempatkan kembali aktivitas itu pada tempatnya juga termasuk arti dari pada control/ pengawasan.
      Sering tindakan perbaikan terdiri dari pada membuka jalan seperti menghilangkan hambatan-hambatan yang akan dialami, menjelaskan kewajiban-kewajiban atau memberikan tambahan-tambahan alat-alat fisik atau keuangan agar supaya usaha-usaha yang dijalankan itu dapat dilanjutkan dengan efektif. 
      Pengawasan bukanlah berarti bahwa mengawasi semata-mata, tapi juga mengarahkan, membimbing dan mendidik para bawahan yang dipimpinnya agar supaya wewenang yang dilimpahkan padanya tidak disalagunakan wewenang dan  tanggung jawan yang diberikan.

B.  Pengertian Pengawasan Intern

      Sebagaimana telah dikemukakan di atas penmgertian control, dalam pembahasan ini akan dikemukakan pengertian internal control. Menurut Sri Kadarisman, Dasar-Dasar Kepegawaian, (2000 : 112), menyatakan bahwa internal control atau pengawasan intern ialah tindakan yang dilakukan oleh manajer untuk mengetahui apakah jalannya pekerjaan hasilnya sesuai  dengan planning atau tidak, jadi fungsi-fungsi “planning to detect a mistake immediate as it accours".
      Apa yang dikontrol ialah rencana-rencana pekerjaan atau pelaksanaan planning. Dalam hal ini kontrol bukan itu sesuatu yang telah dikerjakan saja, tetapi sesuatu yang mungkin terjadi di mana yang akan datang. Dengan demikian, planning kita kembali keputusan-keputusan yang kita ingini, membuat gambaran yang pasti dengan kontrol kita ingin mengetahui sudah sampai dimanakah rencana itu dilaksanakan. Bagaimana foloow up sesuatu keputusan yang telah diambil, kemudian ada kemajuan atau tidak, bila ada kemacetan sampai dimana kemacetan itu dan apa sebabnya, menurut M. Manullang, Dasar-Dasar Manajemen, (2002 : 92), menyatakan bahwa pengawasan intern  berarti kemampuan untuk meneruskan dan memberikan motivasi serta untuk mengetahui apa yang sesungguhnya telah dilakukan dibandingkan, dengan apa yang seharusnya dilakukan. Dengan pengawasan pembuatan standard-standard mengandung untuk pengawasan pengukuran pekerjaan kantor
      Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, maka proses kontrol terdiri dari pada langkah-langkah tertentu yang menjadi dasar bagi semua controlling. Tanpa memperdulikan aktivitas dari pafa beberapa dasar penerapan dalam proses mengenai kontrol intern yang ada di dalam perusahaan itu sendiri.
      Dengan demikian, menurut Soekarno, K, Manajemen Perkantoran Modern,  (2001 : 105), menyatakan bahwa :
       1.  Menentukan standard atau dasar bagi control
       2.  Pengukuran bagi pekerjaan                    
       3. Membandingkan  pekerjaan  dengan  standard,  menentukan  perbedaan jika ada.               
       4. Memperbaiki penyimpangan  dengan bantuan tindakan yang bersifat membetulkan".
      Pada pengertian tersebut di atas, di nyatakan dalam kebiasaan yang sedikit berbeda, controlling, terdiri dari pada bagian, yaitu :
a.      Menentukan apa yang harus dikerjakan atau dapat diharapkan sesungguhnya.
b.      Untuk menentukan hasil dengan harapan-harapan yang mana membawa kepada tercapainya tujuan.
c.      Menyelidiki apa yang akan dikerjakan.
d.      Menguji hasil sudah  sesuai  atau belum,  mana  kemudian menerapkan dalam ukuran-ukuran perbaikan yang akan perlu    ditambah.
      Penggunaan dari pada proses control untuk suatu illustrasi mengenai aktivitas0aktivitas dari bagian pembelanjaan, berita yang disampaikan untuk menjual kepada toko-toko khusus eceran. Pesanan yang sebenarnya memberikan kepastian untuk ini dengan seorang kelak menjual yang menjalankan sebagai aktivitas pekerjaan.
      Pada bagian penjualan mempunyai jatah penjualannya masing-masing. Ini adalah standard yang dapat dibandingkan dengan volume yang sebenarnya dari peranan penjual kepada jatah penjualan masing-masing dapat memberikan ukuran kepada pekerjaan pada bagian. Informasi yang feed back mengenai penyimpangan antara pesanan penjualan menunjukkan dasar untuk tindakan perbaikan yang mana dapat dilihat susunannya bahwa prosedur perintah penjualan digunakan, produk didemonstrasikan dengan baik memperlihatkan harga dan sebagainya, atau pada bagian penjualan diperiksa kembali, atau prosedur penjualan dirobah.
      Haruslah diperhatikan bahwa penggunaan dari pada proses control diperkirakan bahwa pekerjaan planning menjadi lengkap dan jelas. Haruslah sekurang-kurangnya ada sedikit perencanaan (planning) sebelum terjadinya      controlling.
      Usaha-usaha pengawasan benar-benar dapat membantu, bilamana setiap anggota dari suatu organisasi untuk mengetahui tujuan-tujuan yang umum dan mana dicari dan sama sekali berhubungan dengan tujuan yang umum dan erat dari unit pekerjaannya, seksi atau departemen, yang mana tujuan-tujuan adalah satu refleksi dan bagian yang integral dari semua tujuan-tujuan umum organisasi. Apabila seorang pekerjaan, apakah ia kepala bagian atau pengawas, untuk mengetahui apakah yang diharapkan dirinya secara teratur menerima informasi baik untuk ia mengetahui keberhasilannya yang relatif dalam batas yang diharapkan.

C.  Tujuan dan Unsur-Unsur Pengawasan Intern
1. Tujuan Pengawasan Intern

      Pada umumnya semua kegiaatan dalam pengawasan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan sebagaimana yang telah direncanakan sebelumnya. Demikian pula halnya dengan tujuan dijalankannya internal control, kalau menurut R. Soemita  Adikoesumah, Ke Sekretariatan dan Administrasi Per Kantoran,  (2000: 121), mengemukakan tujuan internal  control, sebagai berikut ::
a. Membantu manajemen dalam pelaksanaan administrasi pada perusahaan yang efektif dan efisien dalam melaksanakan prosedur untuk menentukan kebijaksanaan kerja organisasi.
b.    Memberi tahukan dan bila perlu membetulkan cara kerjanya agar lebih efektif dan efisien.
c.    Menentukan tingkat kebenaran data akuntansi yang dibuat dan keefektifan prosedur intern.
d.    Menentukan sampai sejauhmana perlindungan, pencatatan, dan pengawasan terhadap kekayaan organisasi yang mungkin dapat menyebabkan kecurian. 
      Untuk mencapai tujuan ini, maka internal control dilakukan pada obyek-obyek yang memungkinkan tercapainya tujuan tersebut, terhadap :
a.  Jumlah  hasil  kerja, yaitu banyaknya (kuantitas) daripada hasil yang telah
     dicapai dalam suatu proses pelaksanaan kegiatan.
b.  Mutu hasil kerja, yaitu tinjauan dari segi kaulitas dari pada hasil yang telah
      dicapai.
c.    Pegawai, dalam bidang ini maka sasarannya adalah untuk mengetahui kesungguhan, kerajinan dan kecakapan kerjanya.
d.    Uang yaitu, dimana obyek ini sangat penting artinya dan yang menjadi sasaran kontrol adalah apakah pemakaian uang itu sah dan telah dilaksanakan secara efisien atau tidak.
e.    Barang pembekalan, obyek ini menyangkut pembelian penggunaan  dan  pemeliharaan  barang-baramnh inventaris,  apakah telah dilakukan dengan baik sesuai dengan  ketentuan atau belum.
f.     Ruang kerja, apakah ruang kerja ini sudah ditata dan dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya atau tidak.
g.    Waktu, dari segi ini maka yang menjadi sasaran pengawasan adalah apakah waktu yang dipergunakan dalam setiap waktu kerja itu untuk kepentingan organisasi atau tidak.
h.    Metode kerja, yang menjadi sasaran dengan obyek ini adalah  apakah metode kerja yang diterapkan oleh pimpinan organisasi telah dilaksanakan oleh aparat operasional dengan tepat atau tidak.
.
2.  Unsur-Unsur Internal Control

      Sri Kadarisman, Dasar-Dasar Kepegawaian, (2000 : 29), pelaksanaan internal control pada dasarnya adalah merupakan suatu sistem daripada pelaksanaan pengawasan secara keseluruhan, dimana berdasarkan rumusan-rumusan tentang internal control dapatlah dikemukakan bahwa unsur-unsur internal control, yang dilaksanakan perusahaan sebagai berikut :
    a.  Rencana organisasi                                                         
    b.  Methode   dan   ketentuan - ketentuan  yang   terkoordinir  untuk  dapat  
          melindungi harta milik perusahaan.
     c.  Personalia.
     d.  Kebiasaan-kebiasaan (praktek) yang sehat.
      Sehubungan dengan tersebut, maka rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal, sebagai berikut :  
a. Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya dengan ekonomis.
b. Meliputi rekening-rekening korang yang dapat diperlukan untuk dapat menggambarkan dengan baik dan teliti harta-harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan pengawasan operasi perusahaan.
c.  Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening.
d.  Membuat rekening-rekening kontrol apabila diperlukan.

D.  Pembagian Pengawasan Intern
      Poerwadarminta, Tata Laksana Kantor, (2001 : 101) pembagian pengawasan intern atau pengendalian intern dibagi menjadi pengawasan administrasi dan pengawasan akuntansi. Pengawasan intern terdiri dari struktur organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan yang berkaitan dengan pengaman aktiva dan dapat dipercayainya catatan financial dan  konsekwensinya  organisasi prosedur dan catatan-catatan itu disusun untuk memberikan jaminan yang cukup dalam arti :
1. Transaksi-transaksi yang dilaksanakan semua dengan pengesahan (otorisasi) manajemen yang umum maupun yang khusus.
2. Transaksi-transaksi dicatat untuk memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang umumnya diterima atau kriteria-kriteria lain yang perlu untuk laporan-laporan dan menunjukkan pertanggung jawaban atas aktiva.
3. Acces (penggunaan) aktiva hanya diperbolehkan bila sasaran dengan torisasi manajemen.
4. Tanggung jawab atas aktiva (menurut catatan dibandingkan dengan aktiva  yang ada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila ada perbedaan-perbedaan.
      Pengawasan administrasi meliputi struktur organisasi dan prosedur-prosedur yang berkaitan dengan proses pengam bilan keputusan yang berhubungan dengan pengesahan (otorisasi) transaksi-transaksi oleh manajemen tersebut merupakan fungsi manajemen yang secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan merupakan titik awal untuk menyusun pengawasan akuntansi atas transaksi-transaksi. Pengawasan administrasi (administ tif comrof) berfungsi untuk mendorong efisiensi, yaitu dengan mendorong dipatuhinya keputusan manajemen. Pengawasan ini disebut feedhac & control.

E.  Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern         

      Unsur-unsur  pokok pengendalian intern pada perusahaan menurut Sri Kadarisman, Dasar-Dasar Kepegawaian, (2000, 216)  adalah :                                              
1. Struktur organisasi yang dapat memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.Struktur organisasi ini merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit- unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan kegiatan  pokok  perusahaan  pembagian tanggung jawab fungsional ini didasarkan pada prinsip-prinsip, sebagai berikut :
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan  pengharapan       
dari fungsi akuntansi.
b. Suatu  fungsi tidak  boleh diberi  tanggung jawab penuh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang  cukup  terhadap  kekayaan, utang pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi terjadi atau dasar dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur dan pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan demikian sistem otorisasi akan manajemen dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
3.  Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat yaitu :
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang  dengan pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
b.  Pemeriksaan mendadak (curprised amlit)
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir satu orang atau satu unit organisasi tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain dalam hal tertentu.
d.  Perputaram jabatan (job rotation)
e. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.                                                      
f.  Pembentukan  unit  organisasi bertugas untuk mengecek efektivitas  unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
g. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya satuan pengawas an intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak (corektur utama)
4.   Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Diantara 4 (empat) unsur pokok pengendalian intern unsur butuh karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang komponen dan jujur untuk pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimun dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.


F.  Pengertian Pelayanan
      Istilah pelayanan sering diikuti dengan kata jasa, karena pelayanan lebih bersifat operasional yang umpan baliknya berupa penghasilan, sedangkan jasanya adalah perbuatan atau kinerjanya dari yang memberikan pelayanan.
     Kata pelayanan sudah mencakup unsure atau orang dan tata cara, sehingga pelayanan sebagai suatu bentuk pekerjaan yang diberikan seseorang kepada orang lain yang membutuhkan pelayanan,berarti ada pula unsur prestasi atau hasil yang diperlihatkan.
     Ini sesuai dengan apa yang dikatakan Abdul Rahman, Manajemen Perkantoran Modern, (2000, 19) menyatakan bahwa Pelayanan adalah suatu pekerjaan atau prestasi yang dikorbankan atau dilakukan atau dilakukan untuk memenuhi permintaan kebutuhan-kebutuhan orang lain atau untuk memenuhi permintaan yang ada.
     Pelayanan menurut Abdul Rahaman, Manajemen Perkntoran Modern, (2000: 201) nampak adanya suatu perbuatan aktivitas yang diberikan seseorang kepada orang lain diakibatkan adanya kebutuhan, dimana pemberian aktivitas tersebut mengandung nilai ekonomi sebagai sesuatu yang dikorbankan dengan harapan adanya umpan balik berupa nilai uang sebagai penghasilan.
      Jadi jelas, bahwa pelayanan tergantung pada dua hal,pertama adalah yang memberikan pelayanan, dimana dalam aktivitasnya berupaya menciptakan suatu pekerjaan yang bermamfaat bagi yang membutuhkan nya.Kemudian kedua adalah pihak yang dilayani,dimana dapat merasakan daripada apa yang menjadi kebutuhannya.untuk itu pelayanan mengandung unsur manusia dan tata cara,seperti yang dikemukakan oleh Poerwadarminta, Tata Laksana Kantor,  (2001:213) bahwa ” Pelayanan adalah perihal atau cara melayani”.                                                    
      Pelayanan yang menyangkut masalah pemenuhan kebutuhan,maka biasanya yang memberikan penyediaan sarana,misalnya yang dilakukan oleh PT. Pos Indonesia (Persero)  yang bergerak dibidang jasa pelayanan, salah satunya adalah jasa pelayanan masyarakat, dimana pengguna jasa diberikan suatu tempat atau wadah khusus untuk menyelenggarakan kegiatan kirim mengirim surat, transfer uang dan barang  dengan harapan supaya kegiatan kirim mengirim surat dan barang dapat berjalan lancar.   
      Sementara dalam pelayanan dihubungkan dengan penyelenggaraan pemerintah, peleyanan mempunyai beberapa beberapa bentuk yang menurut Muh.Yunus, Administrasi Modern,  (1998: 187) adalah:
a.    Pelayanan umum (public service)
b.    Pelayanan mengandung nilai (public utility)
c.    Pelayanan untuk menjaga dan meningkatkan pertumbuhan usaha pada  masyarakat.
      Pelayanan umum sifatnya berdasarkan undang–undang atau peraturan dan mau tidak mau harus dilaksanakan,seperi pelayanan KTP dan sertifikat tanah.Kemudian pelayanan yang mengandung nilai kebersamaan antara masyarakat dengan yang menyediakan pelayanan,seperti pelayanan air minum (air bersih), dimana masyarakat ikut bertanggung jawab didalamnya melalui pembayaran iura.sementara pelayanan menjaga dan meningkatkan pertumbuhan usaha masyarakat biasanya pelayanan yang diberikan pemerintah dalam bentuk penyuluhan,sarasehan dan sekaligus memberikan bantuan.
G.  Pengertian Pengembangan  Pegawai 

     Malayu SP. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, (1998 : 76) menyatakan bahwa pengembangan adalah suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis,  konseptual, dan moral karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan / jabatan melalui pendidikan dan latihan.
       Pendidikan pada dasarnya adalah suatu proses pengembangan sumber daya manusia yang lebih bersifat teoritis dan konseptual yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan teknis pelaksanaan tugas pegawai. Sedangkan latihan merupakan proses pengembangan sumber daya manusia untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu dalam waktu yang relatif singkat.
      T. Hani Handoko, Manajemen Produksi, (1999 : 204) ada 8 jenis tujuan dalam pengembangan sumber daya manusia :
1.   Productivity (Produktifitas personil dan organisasi)
2.   Quality (Kualitas Produk organisasi)
a.    Human Resource Planning (Perencanaan sumber daya manusia)
b.    Morale (Semangat personil dan  iklim organisasi)
c.    Inderecht Compensation (Meningkatkan kompensasi secara tidak langsung)
d.    Health and safety (Kesehatan mental dam fisik)
e.    Obsolescence Prevention (Pencegahan merosotnya personil)
f.     Personil Growth (Pertumbuhan kemampuan personil secara individual)
      Dengan memperhatikan tujuan pengembangan tersebut, maka dapat diambil  kesimpulan  pula manfaat suatu program pengembangan sumber daya manusia adalah :

a.    Produktivitas kerja meningkat
b.    Pengurangan pemborosan
c.    Mengurangi ketidak hadiran dan turn over pegawai
d.    Memperbaiki metode dan sistem kerja
e.    Meningkatkan pelayanan
f.     Mengembangkan moral pegawai
g.    Peningkatan karir pegawai
h.    Konseptual dan kepemimpinan
i.      Memperbaiki komunikasi serta
j.        Meningktkan pengetahuan serbaguna pegawai
    Instansi akan selalu berusaha untuk meningkatkan produktivitas kerja para pegawainya. Selayaknya bila instansi selalu berupaya agar para pegawai memiliki semangat dan gairah kerja yang tinggi. Semangat dan gairah kerja yang tinggi diharapkan pekerjaan diselesaikan dengan baik dan cepat.
      Suatu instansi yang mampu meningkatkan semangat dan gairah kerja pegawainya akan mendapatkan keuntungan. Semangat dan kegairahan serta hasrat kerja menurun berarti instansi akan mengalami kerugian. Dikatakan bahwa semangat dan kegairahan kerja dapat meningkatkan produktifitas. Kondisi  lain tidak begitu berpengaruh terhadap produktifitas seperti pada semua pekerjaan yang dilakukan dengan mesin yang hanya mengikuti suatu program dan tidak banyak melakukan pertimbangan.
      Pengertian semangat dan kegairahan kerja menurut  Alex A. Nitisemito, Manajemen Personalia,  (2001 :180) adalah melakukan pekerjaan secara lebih sehingga dengan demikian pekerjaan akan dapat diharapkan lebih cepat dan lebih baik, sedang  kegairahan kerja adalah kesenangan yang mendalam terhadap pekerjaan yang dilakukan.
      Prestasi kerja adalah nilai yang diperoleh seseorang dari pelaksanaan suatu pekerjaan, yang dapat diukur dengan melihat hasil yang diperoleh dari pelaksanaan pekerjaan tersebut.

H.  Cara Meningkatkan Semangat dan Prestasi Kerja

      Semangat dan prestasi kerja sebenarnya banyak bergantung pada hubungan antara pengharapan dan realitas. Semakin konkrit lingkungan kerja tempat para pegawai bekerja memberi pengharapan akan adanya peningkatan diri pegawai maka semangat dan kegairahan kerja tersebut diharapkan akan semakin meningkat. Sebaliknya,semakin tidak jelas lingkungan kerja dalam memberi penghargaan akan adanya peningkatan diri pegawai, maka semangat dan kegairahan tanpa melalui kompromi akan merosot, walaupun kurang diduga oleh manajemen sebelumnya.
      Pada dekade sekarang ini, hampir setiap manajemen telah memberikan perhatian yang serius terhadap semangat dan kegairahan kerja guna meningkatkannya (M. Manullang, Dasar-Dasar Manajemen, 2002 : 112). Secara umum, cara yang biasa yang ditempuh oleh manajemen dalam rangka meningkatkan semangat dan prestasi kerja melalui tindakan sebagai berikut :
a.    Memberikan kompensasi kepada pegawai dalam porsi yang wajar akan tetapi tidak memaksakan kemampuan instansi, misalnya; bonus, gaji dan kesejahteraan.
b.    Menciptakan iklim dan lingkungan kerja yang menggairahkan bagi semua pihak, misalnya tidak boleh ada tindakan pimpinan yang tidak tegas dan harus ada komunikasi antara pimpinan dan bawahan.
c.    Memperhatikan kebutuhan yang berhubungan dengan rohani pegawai misalnya mengundang ceramah agama dari luar.
d.    Perlu saat penyegaran sebagai media pengurangan ketegangan kerja dan memperkokoh rasa setia kawan antara pegawai, maupun manajemen misalnya rekreasi.
e.    Penempatan pegawai pada posisi yang tepat berdasarkan prinsip “the right men in the right place”.
f.     Memperhatikan hari esok para pegawai, misalnya diberikan uang pesangon atau uang pensiun.
      Adapun faktor-faktor yang mendukung peningkatan semangat kerja  pegawai, sebagai  berikut :
1. Rasa tanggung jawab pegawai itu sendiri
2. Memiliki rasa ingin bekerja dengan seikhlas hati
3. Mempunyai dedi kasi yang tinggi
4. Adanya keterampilan dimiliki.
5. Ingin mengetahui sesuatu yang di perusahaan
6. Mempunyai loyalitas dan kerja keras
7. Untuk mengablikasikan antara teori dan praktek.
      Berdasarkan faktor pendukung untuk meningkatkan semangat pegawai, dengan dasar inilah pimpinan pada salah satu instansi perlu memikirkan tunjangan dan konvensasi jika kelak pegawai memang memiliki dari ke tujuh faktor pendukung tersebut. 
            Menurut Hasibuan (1999 : 201) menyatakan bahwa  kalau seorang pegawai nanti ada motivasi kerja jika dijanji bonus atau tunjangan, pegawai semacam ini tidak mempunyai dedi kasi yang tinggi pada instansi dimana ia bekerja.
            Penjelasan di atas bahwa pegawai itu tidak mengharap kan suatu tunjangan  atau konvensasi apabila memang ingin meningkatkan kinerjanya. Jika pada kesempatan yang lain misalnya tidak dijanjikan atau tidak ada tunjangan dan konvensasi berarti pegawai tersebut tidak mempunyai gairah kerja.   
DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. H,  1999, Manajemen Produksi, Edisi ke-4, Cetakan Kedelapan, Ghalia Indonesia,Jakarta.

Hasibuan, M.SP. 1998, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Pertama, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Panglaykim dan Hazil, 1999, Bunga Rampai  Manajemen, Edisi Revisi, Ghalia Indonesia, Jakarta.

M. Manullah, 2002,  Dasar-Dasar Manajemen, Edisi Pertama, Cetakan Kedua,  Ghalia Indonesia, Jakarta.
Nitisemito, A, 2001, Manajemen Personalia (Manajemen Sumber Daya Manusia), Cetakan ke-3, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Rahman, A, 2000, Manajemen Per Kantoran Modern, Cetakan ke-1 Binarupa Aksara, Jakarta.

R. Terry, 2003,  Azas - Azas Management,  Edisi Ketujuh, Cetakan Ke-II,Alumni, Bandung.
Sri, K, 2000,  Dasar-Dasar Kepegawaian, Cetakan Kedua, Edisi Ketiga, Penerbit Ananda Yasitha, Jakarta.

 Soemita, R, 2000, Ke Sekretariatan dan Administrasi Per Kantoran, seri ke-3, Ghalia Indonesia, Jakarta..
Sekarno, K., 2001, Manajemen PerKantoran Modern, Cetakan ke-1, Binarupa Aksara , Jakarta.
Poerdarmnta, 2001, Tata Laksana Kantor (Manajemen Per Kantoran), Mandar Maju, Bandung.
Yunus, M, 1998, Administrasi Modern, Cetakan ke-1 , CV. Titik Terang, Jakarta.



Tidak ada komentar:

Posting Komentar