Pencatatan Akuntansi Penjualan

      Bagi perusahaan perdagangan R. Soemita Adikusumah (2001:177) mengemukakan bahwa penjualan merupakan kegiatan utama, oleh karena itu, sistem akuntansi penjualan untuk transaksi-transaksi penjualan ditetapkan sedemikian rupa sehingga dapat terperinci, sebagai berikut :

1. Semua  penjualan, baik kontan maupun kredit harus  dibukukan dengan tepat dan teliti.
2. Semua pengeluaran barang-barang dan gudang, baik yang dijual maupun untuk keperluan lain harus diperiksa sedemikian rupa sehingga kemungkinan pencurian dapat dikurangi sampai semimimun mungkin.
3. Penerimaan piutang dari pada langganan perkas, pembebanan piutang  kepada  para  langganan  dan  pengkreditan hasil penjualan dibukukan dengan tepat.
4. Retur penjualan harus benar-benar disetujui dan harus dicegah adanya pencurian, kecurangan dan kesalahan.
5. Penanganan penjualan dan penerimaan uang kas harus di   pisahkan sedemikian rupa, sehingga dapat diperoleh suatu sistem pengecekan intern yang tepat.
6. Pengendalian yang sesuai harus dilakukan terhadap penjualan  dengan kredit, sehingga ketelitiannya teratur dapat di cek dengan membuka perkiraan pengendalian piutang-piutang dagang.

      Untuk mencapai adanya di atas maka perlu organisasi yang baik di dalam penjualan barang agar terdapat pengendali an intern yang baik dalam penjualan sebaiknya diadakan pemisahan fungsi antara lain :

  1.  Bagian pesanan

Pelaksanaan penjualan bagi perusahaan kecil dipegang oleh satu orang saja, sedangkan bagi perusahaan besar dipegang oleh satu bagian penjualan yang melibatkan beberapa personal fungsi dari bagian adalah :

a.    Mengawasi semua pesanan yang diterima

b.  Memeriksa  surat  pesanan yang diterima dari langganan dan melengkapi yang masih kurang.

c.    Jika  penjualan  kredit,  harus  diminta   persetujuan  dari   bagian kredit.

d. Menentukan tanggal pengiriman, membuat surat perintah pengiriman serta tembusan-tembusannya.

e.   Membuat  catatan pesanan yang dikirim dan pesanan yang  sudah                                                    

diperhitungkan.

f.  Melakukan hubungan dengan pembelian, apakah barang yang diterima sudah cocok dengan pesanan masih ada yang perlu dikemukakan.

  2.  Bagian kredit

Penjualan secara kredit berarti melibatkan bagian kredit di mana setiap pengiriman barang yang dijual dengan kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit membuat  catatan  atau  kartu  piutang  setiap  langganan  tentang identitas pembeli, jumlah kredit dan jangka waktu pembayaran. Faktur penjualan yang dibuat oleh bagian pesanan dan surat perintah pengiriman atau dikirim ke bagian kredit untuk mendapat persetujuan atau penolakan dan surat perintah pengiriman. Jika ada persetujuan maka faktur penjualan dan surat perintah pengiriman diberikan kepada bagian pengiriman, kemudian barang tersebut di    kirim kepada yang bersangkutan.       

  3.  Pembuatan faktur

Bagian pembuatan faktur bertugas sebagai berikut :

a.  Membuat faktur penjualan dan tembusan-tembusan dan biasanya dilengkapi dengan data jenis barang, jumlah barang dan harganya.

b.  Mencantumkan data biaya pengiriman dan pihak pertam  bahan nilai yang dibebankan kepada pembeli.

c.  Sebelum faktur-faktur itu dikirim dan pajak pada bagian-bagian memerlukan  terlebih  dahulu  diperiksa,

tentang kebenaran tulisan dan perhitungannya dalam faktur.           

Kemudian untuk mengadakan pemisahan wewenang tersebut di atas tergantung dan besarnya perusahaan dan jumlah pegawai yang ada. Apabila organisasi sudah memisahkan fungsi fungsi yang perlu ditetapkan adanya wewenang bahwa iniatif untuk menjadi barang datangnya dari satu inisiatif yang ditentukan semula misalnya bagian pesanan atau bagian-bagian lain yang memerlukan. Selain itu dimaksudkan pula agar semua pengeluaran-pengeluaran barang dari gudang baik melalui penjualan maupun untuk keperluan lainnya mendapat pengawasan sedemikian rupa, sehingga kemungkinan terjadinya kecurangan penyalagunaan dapat dihindarkan atau dikurangi sedapat mungkin.                                                                                                              

      Pelaksanaan fungsi penjualan pada umumnya dilaksanakan oleh bagian penjualan dan organisasi administ rasi penjualan serta dipengaruhi oleh sistem penjualan yang dilakukan misalnya sistem penjualan kredit, tunai dan  sebagainya.

      Selanjutnya cara-cara yang biasa dipakai di dalam sistem penjualan, sebagai berikut :

 1.   Pemisahan antara

a.   Yang mencatat penjualan

Pencatatan pertama-tama dilakukan oleh petugas bagian penjualan yang membuat faktur penjualan> Faktur ini sedikitnyas dibuat rangkap 4 (empat) yang pertama (asli) untuk pembelian, lembar ke 2 dikirim ke bagian penyerahan barang, lembar ke 3 dikirim ke pemegang buku  tambahan  piutang  dan lembar ke 4 ditahan untuk arsip.

Jika pembeli akan mengambil sendiri barang yang dibeli nya, maka faktur dibawa ke kasir dan jumlah uang yang tertera di situ dibayar. Kasir akan menghitung uang memutar register kas, mencap faktur mengembalikannya pada pembeli jika ditambah kwitansi. Faktur yang telah dicap oleh si pembeli dibawa ke bagian penyerahan barang dan dikeluarkan dengan barang yang telah di serahkan lembaran kedua.                                                            

Kalau pembeli tidak mengambil sendiri barang yang dibeli, maka  sesudah ia  membayar kepada kasir diberi kwitansi  si  pembeli  akan  mendapat  surat  perintah pengeluaran atau delivery order. Satu tembusan DO dikirim kepada seksi gudang dan menerima barang-barang yang dinyatakan dalam DO tersebut.

b.   Yang menyerahkan barang

Bagian ini bertanggungjawab terhadap kehancuran distri busi barang kepada langganan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh bagian penjualan. Penyeraahan barang sering terjadi secara langsung dari gudang dengan memakai DO dan biasa juga secara tidak langsung yaitu dengan pengiriman barang ke rumah langganan dimana karena adanya penyerahan barang secara tunai dan penyerahan barang secara kredit.

c.   Yang menerima uang

Barang  ini  berada  di bawah  koordinasi  bagian  dan bertugas sebagai berikut :                                                            

1.     Mencatat  semua  penerimaan  uang, baik tunai, cek, maupun bilyet giro dalam suatu daftar.

2.     Daftar penerimaan diserahkan kepada pemegang buku harian dan pemegang buku tambahan piutang.

3.     Uang tunai, cek dan giro yang diterima diserahkan kepada kasir dan disetor ke bank seluruhnya,selambat  lambatnya ke esokan harinya.

4.     Harus ada pemisahan antara kasir dan petugas yang memegang buku tambahan piutang dan hutang.                                                 

  2.  Penjualan secara kredit   

Pada penjualan kredit ini maka setiap kali nilai kredit, pembeli harus dinilai. Buku piutang harus setiap bulan dibandingkan dengan perkiraan piutang di buku besar.

Pengawasan intern atas piutang meliputi :

a. Pembagian tugas antara lain :

* Penerimaan pesanan 

* Petugas yang harus menyetujui penjualan kredit

* Petugas yang harus mengirim barang

* Petugas yang mencatat buku tambahan piutang

* Petugas yang menerima uang.

b. Pembayaran mengenai faktur-faktur yang tertentu.

c. Setiap bulan secara periodik dikirim daftar saldo pada para piutang.                                                          

Prosedur Penjualan

      Prosedur penjualan barang yang tetapkan oleh perusahaan harus dilalui oleh seorang pembeli menurut Mulyadi (2002 : 213) adalah sebagai berikut :

a.        Fungsi  penjualan yang  bertanggung jawab untuk  menerima surat order dari pembeli, mengelola order dari pelunasan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order. Meminta otorisasi kredit membutuhkan, tanggal pengiriman dan dari gedung mana barang akan diterima dan mengisi surat order pengiriman.

b.        Fungsi kredit, berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi  penjualan  kredit bertanggung jawab untuk meneliti kasus kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

c.         Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpang barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d.        Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.

e.        Fungsi penagihan, bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

      Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencintai piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan penyertaan piutang kepada kredit serta membuat laporan penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.     

Pengertian Penjualan

      Konsep penjualan yang telah dikemukakan di atas, maka untuk pembahasan selanjutnya akan menguraikan pengertian ramalan  penjualan. Ramalan   penjualan   dapat   diartikan         

sebagai (forchasting).

      Untuk lebih jelasnya Soehardi Sigit, (2001:186)   memberikan batasan ralaman penjualan, menyatakan bahwa ramalan penjualan (forchasting) kegiatan yang dilaksanakan dapat meramalkan pada masa yang akan datang dari segala aktivitas yang dilaksanakan pada perusahaan.

      Penjualan perusahaan sebenarnya untuk arah perkembangan aktivitas penjualan, agar dapat secepatnya diketahui dan dipersiapkan berapa banyak yang harus diproduksi  sesuai dengan permintaan pasar.

      Penjualan yang tepat bagi perusahaan, akan sangat bermanfaat bagi setiap tahap perencanaan bisnis. Dalam kaitannya seperti ini, maka manajer pemasaran harus senantiasa memiliki data yang digunakan untuk melaksanakan peramalan penjualan. Maksud dari ramalan tersebut antara lain  adalah untuk menentukan kuota, sebagau pedoman dasar dalam  pengembangan  produk, merencanakan kegiatan promosi, serta untuk kepentingan pengalokasian tenaga kerja.

      Pada dasarnya penjualan perusahaan dapat dibuat untuk beberapa jangka waktu yang biasanya meliputi lima tahunan. Namun demikian, adapula diantara perusahaan yang membuat ramalan dalam jangka waktu kuartalan. mengenai ketepatan ramalan yang dilakukan, antara lain banyak dipengaruhi oleh berbagai faktor, antara lain metode ramalan yang digunakan,  serta kapasitas dari personalia yang melakukan kegiatan peramalan.

      Mengenai metode peramalan yang digunakan, diantaranya bermacam-macam terdapat ahli memasukkan aspek teknisnya. Diantara metode peramalan penjualan yang dominan digunakan, Basu Swasta dan Irawan, (2002 : 166), sebagai berikut :

1) Pendapat manajer

2) Pendapat salesman

3) Subvei niat pembeli

4) Model matematika

5) Analisa time series

6) Metode regresi.

Pengertian Revenue dan Income

1.  Pengertian Revenue

      Konsep mengenai revenue belum didefinisikan secara jelas dalam literatur akuntansi. Artinya tidak terdapat keseragaman pengertian antara definisi yang satu dengan definisi yang lainnya.

      Pada akhirnya kita ikuti penjelasan yang dibuktikan pleh Ikatan Akuntan Indonesia (1999 : 30), menyatakan bahwa pendapatan dihasilkan dengan penjualan barang atau jasa dan jumlahnya diukur dengan pembebanan yang dilakukan terhadap atas pembeli, kliem atau penyewa untuk barang-barang atau jasa-jasa yang diserahkan kepada mereka. Dalam pendapatam jasa termasuk hasil penjualan atau penukaran aktiva diluar barang-barang dagangan, bunga dan deviden atau pembagian laba untuk penanaman-penanaman dan penambahan-penambahan lain pada kekayaan pemilik dalam usaha yang bersangkutan.   

      Penambahan dan penyesuaian modal. Pendapatan dari penjualan- penjualan atau transaksi-transaksi lainnya dalam rangka kegiatan yang merupakan tujuan dari usaha yang bersangkutan disebut dengan istilah pendapatan operasi.   

      Definisi dan penjelasan di atas, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Pendapatan  dapat terjadi  setiap  saat, dan  dapat  pula terjadi dalam waktu-waktu tertentu atau secara berkala.
2. Pendapatan didperoleh melalui penjualan barang-barang dagangan atas jasa yang diserahkan kepada pembeli dan dapat pula diperoleh karena pertukaran aktiva, sebagai hasil dari penanaman-penanaman atau investasi seperti bunga, deviden dan lain-lain.
3. Pendapatan dalam penambahannya kepada pembeli atau    langganan, harus diukur dengan bantuan mata uang tertentu
4. Pendapatan mempunyai sifat menaikkan atau menambah nilai kekayaan pemilik perusahaan, namun perlu diketahui bahwa tidak semuanya menaikkan atau menambah nilai kekayaan pemilik itu, dapat dikatagorikan sebagai pendapatan, seperti halnya dengan penilaian kembali aktiva tetap yang mengakibatkan naiknya atau meningkatnya nilai kekayaan pemilik dengan jalan menimbulkan perkiraan barau yaitu perkiraan penyesuaian modal.

.2. Pengertian Income

      Banyak orang mencampur adukkan pengertian antara pendapatan (revenue) dengan income, yang sebenarnya dalam akuntansi kedua istilah tersebut mempunyai pengertian yang berbeda. Antara ahli ekonomi dan akuntansi timbul suatu berbedaan pandangan dalam memberikan batasan pengertian Income. 

      Perbedaan pandangan antara kedua ahli ekonomi dalam memberikan batasan pengertian income, dapat kita ikuti penjelasan Hadibroto, (2003 : 85), menyatakan bahwa dalam lapangan mikro ekonomi pengertian pendapatan dalam ilmu akuntansi umumnya berlainan dengan pengertian ekonomi, hal mana yang telah menimbulkan kesulitan-kesulitan pemakaian keterangan akuntansi untuk penyelidikan ekonomi. Biasanya kesulitan ini adalah akibat beda konsepsi antara kedua disiplin apabila ekonomi dapat merumuskan konsepsinya secara kwalitatif, misalnya pendapatan seseorang ialah apa yang dapat dipakai konsumsi dengan tidak mengurangi kemakmuran  semula, maka ilmu akuntansi terpaksa menunjukkan konsepsi pendapatan yang berdasarkan ukuran besarnya (kwantitatif). Justru soal ukuran (measurement) inilah yag menimbulkan kesulitan penyesuaian konsep-konsep.

      Dalam akuntansi pengertian income berbeda dengan pendapatan (revenue), tetapi dalam ilmu ekonomi kadang-kadang income diartikan pendapatan. Income lebih menitik beratkan pada arti pendapatan bersih (net income), atau pendapatan yang telah dikurangi dengan biaya dan beban untuk memperolehnya.

      Pada dasarnya income dapat berasal dari kelebihan revenue atas expired cost untuk mencapai revenue tadi, serta keuntungan lain yang tidak berasal dari kegiatan perusahaan yang utama.

      Untuk memperoleh income harus ada suatu proses yang tertentu disebut proses pembanding atau matching yang di dalam akuntansi justru merupakan suatu prinsip yang harus ditaati di dalam penetapan dan penentuan income. Di dalam literatur akuntansi prinsip ini dikenal dengan istilah matching principle, dapat juga disebut sebagai suatu konsep, yaitu konsep pendapatan dan biaya (matching cost and revenue koncept). 

Sistem Akuntansi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan karena informasi bisa didapatkan informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. dikutip oleh Jogiyanto (2001 : 10) menyatakan bahwa  sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organi­sasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu oragnisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.

      Salah satu alat yang paling penting bagi manajemen merencanakan dan mengendalikan kegiatan perusahaan adalah sistem informasi akuntansi. Sistem ini bukan saja dapat mengendalikan kegiatan-kegiatan organisasi melainkan juga dapat memberikan suatu pertanggunngjawaban yang baik sesuai dengan prinsip, metode dan norma akuntansi yang diterima secara umum.

      Sistem akuntansi merupakan suatu metode yang teratur untuk menyediakan informasi keuangan yang diperlukan oleh masing-masing manajer perusahaan untuk mengambil keputu san yang menjadi tanggung jawab para manajer informasi ini disediakan secara berkala dan dalam bentuk sedemikian rupa sehingga dapat membantu para manajer memahami dan dapat mendorong manajer untuk mengambil tindakan yang perlu.

      Uraian lebih jelas bahwa tiap tingkatan manajemen utamanya pimpinan perusahaan sangat membutuhkan informasi akuntansi yang dihasilkan melalui suatu sistem informasi akuntansi guna perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi. Oleh karena itu penulis akan mencoba menguraikan pengertian sistem informasi akuntansi.

      W. Gerald Cole yang dikutip oleh Zaki Baridwan (2002 : 3) bahwa sistem merupakan suatu kerangkan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skhema yang secara menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.

      Kalau menurut George H. Bodnar (2001 : 1) bahwa sistem adalah sekumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.        

      Dari beberapa pengertian di atas, jelaslah bahwa sistem pada dasarnya mempunyai sifat umum yaitu memiliki prosedur dan memiliki hubungan yang erat antara bagian-bagian (sub sistem) lainnya. Dalam perusahaan, sistem di pergunakan untuk mencapai tujuan perusahaan, alat penunjang pengambilan keputusan dan mengorganisir sumber daya seperti mesin manusia dan lain-lain.

      Dalam arti luas  informasi adalah sesuatu yang dikomunikasikan dapat berbentuk kata-kata ataupun laporan. Dalam perkembangan dunia usaha dewasa ini informasi menjadi sumber daya dalam suatu perusahaan, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu perusahaan.                                                   

      Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting dalam suatu sistem, menurut George H. Bodnar (2002 : 1) bahwa informasi adalah data-data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.

      Pengertian di atas dapat diberi kesimpulan bahwa informasi adalah :

~ Data yang diolah

~ Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti

~ Menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata

~ Digunakan untuk pengambilan keputusan.

      Jelaslah bahwa data adalah bahan baku yang harus diolah sedemikian rupa sehingga berubah sifatnya menjadi informasi. Informasi dalam suatu perusahaan dapat berbentuk informasi keuangan, informasi logistik, informasi kepegawai an, dan informasi pemasaran.

      Informasi akan tercipta bila ada data yang tersedia. Dengan perkataan lain bahwa data adalah input dari informasi yang diolah sedemikian rupa sehingga pihak manajemen dapat mengambil keputusan ekonomik.

      Soemarso (2005: 5) bahwa akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi.

      Penilaian definisi dapat diketahui bahwa akuntansi merupakan  proses yang terdiri dari identifikasi, pengukuran dan pelaporan  informasi ekonomi dan akan menghasilkan informasi ekonomi yang diharapkan berguna dalam penilaian dan pengambilan keputusan dalam perusahaan dan informasi akuntansi akan berguna bagi pihak-pihak diluar perusahaan.       

      Untuk menghasilkan informasi ekonomik, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisa dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan, melaporkan hasilnya. Kegiatan-kegiatan ini perlu dirangkaikan dalam suatu sistem informasi akuntansi.

      Akuntansi merupakan bahasa bisnis pada setiap perusaha an baik perusahaan berskala besar maupun kecil menerapkannya sebagai alat komunikasi.Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan keuangan laporan-laporan merupakan suatu informasi akuntansi.

      Berikut ini beberapa ahli berpendapat menurut Zaki Baridwan (2004 : 4) yaitu pendapat dari Robert, menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk  menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya.   

      Sistem informasi akuntansi secara manual sistem informasi dengan komputer juga tidak terle[as dari proses transpormasi input yang menjadi output.Perbedaannya hanyalah pada proses pengolahan data input menjadi output kesemuanya dilakukan dengan komputer, sehingga disebut juga sebagai pengolahan data elektrpnik (electronik data processing).

      Untuk memproses data dengan komputer, langkah-langkah yang sangat tergantung pada pencatatan data pertama. Ada dua kemungkinan yang bisa terjadi dalam pencatatan data (data capture) menurut Zaki Baridwan (2004 : 55) yaitu :

1.      Data dicatat sama seperti dalam sistem manual yaitu digunakan bukti-bukti transaksi yang kemudian harus diubah agar sesuai dengan mesin komputer.

2.      Data dicatat dengan cara yang dapat dibaca oleh mesin atau memasukkan data ke dalam komputer dengan menggunakan terminal.     

Pengertian Akuntansi

      Dalam pembahasan akuntansi perlu kiranya penjelasan yang dikemukakan definisi sehingga lebih jelas tujuan dan arahan-arahan oleh para ahli ekonomi.

      Jay M Smith dan K. Fred Skouses (2003 : 3) memeberikan rumusan sebagai berikut, akuntansi adalah aktivitas jasa fungsinya yang menyediakan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan tentang suatu usaha (entitas) yang dipandang  akan  bermanfaat  dalam   pengambilan   keputusan ekonomi dalam menetapkan pilihan yang mana tepat diantara berbagai alternatif tindakan.

      Lebih lanjur R. Soemarso (2002 : 13) mengemukakan akuntansi adalah suatu seni pencatatan dan pengikhisaran transaksi-transaksi perusahaan serta penginterprestasikan akibat suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dari satu kesatuan ekonomi.

     Kedua definis tersebut, pada dasarnya dapat memberikan gambaran akuntansi sebagai suatu bentuk sistem informasi mengenai data keuangan pada suatu unit tertentu,  untuk alat manajemen  organisasi  itu  sendiri ataupun pihak yang memerlukan agar mngambil alternatif tindakan sesuai kepentingan masing-masing golongan yang memerlukannya.

      Akuntansi dilaksanakan baik dalam perusahaan bertujuan mencari laba maupun dalam organisasi-organisasi utama adalah karena mencari laba. Namun demikian alasan utama karena semakin rumitnya variabel-variabel yang dihadapi oleh manajer walaupun di dalam perusahaan kecil sekalipun. Keadaan ini mengakibatkan para manajer perusahaan yang semakin bergantung para proses akuntansi di mana transaksi-transaksi perusahaan diubah menjadi data statistik dan diringkas serta dilaporkan dalam bentuk laporan keuangan. Dengan demikian akuntansi merupakan sistem informasi yang sangat diperlukan oleh perusahaan.                                                                      

      Pihak-pihak diluar pengelola perusahaan juga membutuh kan data keuangan, sebagai contoh pemegang saham untuk membutuhkan informasi keuangan untuk menilai prestasi kerja manajeman dan menilai penyertaannya dalam perusahaan atau calon investor memerlukan data keuangan untuk membandingkan berbagai kemungkinan penanaman modal.

      Dengan demikian, untuk menunjang pembahasan dalam pengertian akuntansi menurut Yusuf, (2002 : 5), menyatakan bahwa akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisaan data keuangan dari organisasi pada periode tertentu.

     Sedangkan menurut Munawir, S, (2001 : 5), menyatakan bahwa akuntansi adalah seni dari pencatatan, penggolongan dan peringkasan dari pada peristiwa-peristiwa dan kejadian-kejadian sebagian bersifat keuangan dengan menunjukkan atau dinyatakan dalam uang serta penafsiran hasil perusahaan.

     Selanjutnya, Edris Muhammad, (2000 : 112) memberikan pengertian, yaitu suatu proses pencatatan, pengklasifikasian dari pada peristiwa-peristiwa ekonomi secara logis untuk memberikan informasi keuangan untuk memberikan informasi keuangan untuk pengambilan keputusan manajemen perusahaan.

      Berdasarkan pengertian tersebut di atas, dapatlah dikatakan bahwa akuntansi meliputi cara pengumpulan dan pengolahan data keuangan penting untuk kemudian disampaikan dalam bentuk laporan keuangan atau ikhtisar yang dapat dipakai untuk pengambilan keputusan yang bersifat ekonomi.

      Dari fungsi akuntansi yang terdapat dalam pengertian tersebut sangatlah berguna bagi perusahaan dan juga bagi   masyarakat secara keseluruhan. Informasi ekonomi yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan ditekankan kepada penggunaannya untuk keputusan investasi dan kredit oleh para penyedia sumber daya sementara informasi ekonomi manajemen dikaitkan dengan perencanaan, masalah-masalah organisasi, fungsi pengendalian dan sistem operasinya. Secara umum informasi ekonomi tadi digunakan manajemen dan penyusunan rencana untuk suatu tujuan ekonomis yang layak dan dalam pengambilan keputusan yang rasional untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

      Dengan demikian, maka setiap perusahaan menyediakan jenis-jenis informasi yang bersifat kuantitatif tertentu yang dapat digunakan oleh pihak perusahaan yang bersangkutan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan tentang kegiatan operasional perusahaan. Karena keputusan yang telah diambil itu pada dasarnya bersifat ekonomis, fungsi akuntansi yang bersifat peringkasan, pencatata, pengelompokkan penafsiran dan ikhtisar dalam bentuk laporan keuangan akan sangat tergantung pada cara penggolongan transaksi-transaksi yang sejenis pada suatu kelompok tertentu dalam laporan keuangan itu.                                                                                                                

      Sehingga pengertian akuntansi yang telah dikemukakan tersebut pada hakekatnya bahwa akuntansi sendiri bukanlah merupakan suatu tujuan utama tetapi hanya sebagai alat untuk berkomunikasi tentang data keuangan suatu perusahaan atau suatu unit kegiatan ekonomi kepada mereka lakukan yang berkepentingan.

      Pada umumnya pihak-pihak yang membutuhkan informasi akuntansi dari suatu perusahaan dapat dibagi menjadi 2 (dua) kelompok yaitu :

  1.  Kelompok pemakai intern

Kelompok pemakai intern adalah kelompok pemakai yang secara langsung berhubungan dengan aktivitas perusahaan sehari-hari, mereka itu adalah pimpinan disemua tingkatan Kepentingan pimpinan perusahaan atas informasi akuntansi terutama untuk dipahami sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dalam perencanaan, disamping itu alat untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan diserahkan kepadanya.

  2.  Kelompok pemakai extern

Kelompok pemakai extern adalah kelompok pemakai yang tidak berhubungan secara langsung dengan aktivitas perusahaan. Aktivitas perusahaan yang termasuk dalam kelompok  ini adalah  pemilik dan calon pemilik, kreditur dan calon kreditur, pemerintah, serikat buruh serta  masyarakat pada umumnya.

Jadi untuk dapat memenuhi keperluan dari berbagai pihak dengan kepentingan yang berbeda-beda maka akuntansi harus mampu  menciptakan informasi yang wajar dan tidak melihat kepentingan dari masing-masing pemakai tersebut, tetapi informasi yang disajikan harus dapat dipahami oleh pihak-pihak yang memelukan untuk mengambil keputusan. Hal mana tergantung pada ketelitian informasi yang disajikan dan kemampuan para pemakai laporan di dalam menginterpresta­sikan informasi.                                                            

Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas

1.          Untuk menyusun pedoman tentang system dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungusi pengeluaran kas tersebut. 

Untuk menjamin kebenaran pengeluaran kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan Akuntansi Keuangan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang adalah :

a.    Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucehernya untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh orang-orang yang berwenang.

b.    Mendatangani check

c.    Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubangi pada perforator.

d.    Mencatat chek ke dalam daftarnya (cek register)

e.    Menyerahkan chek kepada kreditur (orang yang dibayar).  

       Suatu system yang efektif mengenai pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan system yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai siapa yang berwenang untuk mendatangani chke. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, dilakukan dengan chek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan chkenya.

      Setelah itu tembusan merupakan cacatan hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena pendatanganan chek yag cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang mendatangani chek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak mengerti sepenuhnya.

      Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun system pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam system pengendalian intern.

      Prosedur merupakan pembayaran dalam jumlah cukup besar  yang dilakukan dengan uang tunai atau chek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan chek, seperti untuk pembelian perangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.

      Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang lazim digunakan yaitu :

1.     Metode Imperst

Metode imperst yaitu metode yang menentukan jumlah kas kecil yang selalu kostan dan tidak berubah. Biasanya kas kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, mislnya untuk satu minggu, dua minggu, dan seterusnya.

Pada saat pembentukan kas kecil, maka dibuat jurnal sebagai   berikut :

                     Kas kecil                       Rp. xxxx

                               Kas                             Rp. xxxx

Bilamana sisa saldo uang dalam kas kecil sudah hamper habis tau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode imprst adalah sebagai berikut :

                             Biaya-biaya               Rp. xxxx

                                        Kas                                          Rp. xxxx       

2.    Metode fluktuasi

Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil dalam jumlah yang selalu konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu pemebentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :  

         Kas kecil                    Rp. xxxx

                   Kas                                Rp. Xxxx

Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut :

            Biaya-biaya          Rp. xxxx

                        Kas kecil                   Rp. xxxx       

Bilaman sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir pemegang kas  kecil dapat menerima dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.       

Prosedur Pelaksanaan Penerimaan Kas

      Di dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control.

      Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Auditing Prinsip Accounting, (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara bagian-bagian yang terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :

1. Bagian surat masuk

2. K a s i r

3. Bagian piutang

4. Bagian pemeriksaan interen

      Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan piutang  harus  dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian,  mengumpulkan chek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka  daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang  bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan chek di serahkan kepada kasir.

      Dari Satu lembar bersama dengan remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.

      Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman. Kasir harus membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya.

      Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik,  maka satu lembar bukti sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang di  beri nomor urut yang dicetak

      Sumber  dan  bentuk  penerimaan   uang  menurut  Zaki Baridwan       dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 ; 199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti penjualan aktiva tetap.

      Selain sumber-sumber tersebut, penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari bank maupun dari pinjaman wesel.  Apabila terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.

      Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2003 : 100) adalah sebagai berikut

1. Dokumen (bukti) asli  pendukung setiap  penerimaan uang yang terdiri dari :

    - Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.

    - Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang  di cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang   langsung.

    - Pita daftar penjualan tunai

    - Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.

    - Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.

2. Data  harian  yang  menunjukkan  kumpulan ataukah  ringkasan penerimaan kas yang terdiri dari :

    -  Bukti setoran ke bank                                                        

    - Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)  dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).

    - Ringkasan cash register

    - Proof tapes

3)  Buku jurnal (book of original entry)                                                        

    - Jurnal penerimaan uang (terperinci)

    - Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.

4.    Buku pembantu piutang dan buku besar"

Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan  ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.

      Untuk bisa menyusun suatu manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur pengeluaran kas, maka terlebih dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran  kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Ruchiyat Kosasi (2001 :102) mengemukakan, sebagai berikut :

1. Pengeluaran  kas  harus  diperinci  agar  dapat  disusun suatu ikhtisar laporan   dan pencatatan, dari kedalam jurnal pengeluaran kas.

2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari "voucher  register", jurnal  pembelian (buku pembelian),  atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau pencatatan  pengeluaran kas dipakai sebagai kontrol chek   terhadap buku-buku tersebut di atas.                                                        

3. Sebagian  besar pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet. Suatu sistem  efektif mengenai  pengeluaran kas  hal sangatlah penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan pimpinan suatu perusahaan harus  mengirim surat dan dapat  menjelaskan  mengenai  siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan  pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otonomi. Oleh karena penandatanganan chek-chek yang cukup banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya.  Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya pedoman dalam pembukuan.

      Sistem dan  pembukuan dalam pengendalian interen yang  perlu diperhatikan, sebagai berikut :                                                      

1. Sebelum faktor pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.

2   Dalam  hal  adanya  retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi hutang yang akan dibayar.

3.  Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran dari kas kecil.

6.   Pembentukan dana kas kecil dengan inpers sistem.

7.  Penandatanganan chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.

8. Petugas yang menandatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke-  duanya harus menyarankan uang jaminan.

9.  Harus ada pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang nomor-nomor chek yang digunakan, serta yang di-   batalkan.

10. Tanggung  jawab  penerimaan  uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, dimana prinsip ini  tidak  berlaku untuk lembaga-lembaga keuangan seperti bank.                                                        

11. Petugas  pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas    

yang mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi dibuat laporan  dilakukan  oleh  petugas  yang  tidak menandatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Chek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.

16. Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuat rekening perantara.