Di
dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian
transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar
dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control.
Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Auditing
Prinsip Accounting, (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara bagian-bagian yang
terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :
1. Bagian surat masuk
2. K a s i r
3. Bagian piutang
4. Bagian pemeriksaan interen
Bagian surat masuk bertugas menerima
semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan
piutang harus dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap
hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan chek dan remittance advice.
Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi
tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai
dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka
daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan
chek di serahkan kepada kasir.
Dari Satu lembar
bersama dengan remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam
surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah
diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah
ditulis jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.
Kasir bertugas menerima uang
yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan
oleh salesman. Kasir harus membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua
uang yang diterimanya.
Agar penerimaan uang ini dapat
diawasi dengan baik, maka satu lembar
bukti sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti
setoran yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan
uang yang dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara
pengawasan penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya
bukti kas masuk yang di beri nomor urut
yang dicetak
Sumber dan
bentuk penerimaan uang
menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 ;
199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai
bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang,
penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti
penjualan aktiva tetap.
Selain sumber-sumber tersebut,
penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari
bank maupun dari pinjaman wesel. Apabila
terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.
Formulir-formulir yang
digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2003 : 100)
adalah sebagai berikut
1. Dokumen (bukti)
asli pendukung setiap penerimaan uang yang terdiri dari :
- Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance
advice) atau amplop.
- Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang di cetak dan dibuat oleh kasir untuk
penerimaan uang langsung.
- Pita daftar penjualan tunai
- Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar
penjualan salesman.
- Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman,
penagihan oleh bank.
2. Data
harian yang menunjukkan
kumpulan ataukah ringkasan penerimaan
kas yang terdiri dari :
-
Bukti setoran ke bank
- Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir) dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat
oleh bagian surat masuk).
- Ringkasan cash register
- Proof tapes
3)
Buku jurnal (book of original entry)
- Jurnal penerimaan uang (terperinci)
- Kombinasi proof shhet dengan jurnal
penerimaan uang.
4. Buku pembantu piutang dan buku besar"
Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran
pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang
dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan
yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau
langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa
bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.
Untuk bisa menyusun suatu
manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur pengeluaran kas, maka terlebih
dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut,
Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Ruchiyat Kosasi (2001 :102) mengemukakan,
sebagai berikut :
1. Pengeluaran kas
harus diperinci agar
dapat disusun suatu ikhtisar
laporan dan pencatatan, dari kedalam
jurnal pengeluaran kas.
2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos
debet dapat berasal dari "voucher
register", jurnal pembelian
(buku pembelian), atau dari perincian
faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku
jurnal atau pencatatan pengeluaran kas
dipakai sebagai kontrol chek terhadap
buku-buku tersebut di atas.
3. Sebagian besar pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran
kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet
pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas
dengan baik dan posting ke pos debet. Suatu sistem efektif mengenai pengeluaran kas hal sangatlah penting sehingga tidak kalah
pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan
pimpinan suatu perusahaan harus mengirim
surat dan dapat menjelaskan mengenai
siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek. Semua pembayaran/
pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah
chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai
pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan
catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat
diperoleh secara otonomi. Oleh karena penandatanganan chek-chek yang cukup
banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang
menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang
meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya.
Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya
pedoman dalam pembukuan.
Sistem dan pembukuan dalam pengendalian interen
yang perlu diperhatikan, sebagai berikut
:
1. Sebelum faktor pembelian disetujui
untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam
faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.
2
Dalam hal adanya
retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi
hutang yang akan dibayar.
3.
Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan
pembelian.
4.
Jumlah saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya
saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual
(kreditur).
5. Semua pengeluaran uang harus dengan
chek kecuali untuk pengeluaran dari kas kecil.
6. Pembentukan dana kas kecil
dengan inpers sistem.
7.
Penandatanganan chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku
chek.
8. Petugas yang menandatangani chek
dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin
ke- duanya harus menyarankan uang
jaminan.
9.
Harus ada pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang
nomor-nomor chek yang digunakan, serta yang di- batalkan.
10. Tanggung jawab
penerimaan uang harus dipisahkan
dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, dimana prinsip ini tidak
berlaku untuk lembaga-lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas pengeluaran uang harus
dipisahkan dari petugas
yang mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi dibuat laporan dilakukan
oleh petugas yang
tidak menandatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan pengeluaran uang harus
didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung
lainnya.
14. Chek untuk pengisian kas kecil dan
gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dokumen
pendukung harus di cap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti berkala untuk
petugas-petugas pengeluaran uang kas.
17. Transfer uang antara bank harus
dengan izin khusus dan dibuat rekening perantara.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar