Pencatatan Akuntansi Penjualan

      Bagi perusahaan perdagangan R. Soemita Adikusumah (2001:177) mengemukakan bahwa penjualan merupakan kegiatan utama, oleh karena itu, sistem akuntansi penjualan untuk transaksi-transaksi penjualan ditetapkan sedemikian rupa sehingga dapat terperinci, sebagai berikut :

1. Semua  penjualan, baik kontan maupun kredit harus  dibukukan dengan tepat dan teliti.
2. Semua pengeluaran barang-barang dan gudang, baik yang dijual maupun untuk keperluan lain harus diperiksa sedemikian rupa sehingga kemungkinan pencurian dapat dikurangi sampai semimimun mungkin.
3. Penerimaan piutang dari pada langganan perkas, pembebanan piutang  kepada  para  langganan  dan  pengkreditan hasil penjualan dibukukan dengan tepat.
4. Retur penjualan harus benar-benar disetujui dan harus dicegah adanya pencurian, kecurangan dan kesalahan.
5. Penanganan penjualan dan penerimaan uang kas harus di   pisahkan sedemikian rupa, sehingga dapat diperoleh suatu sistem pengecekan intern yang tepat.
6. Pengendalian yang sesuai harus dilakukan terhadap penjualan  dengan kredit, sehingga ketelitiannya teratur dapat di cek dengan membuka perkiraan pengendalian piutang-piutang dagang.

      Untuk mencapai adanya di atas maka perlu organisasi yang baik di dalam penjualan barang agar terdapat pengendali an intern yang baik dalam penjualan sebaiknya diadakan pemisahan fungsi antara lain :

  1.  Bagian pesanan

Pelaksanaan penjualan bagi perusahaan kecil dipegang oleh satu orang saja, sedangkan bagi perusahaan besar dipegang oleh satu bagian penjualan yang melibatkan beberapa personal fungsi dari bagian adalah :

a.    Mengawasi semua pesanan yang diterima

b.  Memeriksa  surat  pesanan yang diterima dari langganan dan melengkapi yang masih kurang.

c.    Jika  penjualan  kredit,  harus  diminta   persetujuan  dari   bagian kredit.

d. Menentukan tanggal pengiriman, membuat surat perintah pengiriman serta tembusan-tembusannya.

e.   Membuat  catatan pesanan yang dikirim dan pesanan yang  sudah                                                    

diperhitungkan.

f.  Melakukan hubungan dengan pembelian, apakah barang yang diterima sudah cocok dengan pesanan masih ada yang perlu dikemukakan.

  2.  Bagian kredit

Penjualan secara kredit berarti melibatkan bagian kredit di mana setiap pengiriman barang yang dijual dengan kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit membuat  catatan  atau  kartu  piutang  setiap  langganan  tentang identitas pembeli, jumlah kredit dan jangka waktu pembayaran. Faktur penjualan yang dibuat oleh bagian pesanan dan surat perintah pengiriman atau dikirim ke bagian kredit untuk mendapat persetujuan atau penolakan dan surat perintah pengiriman. Jika ada persetujuan maka faktur penjualan dan surat perintah pengiriman diberikan kepada bagian pengiriman, kemudian barang tersebut di    kirim kepada yang bersangkutan.       

  3.  Pembuatan faktur

Bagian pembuatan faktur bertugas sebagai berikut :

a.  Membuat faktur penjualan dan tembusan-tembusan dan biasanya dilengkapi dengan data jenis barang, jumlah barang dan harganya.

b.  Mencantumkan data biaya pengiriman dan pihak pertam  bahan nilai yang dibebankan kepada pembeli.

c.  Sebelum faktur-faktur itu dikirim dan pajak pada bagian-bagian memerlukan  terlebih  dahulu  diperiksa,

tentang kebenaran tulisan dan perhitungannya dalam faktur.           

Kemudian untuk mengadakan pemisahan wewenang tersebut di atas tergantung dan besarnya perusahaan dan jumlah pegawai yang ada. Apabila organisasi sudah memisahkan fungsi fungsi yang perlu ditetapkan adanya wewenang bahwa iniatif untuk menjadi barang datangnya dari satu inisiatif yang ditentukan semula misalnya bagian pesanan atau bagian-bagian lain yang memerlukan. Selain itu dimaksudkan pula agar semua pengeluaran-pengeluaran barang dari gudang baik melalui penjualan maupun untuk keperluan lainnya mendapat pengawasan sedemikian rupa, sehingga kemungkinan terjadinya kecurangan penyalagunaan dapat dihindarkan atau dikurangi sedapat mungkin.                                                                                                              

      Pelaksanaan fungsi penjualan pada umumnya dilaksanakan oleh bagian penjualan dan organisasi administ rasi penjualan serta dipengaruhi oleh sistem penjualan yang dilakukan misalnya sistem penjualan kredit, tunai dan  sebagainya.

      Selanjutnya cara-cara yang biasa dipakai di dalam sistem penjualan, sebagai berikut :

 1.   Pemisahan antara

a.   Yang mencatat penjualan

Pencatatan pertama-tama dilakukan oleh petugas bagian penjualan yang membuat faktur penjualan> Faktur ini sedikitnyas dibuat rangkap 4 (empat) yang pertama (asli) untuk pembelian, lembar ke 2 dikirim ke bagian penyerahan barang, lembar ke 3 dikirim ke pemegang buku  tambahan  piutang  dan lembar ke 4 ditahan untuk arsip.

Jika pembeli akan mengambil sendiri barang yang dibeli nya, maka faktur dibawa ke kasir dan jumlah uang yang tertera di situ dibayar. Kasir akan menghitung uang memutar register kas, mencap faktur mengembalikannya pada pembeli jika ditambah kwitansi. Faktur yang telah dicap oleh si pembeli dibawa ke bagian penyerahan barang dan dikeluarkan dengan barang yang telah di serahkan lembaran kedua.                                                            

Kalau pembeli tidak mengambil sendiri barang yang dibeli, maka  sesudah ia  membayar kepada kasir diberi kwitansi  si  pembeli  akan  mendapat  surat  perintah pengeluaran atau delivery order. Satu tembusan DO dikirim kepada seksi gudang dan menerima barang-barang yang dinyatakan dalam DO tersebut.

b.   Yang menyerahkan barang

Bagian ini bertanggungjawab terhadap kehancuran distri busi barang kepada langganan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh bagian penjualan. Penyeraahan barang sering terjadi secara langsung dari gudang dengan memakai DO dan biasa juga secara tidak langsung yaitu dengan pengiriman barang ke rumah langganan dimana karena adanya penyerahan barang secara tunai dan penyerahan barang secara kredit.

c.   Yang menerima uang

Barang  ini  berada  di bawah  koordinasi  bagian  dan bertugas sebagai berikut :                                                            

1.     Mencatat  semua  penerimaan  uang, baik tunai, cek, maupun bilyet giro dalam suatu daftar.

2.     Daftar penerimaan diserahkan kepada pemegang buku harian dan pemegang buku tambahan piutang.

3.     Uang tunai, cek dan giro yang diterima diserahkan kepada kasir dan disetor ke bank seluruhnya,selambat  lambatnya ke esokan harinya.

4.     Harus ada pemisahan antara kasir dan petugas yang memegang buku tambahan piutang dan hutang.                                                 

  2.  Penjualan secara kredit   

Pada penjualan kredit ini maka setiap kali nilai kredit, pembeli harus dinilai. Buku piutang harus setiap bulan dibandingkan dengan perkiraan piutang di buku besar.

Pengawasan intern atas piutang meliputi :

a. Pembagian tugas antara lain :

* Penerimaan pesanan 

* Petugas yang harus menyetujui penjualan kredit

* Petugas yang harus mengirim barang

* Petugas yang mencatat buku tambahan piutang

* Petugas yang menerima uang.

b. Pembayaran mengenai faktur-faktur yang tertentu.

c. Setiap bulan secara periodik dikirim daftar saldo pada para piutang.