Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas

         Di dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control oleh Tuana Kotta Petunjuk Pemeriksaan Umum (2002 : 290).

         Diantara bagian-bagian yang terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :

1.  Bagian surat masuk

2.  K a s i r

3.  Bagian piutang

4.  Bagian pemeriksaan interen

         Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan piutang  harus  dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan chek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi tanggung jawab bagian surat masuk. Setelah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka  daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan chek diserahkan kepada kasir.

         Dari Satu lembar bersama dengan remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.

         Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman.  Kasir harus membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya.

         Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik, maka satu lembar bukti sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran yang diterima dibagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang diberi nomor urut yang dicetak

         Sumber  dan  bentuk  penerimaan   uang  menurut  Zaki Baridwan   (2001 ; 199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang    terjadi, seperti penjualan aktiva tetap.

         Selain  sumber-sumber tersebut, penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari bank maupun dari pinjaman wesel. Apabila terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.

         Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2001 : 100) adalah sebagai berikut

1.  Dokumen  (bukti) asli  pendukung setiap  penerimaan uang yang terdiri dari :

    - Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.

    - Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang  di

      cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang   langsung.

    - Pita daftar penjualan tunai

    - Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan           salesman.

    - Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan   oleh bank.

2. Data harian yang menunjukkan kumpulan ataukah  ringkasan penerimaan kas yang terdiri dari :

      -   Bukti setoran ke bank                                                        

      - Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir) dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).

      -   Ringkasan cash register

      -   Proof tapes

3.  Buku jurnal (book of original entry)                                                        

    - Jurnal penerimaan uang (terperinci)

    - Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.

4.  Buku pembantu piutang dan buku besar"

     Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi    sasaran pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan  ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat      terhindar dari beberapa bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.

         Untuk bisa menyusun suatu manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran  kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, Ruchiyat Kosasi, (2001 : 102) mengemukakan, sebagai berikut :

1.  Pengeluaran kas harus diperinci agar dapat disusun suatu ikhtisar laporan dan pencatatan, dari kedalam jurnal pengeluaran kas.

2.  Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari "voucher  register", jurnal  pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau pencatatan  pengeluaran kas dipakai sebagai kontrol chek terhadap buku-buku tersebut di atas.                                                        

3.   Sebagian   besar   pos-pos   debet  sebagai  lawan  pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet. Suatu sistem  efektif mengenai  pengeluaran kas  hal sangatlah penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan pimpinan suatu perusahaan harus  mengirim surat  dan   dapat  menjelaskan  mengenai  siapa yang  berwewenang untuk menandatangani chek.

         Semua pembayaran/ pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan  pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otonomi. Oleh karena penanda tanganan chek-chek yang cukup banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya. 

         Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya pedoman dalam pembukuan.