Pertumbuhan
ekonomi suatu bangsa memerlukan pola dan peraturan pengolahan ekonomi yang
tersedia secara terarah serta terpadu yang dimanfaatkan bagi peningkatan
kesejahteraan masyarakat. Lembaga-lembaga perekonomian bahu-membahu mengelola
untuk menggerakkan semua potensi ekonomi agar berdaya dan berhasil guna secara
optimal.
Dengan demikian, badan-badan usaha atau
khususnya perusahaan mempunyai peranan yang sangat strategis dalam menggerakkan
roda perekonomian secara merata yang dikaitkan dengan audit biaya tenaga kerja
pada perusahaan.
Selanjutnya, dalam menjalankan usahanya
memerlukan system dan prosedur dalam pengeluaran kas dalam mengimformasikan
keuangan. Kebutuhan akan informasi akuntansi atas informasi pengeluaran kas
dalam perusahaan menyebabkan timbulnya akuntan publik. Informasi pengeluaran
kas sejalan dengan kebutuhan masyarakat
tentang jasa pihak yang kompeten dan dapat di percaya untuk menilai kewajaran
pertanggungjawaban keuangan yang disajikan oleh manajemen kepada pihak luar
perusahaan. Untuk menilai system dan prosedur penerimaan serta pengeluaran kas
dalam hubungannya dengan keuangan yang akan dipertanggungjawabkan diperlukan
ketelitian dalam menentukan prosedur tertentu.
Orientasi perusahaan selalu membutuhkan
modal kerja untuk membelanjai operainya seperti, pembayaran gaji pegawai,
pengadaan barang dagangan dan lain sebagainya, di mana uang yang dikeluarkan
diharapkan dapat masuk kembali melalui hasil penjualan produksinya. Uang yang
diterima dari hasil produksi tersebut akanb dikeluarkan lagi untuk membelanjai
operasi selanjutnya. Dengan demikian dana tersebut akan terus menerus berputar
setiap periode selama operasi perusahaan.
Oleh karena itu dana yang tersedia harus
dialokasikan secara efektif dan efisien bik dalam bentuk tunai, piutang maupun
persediaan barang dagangan. Penyimpangan yang timbul akibat penggunaan dana
yang kurang tepat dapat mengganggu aktivitas perusahaan. Hal ini berarti resiko
kerugian yang di tanggung perusahaan semakin besar.
Penggunaan dana dalam perusahaan selalu menjai
perhatian sebab dana merupakan salah satu unsure penentu terhadap perkembangan
perusahaan. Oleh karena itu usaha untuk memperoleh dana dan bagaimana
mengalokasikan dana tersebut secara efektif dan efisien merupakan masalah yang
vital dalam suatu perusahaan. Efektif tidaknya mengalokasikan dana tersebut
tercermin dalam laporan keuangan perushaan pada periode tertentu.
Operasionalisasi pelaksanaan tugas-tugas
Bank Cabang atau Unit-Unit adalah untuk memenuhi permintaan
nasabah agar pelayanan pada bank khususnya cepat, tepat dan rama. Bank
merupakan lembaga keuangan sebagai salah satu perusahaan yang dinaungi oleh
pemerintah yang tugas pokoknya yaitu menerima simpanan, deposito dan
menyalurkan dalam bentuk kredit.
Bank mempunyai tujuan akhir dari Bank
adalah mengusahakan kelangsungan hidup Bank melalui usaha-usaha perbankan yang
sehat dan pencapaian keuntungan secara wajar. Artinya dalam operasional suatu
Bank (perusahaan) haruslah berusaha sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku. Dan tujuan yang utama pula adalah turut serta dalam membangun dan
mengembangkan perekonomian nasional, utamanya adalah peningkatan kesejahteraan
masyarakat menengah ke bawah melalui pemberian pembiayaan yang selayaknya.
Bank yang
mempunyai usaha yaitu penyediaan dropping dari bank ke bank daerah dalam
bentuk L/C dan pengiriman uang untuk saling mengisi kas antara cabang dan
unit-unit bankcukup lancar. Peyediaan dana ini selaon pada kantor cabang juga
ke Bank Indonesia sebagai Bank Sentral. Bank masih perlu meningkatkan pelayanan
terutama yang ada di pelosok daerah baik yang menyimpang maupun membutuhkan
dana untuk kelancaran usahanya. Peranan Bank dalam lalu lintas pembayaran yang
memerlukan ketelitian dalam penerimaan dan pengeluaran kas.
A Pengertian dan
Jenis-Jenis Bank
1 Pengertian Bank
Kata
bank berasal dari bahasa Italia “Banco”
artinya meja yang digunakan untuk penitipan dan penukaran uang dipasar. Secara
sederhana, bank dapat diartikan sebagai lembaga keuangan yang menghimpun dana
dari masyarakat dalam bentuk simpanan.
Kemudian menyalurkan kembali dana tersebut ke masyarakat dalam bentuk
pinjaman kredit guna meningkatkan taraf hidup masyarakat. Berikut ini pendapat
beberapa ahli mengenai pengertian bank.
Menurut Kasmir dalam bukunya Pemasaran Bank (2004: 8),
memberikan pengertian bahwa bank adalah lembaga keuangan yang kegiatan utamanya
adalah menghimpun dana dari masyarakat dan menyalurkan kembali dana tersebut
kemasyarakat serta memberikan jasa-jasa bank lainnya.
Malayu S. P. Hasibuan dalam bukunya Dasar-Dasar Perbankan (2001:2),
mengemukakan bahwa bank adalah lembaga keuangan, pencipta uang, pengumpul dana
dan penyalur kredit, pelaksana lalu lintas pembayaran, stabilisator moneter
serta dinamisator pertumbuhan perekonomian.
Dendawijaya dalam bukunya Manajemen Perbankan (2001:
25) bank adalah suatu badan usaha yang tugas utamanya sebagai lembaga perantara
keuangan yang menyalurkan dana dari pihak yang berkelebihan dana kepada pihak
yang membutuhkan dana atau kekurangan dana pada waktu yang ditentukan.
Sedangkan menurut undang-undang pokok perbankan No. 10 Tahun
1998 bank merupakan badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam
bentuk kredit dan atau bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup
rakyat banyak.
Dari uraian sebelumnya, dapat dijelaskan bahwa bank
merupakan lembaga keuangan yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk
simpanan dan menyalurkan kembali dana tersebut ke masyarakat dalam bentuk
pinjaman guna meningkatakan taraf hidup masyarakat. Jadi dapat disimpulkan
bahwa usaha perbankan meliputi tiga kegiatan utama yaitu:
a. Menghimpun dana
yang maksudnya adalah mengumpulkan atau mencari dana dengan cara membeli dari
masyarakat luas dalam bentuk simpanan giro, tabungan dan deposito. Kegiatan ini
sering disebut dengan istilah Funding
b. Menyalurkan dana
adalah melemparkan kembali dana yang diperoleh lewat simpanan giro, tabungan
dan deposito ke masyarakat dalam bentuk pinjaman (kredit). Kegiatan ini dikenal dengan istilah Lending.
c. Memberikan
jasa-jasa bank lainnya (service)
seperti pengiriman uang (transfer),
penagihan surat berharga (kliring)
yang berasal dari dalam kota, penagihan surat-surat berharga (inkaso) yang berasal dari luar negeri, letter of credit (L/C), safe deposit box, dan jasa lainnya.
d.
Jenis-Jenis Bank
Dalam membahas pengertian Bank serta tugasnya, maka perlu dikemukakan
jenis bank menurut fungsinya berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1992, Tentang Pokok-Pokok Perbankan di Indonesia, maka jenis-jenis bank
menurut fungsinya adalah sebagai berikut
:
1. Bank Sentral
Bank
sentral atau Bank Indonesia adalah satu-satunya bank yang dapat menciptakan
uang sentral (uang kertas) dan merupakan pembimbing dan pengawas pada semua
bank yang ada di Indonesia.
Dalam kaitannya dengan pembelian
kredit Bank Umum, maka Bank Indonesia sangat memegang peranan penting karena
bertugas untuk :
a. Menyusun neraca kredit dengan
jangka waktu tertentu
b. Menetapkan tingkat suku bunga.
c. Menetapkan pembahasan kwalitatif
dan kwantitatif atas pemberian kredit dengan perbankan.
2. Bank Umum
Bank
umum biasanya juga disebut dengan Bank Sentral, karena dalam usahanya menerima
simpan pinjam dalam bentuk giro dan deposito serta yang menyalurkan kembali
kepada masyarakat dalam bentuk kredit, utamanya kredit jangka pendek dan
menengah.
Bank umum dapat dibagi dalam 4 (empat) jenis yaitu :
a. Bank umum milik pemerintah
b. Bank umum milik swasta
c. Bank umum koperasi
d. Bank umum asing
3. Bank Tabungan
Bank Tabungan adalah suatu bank yang
dalam pengumpulan
dananya
terutama menerima simpanan dalam bentuk tabungan dan memperhubungkan dananya
dan kertas berharga.
4. Bank Pembangunan
Bank Pembangunan adalah bank yang dalam pengumpulan dananya melalui
penerimaan simpanan dalam bentuk deposito dan mengeluarkan kertas berharga dan
mempunyai jangka waktu yaitu jangka menengah dan jangka panjang serta usahanya
untuk memberikan kredit yang berjangka menengah dan berjangka panjang dalam
bidang pembangunan.
B Pengertian Prosedur
Informasi keuangan atau informasi
akuntansi merupakan suatu informasi yang sangat dibutuhkan baik oleh pihak
internal maupun pihak eksternal perusahaan. Pihak internal perusahaan antara
lain manajemen perusahaan memerlukan informasi akuntansi untuk mengetahui,
mengawasi, menganut kepentingan untuk menjalankan perusahaan. Sedangkan pihak
ekonomi yang menyangkut kreditur memerlukan informasi akuntansi dengan kredit yang diberikan
kepada perusahaan.
Agar informasi terutama, data keuntungan
perusahaan dapat di manfaatkan oleh pihak manajemen maupun kegiatan,
maka data tersebut perlu disusun dalam bentuk yang sesuai dengan dengan
keperluan suatu sistem yang mengatur atau dan mengetahui data akuntansi dalam
perusahaan. Untuk dapat menghasilkan suatu sistem yang baik perlu adanya suatu
prosedur.
Ada beberapa ahli yang telah memberikan
definisi tentang sistem dan prosedur akuntansi, antara lain Stephen A. Moscorst
yang dikutip Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem Akuntansi (1998 : 2) menyatakan
bahwa sistem sebagai suatu entry (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian
yang saling berhubungan (disebut sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu.
Sedangkan Cole Neosechel disadur oleh
Zaki Baridwan (1999 : 1) Prosedur dan Petunjuk Operasional Kegiatan,
mendefisinikan sistem sebagai suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
berhubungan secara tersusun sesuai dengan suatu
skhema yang menyeluruh
(teringrasikan) untuk melaksanakan suatu kegiatan-kegiatan atas fungsi utama
dari perusahaan.
Zaki Baridwan Sistem dan Prosedur
Akuntansi (2003 : 3) memberikan definisi sistem dan prosedur sebagai berikut,
sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan
disusun dengan suatu skhema yang
menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan.
Sedangkan prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan terikat (clerical)
biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk
menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan
yang sering terjadi.
Jadi dari
definisi-definisi tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem
terdiri dari jaringan-jaringan atau kerangka prosedur-prosedur dan prosedur
yang merupakan urut-urutan kegiatan klerical yang meliputi kegiatan untuk mencatat informasi dalam
formulir, buku jurnal dan buku besar.
1 Elemen-elemen
Sistem Akuntansi
Elemen-elemen yang terdapat saatu sistem akuntansi ditentukan
berdasarkan informasi keuangan yang dihasilkan informasi keuangan tersebut
adalah informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen.
Akuntansi keuangan disusun terutama untuk
menghasilkan informasi yang biasanya dalam bentuk laporan leuangan yang
ditujukan kepada pihak-pihak diluar perusahaan. Oleh karena laporan ini
ditujukan pada pihak diluar perusahaan cara penyajian dan isinya diatur oleh
prinsip akuntansi yang layak.
Akuntansi manajemen disusun terutama
untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan oleh
manajemen. Biasanya informasi yang digunakan oleh manajemen terutama berkisar
pada biaya sehingga sering biaya.
Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan
manufactur yang terdiri dari desain dan pengembangan dengan akuntansi biaya.
Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan manufactur yang terdiri dari desain
dan pengembangan produk pengadaan dan pengolahan bahan baku menjadi produk jadi,
dan penjualan produk jadi kepada pembeli, maka dirancang suatu sistem
akuntansi Cecil Gillespie ditulis oleh
Zaki Bardiwan (1998: 5) menyatakan bahwa
sistem akuntansi terbagi beberapa bagian antara lain :
a. Sistem
akuntansi pokok
- Fomulir atau dokumen (dokumen papursal)
- J u r n a l
- Buku besar dan buku pembantu
b. Sistem
penjualan dan penerimaan uang :
- Order penjualan,
perintah pengiriman dan pembuatan
faktur.
- H u t a n g
- Penerimaan uang dan pengawasan kredit
c. Sistem
pembelian
- Order pembelian dan laporan penerimaan barang
- Distribusi pembelian dan biasa
- Hutang (voucher)
- Prosedur pengeluaran uang
2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Unsur-unsur dalam penyusunan sistem
akuntansi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan bagi yang membutuhkan
terdiri dari :
a. Analisa sistem yang ada
Unsur-unsur
ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan dari sistem informasi
akuntansi yang berlaku bagi perusahaan.
b.
Klasifikasi rekening
Untuk
mencari data klasifikasi rekening beserta kodenya, baik yang ada dalam buku
besar maupun buku pembantu.
c.
Jurnal
Dalam
mengumpulkan data mengenai buku-buku jurnal yang digunakan dalam perusahaan
termasuk mengumpulkan informasi mengenai
metode pencatatan dalam buku jurnal.
d.
Prosedur
Mencari
data mengenai prosedur-prosedur yang berlaku dalam perusahaan.
e.
Akuntansi biaya
Mengumpulkan
data yang berguna untuk menyusun sistem akuntansi biaya seperti jumlah
departemen, proses produksi, mesin-mesin yang digunakan dalam instruksi
tertulis yang ada.
f.
Formulir-formulir
Mengumpulkan
semua contoh formulir yang digunakan dalam perusahaan baik untuk rekening
jurnal dan bukti-bukti transaksi.
3. Faktor-Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan
Sistem Akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu
perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor pernting, sebagai berikut :
1. Sistem akuntansi yang disusun itu harus
memenuhi prinsip
cepat
yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyedia kan informasi yang diperlukan
tepat pada waktunya dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai
informasi akuntansi.
2. Sistem akuntansi
yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi
harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat
menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun
dengan mempertimbangkan prinsip- prinsip pengawasan intern.
3. Sistem akuntansi yang
disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk
menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif
tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam
menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan.
C Pengertian Formulir
dan Dokumen Akuntansi
Dalam hubungannya dengan sistem
akuntansi, formulir dan dokumen adalah blangko-blangko yang digunakan untuk
mencatat dari suatu transaksi seperti faktor penjualan, voucher, formulir dan
lain-lain.
Dengan demikian, sistem yang disusun
harus direncanakan adanya formulir dan dokumen-dokumen yang cukup dan akan
digunakan dalam pentatan. Suatu hal yang perlu diingat bahwa formulir dan
dokumen ini mempunyai peranan yang penting dalam suatu sistem akuntansi.
Kalau menurut M. Munandar dalam bukunya
Pokok-Pokok Intermediate Accounting (2003 : 129), peranan atau kegunaan
formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi sebagai berikut :
a. Untuk
menentukan hasil kegiatan perusahaan
b. Untuk menjaga
aktiva-aktiva dan hutang perusahaan
c. Untuk
memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan
d. Untuk memudahkan
penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian
Contoh : Bagan alur data dan bagan alur
dokumen dapat
dilihat pada gambar 1.1 dibawah
ini :
Pengolahan
Proses
Data
 |
Aliran
Material
 |
Aliran
|
Aliran Dana |
 |
Penghubung Halaman sama Halaman lain
Termpat
Penyimpangan Data
Atau Arsip 
Sumber atau
Tujuan Data
Masukan
Ditunjukkan oleh garis alir
Keluaran
Gambar
: Simbol bagan alur data hasil-hasilnya dan penyesuaian
rencana-rencana.
D Prosedur Penerimaan Kas
Di dalam suatu perusahaan prosedur
penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang
tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip
internal control.
Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Auditing
Prinsip Accounting, (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara bagian-bagian yang
terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :
1. Bagian surat masuk
2. K a s i r
3. Bagian piutang
4. Bagian pemeriksaan interen
Bagian surat masuk bertugas menerima
semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan
piutang harus dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap
hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan chek dan remittance advice.
Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi
tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai
dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka
daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan
chek di serahkan kepada kasir.
Dari Satu lembar bersama dengan
remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang
diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop
dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya
pada halaman muka amplop tersebut.
Kasir bertugas menerima uang yang berasal
dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman.
Kasir harus membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang
diterimanya.
Agar penerimaan uang ini dapat diawasi
dengan baik, maka satu lembar bukti
sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran
yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang
dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan
penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas
masuk yang di beri nomor urut yang
dicetak
Sumber
dan bentuk penerimaan
uang menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 ;
199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai
bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang,
penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti
penjualan aktiva tetap.
Selain sumber-sumber tersebut,
penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari
bank maupun dari pinjaman wesel. Apabila
terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.
Formulir-formulir yang digunakan dalam
prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2003 : 100) adalah sebagai
berikut
1. Dokumen (bukti) asli pendukung setiap penerimaan uang yang terdiri dari :
- Pemberitahuan
tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.
- Bukti penerimaan
uang yang diberi nomor urut yang di
cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang langsung.
- Pita daftar penjualan tunai
- Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.
- Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.
2. Data harian yang
menunjukkan kumpulan ataukah ringkasan penerimaan kas yang terdiri dari :
- Bukti setoran ke bank
- Daftar
penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)
dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).
- Ringkasan cash register
- Proof tapes
3)
Buku jurnal (book of original entry)
- Jurnal penerimaan uang (terperinci)
- Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.
4.
Buku pembantu piutang dan buku besar"
Uang
tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan
penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah
digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik
sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau
langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa
bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.
Untuk bisa menyusun suatu manual atau
pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus
diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut,
Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Ruchiyat Kosasi (2001 :102) mengemukakan,
sebagai berikut :
1. Pengeluaran
kas harus diperinci
agar dapat disusun suatu ikhtisar laporan dan pencatatan, dari kedalam jurnal
pengeluaran kas.
2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari
"voucher register",
jurnal pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah
dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau
pencatatan pengeluaran kas dipakai
sebagai kontrol chek terhadap buku-buku
tersebut di atas.
3. Sebagian besar
pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan
biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca
serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet.
Suatu sistem efektif mengenai pengeluaran kas hal sangatlah penting sehingga tidak kalah
pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan
pimpinan suatu perusahaan harus mengirim
surat dan dapat menjelaskan mengenai
siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek. Semua pembayaran/
pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah
chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai
pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan
catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat
diperoleh secara otonomi. Oleh karena penandatanganan chek-chek yang cukup
banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang
menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang
meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya.
Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya
pedoman dalam pembukuan.
Sistem dan pembukuan dalam pengendalian interen
yang perlu diperhatikan, sebagai berikut
:
1. Sebelum faktor pembelian disetujui untuk dibayar, harus
dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan
dokumen-dokumen pendukungnya.
2 Dalam hal
adanya retur pembelian, maka
jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi hutang yang akan dibayar.
3. Semua hutang
dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.
4. Jumlah saldo dalam
buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan
dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk
pengeluaran dari kas kecil.
6. Pembentukan dana kas kecil dengan inpers
sistem.
7. Penandatanganan
chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.
8. Petugas yang menandatangani chek dibedakan dari petugas
yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke- duanya harus menyarankan uang jaminan.
9. Harus ada
pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang nomor-nomor chek yang
digunakan, serta yang di- batalkan.
10. Tanggung
jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab
atas pengeluaran kas, dimana prinsip ini
tidak berlaku untuk
lembaga-lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas pengeluaran uang harus dipisahkan dari
petugas
yang
mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi dibuat laporan dilakukan
oleh petugas yang tidak
menandatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan
faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung
lainnya.
14. Chek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus
dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap
lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran
uang kas.
17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan
dibuat rekening perantara.
E Sistem dan Prosedur
Pengeluaran Kas
Untuk menyusun pedoman tentang system dan
prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungusi
pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini Ruckiyat Kosasi dalam bukunya Auditing,
Prinsip dan Prosedur (2001 : 102) menjelaskan sebagai berikut :
1. Pengeluaran kas
harus diperinci agar dapat disusun suatu ichtisar laoran dan pencatatan, ke
dalam jurnal pengeluaran kas.
2. Dalam perusahaan
kecil, pos-pos debet dapat berasal dari voucher register, jurnal pembelian
(buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur
jurnal ataukah catatan harian. Buku jurnal atau pencatatan pengeluaran kas
dapat sebagai control chek terhadap buku-buku tersebut di atas.
3. Sebgian besar
pos-pos debt sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utamh dan
biaya, tetapi juga berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca
serta rugi laba. Cacatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting pos debet.
Untuk menjamin kebenaran pengeluaran
kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan dalam bukunya
Akuntansi Keuangan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang
adalah :
a. Memeriksa
bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucehernya untuk memastikan bahwa
dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh
orang-orang yang berwenang.
b. Mendatangani check
c. Mengecap lunas
pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubangi pada perforator.
d. Mencatat chek ke
dalam daftarnya (cek register)
e. Menyerahkan chek
kepada kreditur (orang yang dibayar).
Suatu system yang efektif mengenai
pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan system
yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan
perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai
siapa yang berwenang untuk mendatangani chke. Semua pembayaran/ pengeluaran
kas, dilakukan dengan chek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu
merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan
tentang pembayaran bersama dengan chkenya.
Setelah itu tembusan merupakan cacatan
hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda
terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena pendatanganan chek yag
cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang
mendatangani chek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan
atau tidak mengerti sepenuhnya.
Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi
Keuangan (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun system pengendalian intern
dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam
system pengendalian intern yang harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :
1. Sebelum faktur
pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan
perhitungan-perhitungannya dalam faktur-faktur dan dokumen.
2. Dalam hal adanya transaksi retur pembelian,
maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang yang akan
dibayar.
3. Semua hutang
dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.
4. Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang
harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat
pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua
pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dari
kas kecil.
6. Pembentukan dana kas kecil dengan impers
system.
7. Penandatanganan chek harus dipisahkan dari
orang yang memegang buku chek.
8. Petugas yang
mendatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan
sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.
9. Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang
buku chek tentang normo-nomor chek yang
digunakan, serta yang dibatalkan.
10. Tanggung jawab
penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, di
mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas
mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi
laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak mendatangani chek, atau
menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan
mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah
disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
14. Chek untuk
mengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dkumen pendukung harus
di cap lunas atau dilubang agar tidak
digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas
pengeluaran uang kas.
17. Transfer uang
antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara
(performance).
Dari uraian di atas, prosedur merupakan
pembayaran dalam jumlah cukup besar yang
dilakukan dengan uang tunai atau chek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan
pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan
chke, seperti untuk pembelian perangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan
inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat
diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang
pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.
Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada
dua metode yang lazim digunakan yaitu :
1 Metode Imperst
Metode imperst yaitu metode yang
menentukan jumlah kas kecil yang selalu kostan dan tidak berubah. Biasanya kas
kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan
pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, mislnya untuk satu minggu,
dua minggu, dan seterusnya.
Pada saat pembentukan kas kecil, maka
dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. xxxx
Bilamana sisa saldo uang dalam kas
kecil sudah hamper habis tau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil
sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada
pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode imprst
adalah sebagai berikut :
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas Rp.
xxxx
2 Metode fluktuasi
Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil
dalam jumlah yang selalu konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk
berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas
besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu
pemebentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. Xxxx
Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut
untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut
:
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas
kecil Rp. xxxx
Bilaman sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir
pemegang kas kecil dapat menerima
dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya
sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki,
1998, Sistem Akuntansi, Penyusutan
dan Metode, Edisi Kedua,
Cetakan Ketiga, Bagian Penerbit Akademi Akuntansi, YKPN, Jakarta.
…………….. , 1999, Petunjuk Operasional Kegiatan Bank, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh,
Akuntansi YKPN, Jakarta.
…………….. , 2003, Prosedur Akuntansi, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Akuntansi YKPN,
Jakarta.
Dendawijaya, 2001,
Manajemen Perbankan, Edisi Pertama, PT. Ghalia Indonesia, Jakarta
Hasibuan Malayu
S.P. 2001. Dasar-Dasar Perbankan: PT.
Bumi Aksara, Jakarta
Kasmir, 2004, Pemasaran Bank, Cetakan Kedua, PT Raja
Grafindo, Jakarta
Munandar, M, 2003,
Pokok-Pokok Intermediate Accounting, PT. Raja Grafindo, Jakarta
Ruchiyat. Kosasi,
2001. Auditing, Prinsip Accounting, Edisi Baru. PT. Raja Grafindo Persada,
Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar