Dalam dunia perkembangan jaman sekarang
usaha harus mengikuti perekonomian modern yang semakin kompleks dengan tingkat
persaingan yang tinggi maka pengelolaan aktivitas perusahaan secara efektif dan
efisien merupakan prasyarat utama agar perusahaan memiliki daya saing yang
tinggi dan kemampuan memperoleh laba. Perkembangan perusahaan disegala
sektor sebagai salah satu kemajuan pada
sektor ekonomi dalam berbagai bidang usaha meliputi industri bidang usaha
dagang dan bidang usaha jasa serta usaha-usaha lainnya..
Kegiatan operasi perusahaan seperti untuk
pembayaran uang muka pada pembelian bahan baku atau barang dagangan, membayar
upah buruh dan gaji karyawan serta biaya-biaya lainnya, setiap perusahaan
memerlukan modal kerja. Dana atau uang yang telah dikeluarkan tersebut
diharapkan akan dapat kembali masuk dalam perusahaan dalam jangka waktu yang
pendek melalui hasil penjualan produksinya. Uang tersebut akan dikeluarkan lagi
untuk membelanjai operasi perusahaan selanjutnya. Dengan demikian dana tersebut
terus menerus berputar periodenya selama hidupnya perusahaan.
Dengan demikian, tujuan penyusunan
laporan keuangan adalah memberikan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap kegiatan usaha perusahaan. baik pihak interen maupun
pihak eksteren perusahaan untuk dijadikan pertimbangan dalam peramalan dan
pengambilan keputusan ekonomi, sesuai dengan kepentingan masing-masing. Dengan
dasar itulah pos-pos yang terdapat dalam laporan keuangan harus disusun secara
baik dan sistematis sesuai dengan prinsip akuntansi yang lazim diterima
umum.Untuk itu, laporan keuangan suatu perusahaan dapat dijadikan bahan penguji
dari pekerjaan bagian pembukuan dan sebagai alat untuk menentukan atau menilai
posisi keuangan suatu perusahaan pada waktu tertentu bagi yang berkepentingan.
Selanjutnya, perusahaan yang selalu berpatokan pada neraca, karena menggambarkan tentang
posisi atau kekayaan, hutang dan modal, perhitungan rugi laba akan memperlihatkan perubahan
posisi keuangan untuk suatu
periode tertentu. Sedangkan laporan rugi laba yang ditahan
merupakan laporan perubahan posisi keuangan yang berasal dari
kegiatan usaha sesuatu perusahaan
dalam suatu periode tertentu.
Bertambah atau berkurangnya modal kerja
tercermin pada perubahan harta lancar dan hutang lancar. Hubungan antara
perputaran modal kerja dengan pengeluaran barang dapat dilihat dari adanya
penambahan jumlah modal kerja yang diikuti dengan peningkatan perputaran
piutang akan dapat meningkatkan pengalaran barang, tetapi perputaran modal
kerja yang terlalu tinggi akan menurunkan tingkat likwiditasnya. Oleh karena
itu perlu diteliti terlebih lanjut ada hubungan antara kedua hal tersebut.
Unsur-unsur aktiva lancar sebagai pembentukan
modal kerja adalah untuk mempertahankan posisi keuangan yang perlu
dipertahankan besar pengaruhnya terhadap keefektifan modal kerja. Posisi
keuangan perusahaan dapat dinilai dengan menghitung tingkat perputaran dengan
menggunakan pos-pos kas lainnya yang berpengaruh dalam peningkatan laba..
Dalam menganalisa perusahaan, pertama
yang mendapat perhatian adalah kemampuan perusahaan dalam menggunakan keuangan
yang dimiliki, oleh karena itu adakalanya menimbulkan kekurangan kas perusahaan. Semakin besar likuiditas suatu perusahaan semakin besar pula resiko
kemungkinan munculnya hutang perusahaan.
Perusahaan juga mengalami kondisi yang serupa yaitu mampu meningkatkan
aktivitasnya, namun sebagian besar uang perusahaan tersebut dalam bentuk
piutang, sehingga proporsi keuangan dalam aktiva lancar perusahaan mempunyai
bagian yang cukup besar.
A Pengertian Laporan
Keuangan
Analisa laporan
keuangan perusahaan berkaitan erat dengan bidang akuntansi yang pada dasarnya
merupakan salah satu kegiatan mencatat, menganalisa, dan menafsirkan data keungan
dari lembaga perusahaan dan lembaga lainnya dengan aktivitasnya
berhubungan dengan produksi dan pertukarang barang dan jasa.
Untuk lebih jelasnya analisa laporan
keuangan menurut Djarwanto, dalam bukunya Pokok-Pokok Analisa Laporan Keuangan,
(2000: 1), menyatakan bahwa kondisi keuangan dan hasil operasi perusahaan yang
tercermin pada laporan-laporan keuangan perusahaan pada hakekatnya merupakan
hasil akhir dari kegiatan akuntansi perusahaan.
Pengertian di atas sebagai informasi
tentang kondisi keuangan dari hasil operasi perusahaan yang berguna bagi
berbagai pihak, baik pihak-pihak yang ada dalam perusahaan maupun diluar
perusahaan. Pimpinan perusahaan, dengan mengadakan analisa laporan keuangan
pada suatu perusahaan akan dapat mengetahui keadaan perkembang an keuangan
dari hasil yang dicapai baik pada
analisa laporan keuangan yang dicapai maupun keberhasilan dan kegagalan pada
waktu lalu. Dari laporan keuangan memang penting untuk penyusunan kebijaksanaan
yang akan dilakukan.
Laporan keuangan disusun guna memberikan
informasi kepada berbagai pihak
terdiri dari meraca, laporan rugi laba, laporan bagian laba yang ditahan
atau laporan modal sendiri. Dan laporan perubahan posisi keuangan atau laporan
sumber dan penggunaan dana.
Neraca menggambarkan kondisi keuangan
perusahaan pada tanggal tertentu, umumnya pada akhir tahun pada saat penutup an
buku. Neraca ini memuat aktiva (harta kekayaan yang dimiliki perusahaan),
hutang kewajiban perusahaan untuk membayar
dengan uang atau aktiva
lain kepada pihak lain pada waktu
tertentu yang akan datang dan modal sendiri (kelebihan aktiva di atas hutang).
Laporan laba rugi perusahaan
memperlihatkan hasil yang diperoleh dari penjualan barang-barang atas jasa-jasa
yang telah dikurangi dengan ongkos-ongkos yang timbul dalam proses pencapaian
hasil. Laporan ini juga memperlihatkan adanya pendapatan bersih atau kerugian
bersih sebagai hasil dari operasi perusahaan
Laporan merupakan bagian dari pada laba
perusahaan yang ditahan, yaitu untuk digunakan dalam perusahaan yang berbentuk
perseroan, menunjukkan penambahan suatu analisa perubahan besarnya bagian laba
yang ditahan selama jangka waktu tertentu.
Sedangkan laporan modal sendiri
diperuntukkan bagi perusahaan perseroan dan bentuk persekutuan, meringkaskan
perubahan besarnya modal pemilik atau pemilik selama periode tertentu, agar
perusahaan ini ada penambahan modal tertentu.
Laporan perubahan posisi keuangan
memperlihatkan aliran modal kerja selama periode tertentu. Laporan ini
memperlihatkan sumber-sumber dari mana modal kerja telah diperoleh dan penggunaan atau pengeluaran modal kerja
yang telah dilakukan selama jangka waktu tertentu.
Kalau menurut Ikatan Akuntan Indonesia
dalam bukunya Norma-Norma Pemeriksaan (1997: 12) menyatakan bahwa laporan
keuangan sebagai pertanggungan jawab kepada pihak ekstern harus disusun
sedemikian rupa, sehingga :
1. Memenuhi keperluan untuk :
a. Memberikan informasi keuangan secara kuantitatif
mengenai perusahaan tertentu, guna
memenuhi keperluan para pemakai dalam mengambil keputusan-keputusan ekonomi.
b. Menyajikan informasi yang dapat
dipercaya menganai posisi laporan keuangan dan perubahan-perubahan bersih perusahaan.
c. Menyajikan
informasi keuangan yang dapat membantu para pemakai dalam menaksir kemampuan
memperoleh laba dari perusahaan.
d. Menyajikan informasi yang diperlukan mengenai
suatu perubahan dalam harta dan kewajiban serta mengungkap kan lain-lain
informasi yang sesuai dengan keperluan para pemakai.
2. Mencapai mutu sebagai berikut :
a. Relevan
b. Jelas dan dapat dimengerti
c. Dapat diuji kebenarannya
d. Mencerminkan keadaan perusahaan
e. Dapat dibandingkan
f. Lengkap
g.
Netral.
B Pengertian Pengendalian Keuangan
Pengendalian keuangan pada prinsipnya
dapat memperhatikan suatu kegiatan dan selalu mengawasi aktivitas keuangan
sehari-hari, maka pengendalian menurut Sondang. S.Giagian (1999: 16) draft
manajemen yang didefinisikan bahwa, pengendalian keuangan adalah proses atau
usaha yang sistimatis dalam penetapan standar keuangan dalam pelaksanaan dengan
tujuan perencanaan, sistem informasi
umpan balik, membandingkan
pelaksanaan nyata dengan
perencanaan menentukan dan mengatur terhadap alokasi keuangan serta melakukan
koreksi perbaikan sesuai dengan rencana keuangan yang telah ditetapkan,
sehingga tujuan tercapai secara efektif dan efisien.
Kegiatan pengendalian keuangan sangat
erat hubungannya dengan fungsi-fungsi manajemen keuangan lainnya, oleh karena
kegiatan pengendalian keuangan ini dapat dilihat apakah tujuan kegiatan yang
telah direncanakan dapat dicapai dalam pelaksanaan secara riil.
Dilihat dari tahapan perencanaan dan
pengendalian keuangan merupakan unsur-unsur yang dominan dalam manajemen 20 %
dari seluruh kegiatan yang dapat dilaksanakan unsur fungsi pelaksanaan dalam
pengendalian yang merupakan bagian terbesar dalam manajemen. Kagiatan
pengendalian mencukupi perencanaan, pengawasan, monitoring, evaluasi dan
koreksi.
Perencanaan dan pengendalian keuangan
merupakan sesuatu yang tidak dapat dipisahkan dalam pelaksanaan kegiatan. Pada
pelaksanaan yang memerlukan usaha yang sungguh-sungguh dan sangat tergantung
pada sistem pengendalian yang efektif dan sistem informasi yang digunakan.
Agar dapat melaksanakan pengendalian
keungan yang efektif, maka seorang pimpinan atau pelaksanan tugas memerlukan
informasi, sebagai berikut :
a. Biaya yang digunakan
apakah sesuai dengan hasil dari bagian pekerjaan yang telah
dilaksanakan. Jika terjadi perbedaan (lebih besar atau lebih kecil dari rencana
biaya) di mana dimana hal terjadi dan siapa yang bertanggung jawab dan apa yang
dikerjakan.
b. Merupakan biaya yang akan datang sesuai dengan rencana
atau melebihi rencana. Tanggung jawab pengendalian tidak hanya pada manajer
saja tetapi merupakan tanggungjawab semua orang yang terlihat pada aktivitas
tersebut agar dapat mengerjakan bagiannya dengan baik dan tepat waktu.
c. Menurut Suprityono,
dalam pengertian yang
sama, namun diungkapkan dengan sederhana.
Pengendalian adalah proses untuk
memberikan kembali menilai dan selalu memonitor laporan-laporan aapakah pelak
sanaan tidak menyimpang dari tujuan yang sudah yang sudah ditentukan.
Nupriyoni (1989: 5) berpendapat bahwa
pengendalian bertumpu pada konsep umpan balik, yang secara kontinyu
mengharuskan adanya pengukuran pelaksanaan dan pengambilan tindakan koreksi
yang ditujulkan untuk menjamin pencapaian tujuan-tujuan. Untuk proses
pengendalian ini, maka yakni manajemen sedapat mungkin mendapatkan informasi
yang tepat dan up to date, agar para manajer dapat segera mengadakan
tindakan-tindakan pengendalian sebelum sesuatu penyimpangan serius. Karena
pengendalian yang teratur akan menghasilkan suatu pencapaian yang efektif.
Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam
proses pengendalian menurut Glenn A. Welch (1990: 9), sebagai berikut :
1. Measurement of
performance against predetermined objec tive, plans and standard.
2. Communication (reporting) of the result of
the measure1 ment process to the approriate individu and groups.
3. An analysis of
the deviations from the objective plans policies and standard in order to
determinc the under line causes.
Jadi
menurut pengertian di atas, bahwa dalam suatu proses
pengendalian mencakup pengukuran pelaksanaan dengan rencana yang telah
dibuat dan pelaporan hasil
pengukuran kepada manajer yang bersangkutan. Untuk mengukur dalam pelaksanaan dilakukan
dengan cara analisis varians, untuk menentukan sebab-sebabnya, sehingga dapat
dilakukan pemilihan alternatif yang
terbaik untuk menentukan rencana yang akan datang. Agar lebih efektif proses
pengendalian ini harus pada titik atau pada waktu mulai dilakukan kegiatan,
artinya seorang manajer yang bertanggungjawab akan tindakan tertentu sebelumnya
harus mengusahakan suatu bentuk pengendalian. Untuk itu tujuan-tujuan
rencana-rencana dan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan standar-standar yang telah
ditetapkan harus disampaikan kepada manajer dan dipahami sepenuhnya oleh
manajer tersebut terlebih dahulu untuk kemudian dilaksanakan pelaksanaan itu
harus tetao dimonitor apakah sesuai dengan rencana semula.
C Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Di dalam suatu perusahaan prosedur
penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang
tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip
internal control.
Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Auditing
Prinsip Accounting, (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara bagian-bagian yang
terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :
1.
Bagian surat masuk
2.
K a s i r
3.
Bagian piutang
4.
Bagian pemeriksaan interen
Bagian surat masuk bertugas menerima
semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan
piutang harus dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap
hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan chek dan remittance advice.
Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi
tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai
dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka
daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan
chek di serahkan kepada kasir.
Dari Satu lembar bersama dengan
remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang
diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop
dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya
pada halaman muka amplop tersebut.
Kasir bertugas menerima uang yang berasal
dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman.
Kasir harus membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang
diterimanya.
Agar penerimaan uang ini dapat diawasi
dengan baik, maka satu lembar bukti
sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran
yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang
dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan
penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas
masuk yang di beri nomor urut yang
dicetak
Sumber
dan bentuk penerimaan
uang menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 ;
199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai
bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang,
penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti
penjualan aktiva tetap.
Selain sumber-sumber tersebut,
penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari
bank maupun dari pinjaman wesel. Apabila
terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.
Formulir-formulir yang digunakan dalam
prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2003 : 100) adalah sebagai
berikut
1.
Dokumen (bukti) asli pendukung
setiap penerimaan uang yang terdiri dari
:
- Pemberitahuan
tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.
- Bukti penerimaan
uang yang diberi nomor urut yang di
cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang langsung.
- Pita daftar penjualan tunai
- Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.
- Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.
2. Data harian yang
menunjukkan kumpulan ataukah ringkasan penerimaan kas yang terdiri dari :
- Bukti setoran ke bank
- Daftar
penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)
dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).
- Ringkasan cash register
- Proof tapes
3.
Buku jurnal (book of original entry)
- Jurnal penerimaan uang (terperinci)
- Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.
4.
Buku pembantu piutang dan buku besar"
Uang
tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan
penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah
digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik
sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau
langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa
bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.
Untuk bisa menyusun suatu manual atau
pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus
diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut,
Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Ruchiyat Kosasi (2001 :102) mengemukakan,
sebagai berikut :
1. Pengeluaran
kas harus diperinci
agar dapat disusun suatu ikhtisar laporan dan pencatatan, dari kedalam jurnal
pengeluaran kas.
2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari
"voucher register",
jurnal pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah
dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau
pencatatan pengeluaran kas dipakai
sebagai kontrol chek terhadap buku-buku
tersebut di atas.
3. Sebagian besar
pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan
biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca
serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet.
Suatu sistem efektif mengenai pengeluaran kas hal sangatlah penting sehingga tidak kalah
pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan
pimpinan suatu perusahaan harus mengirim
surat dan dapat menjelaskan mengenai
siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek. Semua pembayaran/
pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah
chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai
pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan
catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat
diperoleh secara otonomi. Oleh karena penandatanganan chek-chek yang cukup
banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang
menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang
meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya.
Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya
pedoman dalam pembukuan.
Sistem dan pembukuan dalam pengendalian interen
yang perlu diperhatikan, sebagai berikut
:
1. Sebelum faktor pembelian disetujui untuk dibayar, harus
dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan
dokumen-dokumen pendukungnya.
2 Dalam hal
adanya retur pembelian, maka
jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi hutang yang akan dibayar.
3. Semua hutang
dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.
4. Jumlah saldo dalam
buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan
dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk
pengeluaran dari kas kecil.
6. Pembentukan dana kas kecil dengan inpers
sistem.
7. Penandatanganan
chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.
8. Petugas yang menandatangani chek dibedakan dari petugas
yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke- duanya harus menyarankan uang jaminan.
9. Harus ada
pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang nomor-nomor chek yang
digunakan, serta yang di- batalkan.
10. Tanggung
jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab
atas pengeluaran kas, dimana prinsip ini
tidak berlaku untuk
lembaga-lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas pengeluaran uang harus dipisahkan dari
petugas
yang
mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi dibuat laporan dilakukan
oleh petugas yang
tidak menandatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan
faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung
lainnya.
14. Chek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus
dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap
lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti
berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.
17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan
dibuat rekening perantara.
D Sistem dan Prosedur
Pengeluaran Kas
Untuk menyusun pedoman tentang system dan
prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungusi
pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini Ruckiyat Kosasi dalam bukunya Auditing,
Prinsip dan Prosedur (2001 : 102) menjelaskan sebagai berikut :
1. Pengeluaran kas
harus diperinci agar dapat disusun suatu ichtisar laoran dan pencatatan,
ke dalam jurnal pengeluaran kas.
2. Dalam perusahaan
kecil, pos-pos debet
dapat berasal dari voucher register, jurnal pembelian (buku pembelian),
atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan
harian. Buku jurnal atau pencatatan pengeluaran kas dapat sebagai control chek
terhadap buku-buku tersebut di atas.
3. Sebgian besar pos-pos debt sebagai lawan pengeluaran
kas adalah pos-pos harta, utamh dan biaya, tetapi juga berakibat pos debet pada
kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Cacatlah pengeluaran kas dengan
baik dan posting pos debet.
Untuk menjamin kebenaran pengeluaran
kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan dalam bukunya
Akuntansi Keuangan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang
adalah :
a. Memeriksa
bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucehernya untuk memastikan bahwa
dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh
orang-orang yang berwenang.
b. Mendatangani check
c. Mengecap lunas
pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubangi pada perforator.
d. Mencatat chek ke
dalam daftarnya (cek register)
e. Menyerahkan chek
kepada kreditur (orang yang dibayar).
Suatu system yang efektif mengenai
pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan system
yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan
perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai
siapa yang berwenang untuk mendatangani chke. Semua pembayaran/ pengeluaran
kas, dilakukan dengan chek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu
merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan
tentang pembayaran bersama dengan chkenya.
Setelah itu tembusan merupakan cacatan
hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda
terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena pendatanganan chek yag
cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang
mendatangani chek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan
atau tidak mengerti sepenuhnya.
Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi
Keuangan (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun system pengendalian intern
dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam
system pengendalian intern yang harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :
1. Sebelum faktur
pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan
perhitungan-perhitungannya dalam faktur-faktur dan dokumen.
2. Dalam hal adanya transaksi retur pembelian,
maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang yang akan
dibayar.
3. Semua hutang
dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.
4. Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang
harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat
pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua
pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dari
kas kecil.
6. Pembentukan dana kas kecil dengan impers
system.
7. Penandatanganan chek harus dipisahkan dari
orang yang memegang buku chek.
8. Petugas yang
mendatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan
sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.
9. Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang
buku chek tentang normo-nomor chek yang
digunakan, serta yang dibatalkan.
10. Tanggung jawab
penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, di
mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas
mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi
laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak mendatangani chek, atau
menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan
mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah
disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
14. Chek untuk
mengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dkumen pendukung harus
di cap lunas atau dilubang agar tidak
digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas
pengeluaran uang kas.
17. Transfer uang
antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara
(performance).
Dari uraian di atas, prosedur merupakan
pembayaran dalam jumlah cukup besar yang
dilakukan dengan uang tunai atau chek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan
pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan
chke, seperti untuk pembelian perangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan
inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat
diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang
pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.
Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada
dua metode yang lazim digunakan yaitu :
1. Metode Imperst
Metode imperst yaitu metode yang
menentukan jumlah kas kecil yang selalu kostan dan tidak berubah. Biasanya kas
kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan
pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, mislnya untuk satu minggu,
dua minggu, dan seterusnya.
Pada saat pembentukan kas kecil, maka
dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. xxxx
Bilamana sisa saldo uang dalam kas
kecil sudah hamper habis tau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil
sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada
pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode imprst
adalah sebagai berikut :
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas Rp.
xxxx
2. Metode fluktuasi
Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil
dalam jumlah yang selalu konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk
berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas
besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu
pemebentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. Xxxx
Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut
untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut
:
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas
kecil Rp. xxxx
Bilaman sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir
pemegang kas kecil dapat menerima
dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya
sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.
Baridwan, Zaki,
2001, Sistem Akuntansi, Penyusutan
dan Metode, Edisi Kedua,
Cetakan Ketiga, Bagian Penerbit Akademi Akuntansi, YKPN, Jakarta.
………………, Zaki, 2003, Sistem Akuntansi,
Penyusutan dan Metode, Edisi Kedua, Cetakan Ketiga,
Bagian Penerbit Akademi Akuntansi, YKPN, Jakarta.
…………….. , 2003, Prosedur Akuntansi, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Akuntansi YKPN,
Jakarta.
Ikatan Akuntan
Indonesia, 1997, Prinsip-Prinsip
Akuntansi Indonesia, LPFE,
Universita Indonesia, Jakarta.
Ruchiyat. Kosasi,
2001. Auditing, Prinsip Accounting, Edisi Baru. PT. Raja Grafindo Persada,
Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar