Perkembangan ekonomi suatu bangsa
memerlukan pola dan peraturan pengolahan ekonomi yang tersedia secara terarah
serta terpadu yang dimanfaatkan bagi peningkatan kesejahteraan masyarakat.
Lembaga-lembaga perekonomian bahu-membahu mengelola untuk menggerakkan semua
potensi ekonomi agar berdaya dan berhasil guna secara optimal.
Berdaya dan berhasil guna, badan-badan
usaha atau khususnya perusahaan mempunyai peranan yang sangat strategis dalam
menggerakkan roda perekonomian secara merata yang dikaitkan dengan arus kas
hubungannya dengan keluar masuk keuangan Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi
Selatan.
Menjalankan usaha memerlukan system dan
prosedur dalam pengeluaran kas dalam mengimformasikan keuangan. Kebutuhan akan
informasi pengelolaan keuangan atas informasi arus kas dalam pada Perum Bulog
Divisi Regional Sulawesi Selatan menyebabkan timbulnya arus kas sebagai informasi pengeluaran kas sejalan dengan kebutuhan masyarakat tentang
jasa pihak yang kompeten dan dapat di percaya untuk menilai kewajaran
pertanggungjawaban keuangan yang disajikan oleh manajemen kepada pihak luar.
Untuk menilai system dan prosedur penerimaan serta pengeluaran kas dalam
hubungannya dengan keuangan yang akan dipertanggungjawabkan diperlukan
ketelitian dalam menentukan prosedur tertentu.
Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi
Selatan selalu membutuhkan modal kerja untuk membelanjai operainya seperti,
pembayaran gaji pegawai, pengadaan barang dagangan dan lain sebagainya, di mana
uang yang dikeluarkan diharapkan dapat masuk kembali melalui hasil penjualan
produksinya. Uang yang diterima dari hasil produksi tersebut akanb dikeluarkan
lagi untuk membelanjai operasi selanjutnya. Dengan demikian dana tersebut akan
terus menerus berputar setiap periode selama operasi perusahaan.
Dana yang tersedia harus dialokasikan
secara efektif dan efisien baik dalam bentuk tunai, piutang maupun persediaan
barang dagangan. Penyimpangan yang timbul akibat penggunaan dana yang kurang
tepat dapat mengganggu aktivitas perusahaan. Hal ini berarti resiko kerugian
yang di tanggung perusahaan semakin besar.
Transparansi penggunaan dana dalam Perum Bulog
Divisi Regional Sulawesi Selatanselalu menjadi perhatian sebab dana merupakan
salah satu unsur penentu terhadap perkembangan kegiatan. Oleh karena itu usaha
untuk memperoleh dana dan bagaimana mengalokasikan dana tersebut secara efektif
dan efisien merupakan masalah yang vital dalam suatu perusahaan. Efektif
tidaknya mengalokasikan dana tersebut tercermin dalam laporan keuangan
perushaan pada periode tertentu.
Dalam operasionalisasi pelaksanaan
tugas-tugas pada Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan atau Tingkat
daerah adalah untuk memenuhi permintaan nasabah agar pelayanan pada Bulog
khususnya Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi Selatan cepat, tepat dan
rama. merupakan lembaga keuangan sebagai
salah satu BUMN.
Perum Bulog Divisi Regional Sulawesi
Selatan mempunyai tujuan akhir dari lembaga adalah mengusahakan kelangsungan
hidup melalui usaha-usaha pengadaan dan penyediaan gabah dari petani dan
pencapaian keuntungan secara wajar. Artinya dalam operasional suatu usaha
haruslah berusaha sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Dan tujuan
yang utama pula adalah turut serta dalam membangun dan mengembangkan
perekonomian nasional, utamanya adalah peningkatan kesejahteraan masyarakat
menengah ke bawah melalui pemberian pembiayaan yang selayaknya.
Arus kas dari Perum Bulog Divisi Regional
Sulawesi Selatan adalah merupakan yaitu penyediaan dropping dari Bulog Divisi
Regional ke Dolog Kabupaten dalam bentuk
L/C dan pengiriman uang untuk saling mengisi kas antara daerah dengan divisi
regional cukup lancar. Peyediaan dana ini selain pada kantor Dolog juga ke
Bulog Divisi Reional sebagai pusat koodinasi untuk Sulawesi Selatan masih perlu
meningkatkan pelayanan terutama yang ada di pelosok daerah baik menjual gabah
maupun membutuhkan sarana penunjang lainnya membutuhkan dana untuk kelancaran
usahanya. Peranan Bulog dalam lalu lintas pembayaran yang memerlukan ketelitian
dalam penerimaan dan pengeluaran kas.
Informasi keuangan atau informasi
akuntansi merupakan suatu informasi yang sangat dibutuhkan baik oleh pihak
internal maupun pihak eksternal perusahaan. Pihak internal perusahaan antara
lain manajemen perusahaan memerlukan informasi akuntansi untuk mengetahui,
mengawasi, menganut kepentingan untuk menjalankan perusahaan. Sedangkan pihak
ekonomi yang menyangkut kreditur memerlukan informasi akuntansi dengan kredit yang diberikan
kepada perusahaan.
Agar informasi terutama, data keuntungan
perusahaan dapat di manfaatkan oleh pihak manajemen maupun kegiatan,
maka data tersebut perlu disusun dalam bentuk yang sesuai dengan dengan
keperluan suatu sistem yang mengatur atau dan mengetahui data akuntansi dalam
perusahaan. Untuk dapat menghasilkan suatu sistem yang baik perlu adanya suatu
prosedur.
Ada beberapa ahli yang telah memberikan
definisi tentang sistem dan prosedur akuntansi, antara lain Stephen A. Moscorst
yang dikutip Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem Akuntansi (1998 : 2) menyatakan
bahwa sistem sebagai suatu entry (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian
yang saling berhubungan (disebut sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu.
Sedangkan Cole Neosechel disadur oleh Zaki
Baridwan (1999 : 1) Prosedur dan Petunjuk Operasional Kegiatan, mendefisinikan
sistem sebagai suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang berhubungan secara
tersusun sesuai dengan suatu skhema yang
menyeluruh (teringrasikan) untuk melaksanakan suatu kegiatan-kegiatan
atas fungsi utama dari perusahaan.
Zaki Baridwan Sistem dan Prosedur
Akuntansi (2003 : 3) memberikan definisi sistem dan prosedur sebagai berikut,
sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan
disusun dengan suatu skhema yang
menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan.
Sedangkan prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan terikat (clerical) biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin
adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang
sering terjadi.
Jadi dari definisi-definisi tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa
suatu sistem terdiri dari jaringan-jaringan atau kerangka prosedur-prosedur dan
prosedur yang merupakan urut-urutan kegiatan klerical yang meliputi kegiatan untuk mencatat informasi dalam
formulir, buku jurnal dan buku besar.
1 Elemen-elemen
Sistem Akuntansi
Elemen-elemen
yang terdapat saatu sistem akuntansi ditentukan berdasarkan informasi keuangan
yang dihasilkan informasi keuangan tersebut adalah informasi akuntansi keuangan
dan informasi akuntansi manajemen.
Akuntansi
keuangan disusun terutama untuk menghasilkan informasi yang biasanya dalam
bentuk laporan leuangan yang ditujukan kepada pihak-pihak diluar perusahaan.
Oleh karena laporan ini ditujukan pada pihak diluar perusahaan cara penyajian
dan isinya diatur oleh prinsip akuntansi yang layak.
Akuntansi
manajemen disusun terutama untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi
pengambilan keputusan oleh manajemen. Biasanya informasi yang digunakan oleh
manajemen terutama berkisar pada biaya sehingga sering biaya.
Untuk menangani
kegiatan pokok perusahaan manufactur yang terdiri dari desain dan pengembangan
dengan akuntansi biaya. Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan manufactur
yang terdiri dari desain dan pengembangan produk pengadaan dan pengolahan bahan
baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli, maka
dirancang suatu sistem akuntansi Cecil
Gillespie ditulis oleh Zaki Bardiwan (1998:
5) menyatakan bahwa sistem akuntansi terbagi beberapa bagian antara lain
:
a.
Sistem akuntansi pokok
- Fomulir atau dokumen (dokumen
papursal)
- J u r n a l
- Buku besar dan buku pembantu
b.
Sistem penjualan dan penerimaan uang :
- Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur.
- H u t a n g
- Penerimaan uang dan pengawasan kredit
c.
Sistem pembelian
- Order pembelian dan laporan
penerimaan barang
- Distribusi pembelian dan biasa
- Hutang (voucher)
- Prosedur pengeluaran uang
2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Unsur-unsur dalam penyusunan sistem
akuntansi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan bagi yang membutuhkan
terdiri dari :
a. Analisa sistem
yang ada
Unsur-unsur ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan
kelemahan dari sistem informasi akuntansi yang berlaku bagi perusahaan.
b.
Klasifikasi rekening
Untuk mencari data klasifikasi rekening beserta kodenya,
baik yang ada dalam buku besar maupun buku pembantu.
c.
Jurnal
Dalam mengumpulkan data mengenai buku-buku jurnal yang
digunakan dalam perusahaan termasuk mengumpulkan informasi mengenai metode pencatatan dalam
buku jurnal.
d.
Prosedur
Mencari data mengenai prosedur-prosedur yang berlaku dalam
perusahaan.
e.
Akuntansi biaya
Mengumpulkan data yang berguna untuk menyusun sistem
akuntansi biaya seperti jumlah departemen, proses produksi, mesin-mesin yang
digunakan dalam instruksi tertulis yang ada.
f.
Formulir-formulir
Mengumpulkan semua contoh formulir yang digunakan dalam
perusahaan baik untuk rekening jurnal dan bukti-bukti transaksi.
3.
Faktor-Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan Sistem
Akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu
perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor pernting, sebagai berikut :
1. Sistem akuntansi yang disusun itu harus
memenuhi prinsip
cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyedia kan
informasi yang diperlukan tepat pada waktunya dapat memenuhi kebutuhan dan
dengan kualitas yang sesuai informasi akuntansi.
2.
Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti
bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik
perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem
akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip- prinsip pengawasan
intern.
3.
Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti
bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan
sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit
dalam menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan.
B
Pengertian Kas
Sebagaimana telah diketahui bahwa kas
merupakan aktiva yang paling lancar atau salah satu unsur modal yang paling
tinggi tingkat likkwiditasnya. Artinya kas merupakan jenis aktiva yang paling
banyak mengalami perubahan. Setiap hari terjadi transaksi dan setiap hari juga
terjadi perubahan kas. Dengan kata lain
perubahan transaksi-transaksi lain dalam perusahaan senantiasa mempengaruhi
kas. Kejadian ini tentu tidak terjadi pada aktiva lancar lainnya seperti
rekening bank, piutang, dan persediaan.
Kas merupakan aktiva yang paling likuid
sehingga dalam neraca selalu di tempatkan pada posisi awal aktiva. Semakin jauh
aktiva lain dengan kas, berarti aktiva tersebut semakin rendah tingkat
likuiditasnya.
Ruchiayat Kosasi dalam bukunya Auditing
Prinsip dan Prosedur (2001 : 20) menyatakn bahwa pengertian kas adalah uang
tunai yang ada dan sesuatuyang disamakn dengan uang.
Selanjutnya pengertian kas menurut
Munandar dalam bukunya Pokok-Pokok Intermediate Accounting (2002 : 21) adalah
semua mata uang kertas dan logam baik mata uang dalam negeri maupun mata uang
luar negeri, serta semua surat-surat yang mempunyai sifat-sifat seperti uang,
yaitu sifat yang dapat segera digunakan untuk melakukan pembayaran-pembayaran
yang setiap saat dikehendakinya.
Dari kedua defenisi atau pengertian yang
kemukakan diatas, Hernanto dalam bukunya Akuntansi Keuangan Intermediate I
(2000 : 21) menyebutkan bahwa ada dua kreteria yang harus dipenuhi agar alat
pembayaran dapat dinamakan sebagai kas, yaitu :
1. Harus diterima
oleh umum sebagi alat pembayaran atau diterima bank sebgai simpanan sebesar nilai
nominal.
2. Harus dapat
digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan perusahaan.
Munandar dalam bukunya Pokok-Pokok
Intermediate Accounting (2002 : 21) mengemukakan bahwa yang termasuk dalam
perakiraan kas
sebgai salah satu carent assets, antara lain :
1. Mata uang logam
atau kertas yang dikeluarkan oleh pemerintah
2. Bank Notes, mata
uang logam atau kertas yang dikeluarkan oleh bank (untuk di Indonesia oleh Bank
Indonesia)
3. Mata uang asing
yang dikeluarkan negara lain
4. Demand Deposit
yang disimpan oleh bank, yang bila siperlukan tiap waktu dapat ditarik kembali
5. Fostal Money Order, yaitu sejenis pos wesel yang setiap
waktu dapat ditukar uang ke kantor pos
6. Surat perintah
bayar (money order) yangs etiap waktu dapat ditukar dengan uang kepada yang
disebutkan dalam surat tersebut. Biasanya anatara pihak pemberi perintah dengan
pihak yang diberi perintah dengan pihak yang di berikan perintah byar
tersebutada hubungan erat misalnya antara induk perusahaan kepada cabang-cabang
perusahaan kepada perwakilannya.
7. Cek ialah surat
perintah yang dibuat satu pihak yang mempunyai simpanan (tabungan) pada bnak
yang diisi agar bank tersebut membayar sejumlah uang tersebut kepada pihak yang
man disebutkan didalamnya.
8. Kasir Cek ialah
cek yang dibuat suatu bank, sehingga merupakan suatu perintah bayar dari bank
itu sendiri, cek semacam ini sering sekali digunakan oleh bank itu sendiri.
Untuk melakukan pembayarn, atau kadang-kadang dijual kepada pihak/orang lain
yang menginginkan, sebab cek tersebut lebih terjamin kepastian pembayarannya,
dan tidak ada kekhawatiran bahwa cek itu “Cek Kosong”.
9. Card fied Cek ialah cek yang dibuat oleh satu pihak
lain dan sudah dapat tanda pengesahan oleh bank yang bersangkuat sebagai tanda
bahwa cek tersebut memang mempunyai dana.
10. Travelers Cek, ialah cek yang
dikeluarkan oleh suatu bank untuk kepentingan orang-orang yang bepergian, edan
dapt digunakan untuk melakukan pembayaran ongkos-ongkos hotel dan sebagainya.
Dari
uraian tersebut dapat di simpulkankan bahwa untuk dapat digolongkan sebagai
kas, biasanya dibatasi dengan diterima sebagai setoran dengan bank dengan nilai
nominalnya sehingga elemen-elemen yand tidak diterima sebagai setoran oleh bank
dengan nilai nominalnya tidak dapat dikelompokkan dalam kas.
Meskipun
pengertian kas tersebut meliputi kas yang ada pada perusahaan dan kas yang ada
pada bank, akan tetapi dalam praktek pada umumnya masih diadakan pemisahaan
yang secara tegas antara kedua kas tersebut
(kas pada perusahaan dan kas pada bank) terutama dilihat dari segi
administrasi.
C Perputaran (Aliran)
Dana
Implementasi Pemisahan kas (uang) yang
ada pada bank dengan Kas (uang) yang ada pada perusahaan tersebut tidak hanya
dalam rangka penyajiannya didalam laporan keuangan (neraca dan laporan rugi
laba) melainkan juga dalam hal penyelenggaraan pencatatan selama periode
skuntansi yang sedang berjalan.
Berdasarkan cara tersebut maka untuk
menampung atau mengakomodasi transakaksi-transaksi yang berhubungan dengan kas
didalam perusahaan, maka pihak manajemen perusahaan menyelenggarakan
rekening-rekening pembukuan. Menurut Hernanto dalam bukunya Pokok-Pokok
Intermediate Accounting (2002 : 21) rekening-rekening pembukuan tersebut
terdiri dari:
a. Kas, yaitu
digunakan untuk menampung transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran secara
tunai melalui bank.
b. Kas kecil, yaitu
merupakan sejumlah dana (uang) yang dibentuk atau dipersiapkan khusus untuk
kepentingan tertentu termasuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin dan
relatif kecil.
c. Selisih Kas, yaitu digunakan untuk menampung
perbedaan jumlah fisik kas (yang ada dalam perusahaan) menurut hasil kas opname
dengan jumlah kas menurut catatan pembukuan sementara sebelum penyebab
terjadinya perbedaan itu dapat diketahui.
D Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas
Di dalam suatu perusahaan prosedur
penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang
tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip
internal control.
Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Auditing
Prinsip Accounting, (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara bagian-bagian yang
terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :
1. Bagian surat masuk
2. K a s i r
3. Bagian piutang
4. Bagian pemeriksaan interen
Bagian surat masuk bertugas menerima
semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan
piutang harus dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap
hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan chek dan remittance advice.
Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi
tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai
dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka
daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan
chek di serahkan kepada kasir.
Dari Satu lembar bersama dengan
remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang
diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop
dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya
pada halaman muka amplop tersebut.
Kasir bertugas menerima uang yang berasal
dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman.
Kasir harus membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang
diterimanya.
Agar penerimaan uang ini dapat diawasi
dengan baik, maka satu lembar bukti
sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran
yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang
dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan
penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas
masuk yang di beri nomor urut yang
dicetak
Sumber
dan bentuk penerimaan
uang menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 ;
199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai
bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang,
penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti
penjualan aktiva tetap.
Selain sumber-sumber tersebut,
penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari
bank maupun dari pinjaman wesel. Apabila
terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.
Formulir-formulir yang digunakan dalam
prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2003 : 100) adalah sebagai
berikut
1. Dokumen (bukti) asli pendukung setiap penerimaan uang yang terdiri dari :
- Pemberitahuan
tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.
- Bukti penerimaan
uang yang diberi nomor urut yang di
cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang langsung.
- Pita daftar penjualan tunai
- Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.
- Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.
2. Data harian yang
menunjukkan kumpulan ataukah ringkasan penerimaan kas yang terdiri dari :
- Bukti setoran ke bank
- Daftar
penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)
dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).
- Ringkasan cash register
- Proof tapes
3.
Buku jurnal (book of original entry)
- Jurnal penerimaan uang (terperinci)
- Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.
4.
Buku pembantu piutang dan buku besar"
Uang
tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan
penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah
digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik
sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau
langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa
bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.
Untuk bisa menyusun suatu manual atau
pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus
diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut,
Ruchiyat Kosasi, dalam bukunya Auditing Prinsip dan Prosedure (2001 :102)
mengemukakan, sebagai berikut :
1. Pengeluaran
kas harus diperinci
agar dapat disusun suatu ikhtisar laporan dan pencatatan, dari kedalam jurnal
pengeluaran kas.
2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari
"voucher register",
jurnal pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah
dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau
pencatatan pengeluaran kas dipakai
sebagai kontrol chek terhadap buku-buku
tersebut di atas.
3. Sebagian besar
pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan
biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca
serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet.
Suatu sistem efektif mengenai pengeluaran kas hal sangatlah penting sehingga tidak kalah
pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan
pimpinan suatu perusahaan harus mengirim
surat dan dapat menjelaskan mengenai
siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek. Semua pembayaran/
pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah
chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai
pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan
catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat
diperoleh secara otonomi. Oleh karena penandatanganan chek-chek yang cukup
banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang
menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang
meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya.
Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya
pedoman dalam pembukuan.
Sistem dan pembukuan dalam pengendalian interen
yang perlu diperhatikan, sebagai berikut
:
1. Sebelum faktor
pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan
perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.
2 Dalam hal
adanya retur pembelian, maka
jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi hutang yang akan dibayar.
3. Semua hutang
dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.
4. Jumlah saldo dalam
buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan
dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk
pengeluaran dari kas kecil.
6. Pembentukan dana kas kecil dengan inpers
sistem.
7. Penandatanganan
chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.
8. Petugas yang menandatangani chek dibedakan dari petugas
yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke- duanya harus menyarankan uang jaminan.
9. Harus ada
pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang nomor-nomor chek yang
digunakan, serta yang di- batalkan.
10. Tanggung
jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab
atas pengeluaran kas, dimana prinsip ini
tidak berlaku untuk
lembaga-lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas pengeluaran uang harus dipisahkan dari
petugas
yang
mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi dibuat laporan dilakukan
oleh petugas yang
tidak menandatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan
faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung
lainnya.
14. Chek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus
dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap
lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti
berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.
17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan
dibuat rekening perantara.
E Sistem dan Prosedur
Pengeluaran Kas
Untuk menyusun pedoman tentang system dan
prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungusi
pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini Ruckiyat Kosasi dalam bukunya Auditing,
Prinsip dan Prosedur (2001 : 102) menjelaskan sebagai berikut :
1. Pengeluaran kas
harus diperinci agar dapat disusun suatu ichtisar laoran dan pencatatan, ke
dalam jurnal pengeluaran kas.
2. Dalam perusahaan
kecil, pos-pos debet dapat berasal dari voucher register, jurnal pembelian
(buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur
jurnal ataukah catatan harian. Buku jurnal atau pencatatan pengeluaran kas
dapat sebagai control chek terhadap buku-buku tersebut di atas.
3. Sebgian besar pos-pos debt sebagai lawan pengeluaran kas
adalah pos-pos harta, utamh dan biaya, tetapi juga berakibat pos debet pada
kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Cacatlah pengeluaran kas dengan
baik dan posting pos debet.
Untuk menjamin kebenaran pengeluaran
kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan dalam bukunya
Akuntansi Keuangan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang
adalah :
a. Memeriksa
bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucehernya untuk memastikan bahwa
dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh
orang-orang yang berwenang.
b. Mendatangani check
c. Mengecap lunas
pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubangi pada perforator.
d. Mencatat chek ke
dalam daftarnya (cek register)
e. Menyerahkan chek
kepada kreditur (orang yang dibayar).
Suatu system yang efektif mengenai
pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan system
yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan
perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai
siapa yang berwenang untuk mendatangani chke. Semua pembayaran/ pengeluaran
kas, dilakukan dengan chek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu
merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan
tentang pembayaran bersama dengan chkenya.
Setelah itu tembusan merupakan cacatan
hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda
terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena pendatanganan chek yag
cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang
mendatangani chek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan
atau tidak mengerti sepenuhnya.
Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi
Keuangan (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun system pengendalian intern
dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam
system pengendalian intern yang harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :
1. Sebelum faktur
pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya
dalam faktur-faktur dan dokumen.
2. Dalam hal adanya transaksi retur pembelian,
maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang yang akan
dibayar.
3. Semua hutang
dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.
4. Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang
harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat
pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua
pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dari
kas kecil.
6. Pembentukan dana kas kecil dengan impers
system.
7. Penandatanganan chek harus dipisahkan dari
orang yang memegang buku chek.
8. Petugas yang
mendatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan
sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.
9. Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang
buku chek tentang normo-nomor chek yang
digunakan, serta yang dibatalkan.
10. Tanggung jawab
penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, di
mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas
mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi
laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak mendatangani chek, atau
menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan
mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah
disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
14. Chek untuk
mengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah
dibayar, semua dkumen pendukung harus di cap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.
16.
Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.
17.Transfer uang
antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara
(performance).
Dari uraian di atas, prosedur merupakan
pembayaran dalam jumlah cukup besar yang
dilakukan dengan uang tunai atau chek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan
pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan
chke, seperti untuk pembelian perangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan
inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat
diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang
pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.
Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada
dua metode yang lazim digunakan yaitu :
1 Metode Imperst
Metode imperst yaitu metode yang
menentukan jumlah kas kecil yang selalu kostan dan tidak berubah. Biasanya kas
kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan
pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, mislnya untuk satu minggu,
dua minggu, dan seterusnya.
Pada saat pembentukan kas kecil, maka
dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. xxxx
Bilamana sisa saldo uang dalam kas
kecil sudah hamper habis tau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil sudah
tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada
pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode imprst
adalah sebagai berikut :
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas Rp.
xxxx
2 Metode fluktuasi
Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil
dalam jumlah yang selalu konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk
berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas
besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu
pemebentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. Xxxx
Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut
untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut
:
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas kecil Rp. xxxx
Bilaman sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir
pemegang kas kecil dapat menerima
dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya
sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki,
1998, Sistem Akuntansi, Penyusutan
dan Metode, Edisi Kedua,
Cetakan Ketiga, Bagian Penerbit Akademi Akuntansi, YKPN, Jakarta.
…………….. , 1999, Prosedur dan Petunjuk Operasional Kegiatan, Edisi Kelima, Cetakan
Ketujuh, Akuntansi YKPN, Jakarta.
…………….. , 2003, Prosedur Akuntansi, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Akuntansi YKPN,
Jakarta.
Hernanto, 2002, Mpokok-Pokok Intermedite Accounting, Edisi Pertama, Liberty, Yogyakarta.
Hasibuan Malayu
S.P. 2001. Dasar-Dasar Perbankan: PT.
Bumi Aksara, Jakarta
Kasmir, 2004, Pemasaran Bank, Cetakan Kedua, PT Raja
Grafindo, Jakarta
Munandar, M, 2002,
Pokok-Pokok Intermediate Accounting, PT. Raja Grafindo, Jakarta
Ruchiyat. Kosasi,
2001. Auditing, Prinsip dan Prosedur, Edisi Baru. PT. Raja Grafindo Persada,
Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar