Pengertian Perencanaan Anggaran

        Perencanaan anggaran disini membicarakan bagaimana mendapatkan uang dan cara penempatan (mengalokasikan) yang seharusnya, sehingga penggunaan dana sedapat mungkin tepat sasaran atau tujuan yang sebenarnya.  

         Perencanaan yang penulis maksudkan disini menyangkut masalah perencanaan anggaran belanja rutin sebagaimana yang disamiapiakn oleh Haw Widjaya, Otonomi Daerah dan Daerah Otonomi (2002 : 15) apa yang digariskan dalam dalam penetapan penggunaan anggaran rutin, sebagai berikut :

 1.   Suatu rencana yang sudah disyahkan

 2. Rencana bagian dari pada rencana keseluruhan yang berupa anggaran.

3.   Kalkulasi dari pembiayaan kegiatan pemerintah.

         Dengan fungsinya yang demikian itu, maka rencana  anggaran adalah perkiraan untuk waktu yang akan datang disusun berdasarkan perjalanan-perjalanan masa lalu dan masa kini. Penyusunannya yang sistimatis haruslah dilakukan atas dasar klasifikasi anggaran yang digunakan.

         Untuk lebih jelasnya klasifikasi anggaran yang dimuat maka terlebih dahulu dijelaskan dalam berbagai macam klasifikasi anggaran, dalam anggaran sebagai klasifikasinya meliputi :

1.  Klasifikasi obyek

2.  Klasifikasi organik

3.  Klasifikasi fungsional

4.  Klasifikasi ekonomi

5.  Klasifikasi program perfomance.

         Dari pengertian klasifikasi obyek pengelompokkan pengeluaran-pengeluaran ke dalam jenis barang jasa yang   apakan dibeli. Sedangkan untuk klasifikasi organik adalah pengelompokan anggaran atas kategori suatu organisasi.

         Klasifikasi Fungsional adalah merupakan salah satu pengelompokkan pengeluaran atas dasar fungsi-fungsi yang akan dijelaskan oleh Mardiasmo, Otonomi dan Manajemen Keuangan Daerah, (2002 : 124) menyatakan bahwa ekonomi adalah pengelompokkan pengeluaran atas dasar kelompok kegiatan fungsi dan proyek yang akan dicapai sehingga dari pengeluaran-pengeluaran anggaran nantinya dapat diukur efisiensi dan penegasan yang dapat dijalankan. Dengan mengetahui macam-ma-cam klasifikasi anggaran tersebut di atas, dengan  data yang ada dapatlah ditentukan perencanaan anggaran belanja rutin pada lokasi penelitian yang terpilih disusun berdasarkan dengan sistimasi sebagai dasar dalam pertimbangan klasifikasi anggaran yang sesuai.

         Mardiasmo, Otonomi dan Manajemen Keuangan Daerah (2002 : 29)   menyajikan data-data dalam penyusunan anggaran belanja rutin pada lokasi yang terpilih di mana anggaran tersusun sebagai berikut :

1.  Belanja Pegawai terbagi atas :

   a. Gaji Pokok

   b. Tunjangan Tambahan

   c. Tunjangan istri / suami

   d. Tunjangan anak

   e. Tunjangan jabatan

   f.  Belanja Pegawai lainnya yang meliputi :

      1. Tunjangan pangan/beras                                                        

      2. Biaya lembur

      3. Honor untuk juru pemelihara bangunan purbakala                                                                                                                  

2. Belanja barang terdiri atas :

   a. Keperluan sehari-hari perkantoran, dipergunakan untuk :

      1. Keperluan bahan/ alat tulis menulis                                            

      2. Perlatan kantor ketata usahaan        

      3. Perlatan bahan/ alat tulis menulis dan bahan lain

      4. Perlatan rumah tangga kantor         

      5. Bahan rumah tangga kantor          

      6. Pembiayaan benda-benda pos          

      7. Biaya rapat dinas                     

      8. Biaya penerimaan tamu                  

      9. Biaya transportasi                

     10 Biaya petugas jaga malam.             

   b. Belanja barang inventaris kantor :                               

         - Semua barang-barang yang berhubungan dengan barang         inventaris kantor.

         -    Barang-barang keperluan tambahan

   c. Belanaja langganan daya jasa yang terbai atas :

      - Biaya langganan listrik

      - Biaya langganan telepon

      - Biaya langganan gas dan air

   d. Bahan alat-alat dan barang-barang lain, meliputi belanja :

      - Peralatan pemeliharaan benda-benda dan bangunan kuno

      - Peralatan penggambaran                                

      - Peralatan fotografi                                   

      - Peralatan pemerataan                                  

      - Peralatan laboratorium                                 

      - Bahan-bahan untuk fotografi                           

      - Ganti rugi tanah                                      

      - Pembelian benda-benda kuno/ benda-benda bersejarah    

      - Pembelian benda-benda seni                             

      - Perlatan survey                                       

   e. Lasin-lain belanaja terdiri dari :

      - Biaya pengamanan/ penjagaan pemilikan benda-benda, situs-situs, bangunan-bangunan bersejarah.

      - Biaya ganti rugi tanah/ barang dalam rangka perlindungan sejarah dan kepurbakalan.

      - Biaya pemerataan obyek-obyek sejarah dan ke purbakalaan.

3. Belanja Pemerintah terdiri dari :

   a.  Belanja pemeliharaan gedung kantor

   b.  Belanja pemeliharaan kendaraan dinas

   c.  Belanja pemeliahraan barang-barang inventaris kantor

   d.  Belanjan pemeliharaan perlatan teknis

   e.  Lain-lain belanja pemeliahraan, yaitu :

      -  Pemeliharaan bangunan kuno        

      -  Pemeliharaan benda-benda bersejarah/ kuno.

4)  Belanja perjalanan dinas 

        Untuk perjalanan dinas disini, maka semua unit kerja harus dapat menentukan, daerah mana saja yang direncanakan  dan  perlu  ditinjau,  dibina,   diarahkan kegiatan yang mana harus dilaksanakan oleh semua daerah atau suaka-suaka yang ada di daerah.

           Setelah penulis mengemukakan sistimatika menurut Djarwanto   Analisa Laporan Keuangan (2002 : 38) perencanaan pembelanjaan tersebut dibagi atas :

a.  Jenis belanja pegawai

b.  Jenis belanja barang

c.  Jenis belanja perjalanan dinas

     Ketiga jenis pengeluaran yang harus melalui kas yang bertanggung jawab bagian keuangan, lebih mengetahui keluar masuknya uang masuk termasuk belanja rutin. Dengan dasar  ini dapat dibagi pula pada masing-masing mata anggaran yang direrminkan dalam rangka pengoperasian, antara lain :

1)  Jenis belanja pegawai terdiri dari :

   a.  Gaji dengan kode mata anggaran 110

   b.  Tunjangan beras dengasn kode mata anggaran 120

Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas

      Untuk menyusun pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungsi pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini Ruckiyat Kosasi (2001 : 102) menjelaskan sebagai berikut :

1)    Pengeluaran  kas  harus diperinci agar dapat disusun suatu ikhtisar laporan dan pencatatan, ke dalam jurnal pengeluaran kas.

2)    Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari voucher register, jurnal pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Buku jurnal atau pencatatan pengeluaran kas dapat sebagai kontrol cek terhadap buku-buku tersebut di atas.

3)    Sebagian besar  pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya, tetapi juga berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting pos debet.

Untuk menjamin kebenaran pengeluaran kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang adalah :

a.    Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau vouchernya untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh orang-orang yang berwenang.

b.    Menandatangani cek

c.    Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubanginya.

d.    Mencatat cek ke dalam daftarnya (chek register)

e.    Menyerahkan cek kepada kreditur (orang yang dibayar).  

       Suatu sistem yang efektif mengenai pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai siapa yang berwenang untuk menandatangani cek. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, dilakukan dengan cek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan ceknya untuk diketahaui.

      Setelah itu tembusan merupakan catatan hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, apakah berupa surat-surat berharga atau cek, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena penandatanganan cek yag cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang menandatangani cek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak mengerti sepenuhnya.

      Zaki Baridwan (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun sistem pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam sistem pengendalian intern harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :

1. Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur-faktur dan dokumen.

2.  Dalam hal adanya transaksi retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang yang akan dibayar.         

3. Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5. Semua pengeluaran uang harus dengan cek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.

6.    Pembentukan dana kas kecil dengan impers system.

7.   Penandatanganan cek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku cek.

8. Petugas yang menandatangani cek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.

9.  Harus  ada  pertanggungjawaban dari pemegang buku cek tentang nomor-nomor  cek yang digunakan, serta yang dibatalkan perlu diinfentarisir.

10. Tanggung jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, di mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan seperti bank.

11. Petugas mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak menandatangani cek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Cek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus dicap lunas atau  dilubang agar tidak digunakan lagi.

16. Dilakukan  cuti  berkala untuk dilaksanakan pada  petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17.Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara (performance).

      Dari uraian di atas, prosedur merupakan pembayaran dalam jumlah cukup besar  yang dilakukan dengan uang tunai atau cek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan cek, seperti untuk pembelian prangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.

      Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang lazim digunakan yaitu :

1.     Metode Impers

Metode impers yaitu metode yang menentukan jumlah kas kecil yang selalu konstan dan tidak berubah. Biasanya kas kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya untuk satu minggu, dua minggu, dan seterusnya.

Pada saat pembentukan kas kecil, maka dibuat jurnal sebagai   berikut :

                              Kas kecil                    Rp. xxxx

                                      Kas                                        Rp. xxxx

Bilamana saldo uang dalam kas kecil sudah hampir habis atau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode inperst adalah sebagai berikut :

                             Biaya-biaya               Rp. xxxx

                                        Kas                                          Rp. xxxx       

2.    Metode fluktuasi

Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil dalam jumlah yang selalu tidak konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu pembentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :  

                             Kas kecil                    Rp. xxxx

                                        Kas                                 Rp. Xxxx

Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut :

                       Biaya-biaya                     Rp. xxxx

                                        Kas kecil                         Rp. xxxx       

Bilamana sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir pemegang kas  kecil dapat menerima dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil. 

Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas

      Di dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control.

      Ruchiyat Kosasi, (2001 : 35) mengatakan bahwa di antara bagian-bagian yang terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :

1. Bagian surat masuk

2. K a s i r

3. Bagian piutang

4. Bagian pemeriksaan interen

      Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan piutang  harus  dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian,  mengumpulkan cek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam cek dengan jumlah dalam remittance menjadi tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka  daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang  bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan cek di serahkan kepada kasir.

      Salah satu lembar bersama dengan remittance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.

      Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman. Kasir harus membuat surat setoran ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya.

      Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik,  maka satu lembar bukti sebagai setoran dari bank langsung dikirim ke Bagian Akuntansi. Bukti setoran yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang diberi nomor urut yang dicetak

      Sumber  dan  bentuk  penerimaan   uang  menurut  Zaki Baridwan        (2003 : 199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti penjualan aktiva tetap.

      Selain sumber-sumber tersebut, penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari bank (eksternal) maupun dari pinjaman wesel. Apabila terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas, tapi biasanya dibukukan secara terpisah.

      Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2003 : 100) adalah sebagai berikut :

1.  Dokumen (bukti) asli  pendukung setiap  penerimaan uang yang terdiri dari :

    - Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.

    - Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang  dicetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang   langsung.

    -  Pita daftar penjualan tunai

    - Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.

    - Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.

2.  Data  harian  yang  menunjukkan  kumpulan ataukah  ringkasan penerimaan kas yang terdiri dari :

    -  Bukti setoran ke bank                                                         

    - Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)  dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).

    - Ringkasan cash register

    - Proof tapes

3.  Buku jurnal (book of original entry)                                                        

    - Jurnal penerimaan uang (terperinci)

    - Kombinasi proof shet dengan jurnal penerimaan uang.

4.   Buku pembantu piutang dan buku besar

Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpan dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimanya sampai dimaksudkan  ke dalam peti besi atau                ( brankas ), atau langsung disimpan ke bank agar uang tersebut dapat terhindar dari bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.

      Untuk bisa menyusun suatu manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi dari pada pengeluaran  kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, Ruchiyat Kosasi, (2001 :102) mengemukakan, sebagai berikut :

1. Pengeluaran  kas  harus  diperinci  agar  dapat  disusun suatu ikhtisar laporan   dan pencatatan, dari ke dalam jurnal pengeluaran kas.

2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari "voucher  register", jurnal  pembelian (buku pembelian),  atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau pencatatan  pengeluaran kas dipakai sebagai control chek terhadap buku-buku tersebut di atas.                                                        

3. Sebagian  besar pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet. Suatu sistem  efektif mengenai  pengeluaran kas  hal ini sangatlah penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan pimpinan suatu perusahaan harus  mengirim surat dan dapat  menjelaskan  mengenai  siapa yang berwewenang untuk menandatangani cek. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan cek atau nama perusahaan ataukah chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan ceknya, tembusannya merupakan catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan  pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otonomi. Oleh karena penandatanganan cek-cek yang cukup banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang menandatangani cek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya.  Meskipun sistem pengendalian intern tidak dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya pedoman dalam pembukuan.

      Sistem dan  pembukuan dalam pengendalian intern yang  perlu diperhatikan, menurut Zaki Baridwan (2003 : 39) sebagai berikut :                                                      

1.  Sebelum faktor pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.

2   Dalam  hal  adanya  retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi hutang yang akan dibayar.

3.  Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5. Semua pengeluaran uang harus dengan cek kecuali untuk pengeluaran dari kas kecil.

6.   Pembentukan dana kas kecil dengan impers sistem.

7.  Penandatanganan cek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku cek.

8. Petugas yang menandatangani cek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke-  duanya harus menyarankan uang jaminan.

9.  Harus ada pertanggung jawaban dari pemegang buku cek tentang nomor-nomor cek yang digunakan, serta yang dibatalkan.

10. Tanggung  jawab  penerimaan  uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas,  prinsip ini  tidak  berlaku untuk lembaga-lembaga keuangan seperti bank.                                                        

11. Petugas  pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas    

yang mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi dilakukan laporan  dibuat oleh  petugas  yang  tidak menandatangani cek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Cek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.

16.  Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuat rekening perantara.  

Perputaran (Aliran) Dana (AKUNTANSI)

Implementasi pemisahan kas (uang) yang ada pada bank dengan kas (uang) yang ada pada perusahaan tersebut tidak hanya dalam rangka penyajiannya di dalam laporan keuangan (neraca dan laporan rugi laba) melainkan juga dalam hal penyelenggaraan pencatatan selama periode akuntansi yang sedang berjalan.

      Berdasarkan cara tersebut maka untuk menampung atau mengakomodasi transaksi-transaksi yang berhubungan dengan kas di dalam perusahaan, maka pihak manajemen perusahaan menyelenggarakan rekening-rekening pembukuan. Menurut Hernanto   (2002 : 21) rekening-rekening pembukuan tersebut terdiri dari:

1)    Kas, yaitu digunakan untuk menampung transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran secara tunai melalui bank.

2)    Kas kecil, yaitu merupakan sejumlah dana (uang) yang dibentuk atau dipersiapkan khusus untuk kepentingan tertentu termasuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil pada setiap saat.

3)    Selisih Kas, yaitu digunakan untuk menampung perbedaan jumlah fisik kas (yang ada dalam perusahaan) menurut hasil kas opname dengan jumlah kas menurut catatan pembukuan sementara sebelum penyebab terjadinya perbedaan itu dapat diketahui.

Pengertian Kas (AKUNTANSI)

Sebagaimana telah diketahui bahwa kas merupakan aktiva yang paling lancar atau salah satu unsur modal yang paling tinggi tingkat likuiditasnya. Artinya kas merupakan jenis aktiva yang paling banyak mengalami perubahan. Setiap hari terjadi transaksi dan setiap hari juga terjadi perubahan kas.  Dengan kata lain perubahan transaksi-transaksi lain dalam perusahaan senantiasa mempengaruhi kas. Kejadian ini tentu tidak terjadi pada aktiva lancar lainnya seperti rekening bank, piutang, dan persediaan.

      Kas merupakan aktiva yang paling likuid sehingga dalam neraca selalu di tempatkan pada posisi awal aktiva. Semakin jauh aktiva lain dengan kas, berarti aktiva tersebut semakin rendah tingkat likuiditasnya.

      Ruchiyat Kosasi (2001 : 20) menyatakan bahwa kas adalah uang tunai yang ada dan sesuatu yang disamakan dengan uang dapat dipergunakan.

      Selanjutnya pengertian kas menurut Munandar (2002 : 21) adalah semua mata uang kertas dan logam baik mata uang dalam negeri maupun mata uang luar negeri, serta semua surat-surat yang mempunyai sifat-sifat seperti uang, yaitu sifat yang dapat segera digunakan untuk melakukan transaksi atau pembayaran-pembayaran yang setiap saat dikehendakinya.

      Dari kedua definisi atau pengertian yang dikemukakan di atas, Hernanto (2000 : 21) menyebutkan bahwa ada dua kriteria yang harus dipenuhi agar alat pembayaran dinyatakan dapat dinamakan sebagai kas, yaitu :

1.     Harus diterima oleh umum sebagai alat pembayaran atau diterima         bank sebagai simpanan sebesar nilai nominal.

2.     Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan perusahaan.

      Munandar (2002 : 21) mengemukakan bahwa yang termasuk dalam perkiraan kas sebagai salah satu current assets, antara lain :

i.      Mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan oleh pemerintah

ii. Bank Notes, mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan oleh bank (untuk di Indonesia oleh Bank Indonesia)

iii.    Mata uang asing yang dikeluarkan negara lain

iv.   Demand Deposit yang disimpan oleh bank, yang bila diperlukan tiap waktu dapat ditarik kembali

v.   Fostal Money Order, yaitu sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat ditukar uang ke kantor pos

vi.   Surat perintah bayar (money order) yang setiap waktu dapat ditukar dengan uang kepada yang disebutkan dalam surat tersebut. Biasanya antara pihak pemberi perintah dengan pihak yang diberi perintah dengan pihak yang diberikan perintah bayar tersebut ada hubungan erat misalnya antara induk perusahaan kepada cabang-cabang perusahaan kepada perwakilannya.

vii.   Cek ialah surat perintah yang dibuat satu pihak yang mempunyai simpanan (tabungan) pada bank yang diisi agar bank tersebut membayar sejumlah uang tersebut kepada pihak yang mana disebutkan didalamnya.

viii.   Kasir Cek ialah cek yang dibuat suatu bank, sehingga merupakan suatu perintah bayar dari bank itu sendiri, cek semacam ini sering sekali digunakan oleh bank itu sendiri. Untuk melakukan pembayaran, atau kadang-kadang dijual kepada pihak/orang lain yang menginginkan, sebab cek tersebut lebih terjamin kepastian pembayarannya, dan tidak ada kekhawatiran bahwa cek itu “Cek Kosong”.

ix.   Card field Cek ialah cek yang dibuat oleh satu pihak lain dan sudah dapat tanda pengesahan oleh bank yang bersangkutan sebagai tanda bahwa cek tersebut memang mempunyai dana.

x.       Travelers Chek, ialah cek yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk kepentingan orang-orang yang bepergian, dan dapat digunakan untuk melakukan pembayaran ongkos-ongkos hotel dan sebagainya.

Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa untuk dapat digolongkan sebagai kas, biasanya dibatasi dengan diterima sebagai setoran dengan bank dengan nilai nominalnya sehingga elemen-elemen yang tidak diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominalnya tidak dapat dikelompokkan dalam kas.

Meskipun pengertian kas tersebut meliputi kas yang ada pada perusahaan dan kas yang ada pada bank, akan tetapi dalam praktek pada umumnya masih diadakan pemisahan yang secara tegas antara kedua kas tersebut  (kas pada perusahaan dan kas pada bank) terutama dilihat dari segi administrasi.

Pengertian Prosedur (AKUNTANSI)

      Informasi keuangan atau informasi akuntansi merupakan suatu informasi yang sangat dibutuhkan baik oleh pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Pihak internal perusahaan antara lain manajemen perusahaan memerlukan informasi akuntansi untuk mengetahui, mengawasi, menganut kepentingan untuk menjalankan perusahaan. Sedangkan pihak ekonomi yang menyangkut kreditur memerlukan informasi akuntansi dengan kredit yang diberikan kepada perusahaan.  

      Agar informasi  terutama, data  keuntungan  perusahaan dapat di manfaatkan oleh pihak manajemen maupun kegiatan, maka data tersebut perlu disusun dalam bentuk yang sesuai dengan keperluan suatu sistem yang mengatur atau dan mengetahui data akuntansi dalam perusahaan. Untuk dapat menghasilkan suatu sistem yang baik perlu adanya suatu prosedur.

      Ada beberapa ahli yang telah memberikan definisi tentang sistem dan prosedur akuntansi dan aliran, antara lain Stephen A. Moscorst dalam Zaki Baridwan (1998 : 2) menyatakan bahwa sistem sebagai suatu entry (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (disebut sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan    tertentu.

      Sedangkan Cole Neosechel dalam Zaki Baridwan (1999 : 1)   mendefisinikan sistem sebagai suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang berhubungan secara tersusun sesuai dengan  suatu  skhema yang  menyeluruh (terigrasikan) untuk melaksanakan suatu kegiatan-kegiatan atas fungsi utama dari perusahaan.

      Gambaran dalam sistem dan prosedur Zaki Baridwan (2003 : 3) memberikan definisi sistem dan prosedur sebagai berikut, sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan disusun dengan suatu  skhema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan pekerjaan terikat (clerical) biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

      Jadi dari definisi-definisi tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan-jaringan atau kerangka prosedur-prosedur dan prosedur merupakan urut-urutan kegiatan klerikal yang meliputi kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar.

1  Elemen-elemen Sistem Akuntansi

      Elemen-elemen yang terdapat dalam suatu sistem akuntansi ditentukan berdasarkan informasi keuangan yang dihasilkan. Informasi keuangan tersebut adalah informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen.

      Akuntansi keuangan disusun terutama untuk menghasilkan informasi yang biasanya dalam bentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak-pihak di luar perusahaan. Oleh karena laporan ini ditujukan pada pihak di luar perusahaan cara penyajian dan isinya diatur oleh prinsip akuntansi yang layak.

      Akuntansi manajemen disusun terutama untuk menghasil­kan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan oleh manajemen. Biasanya informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen terutama berkisar pada biaya sehingga sering biaya itu menjadi perhatian dalam proses produksi.

      Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan manufaktur yang terdiri dari desain dan pengembangan produk, pengadaan dan pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli, maka dirancang suatu sistem akuntansi Cecil Gillespie dalam Zaki Bardiwan (1998 :  5) menyatakan bahwa sistem akuntansi yang diterapkan pada perusahaan terbagi beberapa bagian antara lain : 

a. Sistem akuntansi pokok

- Fomulir atau dokumen (dokumen proposal)

- J u r n a l

- Buku besar dan buku pembantu

b. Sistem penjualan dan penerimaan uang :

- Order penjualan,  perintah pengiriman dan pembuatan  faktur.

- H u t a n g

- Penerimaan uang dan pengawasan kredit

c. Sistem pembelian

- Order pembelian dan laporan penerimaan barang

- Distribusi pembelian dan biasa

- Hutang (voucher)

- Prosedur pengeluaran uang

2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

      Menurut Zaki Baridwan (2003 : 49) unsur-unsur dalam penyusunan sistem akuntansi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan bagi yang membutuhkan terdiri dari :

a.   Analisa sistem yang ada

Unsur-unsur ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan dari sistem informasi akuntansi yang berlaku bagi perusahaan.

    b.    Klasifikasi rekening

Untuk mencari data klasifikasi rekening beserta kodenya, baik yang ada dalam buku besar maupun buku pembantu.

     c.   Jurnal

Dalam mengumpulkan data mengenai buku-buku jurnal yang digunakan dalam perusahaan termasuk mengumpulkan  informasi mengenai metode pencatatan dalam buku jurnal.

     d.   Prosedur    

Mencari data mengenai prosedur-prosedur yang berlaku dalam perusahaan.

   e.    Akuntansi biaya

Mengumpulkan data yang berguna untuk menyusun sistem akuntansi biaya seperti jumlah departemen, proses produksi, mesin-mesin yang digunakan dalam instruksi tertulis yang ada.

     f.    Formulir-formulir

Mengumpulkan semua contoh formulir yang digunakan dalam perusahaan baik untuk rekening jurnal dan bukti-bukti transaksi.                                                          

3.  Faktor-Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan Sistem Akuntansi

      Menurut Zaki Baridwan (2003 : 53) penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting, sebagai berikut :

a.   Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi  prinsip

cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai informasi akuntansi.

b.  Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip- prinsip pengawasan intern.

c.  Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan.