Peran Pemeriksaan Operasional Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan

2.1  Pemeriksaan

2.1.1 Pengertian Pemeriksaan

Tujuan pemeriksaan adalah melihat apakah kondisi yang ada telah sesuai dengan apa yang diharapkan (kriteria). Pemeriksaan merupakan suatu bagian dari pengawasan baik pengawasan yang dilakukan dari jauh maupun dari dekat. Pengawasan yang dilakukan dari dekat dengan hubungan pada objek diawasi disebut pemeriksaan, sedangkan pengawasan itu sendiri merupakan bagian dari pengendalian. Pengendalian terdiri dari pengawasan tindak lanjut dan didalam setiap pemeriksaan akan terjadi satu proses perbandingan antar kondisi dengan kriteria, karena pada dasarnya pemeriksaan bertujuan untuk menilai apakah pelaksanaan tersebut sesuai dengan apa yang diterapkan.

Pengertian pemeriksaan menurut Pusdiklat Pengawasan BPKP (1995;2) mengemukakan :

“Pemeriksaan merupakan kegiatan analisis yang dilakukan oleh orang yang mempunyai kualifikasi untuk itu, serta kemampuan lain yang harus dimiliki adalah pemahaman atas hakekat pemeriksaan operasional itu sendiri.”

            Menurut R.A Supriono (1990;9) pengertian pemeriksaan adalah sebagai berikut :

“Pemeriksaan adalah suatu yang sistematis dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan, tindakan-tindakan dan kejadian-kejadian ekonomi untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan serta untuk mengkomunikasikan hasil-hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.”

            Menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (1996;1) adalah sebagai berikut :

“Pemeriksaan adalah proses yang ditempuh oleh seorang yang kompeten dan independen agar dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti mengenai informasi yang terukur dari suatu entitas (satuan atau usaha) untuk mempertimbangkan atau melaporkan tingkat kesesuaian dari informasi yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan.”

            Dari definisi tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa pemeriksaan adalah proses penilaian yang sistematis oleh orang yang memiliki keahlian dan independen terhadap bukti-bukti mengenai aktivitas perusahaan, dengan tujuan untuk menentukan dan melaporkan tingkat aktivitas perusahaan dengan ketentuan yang telah diterapkan.

            Berdasarkan dari definisi di atas dapat disimpulkan juga beberapa karakteristik pemeriksaan itu, yaitu :

1.      Suatu proses yang terdiri dari serangkaian langkah-langkah atau prosedur-prosedur yang disusun secara sistematis.

2.      Dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten. Independen dalam arti bahwa auditor memiliki sikap mental yang bebas dan tidak memihak. Kompeten berarti mampu dan memiliki keahlian dan pengetahuan yang memadai dengan latar belakang pendidikan formal serta pengalaman teknis yang cukup di bidangnya.

3.      Mengumpulkan dan mengevaluasi secara objektif bukti-bukti yang berhubungan dengan informasi perusahaan yang diperlukan untuk menilai tingkat kesesuaian antara informasi tersebut dengan kriteria yang ditetapkan.

4.      Mengkomunikasikan hasil pemeriksaan dengan tingkat kesesuaian antara informasi tersebut dengan kriteria yang ditetapkan.

2.1.2 Jenis-Jenis Pemeriksaan

            Menurut Arens dan Loebbecke (2000;11-12), pemeriksaan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :

1.      Financial Statement Audits

2.      Operational Audits

3.      Compliance Audits

1.      Pemeriksaan Laporan Keuangan (Financial Statement Audits)

Adalah pemeriksaan yang dilakukan atas laporan keuangan suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pendapat atas kewajaran penyajian laporan keuangan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. Kriteria yang telah digunakan adalah standar akuntansi yang berlaku umum, yaitu General Accepted Accounting Principles (di Indonesia : SAK). Hasil dari pemeriksaan ini berupa laporan pemeriksaan, yang berisi opini auditor mengenai tingkat kewajaran dari laporan keuangan yang biasanya tersiri dari neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan posisi keuangan, dan catatan atas laporan keuangan. Opini yang dikeluarkan auditor biasanya meliputi : unqualified opinion, adverse opinion, dan disclaimer opinion.

2.      Pemeriksaan Operasional (Operational Audits)

Adalah pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur, metode, dan operasi kegiatan suatu entitas, dengan tujuan untuk menilai efektivitas dan efisiensi kegiatan entitas tersebut. Pada akhir suatu pemeriksaan operasional akan diajukan saran-saran dan rekomendasi kepada pimpinan atau manajemen perusahaan untuk meningkatkan jalannya operasi dalam perusahaan. Dalam pemeriksaan operasional, tinjauan yang dilakukan tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi atau keuangan saja, melainkan dapat juga meliputi evaluasi struktur organisasi perusahaan, fungsi pemasaran perusahaan, dan bidang lain yang berkaitan dengan perusahaan.

3.      Pemeriksaan Kepatuhan (Compliance Audits)

Adalah pemeriksaan atas ketaatan terhadap pelaksanaan suatu kontrak, peraturan maupun prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak yang berwenang, seperti pemerintah, dan pimpinan perusahaan. Hasil dari pemeriksaan kepatuhan biasanya dilaporkan pada pimpinan di dalam organisasi perusahaan.

            Sedangkan Nugroho Widjayanto (1985;8-13) membagi pemeriksaan menjadi tiga jenis, yaitu :

1.      Pemeriksaan Keuangan

      Pemeriksaan Keuangan (Financial Auditing) adalah pemeriksaan yang dilakukan atas laporan keuangan suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan untuk menetapkan kewajaran penyajian laporan keuangan tersebut. Pemeriksaan ini biasanya dilakukan oleh para akuntan publik atau akuntan pemerintah yang posisinya berada di luar organisasi (pemeriksa ekstern)

      Pemeriksaan keuangan pada mulanya dibutuhkan karena adanya pemisahan kepentingan antara pemilik dan pimpinan atau pengelola perusahaan. Adapun hasil pemeriksaan tersebut berupa suatu laporan yang disertai dengan pendapat (opini) mengenai kewajaran isi laporan keuangan tersebut. Pendapat pemeriksaan itu dibakukan dalam empat macam, yaitu : unqualified opinion, qualified opinion, adverse opinion, dan disclaimer of opinion.

2.      Pemeriksaan Operasional

      Pemeriksaan Operasional adalah suatu pemeriksaan yang bertujuan memeriksa kehematan, efisiensi dan efektivitas kegiatan dan juga menilai apakah cara-cara pengelolaan yang diterapkan dalam kegiatan tersebut sudah berjalan dengan baik. Dengan demikian ruang lingkup penugasan pemeriksaan operasional lebih luas daripada pemeriksaan keuangan, karena tekanan pemeriksaan operasional tidak hanya berkisar pada masalah keuangan saja tetapi juga mencakup masalah di luar keuangan.

3.      Pemeriksaan Sosial

      Pemeriksaan sosial bertujuan untuk melakukan penilaian apakah suatu organisasi atau perusahaan telah menunaikan tanggung jawab sosialnya. Suatu organisasi dalam melaksanakan pengembangan-pengembangannya selain memperhatikan tujuannya juga harus memperhatikan situasi lingkungan yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh pengembangan-pengembangan tersebut.

2.1.3 Teknik-Teknik Pemeriksaan

            Dalam melaksanakan pemeriksaan, apabila populasi pemeriksaan terlalu besar, pemeriksa dapat menggunakan teknik sampling untuk memilih sampel dari populasi objek yang diteliti. Untuk mengaudit sampel yang telah ditentukan, pemeriksa dapat mempergunakan teknik-teknik pemeriksaan. Nugroho Widjayanto (1985;20-23) mengelompokkan teknik-teknik pemeriksaan menjadi tiga bentuk, yaitu :

1.      Pengamatan

Pengamatan berarti memperhatikan yang dalam arti luas dapat diartikan sebagai peninjauan terhadap suatu objek secara hati-hati dan ilmiah. Pengamatan biasanya dilakukan pada tahap pemeriksaan pendahuluan. Hasil pengamatan merupakan titik tolak bagi setiap strategi pemeriksaan berikutnya, sehingga pengamatan sebenarnya memerlukan penegasan lebih lanjut melalui analisa dan penyelidikan.

2.      Wawancara

Wawancara adalah upaya mendapatkan informasi secara lisan. Akan tetapi, dalam arti luas wawancara dapat juga dilaksanakan secara tertulis yaitu dengan cara memberikan kuesioner kepada pihak yang diwawancarai.

3.      Analisis

Analisis berarti menguraikan. Analisa dalam pengertian pemeriksaan berarti menguraikan informasi ke dalam unsur-unsurnya, sehingga dapat diketahui unsur-unsur mana yang penting, yang terjadi berulang kali yang paling kecil atau kepentingan-kepentingan lainnya dari informasi tersebut. Dengan analisa, pemeriksa juga dapat melihat hubungan yang penting, antara satu unsur dengan unsur lainnya yang sebelumnya belum tampak karena unsur-unsur tersebut saling menutup. Analisa banyak diterapkan pada bidang pencatatan, pembukuan ataupun administrasi. Sasaran analisa umumnya adalah dokumen, kontrak, daftar gaji, analisis biaya dan lainnya.

2.2  Pemeriksaan Operasional

2.2.1  Pengertian Pemeriksaan Operasional

Kita mengenal beberapa istilah lain yang juga sering dipakai untuk menunjukkan pemeriksaan operasional, misalnya pemeriksaan pengelolaan (manajemen audit), pemeriksaan fungsi (fungsional audit), pemeriksaan program (program audit), dan pemeriksaan efektivitas (effectivenees audit). Hingga sekarang belum ada kesepakatan tentang penggunaan istilah tersebut. Masing-masing penulis dan pemakai istilah mempertahankan argumentasinya masing-masing, juga terlihat bahwa tekanan yang diberikan kepada pokok permasalahan yang dikemukakan kadang-kadang berbeda satu sama lain.

Pengertian pemeriksaan operasional menurut Pusat Pendidikan dan Latihan Pengawasan BPKP (Pusat Pengawasan BPKP 1985;4) sebagai berikut :

“Pemeriksaan operasional merupakan suatu pemeriksaan yang bertujuan menilai ekonomis dan efektif suatu objek pemeriksaan (kegiatan program dan fungsi).”

            Menurut Irsan Yani (1991;1) mengemukakan bahwa :

“Pemeriksaan operasional adalah evaluasi yang bebas, selektif, dan analisis atas suatu kegiatan program atau fungsi dengan tujuan untuk memberikan saran-saran perbaikan kepada objek yang diperiksa.”

            Sedangkan menurut Leo Herbert yang diterjemahkan oleh Pusdiklat Pengawasan BPKP (1995;4) mendefinisikan sebagai berikut :

“Pemeriksaan operasional adalah pemeriksaan yang meliputi penentuan saran pemeriksaan (audit objective) oleh pemeriksaan independen mengenai ekonomis, efektivitas dari kinerja manajemen, perolehan bukti sehubungan dengan tujuan pemeriksaan tersebut, penganalisaan bukti untuk mendapatkan suatu kesimpulan mengenai apakah manajemen sudah menjalankan kegiatan atau programnya dengan ekonomis, objektif, serta pelaporan hasil pemeriksaan tersebut kepada pihak yang berkepentingan.”

            Menurut Amin Widjaja Tunggal (1992;4) mengemukakan bahwa :

“Pemeriksaan operasional adalah suatu proses yang sistematis dari penilaian efektivitas, ekonomisasi operasi suatu organisasi yang dibawah pengendalian manajemen dan melaporkan kepada orang yang tepat, dari hasil penilaian beserta rekomendasi untuk perbaikan.”

            Dari beberapa definisi tersebut di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa pemeriksaan operasional mempunyai tujuan dan karakteristik sebagai berikut :

1.      Memberikan informasi kepada manajemen mengenai efektivitas suatu unit dan fungsi.

2.      Pengukuran efektivitas berdasarkan bukti-bukti.

3.      Pemeriksaan operasional berhubungan dengan pencarian ekonomisasi dan efektivitas di seluruh operasi perusahaan.

4.      Hasil pemeriksaannya berupa rekomendasi untuk perbaikan operasi perusahaan.

2.2.2  Perbedaan Pemeriksaan Operasional dengan Pemeriksaan Keuangan

Perbedaan utama antara pemeriksaan operasional dengan pemeriksaan keuangan terletak pada tujuan pengujian, dimana pemeriksaan keuangan bertujuan untuk menguji kewajaran penyajian laporan keuangan perusahaan untuk periode waktu tertentu. Sedangkan pemeriksaan operasional bertujuan untuk memeriksa kehematan atau efisiensi dan efektivitas kegiatan dari suatu perusahaan atau bagian dari suatu perusahaan.

Berikut ini dalam tabel 2.1, diuraikan mengenai perbedaan pokok antara pemeriksaan operasional (operational audit) dengan pemeriksaan keuangan (financial audit).

Tabel 2.1

Perbedaan Pemeriksaan Operasional dengan Pemeriksaan Keuangan

	Pemeriksaan Operasional	Pemeriksaan Keuangan
Tujuan Pemeriksaan	Menekankan pd efektivitas dan efisiensi operasi	Menekankan pada kewajaran Laporan Keuangan
Orientasi Pemeriksaan	Berorientasi pada prestasi operasi di masa yang akan datang	Berorientasi pada masa lampau
Dasar Pemeriksaan	Berdasarkan Opportunity Cost	Berdasarkan Historical Cost
Sifat Pemeriksaan	Konstruktif	Protektif
Ruang Lingkup Pemeriksaan	Mencakup setiap aspek efektivitas dan efisiensi karena itu dapat mencakup beranekaragam aktivitas yang luas	Terbatas pada masalah-masalah yang secara langsung mempengaruhi kewajaran Laporan Keuangan
Sumber Data	Menggunakan data keuangan dan data operasional	Data keuangan sebagai bukti
Standar Penilaian	Prinsip-prinsip manajemen	Prinsip-prinsip akuntansi yang lazim dipakai atau diterima secara umum
Distribusi Laporan	Laporan disetujui untuk pihak-pihak internal terutama untuk pihak manajemen	Laporan didistribusikan kepada banyak pemakai laporan keuangan seperti pemegang saham/kreditur
Frekuensi laporan	Periodik, tetapi biasanya saat tidak tertentu	Teratur, paling sedikit setahun sekali

Sumber : Auditing An Integrated Approach And Management Audit : Suatu Pengantar.

2.2.3 Tujuan dan Manfaat Pemeriksaan Operasional

            Menurut Nugroho Widjayanto (1985;26), tujuan pemeriksaan operasional adalah sebagai berikut :

a.       Untuk menilai kegiatan yang sedang berjalan.

b.      Mengidentifikasikan berbagai kelemahan untuk perbaikan.

c.       Mencari peluang untuk penyempurnaan dan pengembangan.

d.      Pengembangan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan keekonomisan.

Adapun Cashin (1988;12.6-12.13) mengemukakan tujuan Pemeriksaan Operasional sebagai berikut :

1.      Appraisal of Control

2.      Appraisal of Performance

3.      Appraisal to Management

1.      Appraisal of Control (Penilaian atas Pengendalian)

      Pemeriksaan operasional merupakan suatu penilaian terhadap pengendalian administrasi pada seluruh bagian perusahaan yang bertujuan untuk menentukan apakah pengendalian yang ada cukup memadai untuk mencapai tujuan operasi yang telah ditetapkan oleh manajemen.

2.      Appraisal of Performance (Penilaian Kinerja)

      Pemeriksaan operasional merupakan suatu penilaian yang bertujuan untuk menentukan apakah pelaksanaan kegiatan dalam organisasi sesuai dengan standar kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya.

3.      Assistance to Management (Membantu Manajemen)

      Tujuan utama dari pemeriksaan operasional yaitu untuk membantu semua manajer di seluruh tingkat perusahaan. Pemeriksaan operasional dapat membantu manajer dalam melaksanakan keempat fungsi manajemen, yaitu Planning, Organizing, Directing, dan Controlling. Karena itu pemeriksa harus memiliki pengetahuan dalam bidang manajemen. Pemeriksa juga dituntut untuk memberikan pandangan-pandangan dengan dasar pijakan manajerial.

            Dari definisi yang telah diuraikan diatas, kita dapat melihat bahwa pada dasarnya tujuan dilaksanakannya pemeriksaan operasional adalah untuk menghasilkan peningkatan atau perbaikan dalam pengelolaan kegiatan dengan membuat saran atau rekomendasi kepada pimpinan atau manajemen perusahaan. Pemeriksaan operasional berorientasi pada sistem perencanaan dan pengendalian manajemen yang dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kehematan organisasi atau bagian organisasi.

            Manfaat dari pelaksanaan pemeriksaan operasional adalah sebagai berikut (Nugroho Widjayanto, 1985;28-29) :

1.      Identifikasi tujuan, kebijaksanaan, sasaran, dan prosedur organisasi yang sebelumnya tidak jelas.

2.      Identifikasi kriteria yang dapat dipergunakan untuk mengukur tingkat tercapainya tujuan organisasi dan menilai kegiatan manajemen.

3.      Evaluasi yang independen dan objektif atas suatu kegiatan tertentu.

4.      Penetapan apakah organisasi sudah mematuhi prosedur, peraturan, kebijaksanaan, serta tujuan yang telah ditetapkan.

5.      Penetapan efektifitas dan efisiensi sistem pengendalian manajemen.

6.      Penetapan tingkat keandalan (reliability) dan kemanfaatan (usefulness) dari berbagai laporan manajemen

7.      Identifikasi daerah-daerah permasalahan dan mungkin juga penyebabnya.

8.      Identifikasi berbagai kesempatan yang dapat dimanfaatkan untuk lebih meningkatkan laba, mendorong pendapatan dan mengurangi biaya atau hambatan dalam organisasi.

9.      Identifikasi berbagai tindakan alternatif dalam berbagai daerah kegiatan.

2.2.4        Jenis-Jenis Pemeriksaan Operasional

Arens dan Loebbecke (2000;12) membagi pemeriksaan operasional dalam tiga jenis, yaitu :

1.      Functional

Fungsi merupakan suatu alat pengelolaan kegiatan suatu perusahaan, seperti fungsi penagihan atau fungsi produksi. Ada banyak cara untuk mengelolakan dan membagi lagi fungsi yang ada, misalnya terdapat fungsi penggajian, tetapi ada juga fungsi penerimaan pegawai, perhitungan waktu dan pembayaran gaji, audit fungsional dapat berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu organisasi. Keuntungan dari pemeriksaan jenis ini adalah tersedianya spesialisasi bagi auditor, sedangkan kelemahannya adalah biasanya tidak dapat mengevaluasi fungsi yang saling berhubungan.

2.      Organizational

Pemeriksaan jenis ini menyangkut keseluruhan unit organisasi, seperti departemen, cabang atau pada anak perusahaan. Organisasi audit lebih ditekankan bagaimana fungsi-fungsi berinteraksi secara efektif dan efisien. Dalam jenis pemeriksaan ini rencana organisasi dan metode untuk mengkoordinasikan aktivitas merupakan hal yang teramat penting.

3.      Special Assignment

Pemeriksaan jenis ini dilaksanakan jika ada permintaan dari manajemen misalnya jika manajemen mencurigai telah terjadi kolusi antara bagian pembelian dengan supplier.

2.2.5  Kriteria Pemeriksaan Operasional

Kriteria merupakan hal yang seharusnya dikerjakan atau melekat pada objek yang diperiksa. Dengan adanya kriteria pemeriksa dapat menetapkan apakah terjadi penyimpangan atau tidak atas objek yang diperiksanya. Berbeda dengan pemeriksaan keuangan yang memiliki kriteria yang jelas, dalam pemeriksaan operasional, pemeriksa seringkali menghadapi kesulitan dalam menentukan kriteria khusus untuk menilai apakah efisiensi dan efektivitas telah dicapai. Walaupun sulit untuk menentukan kriteria penilaian yang tepat, terdapat beberapa sumber yang dapat digunakan oleh pemeriksa untuk mengembangkan kriteria penilaian yang spesifik.

Menurut Arens dan Loebbecke, sumber-sumber berikut ini dapat digunakan sebagai kriteria penilaian, seperti yang dikutip oleh Amin Widjaja Tunggal  (2001;22-23):

1.      Historical Performance

2.      Comparable Performance

3.      Engineering Standards

4.      Discussion and Agreement

1.      Historical Performance (Prestasi Periode Sebelumnya)

Merupakan kriteria pemeriksaan yang didasarkan pada hasil kinerja aktual dari periode sebelumnya untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai sekarang apakah menjadi lebih baik atau buruk. Keuntungan melakukan pemeriksaan ini adalah kemudahan dalam menetapkan kriteria tetapi kurang memberikan informasi tentang baik atau buruknya period berjalan.

2.      Comparable Performance (Prestasi Perusahaan Sejenis yang dapat Diperbandingkan)

Merupakan kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil kinerja dari fungsi-fungsi perusahaan yang bergerak di industri yang sejenis. Kriteria terbaik dari salah satu fungsi-fungsi perusahaan yang diperbandingkan digunakan sebagai benckmark (standar) untuk mengevaluasi kinerja fungsi perusahaan yang sedang diperiksa. Benckmarking juga dapat dilakukan dengan menilai kinerja perusahaan secara keseluruhan terhadap kinerja perusahaan lain yang sejenis.

3.      Engineering Standards (Standar Teknik)

Kriteria ini ditetapkan berdasarkan standar teknik, seperti penggunaan time and motion study yang pada umumnya digunakan untuk menentukan tingkat hasil yang diproduksi. Penggunaan kriteria ini dapat dikatakan sangat efektif dalam mendukung penyelesaian berbagai masalah operasional yang penting, namun pembuatan kriteria ini membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang besar dalam pengembangannya yang diakibatkan oleh kebutuhan atas banyaknya keahlian.

4.      Discussion And Agreement (Diskusi dan Persetujuan Bersama)

Merupakan kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam pemeriksaan operasional. Kriteria ini umum digunakan karena pembuatan kriteria yang lain seringkali sulit dan membutuhkan biaya yang besar.

2.2.6        Ruang Lingkup Pemeriksaan Operasional

Ruang lingkup pemeriksaan operasional mencakup semua aspek penting dari kegiatan dan fungsi perusahaan, dan juga merupakan tinjauan atas tujuan perusahaan lingkungan perusahaan itu beroperasi, kebijakan operasinya, personalia dan kadangkala juga fasilitas fisik.

Menurut R.A Supriyono (1995;17) ruang lingkup pemeriksaan dalam pemeriksaan operasional meliputi :

1.      Keuangan dan Kepatuhan

      Keuangan dan kepatuhan berguna untuk menentukan :

a.       Apakah laporan keuangan suatu kesatuan ekonomi yang diperiksa disajikan dengan wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.

b.      Apakah satuan ekonomi yang diperiksa mematuhi undang-undang, peraturan-peraturan yang secara materiil mempengaruhi laporan keuangan

2.      Kehematan dan Efisiensi

      Kehematan dan efisiensi berguna untuk menentukan :

a.       Apakah kesatuan ekonomi yang diperiksa menggunakan dan mengelola sumber-sumbernya (dana, manusia, mesin, material) secara hemat dan efisien

b.      Apa penyebab praktek-praktek yang tidak efisien dan tidak hemat

c.       Apakah kesatuan ekonomi tersebut telah mematuhi undang-undang kehematan dan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan kehematan

3.      Hasil-Hasil Program

      Hasil-hasil program berguna untuk menentukan :

a.       Apakah hasil-hasil dan manfaat-manfaat yang ditentukan oleh badan legislatif atau badan otoritas lainnya dapat tercapai

b.      Apakah pelaksanaan telah mempertimbangkan alternatif-alternatif pencapaian hasil yang diinginkan dengan biaya yang rendah

Lingkup pemeriksaan tersebut dapat dievaluasi, diuji kepatuhannya, serta adanya verifikasi yang disampaikan kepada manajemen, apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan dari apa yang telah ditetapkan, maka hal tersebut disampaikan dengan penjelasan tentang penyebab terjadinya penyimpangan tersebut dan sekaligus memberi rekomendasi perbaikan.

2.2.7        Tahapan Pemeriksaan Operasional

Pemeriksaan Operasional perlu menyusun rencana tahap-tahap pemeriksaan yang akan dilaksanakannya. Setiap tahap pemeriksaan perlu direncanakan dengan baik, karena hasil yang akan diperoleh dalam suatu tahap pemeriksaan akan mempengaruhi keberhasilan tahap-tahap berikutnya. Dengan adanya perencanaan diharapkan pemeriksa dapat mengkoordinasikan tahap-tahap pemeriksaan tersebut dan dengan demikian tujuan pemeriksaan dapat dicapai.

Secara umum tahapan pemeriksaan yang terdapat dalam suatu pemeriksaan operasional mencakup :

1.      Persiapan Pendahuluan dan Penelitian Lapangan

Pemeriksaan Operasional biasanya mempertimbangkan kebijakan untuk menentukan apa saja pekerjaan pemeriksaan yang perlu dilaksanakan dan bagaimana melaksanakan pekerjaan pemeriksaan tersebut. Tujuan dilaksanakan pemeriksaan operasional adalah untuk menilai efisiensi dan efektivitas unit organisasi, fungsi atau kegiatan yang diperiksa.

Namun terbatasnya sumber dana, staf, dan waktu yang tersedia untuk pemeriksaan mengakibatkan ketidakpastian untuk melaksanakan semua prosedur pemeriksaan dalam setiap penugasan. Jika ingin mencapai manfaat pemeriksaan yang optimal maka sumber dana, waktu, dan staf yang tersedia untuk pemeriksaan harus dialokasikan dengan cara-cara yang efisien sehingga dapat melayani permintaan pemeriksaan operasional dengan sebaik-baiknya.

            Tujuan persiapan pendahuluan dan penelitian lapangan adalah agar pemeriksa mengenal dengan baik terhadap objek yang diperiksa. R.A.Supriyono (1990;82) mengemukakan bahwa dalam tahap ini, pemeriksa berusaha untuk mengenal hal-hal berikut ini :

a.       Tujuan unit organisasi yang diperiksa.

b.      Mengidentifikasi sumber-sumber yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

c.       Memahami struktur organisasi, gaya manajemen, sistem perencanaan dan pengendalian manajemen, serta metodologi-metodologi untuk melaksanakan kegiatan.

Norma pemeriksaan yang dikeluarkan oleh The Institute of Internal Auditor memberikan petunjuk yang diperlukan untuk tahap persiapan pendahuluan dan penelitian lapangan. Menurut R.A Supriyono (1990;82) dalam tahap ini, norma tersebut mengharuskan pemeriksa operasional untuk :

a.       Menentukan tujuan dan luasnya pekerjaan pemeriksaan

b.      Mendapatkan informasi latar belakang kegiatan yang diperiksa

c.       Berkomunikasi dengan semua pihak yang perlu mengetahui pemeriksaan

d.      Melaksanakan penelitian lapangan seperlunya agar mengenal dengan baik kegiatan dan sistem pengendalian yang diperiksa, untuk mengidentifikasikan luasnya tekanan pemeriksaan, dan untuk meminta komentar dan saran-saran dari manajemen unit yang diperiksa

e.       Menyusun program pemeriksaan

f.       Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil-hasil pemeriksaan manajemen dikomunikasikan

g.      Mendapatkan pengesahan rencana pemeriksaan

2.      Melaksanakan Pemeriksaan Pendahuluan

Tahap pemeriksaan pendahuluan merupakan tahap pemeriksaan pertama yang dilakukan dalam pemeriksaan operasional. Tahap ini bertujuan untuk memperoleh informasi umum dan informasi latar belakang dalam waktu yang relatif singkat mengenai semua aspek yang berhubungan dengan organisasi, aktivitas, program, atau sistem dari entitas yang diperiksa. Hal ini perlu dilakukan karena dengan diperolehnya informasi-informasi tersebut, pemeriksa dapat memiliki pengetahuan yang cukup untuk mempertimbangkan masalah-masalah yang mungkin timbul dan harus diidentifikasi pada saat pemeriksaan mendalam.

Widjayanto (1985;31-57) menyatakan bahwa tahap pemeriksaan pendahuluan meliputi kegiatan sebagai berikut :

a.       Pengamatan fisik sekilas

Dalam pengamatan fisik sekilas, pemeriksa dapat memperoleh kesempatan untuk meninjau seluruh kegiatan dan mendapat gambaran nyata operasi perusahaan. Pemeriksa mungkin saja dapat menemukan hal-hal temuan penting yang menjadi perhatiannya.

b.      Mencari data tertulis

Data tertulis yang harus didapatkan oleh pemeriksa antara lain adalah sebagai berikut:

1.                                                                              Sasaran dan tujuan perusahaan yang tertulis

2.                                                                              Petunjuk kebijaksanaan dan prosedur perusahaan

3.                                                                              Uraian tugas

4.                                                                              Bagan organisasi

5.                                                                              Anggaran

6.                                                                              Laporan-laporan intern

c.       Wawancara dengan manajemen

Pemeriksa melakukan wawancara agar dapat mengidentifikasikan permasalahan yang terjadi. Pemeriksa juga mungkin akan memperoleh temuan penting yang dapat menunjukkan kemungkinan terjadinya kegiatan perusahaan yang tidak efektif, tidak efisien, dan tidak ekonomis. Pada waktu melakukan wawancara, pemeriksa dapat menggunakan kuesioner sebagai pedoman dalam mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan agar lebih memahami kegiatan unit perusahaan yang diperiksa.

d.      Kegiatan Analisis

Tahap akhir dari pemeriksaan pendahuluan adalah analisis yang dilaksanakan oleh pemeriksa. Analisis ini mencakup analisa laporan keuangan dan laporan manajemen intern lainnya. Pemeriksa dapat menghitung rasio seperti current ratio, quick ratio, perputaran piutang, dan perputaran harta.

            Hasil yang diperoleh dalam tahap pemeriksaan pendahuluan ini akan disimpulkan dalam suatu laporan hasil pemeriksaan pendahuluan yang disebut memoranda survei. Pada dasarnya memoranda survei merupakan dokumen mengenai apa yang telah dipelajari oleh pemeriksa dan usulan rencana untuk melakukan tahap pemeriksaan berikutnya.

Dengan demikian, setelah melaksanakan pemeriksaan pendahuluan ini pemeriksa akan memperoleh pengetahuan yang cukup untuk menetapkan daerah atau bagian mana yang memerlukan pemeriksaan yang lebih mendalam.

3.      Melakukan Pemeriksaan Mendalam

Pada tahap ini, pemeriksaan bertujuan untuk menilai dan mengevaluasi semua bukti dan informasi yang penting dan relevan yang berguna untuk mendukung dan mengajukan temuan, simpulan dan rekomendasi.

Menurut Nugroho Widjayanto, pemeriksaan mendalam mencakup kegiatan-kegiatan sebagai berikut (Nugroho Widjayanto, 1985;60) :

a.       Studi Lapangan

Studi lapangan yang dilakukan meliputi :

1.      Wawancara dengan pegawai inti pada semua tingkat organisasi

2.      Mengidentifikasikan dan mewawancarai sumber-sumber ekstern yang dianggap penting tanpa melanggar kerahasiaan penugasan

3.      Observasi aktivitas operasional dan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian)

4.      Penelitian Sistem Pengendalian Internal

5.      Penelitian arus transaksi

6.      Penelitian penempatan pegawai, peralatan, formulir, dan pelaporan

b.      Analisis

Dalam melakukan kegiatan analisis ini, pemeriksa dapat menggunakan berbagai macam cara dan metode untuk melakukan penyelidikan lebih lanjut terhadap temuan yang diperoleh dalam pemeriksaan pendahuluan.

Analisis yang dilakukan meliputi, antara lain :

1.      Penghubung data yang dikumpulkan dengan kriteria pengukuran kegiatan, apabila diperlukan;

2.      Penegasan kembali kriteria pengukuran dengan pegawai yang bersangkutan;

3.      Pendiskusian temuan dan kesempatan perbaikan dengan pegawai yang bersangkutan.

4.      Membuat Laporan Pemeriksaan Operasional

Setelah tahap pemeriksaan mendalam selesai, pemeriksa dapat menyusun laporan pemeriksaan formal. Tidak ada bentuk laporan yang standar dari suatu pemeriksaan operasional. Laporan pemeriksaan biasanya mengandung uraian, mengenai kegiatan yang dikerjakan, temuan-temuan (yang baik maupun yang jelek), kesimpulan dan rekomendasi yang diusulkan pemimpin yang kegiatannya diperiksa dan pihak lain yang terkait atau memiliki wewenang untuk memantau tindak lanjutnya.

Menurut Gil Courtemanche yang dikutip oleh Hiro Tugiman (1997;191-206), bahwa suatu laporan pemeriksaan yang dianggap baik apabila telah memenuhi empat kriteria mendasar, yaitu :

a.       Objektivitas

b.      Kewibawaan (Authoritativeness)

c.       Keseimbangan

d.      Penulisan yang profesional

Dari pemeriksaan operasional, diharapkan masalah yang ada di perusahaan dapat diungkapkan. Masalah-masalah yang dapat diungkapkan melalui pemeriksaan operasional antara lain :

a)      Kekurangan dalam perencanaan seperti, kurang atau tidak adanya rencana standar, kebijakan dan prosedur baik dalam ruang lingkup fungsional maupun operasional kegiatan perusahaan.

b)      Lemahnya struktur organisasi dan pola penempatan personil, seperti penetapan tugas dan tanggung jawab yang tidak jelas, kegiatan dan fungsi yang tidak perlu, pekerjaan yang saling tumpang tindih, dan pelanggaran yang tidak dapat dibenarkan atas prinsip organisasi, terlalu banyak dan terlalu sedikit petugas, dan pembagian kerja yang tidak layak.

2.2.8        Sasaran Pemeriksaan Operasional

Meskipun pemeriksaan operasional adalah kegiatan aktivitas program atau bidang-bidang organisasi yang diketahui dan diidentifikasikan memerlukan perbaikan atau peningkatan dalam segi kehematan, efisiensi dan efektivitas.

Sasaran pemeriksaan tersebut mempunyai tiga unsur pokok :

a)      Kriteria yang jelas berupa standar atau ukuran, ketentuan yang seharusnya diikuti dan ditaati.

b)      Penyebab dari suatu tindakan atau kegiatan yang tidak sesuai dengan kriteria.

c)      Akibat dari suatu tindakan atau kegiatan yang menyimpang dari kriteria yang dapat diukur atau dinilai dengan uang atau akan menyebabkan tidak tercapainya sasaran dan tujuan yang harus dicapai.

2.2.9        Keterbatasan Dalam Pemeriksaan Operasional

Pemeriksaan operasional dapat digunakan untuk memecahkan semua masalah yang ada di perusahaan, hal ini disebabkan karena pemeriksaan operasional memiliki keterbatasan. Keterbatasan utama dalam pemeriksaan operasional menurut Nugroho Widjayanto (1985;23-26) adalah sebagai berikut :

1.      Keterbatasan waktu

Waktu biasanya merupakan kendala dalam melaksanakan pemeriksaan karena pemeriksa harus melaporkan hasil pemeriksaan kepada manajemen dengan segera untuk memecahkan masalah yang dihadapi, karena itu pemeriksaan operasional perlu dilakukan secara teratur untuk menjamin bahwa permasalahan yang terjadi di perusahaan dapat segera terdeteksi agar tidak menjadi semakin parah.

2.      Keterbatasan keahlian

Tidak mungkin bagi seorang pemeriksa untuk mengetahui dan menguasai berbagai disiplin bisnis. Keterbatasan pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh pemeriksa terhadap objek yang akan diperiksa merupakan salah satu keterbatasan yang penting. Untuk mengatasi keterbatasan ini perlu diadakan pendidikan dan pelatihan bagi pemeriksa operasional.

3.      Keterbatasan biaya

Pemeriksa harus mempertimbangkan antara biaya pemeriksa yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh. Ini berarti pemeriksa harus mengabaikan situasi permasalahan yang lebih kecil, yang mungkin dapat menghabiskan biaya yang lebih besar daripada manfaat yang diperoleh jika pemeriksaan dilanjutkan lebih jauh.

2.2.10    Dukungan Manajemen

Menurut Bambang Hartadi (1987;22) dalam bukunya Auditing “Suatu Pedoman Pemeriksaan Akuntansi” Tahap Pendahuluan :

Manajemen harus membantu akuntan dalam penyiapan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntan dan membantu alam proses pemeriksaan (audit).

Dalam buku Norma Pemeriksaan Akuntan disebutkan bahwa manajemen bertanggung jawab untuk menciptakan hal-hal yang membantu menghasilkan laporan keuangan yang tepat, antara lain kebijaksanaan akuntansi yang sehat, penyelenggaraan sistem perkiraan yang cukup lengkap dan efektif, perlindungan terhadap aktiva perusahaan serta berjalannya sistem internal control (kewajaran penyajian atas laporan keuangan adalah secara implisit dan bagian internal tanggung jawab manajemen).

Jadi akuntan hanya dapat meneliti (review) bukannya yang membuat laporan keuangan. Sebaai konsekuensinya apakah ada rekomendasi maka harus diletakkan di bagian luar (disajikan tersendiri) sebagai management report. Tujuan utama management report adalah memberi tahu pembaca laporan keuangan atas tanggung jawab manajemen dan berbagai cara untuk memenuhinya.

Akuntan dapat membantu menyiapkan laporan keuangan, dalam hal penerapan prinsip akuntansi yang baru dan selama pemeriksaan, dia dapat mengusulkan adjustment-adjustment atas laporan keuangannya.

2.3      Penjualan

2.3.1 Pengertian dan Tujuan Penjualan

            Penjualan adalah tindak lanjut dari pemasaran dan merupakan kegiatan yang sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan. Melalui aktivitas penjualan ini perusahaan berhubungan dengan pihak lain, dimana terjadi transaksi penyerahan barang perolehan kas yang senilai dengan barang tersebut.

Menurut Eric L. Kohler (1984;448), definisi penjualan adalah sebagai berikut :

“A business transaction involving the delivery (i.e the giving) of a commodity, and item of merchandise, or property, a right, or a service, in exchange for the receipt of cash, a promise to pay, or money equivalent, or for any combination of this item of the amount af such cash, promise to pay, or money equivalent.”

Dari definisi diatas dapat diartikan sebagai berikut :

“Suatu transaksi bisnis yang meliputi pengantaran (contohnya ialah penyerahan pemberian)dari komoditi, dan bagian dari barang dagangan, atau hak milik, suatu hak, atau suatu pelayanan, dalam pertukaran untuk penerimaan uang tunai, suatu perjanjian untuk membayar, atau sama dengan uang, atau untuk berbagai kombinasi dari bagian tersebut seperti sejumlah uang tunai, perjanjian untuk membayar, atau sama dengan uang.”

Sedangkan menurut Basu Swastha (1993;8) juga mengatakan bahwa penjualan adalah sebagai berikut :

“Menjual adalah ilmu dan seni mengetahui pribadi yang dilakukan oleh penjual utama mengajak orang lain agar bersedia membeli barang, atau jasa yang ditawarkannya.”

            Dari definisi tersebut diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa penjualan adalah suatu pengalihan atau pemindahan hak pemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual kepada pihak pembeli yang disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak penerima barang atau jasa sebagai timbal balik atas penjualan tersebut.

            Untuk memperoleh hasil yang terbaik dalam upaya pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan, aktivitas penjualan perlu direncanakan dengan baik terlebih dahulu. Dalam perencanaan penjualan harus diperhatikan kondisi perusahaan (kemampuan untuk memproduksi atau memasarkan), artinya untuk dapat mencapai hasil penjualan yang optimal maka volume penjualan haruslah selalu memperhatikan keadaan perekonomian di masa yang akan datang, dalam hal ini bagian penjualan harus selalu diikutsertakan dalam penentuannya.

            Pendapatan perusahaan diperoleh dari aktivitas penjualan digunakan untuk membiayai operasi perusahaan. Apabila aktivitas penjualan tidak dikelola dengan baik, maka sasaran penjualan tidak akan dapat tercapai dan akan mengakibatkan berkurangnya pendapatan perusahaan. Adapun yang perlu diperhatikan dalam aktivitas penjualan ini adalah :

·         Produk

·         Penetapan Harga

·         Distribusi

·         Metode Penjualan

·         Organisasi

·         Perencanaan dan Pengendalian

Pemeriksaan dan pengendalian terhadap kegiatan penjualan harus dilakukan karena hasil yang diperoleh dalam kegiatan penjualan mempengaruhi signifikan terhadap laba yang diperoleh perusahaan. Volume penjualan yang tepat, meningkatkan kepuasan penjualan melalui pelayanan yang baik dan optimalkan keuntungan.

Tujuan umum yang umumnya dimiliki oleh perusahaan adalah sebagai berikut :

1.      Mencapai volume penjualan tertentu

2.      Mendapatkan laba yang optimal dengan modal sekecil-kecilnya

3.      Mempertahankan kelangsungan hidupnya terus-menerus (going concern)

4.      Menunjang pertumbuhan perusahaan

Tetapi dalam upaya mencapai tujuan tersebut sebelumnya harus mempunyai sasaran dan misi tertentu, dengan sasaran dan misi inilah tujuan dapat tercapai.

Sasaran-sasaran itu menurut Winardi (1990;154), adalah :

1.      Sasaran memenuhi tujuan berikut dalam sebuah organisasi

2.      Sasaran memenuhi gambaran kepada orang lain dalam sebuah organisasi

3.      Sasaran menimbulkan konsistensi dalam hal pengambilan keputusan antara sejumlah besar manajer yang berbeda

4.      Sasaran memberikan dana untuk menyusun perencanaan spesifik

5.      Sasaran merangsang pekerjaan dan pelaksanaan pekerjaan

6.      Sasaran memberikan landasan untuk tindakan korektif dan pengawasan

2.3.2 Ruang Lingkup Penjualan

            Ruang lingkup kegiatan penjualan dimulai dari perencanaan penjualan sampai dengan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan penjualan. Ruang lingkup penjualan secara rinci mencakup hal-hal sebagai berikut :

1.      Perencanaan Penjualan

Atas dasar produk barang dan jasa yang terjadi, kegiatan ini dimulai dengan target penjualan, yang menentukan volume penjualan produk yang akan dijual, menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan menentukan sasaran calon pembeli yang potensial.

2.      Pelaksanaan Kegiatan Penjualan, terdiri dari :

a)      Penerimaan order penjualan, terdiri dari penerimaan order dari pembeli, mengevaluasi order dari pembeli, mengirim surat penawaran harga, serta membuat surat order pengiriman.

b)      Pengiriman barang atau kegiatan ini berfungsi menyerahkan barang sesuai dengan surat order pengiriman yang diterima dengan bagian order penjualan kepada pembeli dan bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa melalui otoritas dari pihak yang berwenang.

3.      Evaluasi Kegiatan Penjualan

Secara rutin harus melaksanakan evaluasi terhadap kegiatan penjualan, apakah pelaksanaannya telah sesuai dengan yang telah direncanakan, untuk kemudian dijadikan sebagai patokan dan pengendalian bagi kemajuan-kemajuan yang akan dicapai di masa yang akan datang.

2.3.3        Organisasi Kegiatan Penjualan

Tahap pertama dalam melaksanakan kegiatan adalah membentuk suatu organisasi sedemikian rupa sehingga melaksanakan kegiatan dengan sewajarnya. Organisasi merupakan sekumpulan tugas yang diberikan kepada orang-orang yang bekerja secara bersama-sama untuk mencapai tujuan perusahaan.

Menurut Basu Swastha (1993;12), pada umumnya struktur organisasi penjualan bermula dari manajer pemasaran kepada manajer penjualan sampai dengan pelaksanaan penjualan. Tujuan dari struktur organisasi tersebut adalah untuk memberikan deskripsi jabatan yang membatasi wewenang untuk masing-masing jabatan. Tingkatan yang berbeda dalam organisasi kegiatan penjualan dengan mendelegasikan pekerjaan dan mempromosikan spesialisasi tenaga kerja.

2.3.4        Kebijakan dan Prosedur Penjualan

Kebijakan merupakan peraturan yang dibuat oleh manajemen untuk melaksanakan kegiatan. Kebijakan ini merupakan peraturan untuk bertindak dengan cara dan keadaan tertentu dan dapat dimanfaatkan sebagai suatu pedoman, keharusan, atau pembatasan tindakan.

Sedangkan prosedur adalah metode atau cara-cara yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan selaras dengan kebijakan yang telah ditentukan.

Kebijakan dan prosedur kegiatan penjualan menurut Basu Swastha adalah sebagai berikut :

1.      Persiapan sebelum menjual

Pada tahap ini, penjualan mengadakan persiapan-persiapan sebelum melaksanakan penjualan. Kegiatan yang dilakukan adalah mempersiapkan tenaga penjual dengan memberikan pemahaman tentang produk atau jasa yang akan dijual, pasar yang dapat menjadi sasaran dan teknik-teknik penjualan yang harus dilakukan.

2.   Penentuan lokasi penjualan

Dengan menggunakan data pembeli, penjual dapat menentukan karakteristik pembeli yang potensial. Penentuan calon pembeli beserta karakteristiknya dapat dilakukan dengan menentukan lokasi dan segmen pasar yang menjadi sasarannya.

Dari lokasi ini dibuat daftar organisasi-organisasi atau perusahaan yang kira-kira dapat dikategorikan sebagai pembeli potensial dari produk dan jasa yang ditawarkan.

3.   Pendekatan Pendahuluan

Sebelum melaksanakan penjualan, penjual harus mempelajari masalah tentang organisasi-organisasi atau perusahaan yang diharapkan menjadi pembeli. Perlu juga untuk mengetahui produk apa saja yang dibutuhkan oleh mereka. Untuk mendukung penawaran produk kepada pembeli diperlukan banyak informasi, misalnya produk apa yang biasa dibeli oleh calon pembeli.

4.      Pelaksanaan penjualan

Sesuai dengan ruang lingkup kegiatan penjualan yang dibahas sebelumnya, penulis hanya membatasi penelitian pada pelaksanaan kegiatan penjualan dan pengendalian (tidak termasuk perencanaan). Prosedur pelaksanaan kegiatan penjualan bisa bervariasi tergantung pada jumlah sistem penjualan yang digunakan oleh perusahaan.

2.4      Pengendalian Intern

2.4.1 Definisi Pengendalian Intern

            Dengan berkembangnya suatu perusahaan serta semakin kompleksnya kegiatan usaha, maka pemilik perusahaan tidak dapat menangani semua kegiatan perusahaan seorang diri, dia membutuhkan manajer-manajer yang profesional yang mampu untuk mengelola kegiatan operasional perusahaan dengan efektif dan efisien, sehingga dia akan mendelegasikan sebagian tugas-tugas dan tanggung jawabnya kepada para manajer tersebut.

            Para manajer ini akan berusaha untuk menetapkan suatu pengendalian intern yang dapat diandalkan dalam mengendalikan kegiatan operasional yang menjadi tanggung jawabnya agar sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dan dalam usahanya untuk memperoleh informasi yang akurat dan dapat dipercaya.

            Menurut AICPA (The American Institut of Certified Public Accountant) dalam Statement on Auditing Prosedure memberikan definisi tentang pengendalian intern yang diterjemahkan secara bebas oleh Theodorus M.Tuanakota (1997;96) sebagai berikut:

“Pengendalian intern meliputi rencana organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta, menguji ketepatan dan sampai seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, menjalankan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang digariskan.”

            Pengendalian intern merupakan sistem yang terjalin dalam perusahaan dengan menerapkan berbagai metode dan cara atau tolak ukur lainnya dengan tujuan agar kegiatan operasional perusahaan berjalan menurut apa yang telah digariskan.

            Menurut Mulyadi dan Kanaka Puradireja (1998;171) menyebutkan definisi mengenai pengendalian intern sebagai berikut :

“Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :

1)      Kehandalan pelaporan keuangan

2)      Kepatuhan terhadap hukum

3)      Efektivitas dan efisiensi operasi

Dari operasi tersebut terdapat beberapa konsep dasar berikut ini :

1.      Pengendalian intern merupakan suatu proses

Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, bukan tujuan itu sendiri. Pemeriksaan intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat persuasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas.

2.      Pengendalian dijalankan oleh orang

Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain.

3.      Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberi keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan melekat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian intern menyebabkan pengendalian internal tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.

4.      Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan : Pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.

2.4.2 Unsur-Unsur Pengendalian Intern

            Sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai, maka suatu sistem pengendalian intern harus lengkap dengan unsur-unsurnya.

            Menurut Mulyadi dalam bukunya “Sistem Akuntansi” (1997;166) mengemukakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern adalah :

1.      Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara strategis.

2.      Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

3.      Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi.

4.      Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Menurut Arens dan Loebecke yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam bukunya Auditing Pendekatan Terpadu (1993;310) mengungkapkan lima kategori dari prosedur pengendalian, yaitu :

1.      Pemisahan fungsi yang memadai

2.      Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas

3.      Dokumen dan catatan yang memadai

4.      Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan

5.      Pengecekan secara independen atas pelaksanaan

Dibawah ini akan diuraikan kelima unsur-unsur tersebut diatas :

1.      Pemisahan fungsi yang memadai;

Secara umum ada tiga macam pemisahan tugas untuk mencegah adanya kesalahan baik yang disengaja maupun tidak disengaja yaitu :

a.       Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dan fungsi akuntansi.

b.      Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan dan aktiva yang bersangkutan.

c.       Pemisahan fungsi otorisasi dan fungsi akuntansi.

2.      Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas;

Setiap transaksi harus ada otorisasi yang tepat jika diinginkan pengawasan yang memadai. Jika setiap orang dalam organisasi dapat memasukkan dan mengeluarkan harta, maka akan timbul kekacauan, oleh karena itu harus ada otorisasi atas setiap transaksi dan aktivitas.

3.      Dokumen dan catatan yang memadai;

Dokumen dan catatan berfungsi untuk memindahkan informasi dari suatu bagian ke bagian lain, oleh karena itu dokumen harus cukup untuk menjamin bahwa semua harta telah dikehendaki dengan tepat dan semua transaksi telah dicatat dengan benar.

4.      Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan;

Jenis perlindungan yang paling penting atas semua harta dan catatan perlindungan secara fisik semua peristiwa yang mungkin terjadi.

5.      Pengecekan secara independen atas pelaksanaan;

Unsur-unsur sistem pengendalian intern yang terakhir adalah pengukuran yang cermat dan kuntinu terhadap keempat unsur lainnya untuk itu harus ada yang mengawasi dan menilai semua kegiatan.

2.4.3        Tujuan Pengendalian Intern

Pimpinan atau manajer perusahaan bertanggung jawab untuk menetapkan suatu pengendalian intern yang baik yang dapat menunjang efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan dalam mencapai tujuannya. Dalam suatu pengendalian intern yang memadai terkandung tujuan-tujuan yang dapat membantu manajemen dalam mencapai setiap tujuan perusahaan.

Menurut Mulyadi dan Kanaka Puradiredja (1998;172) tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan, yaitu :

1.      Keandalan informasi keuangan

2.      Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

3.      Efektivitas dan efisiensi operasi

Hal-hal tersebut diatas penulis uraikan sebagai berikut :

1.      Keandalan informasi keuangan;

Manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan bagi investor, kreditor, dan pengguna lainnya. Manajemen mempunyai kewajiban hukum dan profesionalisme untuk menjamin bahwa informasi telah disiapkan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

2.      Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku;

Banyak hukum dan peraturan yang harus ditaati oleh perusahaan. Beberapa diantaranya tidak berhubungan langsung dengan akuntansi, misalnya undang-undang lingkungan hidup. Peraturan yang berkaitan langsung dengan akuntansi misalnya undang-undang perpajakan.

3.      Efektivitas dan efisiensi operasi;

Pengendalian dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk mendorong penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien, untuk mengoptimalkan tujuan organisasi.

2.4.4        Keterbatasan Pengendalian Intern

Pengendalian intern setiap perusahaan memiliki keterbatasan bawaan. Oleh karena itu, pengendalian intern hanya memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak kepada manajemen dan dewan komisaris tentang pencapaian tujuan perusahaan, pengendalian intern yang memadai dan sempurna tidak akan mungkin tercapai sepenuhnya karena adanya keterbatasan-keterbatasan dalam pengendalian intern itu sendiri, yang umumnya terletak pada unsur manusianya.

Menurut Mulyadi dan Kanaka Puradiredja (1998;173) keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern terdiri dari :

1)      Kesalahan dalam pertimbangan; Seringkali, manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.

2)      Gangguan-gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan; Dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan.

3)      Kolusi; Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi (collusion), kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh sistem pengendalian intern yang dirancang.

4)      Pengabaian oleh manajemen; Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah, seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenarnya untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau menutupi ketidakpatuhan terhadap peraturan perundangan yang berlaku.

5)      Biaya lawan manfaat; Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut, karena pengukuran secara tepat, baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu sistem pengendalian intern.

Dari penjelasan mengenai keterbatasan pengendalian intern diatas dapatlah disimpulkan bahwa keefektifan pengendalian intern tergantung dari manusia yang menjalankannya. Selain itu faktor biaya juga harus diperhatikan, jangan sampai biaya untuk pengendalian ini melebihi dari manfaatnya.

2.5      Pengendalian Intern Penjualan

Pelaksanaan fungsi penjualan mempunyai hubungan erat dengan tujuan perusahaan, karena dalam kegiatan penjualan diharapkan mendapatkan laba maksimal dan kontinu sehingga perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya terus-menerus. Laba yang telah diperoleh sebagai akibat adanya penjualan barang dan jasa, perlu diamankan sedemikian rupa sehingga laba yang menjadi tujuan perusahaan dapat dipertanggungjawabkan sebagaimana mestinya.

Dalam hal ini pimpinan perusahaan harus menciptakan pengendalian intern yang memadai.

Unsur-unsur pengendalian intern penjualan yang ditetapkan perusahaan berguna untuk memberi keyakinan bahwa tujuan pengendalian intern penjualan dapat dicapai.

Adapun tujuan pengendalian intern transaksi penjualan adalah sebagai berikut :

1.      Penjualan yang dicatat adalah penjualan yang sebenarnya (keabsahan)

2.      Transaksi penjualan telah disahkan dengan layak (otorisasi)

3.      Seluruh transaksi penjualan yang ada telah dicatat (kelengkapan)

4.      Penjualan yang dicatat adalah untuk jumlah barang yang dijual dan secara benar dibagi dan dicatat (penilaian)

5.      Transaksi penjualan telah diklasifikasikan secara tepat (klasifikasi)

6.      Penjualan dicatat tepat pada waktunya (ketepatan)

7.      Transaksi penjualan telah dibukukan secara tepat dalam buku tambahan dan telah diringkas secara benar (posting dan pengikhtisaran)

Selanjutnya untuk mencapai tujuan seperti yang telah dikemukakan di atas, pimpinan perusahaan sebagai orang yang paling berkepentingan dengan adanya pengendalian intern yang memadai, perlu memperhatikan syarat-syarat bagi suatu pengendalian intern yang memadai adalah :

1.      Mengadakan pemisahan fungsi yang jelas, antara lain :

·         Petugas yang melakukan transaksi

·         Petugas yang melakukan pencatatan

·         Petugas yang melakukan penyimpanan

2.      Menciptakan prosedur yang jelas, singkat dan mudah dimengerti

3.      Praktek yang sehat perlu diikuti dan dilaksanakan oleh para petugas atau karyawan dalam melaksanakan transaksi

4.      Ditempatkan staf pemeriksa intern agar senantiasa dapat dilaksanakan penilaian-penilaian terhadap prosedur serta operasi yang ada, una menghindari penyimpangan, kekeliruan atau kekurangan yang mungkin terjadi.

Dengan adanya pengendalian intern penjualan, dapat membantu pimpinan perusahaan untuk melindungi pendapatan atas penjualan dari kecurangan atau penggelapan yang mungkin terjadi sehingga efektivitas pengendalian intern dapat tercapai.

2.6      Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan

Menurut Arens dan Loebbecke (2000;798), efektivitas dan efisiensi didefinisikan sebagai berikut :

“Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, whereas efficiency refers to the resources use to achieve those objectives.”

Dari definisi di atas dapat didefinisikan sebagai berikut :

“Efektivitas menunjukkan penyelesaian dari sasaran-sasaran, padahal efisiensi menunjukkan penggunaan sumber-sumber daya untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.”

Menurut Anthony dan Govindarajan (1998;131), efektivitas dan efisiensi dapat juga didefinisikan sebagai berikut :

“Effectiveness is the relationship between a responsibility center’s outputs and its objectives. Efficiency is the ratio of outputs to inputs, or the amount of outputs per unit of input.”

Dari definisi di atas dapat didefinisikan sebagai berikut :

“Efektivitas adalah suatu hubungan antara pusat pertanggungjawaban keluaran dan sasaran-sasaran. Efisiensi adalah suatu rasio dari keluaran untuk menjadi masukan, atau sejumlah keluaran per unit untuk masukan tersebut.”

            Sedangkan Drs. R.A Supriyono, S.U., Ak mengemukakan efektivitas dan efisiensi sebagai berikut (Supriyono, 1990;44) :

“Organisasi atau unit organisasi dikatakan efektif jika keluarannya memberikan sumbangan yang besar terhadap pencapaian tujuan organisasi.”

            Dari definisi-definisi diatas, dapat dikatakan bahwa efektivitas menyangkut tingkat keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi tersebut, sedangkan efisiensi dapat dirumuskan sebagai kemampuan organisasi dalam menggunakan sumber daya yang ada untuk menghasilkan output yang diharapkan. Dalam hal ini, efisiensi dapat dilihat dari dua sisi, yaitu kemampuan untuk menghasilkan output tertentu dengan penggunaan sumber daya yang lebih sedikit, dan kemampuan mempergunakan sejumlah sumber daya tertentu untuk menghasilkan output yang lebih besar.

            Penilaian tentang efektivitas meliputi penyelidikan apakah hasil dan manfaat yang dicapai dari program atau aktivitas yang ditetapkan telah dilaksanakan secara efektif. Selain itu pemeriksa harus memperhatikan pula aspek ketaatan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam melaksanakan penilaian atas efektivitas atau manfaat yang diinginkan.

            Dalam menilai efektivitas ada dua kategori dasar dari informasi yaitu informasi yang berhubungan dengan keluaran yang diinginkan dan informasi tentang keluaran yang aktual. Informasi yang pertama tercermin dari pernyataan tujuan dan sasaran, yang kedua dari aktivitas organisasi. Kedua informasi ini harus dibandingkan dan diidentifikasikan perbedaan-perbedaannya. Saran dari hasil perbandingan tersebut dapat berupa modifikasi pernyataan tujuan dan sasaran disesuaikan dengan kemampuan sumber daya dan memberikan metode alternatif dalam pencapaian tujuan dan sasaran.

Pengendalian Intern Penjualan dikatakan efektif apabila pengendalian yang dilakukan itu dapat memberikan suatu tingkat keberhasilan yang baik di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi tersebut.

2.7      Peranan Pemeriksaan Operasional Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan

Definisi pemeriksaan operasional menurut Pusat Pengembangan Akuntansi Sekolah Tinggi Akuntansi Negara (1991;1) sebagai berikut :

“Pemeriksaan operasional merupakan evaluasi yang bebas, selektif, dan analitis atas suatu kegiatan, program, atau fungsi dengan tujuan untuk memberikan saran-saran kepada objek yang diperiksa.”

            Adapun definisi pengendalian intern penjualan menurut Wilson dan Campbell dalam bukunya “Controllership” dengan alih bahasa Tjunjun Fenix (1997;23) sebagai berikut :

“Pengendalian intern penjualan merupakan analisa, penelaahan yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diinginkan atas investasi.”

            Dari kedua definisi diatas dapat diuraikan peranan pemeriksaan operasional dalam menunjang efektivitas pengendalian intern penjualan, bahwa pemeriksaan operasional dipandang positif mempunyai pengaruh yang kuat dalam melaksanakan penilaian, analisa, perbaikan atas kegiatan perusahaan khususnya penjualan dengan meliputi aspek administrasi maupun aspek akuntansi. Kegiatan pemeriksaan operasional yang menilai dan meneliti jalannya operasi akuntansi, administrasi, dan lainnya atas kegiatan penjualan secara tidak memihak dan profesional membantu pihak manajemen untuk mengadakan perbaikan atau penyempurnaan atas struktur pengendalian intern penjualan.

            Dari hasil pemeriksaan operasional didapatkan laporan pemeriksaan, rekomendasi-rekomendasi perbaikan maupun penyempurnaan atas kegiatan penjualan sehingga penyimpangan yang terjadi tidak berulang-ulang atau tidak terjadi penyimpangan yang baru dan mengembangkan rekomendasi bagi penanggulangan kelemahan-kelemahan dan meningkatkan prestasi.

            Pemeriksaan operasional sebagai penguat bagi struktur pengendalian intern yang akan mengamankan aktivitas penjualan dari penyimpangan-penyimpangan prosedur maupun peraturan yang telah ditetapkan perusahaan sehingga kerugian bagi perusahaan dapat diminimalisir atau tidak ada sama sekali disertai dengan mencari alternatif dalam usaha meningkatkan efektivitas penjualan.