Perputaran (Aliran) Dana (AKUNTANSI)

Implementasi pemisahan kas (uang) yang ada pada bank dengan kas (uang) yang ada pada perusahaan tersebut tidak hanya dalam rangka penyajiannya di dalam laporan keuangan (neraca dan laporan rugi laba) melainkan juga dalam hal penyelenggaraan pencatatan selama periode akuntansi yang sedang berjalan.

      Berdasarkan cara tersebut maka untuk menampung atau mengakomodasi transaksi-transaksi yang berhubungan dengan kas di dalam perusahaan, maka pihak manajemen perusahaan menyelenggarakan rekening-rekening pembukuan. Menurut Hernanto   (2002 : 21) rekening-rekening pembukuan tersebut terdiri dari:

1)    Kas, yaitu digunakan untuk menampung transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran secara tunai melalui bank.

2)    Kas kecil, yaitu merupakan sejumlah dana (uang) yang dibentuk atau dipersiapkan khusus untuk kepentingan tertentu termasuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil pada setiap saat.

3)    Selisih Kas, yaitu digunakan untuk menampung perbedaan jumlah fisik kas (yang ada dalam perusahaan) menurut hasil kas opname dengan jumlah kas menurut catatan pembukuan sementara sebelum penyebab terjadinya perbedaan itu dapat diketahui.

Pengertian Kas (AKUNTANSI)

Sebagaimana telah diketahui bahwa kas merupakan aktiva yang paling lancar atau salah satu unsur modal yang paling tinggi tingkat likuiditasnya. Artinya kas merupakan jenis aktiva yang paling banyak mengalami perubahan. Setiap hari terjadi transaksi dan setiap hari juga terjadi perubahan kas.  Dengan kata lain perubahan transaksi-transaksi lain dalam perusahaan senantiasa mempengaruhi kas. Kejadian ini tentu tidak terjadi pada aktiva lancar lainnya seperti rekening bank, piutang, dan persediaan.

      Kas merupakan aktiva yang paling likuid sehingga dalam neraca selalu di tempatkan pada posisi awal aktiva. Semakin jauh aktiva lain dengan kas, berarti aktiva tersebut semakin rendah tingkat likuiditasnya.

      Ruchiyat Kosasi (2001 : 20) menyatakan bahwa kas adalah uang tunai yang ada dan sesuatu yang disamakan dengan uang dapat dipergunakan.

      Selanjutnya pengertian kas menurut Munandar (2002 : 21) adalah semua mata uang kertas dan logam baik mata uang dalam negeri maupun mata uang luar negeri, serta semua surat-surat yang mempunyai sifat-sifat seperti uang, yaitu sifat yang dapat segera digunakan untuk melakukan transaksi atau pembayaran-pembayaran yang setiap saat dikehendakinya.

      Dari kedua definisi atau pengertian yang dikemukakan di atas, Hernanto (2000 : 21) menyebutkan bahwa ada dua kriteria yang harus dipenuhi agar alat pembayaran dinyatakan dapat dinamakan sebagai kas, yaitu :

1.     Harus diterima oleh umum sebagai alat pembayaran atau diterima         bank sebagai simpanan sebesar nilai nominal.

2.     Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan perusahaan.

      Munandar (2002 : 21) mengemukakan bahwa yang termasuk dalam perkiraan kas sebagai salah satu current assets, antara lain :

i.      Mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan oleh pemerintah

ii. Bank Notes, mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan oleh bank (untuk di Indonesia oleh Bank Indonesia)

iii.    Mata uang asing yang dikeluarkan negara lain

iv.   Demand Deposit yang disimpan oleh bank, yang bila diperlukan tiap waktu dapat ditarik kembali

v.   Fostal Money Order, yaitu sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat ditukar uang ke kantor pos

vi.   Surat perintah bayar (money order) yang setiap waktu dapat ditukar dengan uang kepada yang disebutkan dalam surat tersebut. Biasanya antara pihak pemberi perintah dengan pihak yang diberi perintah dengan pihak yang diberikan perintah bayar tersebut ada hubungan erat misalnya antara induk perusahaan kepada cabang-cabang perusahaan kepada perwakilannya.

vii.   Cek ialah surat perintah yang dibuat satu pihak yang mempunyai simpanan (tabungan) pada bank yang diisi agar bank tersebut membayar sejumlah uang tersebut kepada pihak yang mana disebutkan didalamnya.

viii.   Kasir Cek ialah cek yang dibuat suatu bank, sehingga merupakan suatu perintah bayar dari bank itu sendiri, cek semacam ini sering sekali digunakan oleh bank itu sendiri. Untuk melakukan pembayaran, atau kadang-kadang dijual kepada pihak/orang lain yang menginginkan, sebab cek tersebut lebih terjamin kepastian pembayarannya, dan tidak ada kekhawatiran bahwa cek itu “Cek Kosong”.

ix.   Card field Cek ialah cek yang dibuat oleh satu pihak lain dan sudah dapat tanda pengesahan oleh bank yang bersangkutan sebagai tanda bahwa cek tersebut memang mempunyai dana.

x.       Travelers Chek, ialah cek yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk kepentingan orang-orang yang bepergian, dan dapat digunakan untuk melakukan pembayaran ongkos-ongkos hotel dan sebagainya.

Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa untuk dapat digolongkan sebagai kas, biasanya dibatasi dengan diterima sebagai setoran dengan bank dengan nilai nominalnya sehingga elemen-elemen yang tidak diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominalnya tidak dapat dikelompokkan dalam kas.

Meskipun pengertian kas tersebut meliputi kas yang ada pada perusahaan dan kas yang ada pada bank, akan tetapi dalam praktek pada umumnya masih diadakan pemisahan yang secara tegas antara kedua kas tersebut  (kas pada perusahaan dan kas pada bank) terutama dilihat dari segi administrasi.

Pengertian Prosedur (AKUNTANSI)

      Informasi keuangan atau informasi akuntansi merupakan suatu informasi yang sangat dibutuhkan baik oleh pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Pihak internal perusahaan antara lain manajemen perusahaan memerlukan informasi akuntansi untuk mengetahui, mengawasi, menganut kepentingan untuk menjalankan perusahaan. Sedangkan pihak ekonomi yang menyangkut kreditur memerlukan informasi akuntansi dengan kredit yang diberikan kepada perusahaan.  

      Agar informasi  terutama, data  keuntungan  perusahaan dapat di manfaatkan oleh pihak manajemen maupun kegiatan, maka data tersebut perlu disusun dalam bentuk yang sesuai dengan keperluan suatu sistem yang mengatur atau dan mengetahui data akuntansi dalam perusahaan. Untuk dapat menghasilkan suatu sistem yang baik perlu adanya suatu prosedur.

      Ada beberapa ahli yang telah memberikan definisi tentang sistem dan prosedur akuntansi dan aliran, antara lain Stephen A. Moscorst dalam Zaki Baridwan (1998 : 2) menyatakan bahwa sistem sebagai suatu entry (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (disebut sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan    tertentu.

      Sedangkan Cole Neosechel dalam Zaki Baridwan (1999 : 1)   mendefisinikan sistem sebagai suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang berhubungan secara tersusun sesuai dengan  suatu  skhema yang  menyeluruh (terigrasikan) untuk melaksanakan suatu kegiatan-kegiatan atas fungsi utama dari perusahaan.

      Gambaran dalam sistem dan prosedur Zaki Baridwan (2003 : 3) memberikan definisi sistem dan prosedur sebagai berikut, sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan disusun dengan suatu  skhema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan pekerjaan terikat (clerical) biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

      Jadi dari definisi-definisi tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan-jaringan atau kerangka prosedur-prosedur dan prosedur merupakan urut-urutan kegiatan klerikal yang meliputi kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar.

1  Elemen-elemen Sistem Akuntansi

      Elemen-elemen yang terdapat dalam suatu sistem akuntansi ditentukan berdasarkan informasi keuangan yang dihasilkan. Informasi keuangan tersebut adalah informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen.

      Akuntansi keuangan disusun terutama untuk menghasilkan informasi yang biasanya dalam bentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak-pihak di luar perusahaan. Oleh karena laporan ini ditujukan pada pihak di luar perusahaan cara penyajian dan isinya diatur oleh prinsip akuntansi yang layak.

      Akuntansi manajemen disusun terutama untuk menghasil­kan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan oleh manajemen. Biasanya informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen terutama berkisar pada biaya sehingga sering biaya itu menjadi perhatian dalam proses produksi.

      Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan manufaktur yang terdiri dari desain dan pengembangan produk, pengadaan dan pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli, maka dirancang suatu sistem akuntansi Cecil Gillespie dalam Zaki Bardiwan (1998 :  5) menyatakan bahwa sistem akuntansi yang diterapkan pada perusahaan terbagi beberapa bagian antara lain : 

a. Sistem akuntansi pokok

- Fomulir atau dokumen (dokumen proposal)

- J u r n a l

- Buku besar dan buku pembantu

b. Sistem penjualan dan penerimaan uang :

- Order penjualan,  perintah pengiriman dan pembuatan  faktur.

- H u t a n g

- Penerimaan uang dan pengawasan kredit

c. Sistem pembelian

- Order pembelian dan laporan penerimaan barang

- Distribusi pembelian dan biasa

- Hutang (voucher)

- Prosedur pengeluaran uang

2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

      Menurut Zaki Baridwan (2003 : 49) unsur-unsur dalam penyusunan sistem akuntansi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan bagi yang membutuhkan terdiri dari :

a.   Analisa sistem yang ada

Unsur-unsur ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan dari sistem informasi akuntansi yang berlaku bagi perusahaan.

    b.    Klasifikasi rekening

Untuk mencari data klasifikasi rekening beserta kodenya, baik yang ada dalam buku besar maupun buku pembantu.

     c.   Jurnal

Dalam mengumpulkan data mengenai buku-buku jurnal yang digunakan dalam perusahaan termasuk mengumpulkan  informasi mengenai metode pencatatan dalam buku jurnal.

     d.   Prosedur    

Mencari data mengenai prosedur-prosedur yang berlaku dalam perusahaan.

   e.    Akuntansi biaya

Mengumpulkan data yang berguna untuk menyusun sistem akuntansi biaya seperti jumlah departemen, proses produksi, mesin-mesin yang digunakan dalam instruksi tertulis yang ada.

     f.    Formulir-formulir

Mengumpulkan semua contoh formulir yang digunakan dalam perusahaan baik untuk rekening jurnal dan bukti-bukti transaksi.                                                          

3.  Faktor-Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan Sistem Akuntansi

      Menurut Zaki Baridwan (2003 : 53) penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting, sebagai berikut :

a.   Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi  prinsip

cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai informasi akuntansi.

b.  Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip- prinsip pengawasan intern.

c.  Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan.   

Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas

      Untuk menyusun pedoman tentang system dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungsi pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini Ruckiyat Kosasi, Auditing, Prinsip Accounting (2003 : 102) menjelaskan sebagai berikut :

1.      Pengeluaran kas harus diperinci agar dapat disusun suatu ichtisar laoran dan pencatatan, ke dalam jurnal pengeluaran kas.

2.      Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari voucher register, jurnal pembelian (buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Buku jurnal atau pencatatan pengeluaran kas dapat sebagai control chek terhadap buku-buku tersebut di atas. 

3.      Sebgian besar pos-pos debt sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utamh dan biaya, tetapi juga berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Cacatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting pos debet.

Untuk menjamin kebenaran pengeluaran kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan dalam bukunya Akuntansi Keuangan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang adalah :

a.    Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucehernya untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh orang-orang yang berwenang.

b.    Mendatangani check

c.    Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubangi pada perforator.

d.    Mencatat chek ke dalam daftarnya (cek register)

e.    Menyerahkan chek kepada kreditur (orang yang dibayar).  

       Suatu system yang efektif mengenai pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan system yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan perusahaan harus mengirimkan surat kepada bank dengan menjelaskan mengenai siapa yang berwenang untuk mendatangani chke. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, dilakukan dengan chek atas nama perusahaan atau chek voucher, yaitu merupakan suatu formulir yang dikirimkan kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan chkenya.

      Setelah itu tembusan merupakan cacatan hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena pendatanganan chek yag cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang mendatangani chek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak mengerti sepenuhnya.

      Zaki Baridwan, Akuntansi Keuangan, (2003 : 117) menyatakan bahwa meskipun system pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam system pengendalian intern yang harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :

1. Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur-faktur dan dokumen.

2.  Dalam hal adanya transaksi retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang yang akan dibayar.        

3. Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.

6.    Pembentukan dana kas kecil dengan impers system.

7.   Penandatanganan chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.

8. Petugas yang mendatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.

9.  Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang buku chek tentang normo-nomor  chek yang digunakan, serta yang dibatalkan.

10. Tanggung jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, di mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan seperti bank.

11. Petugas mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak mendatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Chek untuk mengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dkumen pendukung harus di cap lunas atau  dilubang agar tidak digunakan lagi.

16.  Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara (performance).

      Dari uraian di atas, prosedur merupakan pembayaran dalam jumlah cukup besar  yang dilakukan dengan uang tunai atau chek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan chke, seperti untuk pembelian perangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.

      Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang lazim digunakan yaitu :

1      Metode Imperst

Metode imperst yaitu metode yang menentukan jumlah kas kecil yang selalu kostan dan tidak berubah. Biasanya kas kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran selama jangka waktu tertentu, mislnya untuk satu minggu, dua minggu, dan seterusnya.

Pada saat pembentukan kas kecil, maka dibuat jurnal sebagai   berikut :

                              Kas kecil                    Rp. xxxx

                                      Kas                                        Rp. xxxx

Bilamana sisa saldo uang dalam kas kecil sudah hamper habis atau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode imprst adalah sebagai berikut :

                             Biaya-biaya               Rp. xxxx

                                        Kas                                          Rp. xxxx       

2     Metode fluktuasi

Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil dalam jumlah yang selalu konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu pemebentukan kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :  

                            Kas kecil                     Rp. xxxx

                                        Kas                                 Rp. Xxxx

Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut :

                       Biaya-biaya                     Rp. xxxx

                                        Kas kecil                         Rp. xxxx       

Bilaman sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir pemegang kas  kecil dapat menerima dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.       

Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Di dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control.

      Ruchiyat Kosasi, Auditing Prinsip Accounting (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara bagian-bagian yang terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :

1. Bagian surat masuk

2. K a s i r

3. Bagian piutang

4. Bagian pemeriksaan interen

      Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan piutang  harus  dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian,  mengumpulkan chek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka  daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang  bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan chek di serahkan kepada kasir.

      Dari Satu lembar bersama dengan remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.

      Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran langsung dari penjualan oleh salesman. Kasir membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya.

      Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik,  maka satu lembar bukti sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang di  beri nomor urut yang dicetak

      Sumber  dan  bentuk  penerimaan   uang  menurut  Zaki Baridwan       (2003 ; 199), sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti penjualan aktiva tetap.

      Selain sumber-sumber tersebut, penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari bank maupun dari pinjaman wesel. Apabila terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.

      Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan, Akuntansi Keuangan (2003 : 100) adalah sebagai berikut

1.  Dokumen (bukti) asli  pendukung setiap  penerimaan uang yang terdiri dari :

    -  Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.

    -  Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang  di cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang   langsung.

    -   Pita daftar penjualan tunai

    -   Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.

    -   Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.

2. Data  harian  yang  menunjukkan  kumpulan ataukah  ringkasan  penerimaan kas yang terdiri dari :

    -    Bukti setoran ke bank                                                        

    - Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)  dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).

    -   Ringkasan cash register

    -   Proof tapes

3.  Buku jurnal (book of original entry)                                                        

    - Jurnal penerimaan uang (terperinci)

    - Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.

4.   Buku pembantu piutang dan buku besar

Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan  ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.

      Untuk bisa menyusun suatu manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran  kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, Ruchiyat Kosasi, Auditing, Prinsip Accounting, (2001 :102) mengemukakan, sebagai berikut :

1. Pengeluaran  kas  harus  diperinci  agar  dapat  disusun suatu ikhtisar laporan   dan pencatatan, dari kedalam jurnal pengeluaran kas.

2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari "voucher  register", jurnal  pembelian (buku pembelian),  atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau pencatatan  pengeluaran kas dipakai sebagai kontrol chek   terhadap buku-buku tersebut di atas.                                                        

3. Sebagian  besar pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet. Suatu sistem  efektif mengenai  pengeluaran kas  hal sangatlah penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan pimpinan suatu perusahaan harus  mengirim surat dan dapat  menjelaskan  mengenai  siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan  pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otonomi. Oleh karena penandatanganan chek-chek yang cukup banyak ini yang memerlukan suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang menandatangani chek harus mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya.  Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya pedoman dalam pembukuan.

      Sistem dan  pembukuan dalam pengendalian interen yang  perlu diperhatikan, sebagai berikut :                                                      

1. Sebelum faktor pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.

2   Dalam  hal  adanya  retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi hutang yang akan dibayar.

3.  Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran dari kas kecil.

6.   Pembentukan dana kas kecil dengan inpers sistem.

7.  Penandatanganan chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.

8. Petugas yang menandatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke-  duanya harus menyarankan uang jaminan.

9.  Harus ada pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang nomor-nomor chek yang digunakan, serta yang di-   batalkan.

10. Tanggung  jawab  penerimaan  uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, dimana prinsip ini  tidak  berlaku untuk lembaga-lembaga keuangan seperti bank.                                                        

11. Petugas  pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas    

yang mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi dibuat laporan  dilakukan  oleh  petugas  yang  tidak menandatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Chek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.

16.   Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuat rekening perantara.  

Pengertian Kas

Untuk menjaga likuiditas perusahaan perlu membuat perkiraan atau estimasi mengenai aliran kas di dalam suatu instansi pemerintah. Dalam hal ini instansi tersebut perlu menyusun anggaran kas.

      Untuk lebih jelasnya oleh Bambang Riyanto, (2004 : 19) menyatakan bahwa kas adalah salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya.

      Kalau Syafaruddin, Pembelanjaan Persahaan (1998 : 27) memberikan batas tertentu tentang penggunaan dana yaitu pengertian anggaran kas atau cash forecast (ramalan kas), adalah kebutuhan kas dalam jangka pendek yang merupakan bagian dari financial planning perusahaan.

      Periode anggaran kas umumnya disusun untuk jangka waktu satu tahun yang dibagi dalam interval tertentu seperti bulanan, kuartalan dan enam bulan, untuk menyusun anggaran kas yaitu dalam mingguan atau bulanan. Sedangkan perusahaan yang mempunyai pola cash flow relatif dapat menyusun anggaran kas dalam kuartalan atau tahunan. Namun demikian jarang sekali anggaran kas disusun untuk lebih dari waktu satu tahun. Walaupun dengan interval bulanan.

      Karena sukar untuk menjamin validitasi ramalan baik ramalan penerimaan kas namun ramalan pengeluaran kas. Apabila jika dihadapkan dengan situasi ekonomi yang kurang stabil. Pada tingkat inflasi yang tinggi misalnya, anggaran kas lebih baik disusun dalam interval yang lebih pendek yaitu dalam bulanan.                                                                                                                                                                     

      Masukan kunci dari anggaran kas adalah ramalan penjualan atas sales forecash yang diberikan oleh bagian penjualan. berdasaekan ramalan tersebut, manajer financial dapat mengestimasikan cash flow bulanan yang dihasilkan dari produksi penerimaan baik penerimaan dari penjualan tunai maupun dari penjualan kredit dan pengeluaran. 

Proses Aliran Dana

      Implementasi penerimaan kas (uang) yang ada pada perusahaan atau bank (kas)  yang setiap saat dibutuhkan dalam perputarannya, sehingga dana yang dalam kas dalam membiayai kegiatan operasional, tidak hanya penyajiannya dalam laporan neraca dan laporan rugi laba, melainkan juga dalam hal penyelenggaraan pencatatan selama periode akuntansi yang sedang berjalan.

       Harnanto, Pokok-Pokok Intermediate Accounting, (2000 : 21) menyatakan bahwa dalam penyajian laporan keuangan perusahaan harus menampakkan lebih jelas terhadap dana yang pada aktiva lancar. Berdasarkan hal tersebut untuk menampung atau mengakomodasi transaksi-transaksi yang berhubungan dengan kas dalam perusahaan, maka pihak manajemen perusahaan menyelenggarakan rekening-rekening pembukuan, yang terdiri dari :

1.     Kas yaitu digunakan untuk menampung transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melalui kasir perusahaan, termasuk penerimaan dan pengeluaran secara tunai melalui bank.

2.    Kas kecil yaitu merupakan sejumlah dana (uang) yang dibentuk atau dipersiapkan khusus untuk kepentingan tertentu termasuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil.

3.    Selisih kas, yaitu digunakan untuk menampung perbedaan jumlah fisik kas (yang ada dalam perusahaan) menurut hasil kas opname dengan jumlah kas menurut catatan pembukuan sementara sebelum penyebab terjadinya perbedaan itu dapat diketahui.         

      Pada dasarnya setiap penanaman investasi mengandung dua macam aliran kas. Bambang Riyanto (2004 : 98) aliran kas terdiri dari :

1. Aliran kas keluar netto ( net out flow cash ) yaitu yang diperlukan untuk investasi baru.

2. Aliran kas  masuk  netto  tahunan (net anual inflow of cash), yaitu sebagai hasil dari investasi baru yang ini sering pula disebut net cash proceceeds atau cukup dengan istilah proceeds.

      Berdasarkan pengertian di atas menunjukkan bahwa yang dianggap sebagai aliran kas keluar adalah sejumlah dana yang dikeluarkan untuk keperluan investasi, sedangkan aliran kas masuk secara netto tahunan adalah hasil dari investasi yang ditanamkan.

      Ada perbedaan pengertian antara cash flow atau proceeds dengan laba yang dilaporkan dari laporan keuangan. Laporan  keuangan  akan  menujukkan  data tentang laba yang belum tentu menunjukkan kas perusahaan, karena ada pos yang dianggap pengeluaran menurut laporam rugi laba sementara itu konsep cash flow menganggap bukan pengeluaran. Pos yang dianggap pengeluaran menurut laporan rugi laba adalah depresiasi. Oleh karena itu pada konsep cash flow dapatlah dihitung proceeds atau cash flow dengan menggunakan rumus (Subajah E. 2000 : 32), yaitu :

1.  Kas masuk bersih = laba  setelah  pajak  +  penyusutan :

     Kalau kita menganggap bahwa proyek tersebut dibelanjai dengan modal sendiri seluruhnya.

2. Kas  masuk  bersih = laba  setelah  pajak + penyusutan + bunga           ( 1 - Tax ) : kalau proyek tersebut dibelanjai sebagian dengan modal pinjaman.

Pengertian Dana

Indriyo, Prinsip Anggaran dan Pembelanjaan Perusahaan, (1997:27) mengatakan bahwa dana adalah merupakan kekayaan atau aktiva yang diperlukan untuk melakukan kegiatan sehari-hari dan selalu berputar.

      Bambang Riyanto, Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan (2004 : 49) mengemukakan bahwa dana dengan adanya tiga konsep yaitu :

1.    Konsep Kwantitatif

Konsep ini mendasarkan pada kwantitas dari pada dana yang tertanam dalam keseluruhan unsur-unsur aktiva lancar dimana aktiva ini merupakan aktiva yang sekali berputar kembali dalam bentuk semula, atau aktiva dimana dana tertanam di dalamnya akan dapat bebas lagi dalam waktu yang pendek. Dana yang dimaksud adalah modal kerja bruto, yaitu keseluruhan dari pada aktiva lancar.

2.    Konsep Kwalitatif

Konsep ini adalah sebagian dari aktiva lancar yang benar-benar dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan tanpa mengganggu likuiditasinya.

Dana yang dimaksud adalah modal kerja netto yaitu yang merupakan kelebihan aktiva lancar di atas hutang lancarnya.

3.    Konsep Fungsional

Konsep ini berdasarkan fungsi dari pada dana dalam menghasilkan pendapatan (income). Setiap dana yang dikerjakan dalam perusahaan adalah dimaksud untuk menghasilkan laba.

Bambang Riyanto, Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan (2004 : 175) membedakan jenis-jenis dana yaitu  dana asing atau hutang adalah dana yang berasal dari luar perusahaan yang sifatnyasementara bekerja di dalam perusahaan dan bagi perusahaan yang bersangkutan dan tersebut merupakan “hutang”, yang pada saatnya harus dibayar kembali.

Dana asing atau hutang dibagi atas tiga golongan yaitu :

1.    Dana asing atau hutang jangka pendek (short term debt), yaitu jangka waktunya pendek, kurang dalam satu tahun terdiri dari:

-    Kredit rekening koran

-    Kredit dari penjual

-    Kredit dari pembeli dan

-    Wesel.

2.    Dana asing atau hutang jangka menengah (intermediate term debt), yaitu hutang jangka waktunya atau umurnya lebih dari satu tahun.

3.    Dana asing atau hutang jangka panjang (long term debt) umumnya lebih dari sepuluh tahun terdiri dari:

-    Pinjaman obligasi

-    Pinjaman hipotik.

4.     Dana sendiri adalah dana yang berasal dari pemilik (dari dalam) perusahaan atau sumber intern yang ternama untuk waktu yang tidak tertentu lamanya, berupa keuntungan yang dihasilkan oleh perusahaan dan dana sendiri yang berasal dari luar perusahaan atau sumber extern yaitu dana yang berasal dari pemilik perusahaan terdiri dari:

a. Dana saham adalah tanda bukti pengambilan bagian atau peserta dalam suatu perusahaan Bentoel saham tersebut dapat berupa saham biasa (commond stock), saham preferren stock) dan saham preferren kumulatif (commulative preferren stock).

b. Cadangan yang dimaksud adalah merupakan cadangan yang dibentuk dari keuntungan yang didapat oleh perusahaan selama beberapa periode yang telah lalu atau dari tahun sedang berjalan antara lain: cadangan espansi, cadangan modal kerja, cadangan selisih kurs dan cadangan umum.

c.   Keuntungan atau laba ditahan adalah keuntungan yang diperoleh suatu perusahaan yang mana sebagian dibayar sebagai devident dan sebagian ditahan oleh perusahaan, akan tetapi apabila perusahaan belum mempunyai tujuan tertentu mengenai penggunaan keuntungan, maka keuntungan tersebut merupakan keuntungan yang ditahan.