Untuk menyusun pedoman tentang system dan
prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu diadakan analisa tentang fungsi
pengeluaran kas tersebut. Dalam hal ini Ruckiyat Kosasi, Auditing, Prinsip
Accounting (2003 : 102) menjelaskan sebagai berikut :
1. Pengeluaran kas
harus diperinci agar dapat disusun suatu ichtisar laoran dan pencatatan, ke
dalam jurnal pengeluaran kas.
2. Dalam perusahaan
kecil, pos-pos debet dapat berasal dari voucher register, jurnal pembelian
(buku pembelian), atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur
jurnal ataukah catatan harian. Buku jurnal atau pencatatan pengeluaran kas
dapat sebagai control chek terhadap buku-buku tersebut di atas.
3. Sebgian besar
pos-pos debt sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utamh dan
biaya, tetapi juga berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca
serta rugi laba. Cacatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting pos debet.
Untuk menjamin kebenaran pengeluaran
kas, diperlukan adanya pembuktian yang cukup. Zaki Baridwan dalam bukunya
Akuntansi Keuangan (2003 : 116) menyatakan bahwa fungsi bagian pengeluaran uang
adalah :
a. Memeriksa
bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucehernya untuk memastikan bahwa
dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui oleh
orang-orang yang berwenang.
b. Mendatangani check
c. Mengecap lunas
pada bukti-bukti pendukung pengeluaran kas atau melubangi pada perforator.
d. Mencatat chek ke
dalam daftarnya (cek register)
e. Menyerahkan chek
kepada kreditur (orang yang dibayar).
Suatu system yang efektif mengenai
pengeluaran kas sangat penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan system
yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena itulah pengurus dan pimpinan
perusahaan harus mengirimkan surat
Setelah itu tembusan merupakan cacatan
hutang yang menunjukkan suatu persetujuan pembayaran, sehingga bukti tanda
terima dapat diperoleh secara otomatis. Oleh karena pendatanganan chek yag
cukup banyak ini memerlukan suatu ketelitian dan keamanan, maka mereka yang
mendatangani chek harus mempertanggungjawabkan setiap transaksi yang meragukan
atau tidak mengerti sepenuhnya.
Zaki Baridwan, Akuntansi Keuangan, (2003
: 117) menyatakan bahwa meskipun system pengendalian intern dapat disesuaikan
untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam system pengendalian
intern yang harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :
1. Sebelum faktur
pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan
perhitungan-perhitungannya dalam faktur-faktur dan dokumen.
2. Dalam hal adanya transaksi retur pembelian,
maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk dapat mengurangi hutang yang akan
dibayar.
3. Semua hutang
dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.
4. Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang
harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat
5. Semua
pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dari
kas kecil.
6. Pembentukan dana kas kecil dengan impers
system.
7. Penandatanganan chek harus dipisahkan dari
orang yang memegang buku chek.
8. Petugas yang
mendatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan
sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.
9. Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang buku
chek tentang normo-nomor chek yang
digunakan, serta yang dibatalkan.
10. Tanggung jawab
penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, di
mana prinsip ini tidak berlaku lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas
mengeluarkan uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi
laporan dari bank dilakukan oleh petugas yang tidak mendatangani chek, atau
menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan
mengeluarkan uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah
disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
14. Chek untuk
mengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah
dibayar, semua dkumen pendukung harus di cap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas
pengeluaran uang kas.
17. Transfer uang
antara bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara
(performance).
Dari uraian di atas, prosedur merupakan
pembayaran dalam jumlah cukup besar yang
dilakukan dengan uang tunai atau chek. Dengan demikian perlu pula diperkirakan
pembayaran dalam jumlah kecil yang dilakukan dengan kontan dan bukan dengan
chke, seperti untuk pembelian perangko, materai dan sebagainya. Untuk kebutuhan
inilah perlu diselenggarakan pembentukan dana kas kecil. Agar dana ini dapat
diawasi, maka pengelolanya sebaiknya menggunakan dua bentuk metode yang
pemiliknya tergantung kepada perusahaan bersangkutan yang mana harus digunakan.
Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada
dua metode yang lazim digunakan yaitu :
1 Metode Imperst
Metode imperst yaitu metode yang
menentukan jumlah kas kecil yang selalu kostan dan tidak berubah. Biasanya kas
kecil diisi ( dari kas besar) sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran-pembayaran
selama jangka waktu tertentu, mislnya untuk satu minggu, dua minggu, dan
seterusnya.
Pada saat pembentukan kas kecil, maka
dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. xxxx
Bilamana sisa saldo uang dalam kas
kecil sudah hamper habis atau jika pada saat pengisian kembali dana kas kecil
sudah tiba, kuitansi (bukti) pembayaran tersebut dikeluarkan dengan uang kepada
pemegang kas besar. Jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada metode imprst
adalah sebagai berikut :
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas Rp.
xxxx
2 Metode fluktuasi
Metode fluktuasi yaitu metode yang menentukan kas kecil
dalam jumlah yang selalu konstan, melainkan memberikan kemungkinan untuk
berubah-ubah (berfluktuasi). Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas
besar ke kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pada waktu pemebentukan
kas kecil dibuat jurnal sebagai berikut :
Kas kecil Rp. xxxx
Kas Rp. Xxxx
Sewaktu-waktu dana habis pada kas kecil menggunakan tersebut
untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, harus dibuat jurnal, sebagai berikut
:
Biaya-biaya Rp. xxxx
Kas
kecil Rp. xxxx
Bilaman sisa uang dalam kas kecil sudah hampir habis, kasir
pemegang kas kecil dapat menerima
dropping tambahan kepada kas besar. Jumlah dropping tersebut tidak selamanya
sama dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan melalui kas kecil.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar