Sistem dan Kriteria Penilaian Kinerja

1  Sistem Penilaian Kinerja               

Penilaian prestasi kerja (Performance appraisal) dalam rangka pengembangan sumber daya manusia adalah sangat penting artinya dalam instansi tertentu dalam meningkatkan produktivitas kerja.

Hal ini mengingat bahwa dalam kehidupan organisasi setiap orang sumber daya manusia dalam organisasi ingin mendapatkan penghargaan dan perlakuan yang adil dari pemimpin organisasi yang bersangkutan.

Dalam kehidupan suatu organisasi ada beberapa asumsi tentang perilaku manusia sebagai sumber daya manusia, yang mendasari pentingnya penilaian prestasi kerja.

Asumsi-asumsi dalam kehidupan organisasi, sebagai berikut :

a.       Setiap orang ingin memiliki peluang untuk mengembangkan kemampuan kerjanya sampai tingkat yang maksimal.

b.      Setiap orang ingin mendapat penghargaan apabila ia dinilai melaksanakan tugas dengan baik.

c.      Setiap orang ingin mengetahui secara pasti tangga karier yang dinaikinya apabila dpat melaksanakan tugasnya dengan baik.

d.      Setiap orang ingin mendapat perlakuan yang objektif dan penilaian dasar prestasi kerjanya.

e.      Setiap orang bersedia menerima tanggung jawab yang lebih besar.

f.       Setiap orang pada umumnya tidak hanya melakukan kegiatan yang sifatnya rutin tanpa informasi.

Berdasarkan asumsi-asumsi tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian prestasi kerja adalah penting dalam suatu organisasi dalam rangka pengembangan sumber daya manusia. Kegiatan ini dapat  memperbaiki keputusan manajer dan memberikan umpan balik kepada para karyawan tentang kegiatan mereka.

Secara rinci manfaat penilaian prestasi kerja dalam suatu organisasi antara lain :

a.        Peningkatan prestasi kerja, dengan adanya penilaian, baik manajer maupun karyawan memperoleh umpan balik, dan mereka dapat memperbaiki pekerjaan mereka.

b.     Kesempatan kerja yang adil, dengan adanya penilaian kerja yang akurat menjamin setiap karyawan akan memperoleh kesempatan untuk menempati posisi pekerjaan sesuai dengan kemampuannya.

c.     Kebutuhan-kebutuhan pelatihan pengembangan, maka dengan  meningkatkan kinerja melalui penilaian prestasi kerja akan dideteksi karyawan-karyawan yang tingkat kemampuannya rendah, dan kemudian memungkinkan adanya program pelatihan untuk meningkatkan kemampuan mereka.

d.     Penyesuaian kompensasi, adalah salah satu tujuan utama dalam meningkatkan prestasi kerja, maka penilaian perstasi kerja dapat membantu para manajer untuk mengambil keputusan dalam menentukan perbaikan pemberian kompensasi, gaji, bonus dan sebagainya.

e.     Hasil penilaian prestasi kerja terhadap karyawan dapat dilakukan untuk mengambil keputusan untuk mempromosikan karyawan yang berprestasi baik, dan demosi untuk karyawan yang berprestasijelek.

f.      Kesalahan-kesalahan desain pekerjaan, biasa pekerjaan yang diberikan tidak diarahkan sehingga hasil penilaian prestasi kerja   dapat digunakan untuk menilai menilai desain kerja. Artinya penilaian prestasi kerja ini dapat membantu mendiagnosis kesalahan-kesalahan desain kerja.

g.     Penyimpangan-penyimpangan proses rekruitmen dan seleksi, untuk menilai prestasi kerja dapat digunakan untuk menilai proses rekruitmen dan seleksi karyawan yang telah lalu. Prestasi kerja yang sangat rendah bagi karyawan baru adalah mencerminkan adanya penyimpangan-penyimpangan proses rekruitmen dan seleksi.     

      Sistem penilaian prestasi kerja dalam suatu oganisasi mencakup beberapa elemen. Eelemen pokok sistem penilaian prestasi kerja ini mencakup kriteria yang ada hubungannya dengan pelaksanaan kerja, ukuran-ukuran kriteria tersebut, dan pemberian umpan balik kepada karyawan dan manajer personalia. Meskipun manajer personalia merancang sistem penilaian prestasi kerja, tetapi mereka yang melakukan penilaian prestasi kerja pada umumnya atasan langsung karyawan yang bersangkutan.

      Penilaian yang harus dapat memberikan gambaran yang akurat tentang yang diukur. Artinya penilaian tersebut benar-benar menilai prestasi pekerjaan karyawan yang dinilai. Agar penilaian mencapai tujuan ini maka ada 2 hal yang perlu diperhatikan, yakni :

a.       Penilaian harus mempunyai hubungan dengan pekerjaan (job related), Artinya sistem penilaian itu benar-benar menilai perilaku atau kerja yang mendukung kegiatan organisasi di mana karyawan itu bekerja.

b.    Adanya standar pelaksanaan kerja (performance standards). Standar pellaksanaan adalah ukuran yang dipakai untuk menilai prestasi kerja tersebut. Agar penilaian itu efektif, maka standar penilaian hendaknya berhubungan dengan hasil-hasil yang diinginkan setiap pekerjaan.

c.     Praktis, sistem penilaian yang praktis, bila mudah dipahami dan dimengerti serta digunakan, baik oleh penilai maupun karyawan yangakan dinilai.

d.    Metode penilaian, adalah suatu metode untuk memberikan penilaian prestasi kerja pada umumnya dikelompokkan menjadi dua macam, yakni penilaian yang berorientasi waktu yang lalu, dan metode penilaian yang berorientasi pada waktu yang akan datang.

      Instansi yang memberikan metode penilaian prestasi pada karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerja, sebagai berikut :

1.   Metode penilaian prestasi kerja berorientasi waktu lalu

Penilaian prestasi kerja pada umumnya berorientasi pada masa lalu, artinya penilaian prestasi kerja seseorang karyawan yang berdasarkan hasil yang telah dicapai oleh karyawan selama ini. Pada metode yang berorientasi masa lalu ini mempunyai kelebihan dalam hal perlakuan terhadap kerja yang telah terjadi dan sampai derajat tertentu dapat diukur. Namun demikian, metode ini juga mempunyai kelemahan yakni prestasi kerja pada waktu yang lalu tidak dapat diubah. Tetapi dengan mengevaluasi prestasi kerja yang lalu para karyawan untuk memperoleh umpang balik terhadap pekerjaan mereka. Selanjutnya umpang balik tersebut dapat dimanfaatkan untuk perbaikan-perbaikan prestasi mereka.

Teknik-teknik penilaian prestasi kerja mencakup, sebagai berikut :

a.  Rating Scale 

     Dalam hal ini penilai prestasi melakukan penilaian subjektif terhadap prestasi kerja karyawan dengan skala tertentu dari yang  terrendah sampai dengan tertinggi. Penilai memberikan tanda pada skala yang sudah ada tersebut dengan cara membandingkan antara hasil pekerjaan karyawan dengan kriteria yang telah ditentukan tersebut berdasarkan justifikasi penilai yang bersangkutan. 

      b.  Checklist

          Dalam metode checklist penilai hanya memilih pernyataan-pernyataan yang sudah tersedia dapat menggambarkan prestasi kerja dan karakteristik-karakteristik karyawan yang dinilai. Cara ini dapat memberikan gambaran prestasi kerja yang akurat, apabila pernyataan-pernyataan dalam instrumen penilaian itu disusun secara cermat, dan diujui terlebih dahulu tentang validitasi dan reliabilitasnya.

Misalnya : 2 karyawan hasil pekerjaannya sama, oleh sebab itu mereka mempunyai nilai yang sama. Pada hal dalam proses penyelesaian pekerjaan tersebut berbeda yang satu mengerjakan dengan kasar (sikap negatif), sedangkan yang satu mengerjakan dengan sikap yang baik. 

      c.  Metode peristiwa kritis

Dalam metode penilaian ini didasarkan kepada catatan-catatan dari pimpinan atau penilai karyawan yang bersangkutan. Pimpinan membuat catatan-catatan tentang pekerjaan atau tugas-tugas dari karyawan yang akan dinilai. Catatan-catatan itu tidak hanya mencakup hal yang negatif tentang pelaksanaan tugas saja, tetapi juga hal-hal yang positif. Kemudian berdasarkan catatan-catatan peristiwa kritis tersebut penilai atau pimpinan membuat penilaian terhadap karyawan yang bersangkutan.

    d.   Metode peninjauan lapangan

Metode penilaian dilakukan dengan cara para penilai atau pimpinan melakukan terjun langsung ke lapangan untuk menilai prestasi kerja karyawan.

     e.  Tes prestasi kerja

Metode penilaian ini dilakukan dengan mengadakan tes tertulis kepada karyawan yang akan dinilai. Oleh karena apa yang dinyatakan (tes) dan jawaban dari karyawan ini dalam bentuk tertulis, dan tidak mencerminkan langsung prestasi seseorang maka metode ini termasuk tidak langsung.

2.  Metode penilaian prestasi kerja berorientasi waktu yang akan datang

Metode penilaian prestasi kerja yang berorientasi waktu yang akan datang, memusatkan prestasi kerja karyawan saat ini serta penetapan sasaran prestasi kerja di masa yang akan datang.

Teknik-teknik yang dapat digunakan antara lain :

a.  Penilaian diri (self appraisals)

           Metode penilaian ini menekankan bahwa penilaian prestasi kerja karyawan dinilai oleh karyawan itu sendiri. Tujuan penelitian ini adalah untuk pengembangan diri karyawan dalam rangka pengembangan organisasi

      b.  Pendekatan management by objektive (MBO)

Metode penilaian ditentukan bersama-sama antara penilai atau pimpinan dengan karyawan yang akan dinilai. Mereka bersama-sama untuk menentukan tujuan-tujuan atau sasaran-sasaran pelaksanaan kerja yang akan datang kemudian dengan menggunakan sasaran tersebut penilaia prestasi kerja yang dilakukan secara bersama-sama.

c.  Penilaian psikologis

Metode penilaian dilakukan dengan mengadakan wawancara secara mendalam, diskusi atau tes-tes psikologis terhadap karyawan yang akan dinilai. Aspek-aspek yang dinilai antara lain, intelektual, emosi, motivasi dan sebagainya dari karyawan yang bersangkutan. Dari hasil ini akan dapat membantu untuk memperkecil prestasi kerja di waktu yang akan datang. Evaluasi ini relevan untuk keputusan-keputusan penempatan atau perpindahan tugas di lingkungan organisasi.

      d.  Teknik pusat penilaian

Di dalam suatu organisasi yang sudah maju, terdapat satu pusat penilaian karyawan. Pusat ini mengembangkan sistem penilaian yang baku dan dapat digunakan untuk menilai para karyawannya. Hasil penilaian pusat ini sangat bermanfaat untuk mengidentifikasi kemampuan manajemen di waktu-waktu yang akan datang.

3.    Kriteria penilaian kinerja

       Penilaian kinerja merupakan suatu pedoman dalam bidang personalia untuk mengetahui dan menilai hasil kerja karyawan selama periode tertentu. Perlu diketahui bahwa kinerja sangat erat hubungannya dengan produktivitas individu, latihan dan pengembangan, perencanaan karier/kenaikan pangkat serta pengupahan. Oleh karena itu informasi secara rutin tentang kinerja seorang karyawan sangat penting untuk turut serta menentukan kebijaksanaan di bidang personalia. 

 Secara terperinci, tujuan penilaian kinerja menurut John Suprihanto dalam buku Penilaian Kinerja dan Pengembangan Karyawan (2000 : 8), sebagai berikut :

a.       Untuk mengetahui keadaan keterampilan dan kemampuan karyawan secara rutin.

b.       Digunakan sebagai dasar perencanaan bidang personalia, khususnya penyempurnaan kondisi kerja, peningkatan mutu dan hasil kerja.

c.       Digunakan sebagai dasar pengembangan dan pendayagunaan karyawan seoptimal mungkin, sehingga dapat diarahkan jenjang kariernya atau perencanaan karier, kenaikan pangkat dan kenaikan jabatan.

d.       Mendorong terciptanya hubungan timbal balik yang sehat antara atasan dan bawahan.

e.       Mengetahui kondisi perusahaan secara keseluruhan dari bidang personalia, khususnya prestasi karyawan dalam bekerja.

f.      Secara pribadi bagi karyawan dapat mengetahui kekuatan dan kelemahan masing-masing, sehingga dapat memacu perkembangannya. Sebaliknya bagi atasan yang menilai akan lebih memperhatikan dan mengenai bawahannya atau karyawannya, sehingga dapat membantu dalam memotivasi karyawan dalam bekerja.

g.     Hasil penilaian kinerja dapat bermanfaat bagi penelitian dan pengembangan di bidang personalia secara keseluruhan.

Secara sepintas memang dengan mudah dapat menilai suatu pekerjaan gagal atau sukses, tetapi ukuran nyata sukses, gagal ataupun cukup sangat relatif. Apalagi jika pekerjaan tersebut tidak dapat  dihitung hasilnya (output), misalnya bagian administrasi dan pekerjaan manajerial. Tetapi dalam kondisi relatifpun sebaliknya dicoba disusun dan ditentukan kriteria.             

      B. Flippo dalam buku Principle Of Personal Management, (2002 : 9) dinyatakan bahwa syarat-syarat sistem penilaian adalah relevance acceptabiitym sencitivity dan practicality.

1.  Relevance, berarti bahwa suatu sistem penilaian yang digunakan untuk mengukur hal-hal atau kegiatan-kegiatan yang ada hubungannya. Hubungan yang ada kesesuaian antara hasil pekerjaan dan tujuan yang ditetapkan terlebh dahulu.

2. Acceptability, berarti hasil dari sistem penilaian tersebut dapat diterima dalam hubungannya dengan kesuksesan dari pelaksanaan pekerjaan dalam suatu organisasi.

3. Reliability, berarti hasil dari sistem penilaian tersebut dapat dipercaya (konsisten dan stabil). Reliabilitas sistem penilaian dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain waktu dan frekuensi penilaian.

4. Sensitivity, berarti sistem penilaian tersebut cukup peka dalam membedakan atau menunjukkan kegiatan berhasil/ sukses, cukup ataupun gagal/ jelek telah dilakukan oleh seorang karyawan.

5.  Practicality, berarti semua penilaian agar dapat mendukung secara langsung tercapainya tujuan organisasi melalui peningkatan produktivitas para karyawan.  

      Setelah sistem penilaian ditentukan dan telah dijelaskan, maka selanjutnya ditentukan kriteria  keberhasilan suatu pekerjaan yang biasanya meliputi kuantitas, kualitas dan waktu yang digunakan.

      Acmad S. Ruky dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia (2001 : 487) karakteristik yang diberlakukan secara umum untuk semua pekerjaan dalam suatu lingkup organisasi/ perusahaan, yaitu :

a.     Kuantitas pekerjaan, yaitu volume pekerjaan yang dapat diselesaikan persatuan waktu.

b.     Kualitas pekerjaan, yaitu untuk mengukur ketepatan (akurasi) ketelitian dan kepuasan orang yang dilayani.

c.     Kejujuran, jujur berarti berterus terang ( tidak munafik) dan mengatakan apa yang ada.

d.     Ketaatan, yaitu taat pada aturan dan atasan.

e.     Inisiatif, yaitu untuk mencari metode kerja yang lebih efektif dan efisien sehingga lebih cepat menyelesaiakan tugas.

f.        Kecerdasan yaitu  suatu  pengukuran yang berhubungan dengan IQ dalam pekerjaan sehari-hari.

      Penilaian aspek-aspek tersebut ditentukan kriteria tertentu sehingga dapat diketahui bahwa seorang karyawan tingkat prestasinya sangat memuaskan, kurang memuaskan, tidak memuaskan atau dengan ungkapan lain tingkat prestasinya sangat baik, baik, cukup sedang dan kurang.

PengertianLaba

     Laba yang diharapkan bahwa keberadaan perusahaan mempunyai tujuan tertentu, sehingga perusahaan berusaha semaksimal mungkin dalam meningkatkan laba sebagai tujuan umum perusahaan (bisnis) adalah "Membuat suatu produk atau jasa dengan biaya yang serendah-rendahnya, menjual dengan harga wajar, dan membentuk kebiasaan". Dalam pembuatan keputusan merupakan elemen penting manajemen produksi dan operasi, karena semua manajer harus membuat keputusan-keputusan, maka tidak ada salahnya bila kita membicarakan masalah pembuatan keputusan.                                                                                                              

      Dengan melaksanakan usahanya perusahaan dalam hal menggunakan sumber daya manusia (sering disebut faktor-faktor produksi) tenaga kerja, mesin-mesin peralatan, bahan mentah dan sebagainya. Dalam proses transportasi bahan mentah dan tenaga kerja menjadi produk atau jasa.

      Selanjutnya, T. Hani Handoko (2001: 84) mengemukakan bahwa dalam penentuan maksimisasi laba perusahaan akan menetapkan teknik-teknik atau metode perangcangan dan pengalokasian berbagai sumber daya yang terbatas di antara berbagai alternatif penggunaan sumber daya manusia untuk mendukung kontinuitas usaha, serta dapat meminimalisasi biaya yang telah dioptimalkan.

      Problem produksi biasanya diformulasikan sebagai maksimalisasi keuntungan  dimana sumber  daya  dialokasikan   untuk mencapai efektifitas yang maksimal dan distribusi modal berbagai periode, di mana fungsi-fungsi dan tujuan di eksperimenkan dalam kaitannya dengan Net Present Value (NPV) aplikasi-aplikasi yang bermaksud.

a.    Pemilihan proses yang dapat membantu manajemen untuk memilih kombinasi metode produksi yang terbaik dari yang tersedia.

b.    Pencampuran (blending) untuk menentukan biaya terkecil dari kombinasi unsur-unsur yang akan membentuk sebuah spesifikasi produk yang dihasilkan.

c.    Transportasi untuk menentukan biaya transportasi minimal menggunakan rute yang tersedia.                                                                                                                

Dari ketiga aplikasi ini mempunyai fungsi dan tujuan yaitu biaya yang minimal, artinya segala aktivitas dapat dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin.

Pengelolaan Piutang dan Metode Pengendalian Piutang

Sebagaimana diketahui, piutang merupakan salah satu bagian penting dalam harta lancar perusahaan. Oleh karena itu tidak dapat dipungkiri bahwa pengendalian piutang merupakan suatu perangkat alat yang perlu dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, karena piutang yang tidak dapat ditagih merupakan faktor yang akan merugikan perusahaan. Dengan kata lain resiko tidak tertagihnya piutang dari para langganan tetap, adalah tanggung jawab bersama diantara fungsionaris perusahaan.  

Untuk mengantisipasi timbulnya piutang akibat tidak tertagihnya piutang, maka sebelum perusahaan memberikan pijaman atau menambah pinjaman    sebelumnya, pihak perusahaan terlebih dahulu mengadakan evaluasi tentang keadaan atau kemampuan ekonomis calon pembeli.

Ada dua hal kemungkinan dapat menimbulkan kerugian piutang, yaitu akibat dari kecerobohan atau kekurangan hati-hatian perusahaan pada saat terjadi apabila transaksi penjualan barang dan jasa dapat terjadi kerugian karena keinginan buruk pembeli dengan sengaja menyia-menyiakan kepercayaan yang diberikan perusahaan (produsen / penjual). Dan untuk kemungkinan kedua yang mengarah pada kerugian piutang, yang tidak boleh diabaikan oleh pihak perusahaan, musibah yang menimpa para pelanggan seperti bencana alam, perampokkan dan lain-lain. Masalah kedua ini selain mengakibatkan kegurian piutang, juga akan mempengaruhi seluruh kebijaksanaan perusahaan.                                                     

Kerugian piutang yang tidak tertagih, merupakan persoalan timbul setelah terjadinya transaksi penjualan barang dan jasa, dan hal ini sering diketahui dalam jangka waktu yang relatif lama.

Besar kecilnya piutang dipengaruhi oleh keadaan ekonomi dan kebijakan penjualan kredit yang dilaksanakan oleh perusahaan yang bersangkutan. Apabila perusahaan menurunkan standar pemberian pinjamannya, maka penjualan akan meingkat yang berarti pula meningkatnya piutang. Meningkatnya piutang perusahaan                                                                                 

selain dapat meningkatkan keuntungan, juga perusahaan harus menanggung beban investasi piutag yang besar. Dalam hubungan ini  Bambang  Riyanto Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan (2003: 76)  lebih lanjut mengmukakan 5 hal yang mempengaruhi besar kecilnya investasi dalam piutang, yaitu :

 1. Syarat pembayaran penjualan kredit

 2. Volume penjualan kredit

 3. Ketentuan tentang pembatasan kredit

 4. Kebijaksanaan dalam mengumpulkan modal

 5. Kebijaksanaan membayar dari langganan.

1    Syarat pembayaran penjualan kredit

Syarat pembayaran penjualan kredit bersifat tidak tetap (sewaktu-waktu syarat pembayaran ketat dan sewaktu-waktu syarat pembayaran lunak). Apabila perusahaan adakalanya ketat atau lunak artinya sesuatu yang dapat dikondisikan dalam menetapkan syarat pembayaran yang ketat, berarti perusahaan lebih mementingkan kredit dari pada pertimbangan profitabilitas.

2    Volume penjualan kredit

Makin besar proporsi penjualan kredit dari keseluruhan penjualan akan memperbesar investasi dalam piutang. Dengan demikian untuk memperbesar penjualan kredit dalam setiap tahun, berarti perusahaan menyediakan investasi piutang yang lebih besar pula, dan demikian halnya dengan  masalah  profitabilitas. Akan tetapi  perusahaan juga diharapkan dengan masalah resiko, dalam arti bahwa makin besar piutang, juga makin besar resiko kerugian akibat tidak tertagihnya piutang tersebut.

3    Ketentuan tentang pembatasn kredit                                                                                                              

Dalam penjualan kredit, perusahaan dapat menetapkan batas maksimal atau plafon kredit yang diberikan kepada para  pelanggan.  makin  besar  plafon  pinjaman yang ditetapkan untuk setiap pelanggan berarti makin besar pula dana yang diinvestasikan dalam piutang, demikian pula ketentuan mengenai siapa yang diberikan pinjaman. Makin selektif  langganan  yang  dapat  diberikan  kredit atau pinjaman akan dapat memperbaiki besarnya investasi dalam piutang. Dengan demikian maka pembatasan pinjaman disini adalah bersifat kuantitatif dan kualitatif.

4    Kebijaksanaan dalam pengumpulan piutang

Perusahaan dapat menjalankan kebijaksanaan di dalam hal pengumpulan piutangnya secara aktif dan pasif. Perusahaan yang secara aktif menagih piutang memilikipengeluaran uang untuk membiayai aktivitas pengumpulan piutang lebih besar dibandingkan dengan perusahaan yang menjalankan kebijaksanaan pasif.

5    Kebijaksanaan membayar dari pelanggan

Ada kebiasaan dari sebagian pelanggan dalam membayar pinjamannya menggunakan kesempatan dengan alasan menunda pembayaran merasa ada keuntungan. 

Proses Terjadinya Piutang

Pada hakekatnya piutang yang terjadi sebagian  akibat  adanya transaksi jual beli, sehingga dapat terjadi piutang, hal ini diperlukan persetujuan antara penjualan dengan pembeli untuk merinci kewajiban yang resmi dan mengatur prosedur yang akan dijalankan.

Apabila perusahaan menerima pesanan, maka dibuat suatu catatan yang segera dikirim kepada bagian penjualan untuk mencek kredit. Jika bagian penjualan menolak mengisi pesanan atau menolak penjualan, maka pada umumnya pegawai yang  bersangkutan  tidak  menerima  pesanan  atau  menolak mengisinya. Prosedur ini memberikan informasi kepada bagian penjualan sebelum penjualan dilaksanakan, tentang kelayakan kredit pembeli dan apakah dapat diterima pembeli. Jika penjualan  telah  disetujui, maka  segera akan dilaksanakan pengiriman dan faktor dicap stempel untuk memberitahukan kepada pembeli, supaya membayar pada kasir jika penjualan kredit tersebut disyaratkan adanya uang muka sebagai  pembayaran angsuran pertama dari rangkaian pembayaran kredit.

Menurut J. Fred Weston dan eugene F. Brigham, Cost Accountung A Manajerial Emphasis, (1998 : 406), fungsi yang dilaksanakan oleh bagian penjualan adalah menyelesaikan persoalan adalah sebagai   berikut :

1. Mencek kredit

 2. Memberi pinjaman

 3. Menanggung resiko.

Dalam melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, J. Fred Weston dan Eugene F. Brigham, Cost Accountung A Manajerial Emphasis, (1998 : 406), menyatakan bahwa Penjualan dapat memilih berbagai kombinasi fungsi dengan merubah peraturan dalam persetujuan, misalnya perusahaan berukuran kecil atau menengah dapat menghindari dibentuknya departemen kredit. Pelayanan penjualan mungkin sekali lebih murah daripada departemen yang mempunyai kelebihan kapasitas untuk melayani volume kredit perusahaan. Demikian juga jika perusahaan menggunakan ahli bukan kredit sebagai partime untuk melaksanakan 

Manajemen Piutang

Piutang disini adalah timbul karena adamya transaksi penjualan secara kredit oleh perusahaan kepada para langganannya. Penjualan kredit yang pada akhirnya akan menimbulkan hak penagihan atau piutang kepada langganan sangat erat hubungannya dengan persyaratan kredit yang diberikan. Sekaligus pengumpulan piutang tidak tepat pada waktu yang sudah ditetapkan namun sebagian besar dari piutang tersebut akan  terkumpul  dalam  jangka  waktu yang  kurang dan satu  tahun. Dengan atasan itulah maka piutang dimasukkan sebagai salah satu komponen aktiva lancar perusahaan.

      Pos piutang dalam neraca biasanya merupakan bagian cukup  besar  dari  aktiva  besar dan oleh  karenanya perlu  mendapat perhatian yang cukup serius agar perkiraan piutang ini dapat dihitung dengan cara yang seefisien mungkin. Karena piutang yang tidak dapat ditagih merupakan faktor yang akan merugikan perusahaan.    

      Dengan kata lain tidak tertagihnya piutang dari langganan, adalah tanggung jawab bersama di antara fungsionaris perusahaan. Untuk mengantisipasi timbulnya kerugian akibat tidak tertagih piutang, maka sebelum perusahaan memberikan pinjaman atau menambah pinjaman sebelumnya, pihak perusahaan terlebih dahulu mengadakan evaluasi tentang keadaan atau kemampuan ekonomis calon pembeli.

      Dengan demikian, untuk mengantisipasi akan adanya pencatatan yang dapat menimbulkan kerugian perusahaan perusahaan biasanya kurang tepatnya pencatatan yang dilaksanakan pada bagian pembukuan, sehingga ada kekeliruan yang bisa terjadi menimbulkan kerugian perusahaan, di samping itu karena koordinasi yang kurang bagian pemasaran dan pembelian artinya kros cek antara pemasukan dengan pengeluaran barang kurang akurat. Pencatatan yang di   haruskan akurat yang tidak boleh diabaikan oleh pihak perusahaan, agar segala kekeliruan dapat berkurang akan berdampak pada perusahaan yang bisa terhindar dari segala kerugian yang dialami.                                                                                                                 

      Kerugian piutang yang tidak tertagih, merupakan persoalan yang timbul setelah terjadinya transaksi penjualan barang dan jasa dan hal ini sering diketahui dalam jangka waktu yang relatif lama.                                                                                                                 

      Untuk mengantisipasi terjadinya resiko kerugian seperti diterangkan di atas, maka perlu menentukan standar besar kecilnya pemberian pinjaman kepada langganan. Dalam menentukan standar ini, kalau Bambang Riyanto Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan (2003 : 73) menyatakan bahwa perusahaan perlu memperhatikan kriteria yang dikenal dengan istilah faktor 5 C, yaitu :

1) Character

2) Capasity

3) Capital

4) Collecteral

5) Condition

Pengertian Piutang Dagang

Salah satu faktor yang menunjang suksesnya perusahaan dalam mencapai tujuannya adalah menyangkut penjualan suatu produk dari suatu produsen ke konsumen. Selanjutnya Gunawan Adisaputra, Analisa Neraca, (1997 : 61), mengemukakan piutang adalah salah satu bentuk investasi, dia tidak berbeda dengan investasi lain seperti investasi yang berwujud dana kas dan bank.

Menurut Farid Jahidin, Analisa Laporan Keuangan,  (1998 : 29) piutang adalah juga disebut piutang dagang adalah tagihan pada pihak lain (pada  kreditur atau pelanggan) sebagai akibat dari penjualan barang kredit (on Account) atau karena memberikan pinjaman kepada pegawai, kepada pejabat perusahaan, atau anak perusahaan dan lain-lain sebagainya.

Dari definisi tersebut di atas dapat dijelaskan bahwa piutang adalah tagihan kepada pihak lain (para kreditur) atau pihak lain sebagai akibat dari penjualan barang secara kredit, atau karena pemberian pinjaman kepada pihak lain.  Sebagai salah satu bentuk investasi, maka dapat disebut piutang dagang :

 a. Menyerap sejumlah dana modal kerja

 b. Mempunyai usia tertentu sesuai dengan keterkaitannya

 c. Perlu  dimotori  tingkat  efisiensi  pengolahannya  dari waktu ke waktu.

 d. Mempengaruhi tingkat resiko perusahaan secara keseluruhan.     

Sebagai salah satu bentuk kekayaan piutang dagang masuk sebagai unsur aktiva lancar. Dengan demikian piutang memiliki waktu perputaran yang cepat dan kurang dari satu tahun. Piutang dagang sebagai investasi akan memberikan manfaat tertentu bagi perusahaan.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh untuk dapat melakukan penjualan kredit antara lain :

1.  Merupakan upaya untuk meningkatkan omzet penjualan

2. Dengan  meningkatkan  volume penjualan, maka keuntungan diharapkan akan meningkat. Dengan demikian,  kredit ini mempunyai akibat yang positif dari segi penilaian investasi. 

3.  Dengan adanya  hubungan  hutang piutang, maka hubungan dagangan antara perusahaan dengan para pembeli menjadi lebih erat, sehingga kredit menjamin kontinutas hubungannya.

4.   Pada  usaha jenis usaha tertentu, seperti produsen rumah murah dan perdagangan kendaraan bagi penjual.

Kalau Gunawan Adisaputro, Anggaran Perusahaan, (1999 : 25) berbagai jenis benan biaya yang timbul karena perusahaan memjual dengan kredit antara lain :

1.    Beban  biaya  modal  piutang  sebagai  salah satu bentuk investasi yang menyerap sebagai dari modal perusahaan yang tersedia.

2.    Selain benan biaya maka piutang juga akan menimbulkan jenis biaya lain yaitu-biaya administrasi piutang terdiri dari :                                                                                                                

 a. Biaya organisasi atau unit kerja yang diserahi tugas mengelola piutang yaitu gajianm dan jaminan sosial lain bagi petugas penagihan dan pengadministrasian piutang.

b. Biaya penagihan piutang. Piutang agar dibayar pada waktunya perlu dilakukan  usaha untuk menagih berupa biaya telpon, surat menyurat, telegram atau biaya perjalanan.

3. Piutang tidak seluruhnya dapat ditagih, karena debitur lari atau bangkrut. Terdapat piutang  macet  atau  tak dapat  tertagih sama sekali. Sehingga mengakibatkan tak tertagih  (beddebets) sehingga dibentuk cadangan piutang  ragu-ragu yang dibantu lewat penyisihan sebagian dan keuntungan penjualan.  

Selanjutnya, karena piutang dapat memberikan tambahan keuntungan tetapi juga mengakibatkan tumbuhnya kerugian, maka perlu dibuat suatu kebijaksanaan yang jelas mengatur tentang masalah itu. Menurut Gunawan Adisaputra, Anggaran Perusahaan, (1999 : 25), sebagai langkah yang perlu dipersiapkan antara lain    meliputi :

1. Dibentuknya unit kerja atau seksi yang khusus ditugaskan untuk mengurusi piutang. Tugas pokok dari unit ini meluputi :

   a. Mencari  langganan  potensial  yang  dapat diberikan kredit.

   b. Menyeleksi para calon debitur

   c. Membukukan transaksi kredit yang terjadi.                                                         

   d. Melakukan penagihan piutang

   e. Membuka mutasi/ kredit atau piutang.

   f. Menyusun dan mengklasifikasikan piutang out standing menurut usianya masing-masing.

   g. Menyusun  dan memperkirakan arus masuk dari piutang

   h. Membuat laporan tentang pengelolaan piutang bagi pengambilan  kebijaksanaan tentang piutang.

2.  Digariskan kebijaksanaan piutang yang jelas untuk dapat digunakan sebagai pedoman bagi unit kerja yang mengurusi piutang kebijaksanaan itu meliputi :

a.    Penentuan  flafon  kredit  untuk berbagai jenis atau tingkatan debitur langganan yang harus dibatasi dalam pengambilannya. 

b.    Penentuan jangka waktu kredit.

c.    Pedoman melakukan seleksi calon debitur berdasarkan 5 C atau 3 R.

d.    Penentuan  jumlah piutang ragu - ragu maksimal yang dapat dibenarkan  sebagai  dasar  penentuan  besarnya  cadangan piutang ragu – ragu untuk pencatatan.

e.    Penentuan jumlah anggaran yang digunakan untuk mengadministrasikan piutang.

3. Penentuan kriteria untuk mengukur efisiensi pengelolaan piutang. Berdasarkan kriteria yang dapat digunakan sebagai indikasi.

      a. Tingkat penjualan piutang yang rumusnya, adalah

          

               Penjualan Kredit Netto (setahun)

         

        Piutang ragu-ragu (Awal dan akhir tahun)

Prosentase piutang yang tak tertagih sebenarnya. Tingkat ini perlu dibandingkan dengan rata-rata piutang tak tertagih untuk industri ataupun usaha lain yang sejenis. Selama tingkat prosentase ini relatif sebanding maka efisiensi pengelolaan piutang oleh perusahaan masih dapat dianggap dalam batas kewajaran. Bilamana prosentase ini melebihi industri atau usaha lain yang sejenis, maka perlu dilakukan penganalisaan khusus untuk mengetahui sebab-sebabnya secara jelas, usia piutang rata-rata. Dalam pencatatan  piutang ragu-ragu pada perusahaan memang susah untuk mengukur karena piutang ragu-ragu penafsirannya biasanya meleset.

                                                      Piutang rata-rata 360  

  b.  Average Collection Period  = 

                                                         Penjualan kredit 

Budget pengumpulan piutang adalah untuk membandingkan hari rata-rata dalam pengumpulan piutang dengan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Pengertian Piutang

      Piutang (Recevables) yang merupakan elemen modal kerja yang juga selalu dalam keadaan perputaran secara terus menerus dalam rantai perputaran modal kerja dengan mengikuti perkembangan antara lain kas, inventory dan piutang.

      Dalam keadaan yang normal dan dimana penjualan pada umumnya dilakukan dengan kredit, piutang mempunyai tingkat likuiditas yang lebih tinggi dari pada inventori, karena perputaran dari piutang ke kas membuktikan satu langkah saja. Manajemen piutang merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan yang menjual produknya dengan kredit sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak, sehingga muncul yang namanya kredit.

      Menurut Gunawan Adisaputro, Anggaran Perusahaan (1999 : 38) bahwa adapun faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya investasi dalam piutang adalah :

1.   Volume penjualan kredit

Makin besar proporsi penjualan kredit dari keseluruhan penjualan memperbesar investasi piutang. Dengan makin besar volume penjualan kredit setiap tahunnya berarti perusahaan itu menyediakan investasi yang lebih besar lagi dalam piutang.

2.   Syarat pembayaran kredit

Syarat pembayaran kredit bersifat ketat atau lunak. Apabila perusahaan menetapkan syarat pembayaran yang ketat berarti bahwa perusahaan lebih mengutamakan kredit daripada pertimbangan profitabilitasnya.

3.    Ketentuan tentang pembatasan kredit

Dalam penjualan kredit perusahaan menetapkan batas maksimal atau plafon dari kredit yang diberikan kepada para langganan.

4.    Kebijaksanaan dalam pengumpulan piutang

Perusahaan dalam menjelaskan kebijaksanaan dalam mengum­pulkan piutang secara aktif atau pasif. Perusahaan yang menjalankan kebijaksanaan secara aktif dalam mengumpul­kan piutang akan mempunyai pengeluaran yang lebih besar untuk membiayai aktivitas mengumpulkan piutang tersebut dibandingkan dengan perusahaan lain yang menjalankan kebijaksanaan secara pasif.

5.    Kebiasaan membayar dari pada langganan

a.    Ada sebagian langganan yang mempunyai kebiasaan untuk membayar dengan menggunakan mendapatkan cash/discount dan adapula yang tidak menggunakan kesempatan terse­but.

b. Perbedaan cara pembayaran ini tergantung kepada penilaian mereka terhadap mana yang lebih menguntungkan antara kedua alternatif tersebut.                  

-  Alternatif pertama ialah apabila mereka akan membayar pada hari ke 30 yang ini berarti mereka membelanjai pembelian sepenuhnya dengan kredit penjualan (kredit leveransir).

-  Alternatif kedua ialah kalau mereka membayar pada hari ke 10 dengan mendapatkan cash discount, dengan meminjam uang dari bank yang pada umumnya dengan tingkat bunga yang terlebih rendah dari pada bunga kredit dari leveransir.

      Dalam rangka upaya untuk memperbesar volume penjualan perusahaan pada umumnya, khususnya perusahaan yang berskala besar menjual produknya dengan kredit. Penjualan kredit ini tidak segera menghasilkan uang kas, melainkan menimbulkan piutang  langganan  akan piutang dagang. Pada saatnya nanti   akan jatuh tempo yang menimbulkan aliran kas masuk yang biasa disebut cash inflow yang berasal dari pengumpulan piutang yang tertagih.

  Untuk lebih jelasnya tentang pahaman piutang, maka akan dikemukakan beberapa pengertian. Menurut Zaki Baridwan, Akuntansi, Penyusutan dan Metode, (2001 : 94), pengertian piutang dagang adalah Piutang dagang menujukkan piutang yang timbul dari penjualan barang-barang atau jasa-jasa yang normal, biasanya piutang dagang akan dilunasi dalam jangka waktu satu tahun dan dikelompokkan ke dalam aktiva lancar.

      Selanjutnya Mulyadi, Akuntansi Biaya, Penentuan Harga Pokok dan Pengendalian Harga Pokok, (2000 : 418) mendefinisikan piutang yaitu yang dimaksud dengan piutang (recevable) bukan hanya piutang para langganan, tetapi meliputi piutang para pegawai, wesel tagih, piutang klaim, biaya transpor, piutang klaim asuransi, saldo debet perkiraan lain. Namun piutang para langganan merupakan yang terpenting dalam totalnya.

   Dari pengertian di atas, termasuk kemponen piutang dagang adalah tagihan-tagihan yang akan dilunasi dengan uang. Oleh  karena itu  mengirim (penitipan) atau penjualan barang dalam bentuk konsinyasi tidak dapat dicatat sebagai piutang sampai pada saat barang tersebut terjual.

   Sedangkan piutang yang timbul dari angsuran akan dipisahkan menjadi aktiva lancar, dan hal ini tergantung pada jangka waktu angsuran tersebut. Piutang yang terjadi akibat penjualan barang atau jasa yang dihasilkan  oleh perusahaan  tidak termasuk dalam kelompom piutang dagang, melainkan dikelompokkan sendiri dengan sebutan piutang bukan dagang.

      Sebagaimana disebutkan dalam uraian di atas bahwa, piutang terjadi akibat transaksi penjualan barang dan jasa secara kredit, atau terjadi karena kegiatan lain seperti memberian pinjaman. Dalam hubungan ini, Soemarsono SR, Analisa Laporan Keuangan, (2001 : 331) menyatakan, sebagai berikut :

1. Piutang dagang  atau piutang usaha, yaitu  piutang yang  berasal dari penjualan kredit barang-barang dan jasa-jasa  yang merupakan kegiatan utama perusahaan.

2. Piutang yang selain piutang dagang atau  piutang  usaha seperti piutang pegawai, piutang bunga, piutang dari perusahaan afiliasi dan piutang persero dan lain-lain".

Mengenai piutang dagang, Al Haryono Yusuf, Dasar-Dasar Akuntansi, (1998 : 72) memberikan pengertian yaitu Piutang dagang adalah tagihan-tagihan  kepada perorarangan atau organisasi timbul dari penjualan barang-barang dan jasa-jasa secara kredit tanpa disertai dengan suatu perjanjian secara tertulis yang formil.

Apabila pengertian terakhir ini diperhatikan dengan saksama, menujukkan bahwa piutang pada dasarnya adalah suatu tuntutan keuangan kepada pihak lain. Dalam pengertian  piutang ini. Ikatan Akuntansi Indonesia (1994 : 32) memberipandangan sebagai berikut :                                                          

"1. Menurut sumber terjadinya, piutang digolongkan  dalam dua katagori, yaitu piutang  piutang usaha yang  meliputi  piutang yang  timbul  karena  penjualan produk atau penyerahan jasa dalam rangka kegiatan normal perusahaan. Piutang yang timbul dari transaksi dikatagorikan usaha tersebut digolongkan dalam katagori piutang lain-lain.   

2.  Piutang yang diperkuat dengan promes disebut    wesel tagih".

     Dari beberapa pengertian piutang tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa piutang merupakan aktiva lancar perusahaan yang meliputi hal-hal, sebagai berikut :

1) Penjualan barang dan jasa secara kredit

2) Wessel tagih

3) Piutang klaim biaya transfer

4) Pinjaman kepada pegawai

5) Pinjaman kepada perusahaan lain.

6) Lain-lain pinjaman.

      Penjualan barang dan jasa banyak dilakukan dengan cara kredit, sehingga ada tenggang waktu sejak penyerahan barang dan jasa diterimanya uang (hasil penjualan). Dalam tenggang waktu tersebut penjual mempunyai tagihan kepada pembeli. Salin tagihan dapat tercipta dari penjualan barang dan jasa, tagihan dapat juga terjadi dari berbagai kegiatan lain seperti memberikan pinjaman kepada karyawan, membayar uang muka kepada akan perusahaan atau dapat terjadi dari  penjualan aktiva tetap yang sudah tidak digunakan lagi dalam perusahaan serta pengakuan akuntansi karena dasar waktu (acrrual basis).

  Sebagai akibat diberikannya pinjaman, adalah timbulnya tuntutan kepada pihak  lain, sebagaimana  dikemukakan  oleh  Zaki Baridwan, dalam bukunya Sistem Akuntansi, Penyusutan dan Metode, (2001: 931), yaitu tagihan disini dimaksudkan dengan klaim perusahaan atau uang, barang - barang dan jasa jasa kepada pihak-pihak lain.

  Piutang sesungguhnya merupakan elemen modal kerja yang selalu dalam keadaan berputar secara terus menerus dalam siklus perputaran modal kerja yang berawal dari keinventory, piutang dan kembali menjadi kas.Dalam keadaan yang normal, penjualan pada umumnya dilakukan dengan cara kredit, piutang mempunyai tingkat likwiditas kemampuan perusahaan untuk membayar kewajibannya yang segera harus dipenuhi.