Proses Terjadinya Piutang

Pada hakekatnya piutang yang terjadi sebagian  akibat  adanya transaksi jual beli, sehingga dapat terjadi piutang, hal ini diperlukan persetujuan antara penjualan dengan pembeli untuk merinci kewajiban yang resmi dan mengatur prosedur yang akan dijalankan.

      Apabila perusahaan menerima pesanan, maka dibuat suatu catatan yang segera dikirim kepada bagian penjualan untuk mencek kredit. Jika bagian penjualan menolak mengisi pesanan atau menolak penjualan, maka pada umumnya pegawai yang bersangkutan tidak menerima pesanan atau menolak mengisinya. Prosedur ini memberikan informasi kepada bagian penjualan sebelum penjualan dilaksanakan, tentang kelayakan kredit pembeli dan apakah  dapat diterima pembeli. Jika penjualan  telah  disetujui, maka  segera akan dilaksanakan pengiriman dan faktur dicap stempel untuk memberitahukan kepada pembeli, supaya membayar pada kasir jika penjualan kredit tersebut disyaratkan adanya uang muka sebagai pembayaran angsuran pertama dari rangkaian pembayaran kredit.

      J. Fred Weston dan Eugene F. Brigham, dalam bukunya Cost Accounting A. Managerial Emphasis, (1998, 406), fungsi yang dilaksanakan oleh bagian penjualan adalah menyelesaikan persoalan :

"1. Mencek kredit

 2. Memberi pinjaman

 3. Menanggung resiko".

      Dalam melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, J. Fred Weston dan Eugene F. Brigham dalam bukunya, Cost Accounting A. Managerial Emphasis, (1998, 406), menyatakan bahwa Penjualan dapat memilih berbagai kombinasi fungsi dengan merubah peraturan dalam persetujuan, misalnya perusahaan berukuran kecil atau menengah dapat menghindari dibentuknya departemen kredit. Pelayanan penjualan mungkin sekali lebih murah daripada departemen yang mempunyai kelebihan kapasitas untuk melayani volume kredit perusahaan. Demikian juga jika perusahaan menggunakan ahli bukan kredit sebagai partime dalam melaksanakan pengecekan kredit akan dapat mengakibatkan kerugian yang berkelebihan karena orang kurang cukup pendidikannya/ training serta pengalaman yang dimilikinya.

      Apa yang telah dikemukakan di atas yang sebenarnya merupakan sebuah contoh sederhana dari rangkaian prosedur terjadinya piutang. Pada dasarnya prosedur merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang yang bertujuan untuk mencapai keseragaman di dalam melaksanakan kegiatan (transaksi) yang sering terjadi melalui prosedur yang baik, sehingga data dapat dikumpulkan dengan baik, tercatat dengan baik dan dapat disampaikan kepada yang melakukannya. Di dalam prosedur ini terkandung tiga aspek, yaitu pembuatan faktur, penerimaan pengiriman dari langganan dan penerbitan laporan keuangan.