Unsur - Unsur Biaya

      Untuk membicarakan unsur-unsur dalam proses produksi, pihak perusahaan telah memperhitungkan terhadap biaya-biaya yang dikorbankan, sehingga proses produksi tidak mengalami hambatan yang berarti, maka  dalam dapat memperoleh hasil penjualan hasil produksi bisa memperoleh laba.

      Mulyadi, Akuntansi Biaya, Penentuan Harga Pokok dan Pengendalian Biaya, (2000 : 159) dalam suatu proses produksi melibatkan suatu unsur- unsur biaya dibebankan menurut kelompok biaya tertentu guna menyusun harga pokok produksi dapat digabungkan ke dalam unsur-unsur biaya. Tetapi ini tidaklah segera dapat dipandang sebagai biaya, karena itu harus sesuai dengan faktor biaya, karena biaya itu harus sesuai dengan faktor biaya yang dianut perusahaan.

      Unsur - unsur biaya tersebut di atas, adalah sebagai berikut :

1. Manufacturing  cost, adalah  semua  biaya  yang  muncul  sejak  pembelian  bahan-bahan sampai berubah menjadi produk  selesai (final product)

 Manufacturing cost terbagi atas :

   a. Prime cost  (biaya utama), adalah biaya dari bahan-bahan secara langsung dan upah tenaga  kerja langsung dalam kegiatan pabrik.

         Prime cost terdiri dari :

        1. Direct material, yaitu semua bahan baku yang membentuk  keseluruhan  bahan yang dapat secara langsung dimasukkan dalam perhitungan kerja pokok.

       2.  Direct  cost, yaitu setiap tenaga  kerja yang  ikut secara langsung pemberian  sumbangan dalam  proses produksi.

   b. Manufacturing  expenses,  dapat  juga disebut  factory over head cost  atau biaya pabrikasi tidak langsung.

 Yang termasuk golongan biaya ini adalah

         1. Indirect  labour,  yaitu  tenaga  kerja  yang   tidak  terlibat   langsung  dalam proses produksi,  misalnya kepada bagian bengkel, mandur, pembantu umum dan sebagai dasar untuk menyelesaian terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan dalam proses produksi.  

        2. Other manufacturing expenses, yaitu biaya - biaya tidak langsung selain dari indirect labour dan indirect material, seperti  biaya atas penggunaan tanah, pajak penghapusan, pemeliharaan dan perbaikan

   2.   Commercial expenses, yang meliputi :

         a. Selling expenses, adalah semua ongkos yang dikeluarkan setelah selesainya proses produksi sampai pada saat terjualnya. Ongkos-ongkos ini meliputi penyimpangan, pengangkutan  penagihan  dan ongkos  yang menyangkut  fungsi-fungsi penjualan.

         b. Administration  expenses,  adalah  ongkos-ongkos  yang meliputi ongkos  perencanaan dan pengawasan.

              Biasanya  semua  ongkos-ongkos yang  tidak  dibebankan  pada bagian produksi  atau  penjualan  dipandang sebagai ongkos administrasi.

      Sedangkan  menurut  Charles  T. Horngren, Cost Accounting A. Managerial Emphasis, ( 1999: 15 )   unsur-unsur biaya dapat diklasifikasikan ke dalam :           

     1. Kapan waktu berkompromi

         a. Biaya yang harus dikeluarkan

         b. Anggaran Biaya                                                                                                          

     2. Kelakuan dihubungkan dengan adanya fluktuasi dalam aktivitas :

         a. Biaya variabel

         b. Biaya tetap

         c. Biaya lain-lain

      3. Resiko dalam pengeluaran biaya  :

         a. Total biaya

         b. Biaya per unit

      4. Fungsi manajemen  :

         a. Biaya pabrik

         b. Biaya pemasaran

         c. Biaya administrasi

      5. Mudah untuk mengubahnya  :

         a. Biaya langsung

         b. Biaya tak langsung

     6. Perubahan  biaya pajak tentang keuntungan  :

         a. Biaya produksi

         b. Biaya Industri

      Adapun penjelasan dari unsur-unsur biaya tersebut diatas adalah sebagai berikut :

1.   Historical cost, merupakan biaya yang telah terjadi dimasa lalu, sedangkan budgeting cost adalah biaya yang  diperkirakan terjadi pada masa yang akan datang.

2.   Variabel cost, adalah  biaya yang secara keseluruhan akan berubah-ubah  dengan berubahnya volume produksi atau penjualan. Sedangkan fixed cost, adalah biaya yang secara keseluruhan  tidak  akan  mengalami perubahan pada suatu tingkat produksi atau penjualan.                                                                                                            

3.  Total cost, adalah sejumlah biaya yang dibebnkan pada seluruh biaya obyektif. Sedangkan unit cost, adalah biaya rata-rata dari setiap unit dari obyektif.

4.  Manufacturing  cost, adalah biaya  yang diperlukan  untuk menghasilkan  barang (dengan menggunakan mesin, peralatan dan tenaga kerja).Manufacturing  cost terdiri  dari direct  cost,  material cost, direct labour cost dan inderect cost/overhead cost.

      Sedangkan administratif cost adalah biaya-biaya yang diperlukan untuk pengelolaan perusahaan secara keseluruhan.

5.  Direct cost, adalah  biaya-biaya  yang  mudah  ditelusuri terhadap  suatu obyek  tertentu.   

     Sedangkan indirect cost adalah biaya - biaya  yang tidak  ditelusuri  hubunganny dengan obyek tertentu.

     Sedangkan priod cost merupakan biaya-biaya yang timbul karena berjalannya waktu. Dengan kata lain, period cost adalah  setiap biaya  yang dialokasikan  berdasarkan waktu.

Pengertian dan Jenis-Jenis Biaya

Pengertian Biaya

      Untuk menghasilkan sesuatu apakah itu barang atau jasa maka perlulah dihitung dan diketahui besarnya biaya yang dikeluarkan atau yang perlu dan kemungkinan memperoleh pendapatan yang mungkin diterima. Setiap pengorbanan biaya selalu diharapkan akan mendatangkan hasil yang lebih besar dari pada yang telah dikorbankan tersebut pada masa yang akan datang.

      Dengan demikian, seorang pengusaha hendaknya dapat mengetahui bagaimana besarnya pengorbanan dalam proses produksi pada setiap pengeluaran merupakan komponen biaya perusahaan. Dalam hal ini, total biaya selalu dapat dihitung dan dapat dibandingkan dengan total penerimaan yang mungkin dapat diperoleh dengan kemungkinan laba yang akan diperoleh.

      Berbicara mengenai masalah biaya merupakan suatu masalah yang cukup luas, oleh karena di dalamnya terlihat dua pihak yang saling berhubungan. Oleh Winardi, Kapita Selecta, (2000: 147), menyatakan bahwa bilamana kita memperhatikan biaya-biaya yang harus dikeluarkan untuk suatu proses produksi, maka dapat dibagi ke dalam dua sifat, yaitu merupakan biaya bagi produsen adalah mendapat bagi pihak yang memberikan faktor produksi yang terbaik pada perusahaan bersangkutan.

      Demikian halnya bagi konsumen, biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh alat pemuas kebutuhannya atau merupakan pendapatan bagi pihak yang memberikan alat pemuas kebutuhan tersebut. Oleh Ikatan Akuntansi Indonesia, (1997: Pasal I ayat 1) dikatakan bahwa biaya (cost) adalah jumlah yang diukur dalam satuan uang, yaitu pengeluaran-pengeluaran dalam bentuk konstan atau  dalam bentuk pemindahan kekayaan pengeluaran modal saham, jasa-jasa yang disertakan atau kewajiban-kewajiban yang ditimbulkannya, dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang diperoleh atau yang akan diperoleh pada masa yang datang, karena mengeluarkan biaya berarti mengharapkan pengembalian lebih banyak.                                 

      Dari definisi dan pengertian biaya di atas, dapatlah  dikatakan  bahwa  pengertian biaya yang dikemukakan  di atas adalah suatu hal yang masih merupakan pengertian secara luas oleh karena semua yang tergolong dalam pengeluaran secara nyata keseluruhannya termasuk biaya.

      Sejalan dengan definisi dan pengertian di atas, maka D. Hartanto, Analisa Laporan Keuangan, ( 2002 : 89), memberikan atasan tentang biaya (cost) dan ongkos (expense), sebagai berikut cost adalah biaya-biaya yang dianggap akan memberikan manfaat atau service potensial di waktu yang akan datang dan karenanya merupakan aktiva yang dicantumkan dalam neraca. 

Jenis-Jenis Biaya

      Sehubungan dengan jnis-jenis biaya tersebut, maka D. Hartanto, Analisa Laporan Keuangan, (2002 : 37) mengelompokkan biaya menurut tujuan perencanaan dan pengawasan, sebagai berikut :      

      "1.  Biaya variabel dan biaya tetap

       2.  Biaya yang dapat dikendalikan".     

      Sedangkan menurut Mulyadi, Akuntansi Biaya, Penentuan Harga Pokok dan Pengendalian Biaya, (2000 : 57) menetapkan biaya adalah sejumlah pengeluaran yang tidak bisa dihindari  menghubungkan tingkah laku biaya dengan perubahan volume kegiatan sebagai berikut biaya variabel adalah sejumlah biaya yang secara total berfluktuasi  secara langsung  sebanding dengan volume penjualan atau produksi, atau ukuran kegiatan yang lain.

      Sedangkan biaya tetap atau biaya kapasitas merupakan biaya untuk  mempertahankan kemampuan beroperasi perusahaan pada tingkat kapasitas tertentu utamanya dalam kapasitas biaya dalam proses produksi perusahaan.

      Dari gambaran umum di atas, maka dapat diketahui  sebagai berikut :

1.  Biaya variabel  adalah  sejumlah  biaya yang ikut berubah untuk mengikuti  volume produksi atau penjualan. Misalnya atau  bahan langsung hanya yang ikut dalam proses produk, bahan baku langsung yang dipakai dalam proses produksi biaya tenaga kerja langsung.

2. Biaya tetap adalah sejumlah biaya yang tidak  berubah walaupun ada  perubahan volume produksi atau penjualan. Misalnya gaji bulanan, asuransi, penyusutan, biaya umum dan lain-lain. Sifat-sifat biaya tersebut sangat penting untuk dikethui seorang manajer dalam perencanaan usaha pengembangan karena akan didapatkan suatu gambaran klasifikasi biaya yang baik untuk tujuan dan perencanaan serta pengawasan.

Pengertian Economic Order Quantity (EOQ)

      Kebijaksanaan permintaan pengadaan bahan baku material merupakan bagian dari kepentingan beberapa mamajer dalam suatu perusahaan. Manajemen investasi atau persediaan tidak hanya berhubungan dengan manajer pembelian kalau melainkan juga berhubungan dengan manajer keuangan. 

      Manajer pembelian agak cenderung berorientasi pada pembelanjaan dalam jumlah yang besar untuk memperoleh discount atau potonga dari suplier. Begitu pula manajer produksi  ingin mempertahankan jumlah  persediaan yang besar untuk menjamin kelancaran proses produksi. Sedangkan manajer financial, empertahankan pembelian dalam jumlah yang kecil, demi efisiensi penggunaan dana.

      Untuk lebih jelasnya pengertian Economic Order Quantity oleh Sofyan Assauri, Manajemen Produksi, (2001: 176), menyatakan bahwa Dalam menentukan kebutuhan untuk menghasilkan sejumlah barang jadi yang direncanakan untuk suatu periode tertentu dengan sejumlah biaya.

      Pengendalian bahan baku merupakan bagian daripada kepentingan beberapa manajer dalam suatu perusahaan. Hal ini penting untuk menjaga agar tidak terjadi kekurangan bahan baku yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena dapat memenuhi dari para langganan atau konsumen.

      Demikian pada terlalu banyaknya persediaan walaupun hal ini mempunyai kebaikan terhadap kelancaran proses produksi, akan tetapi menimbulkan biaya penyimpanan yang terlalu besar dan dapat menimbulkan kerugian karena kemungkinan kerusakan persediaan yang berlebihan tersebut.

      Aktiva keseluruhan dan kekurangan inilah diperlukan optimal yaitu tersedianya jumlah persediaan yang ekonomis. Hal ini dapat terlaksana bila melakukan sistem pemesanan yang ekonomis yang disebut "Economic Order Quantity" dalam menghitung Economic Order Quantity ini dipertimbangkan 2 (dua) jenis biaya yang bersifat variabel, yaitu :

3      Biaya pemesanan, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan baku. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pemesanan. Semakin tinggi frekuensi pemesanan semakin tinggi pula biayanya, sebaliknya biaya ini berbanding terbalik dengan jumlah/kuantitas setiap kali pesanan berarti akan semakin rendah tingkat frekuensi pemesanan.

4      Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang dikeluarkan sehubung-an dengan kegiatan penyimpanan bahan baku yang telah dibeli. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan jumlah bahan baku yang dipesan. Makin besar bahan baku yang dipesan akan semakin besar pula biaya penyimpanannya dengan biaya pemesanan.  

Tenggang Waktu (Lead Time)

      Lead time merupakan bagian dari pemesanan barang atau pengiriman barang yang mempunyai jangka waktu tertentu, sebab kapan lewat waktu yang telah ditentukan oleh Aquilano, Manajemen Produksi, (1998: 334), tingkat pemesanan kembali akan ditinjau kembali. Lead time merupakan batas waktu pemesanan barang yang harus dipenuhi jumlah persediaan yang secara ekonomis untuk siap diproduksi (tenggang waktu) dapat diadakan oleh perusahaan. Batas persediaan optimun ini kadang-kadang tidak didasarkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi kegiatan perusahaan, melainkan atas dasar kemampuan perusahaan terutama kemampuan keuangan serta kemampuan gudang yang dimiliki perusahaan sehingga sering diadakan dalam jumlah yang besar. Keadaan seperti ini tidak ekonomis sehingga merugikan perusahaan karena akan terjadi penumpukan beban dan biaya penyimpanan atas biaya pemeliharaan menjadi besar.  

      Untuk mencapai persediaan optimun, hal tertentu tidak terlepas dari besar kecilnya biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan tenggang waktu yang telah ditentukan jumlah pesanan.

      Biaya-biaya pemesanan kembali yang dikeluarkan sehubungan dengan pengadaan persediaan menurut Aquilano, Manajemen Produksi, (1998: 314) membagi dalam beberapa baian yaitu :

1.  Holding costs (carriying costs)

2.  Production changer cost (setup costs)

3.  Ordering costs

4.  Shortage costs

ad 1 Holding costs (carriying costs) atau biaya penyimpanan yaitu biaya-biaya yang timbul sehubungan dengan adanya penyimpanan persediaan. Besarnya biaya ini berubah-ubah sesuai dengan besar kecilnya persediaan yang disimpan.                                                                                                                         

      Penentuan besarnya biaya ini didasarkan pada prosentase nilai rupiah dari persediaan yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya perdagangan (biaya sewa gudang atau biaya penyimpanan), biaya fasilitas pergudangan, biaya pemelihara an, biaya asuransi kerugian atas pencurian, biaya kerusakan  karena usang, biaya bunga dan biaya-biaya penyusutan serta biaya pajak.

ad 2  Production  changer  cost (setup costs), yaitu biaya-biaya yang timbul karena terjadinya penambahan, pengurangan fasilitas produksi sebagai akibat persediaan yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan produksi dan penjualan pada suatu saat yang termasuk dalam production change costs seperti biaya lembur, biaya pemberhentian, biaya pelatihan/ training serta biaya pengangguran. Umumnya biaya-biaya ini sulit ditentukan jumlahnya untuk satu periode produksi sehingga dimasukkan ke dalam Setup Costs.       

ad 3 Ordering costs, yaitu biaya yang dikeluarkan sehubung an dengan adanya pemesanan bahan baku hingga sampai ke dalam gudang perusahaan. Biaya ini besarnya tergantung pada frekuensi pemesnan, yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya administrasi, biaya pembelian dan pemesanan biaya pengangkutan dan bongkar muat biaya penerimaan serta biaya pemeriksaan.

ad 4 Shortage  costs, yaitu biaya yang dikeluarkan sebagai akibat dari jumlah persediaan yang lebih kecil dibandingkan dengan jumlah kebutuhan untuk proses produksi sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Dalam keadaan  demikian  perusahaan akan  melakukan pemesanan mendaak yang mengandung banyak resiko seperti kerusakan bahan sehingga harus dikirim kembali dengan mengeluarkan biaya tambahan.

Persediaan Pengaman (Safety Stock)

      Pada semua situasi ada suatu "safety stock" antara menempatkan pesanan untuk penggantian persediaan, penerimaan dari pada barang yang masuk kedalam persediaan. Oleh Sofyan Assauri, Manajemen Produksi,  (2001: 25) Tenggag waktu ini biasanya disebut dengan delivery lead time. Setelah mengadakan pesanan untuk penggantian, pemenuhan pesanan dari langganan harus dipenuhi persediaan yang ada. Permintaan dari langganan biasanya berfluktuasi dan tidak dapat diramalkan dengan tepat.

      Maka dengan sendirinya akan ada resiko yang tidak dapat di hindari bahwa persediaan yang ada akan habis sama sekali  sebelum penggantian datang sehingga pelayanan kepada  langanan tidak dapat dipenuhi dengan baik. Karena tingkat pelayanan  ini  harus dipertahankan dengan menciptakan suatu safety stock yang akan menampung setiap penyimpanan selama lead time.

      Menurut Sofyan Assauri, Manajemen Produksi, (2001 : 114) pengertian tentang safety stock, yaitu Yang dimaksud dengan persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock-out).

      Berdasarkan pengertian di atas, sehubungan dengan kebijaksanaan pengendalian persediaan bahan mentah yang dilakukan oleh Perusahaan CV. Prima Muda Multi Karya, persediaan pengaman (safety stock) perlu diperhatikan karena

1.  Kemungkinan  terjadinya  kekurangan bahan mentah, karena pemakain yang lebih besar dari perkiraan semula.

2.   Keterlambatan dalam penerimaan bahan mentah yang dipesan.

Pengertian Reorder Point

      Reorder point pada suatu perusahaan memang sangat penting, karena reorder berarti memperhatikan kembali, lebih jelasnya Suad Husnan, Manajemen Keuangan, (2001 : 69) mengatakan reorder point adalah saat yang tepat dimana persediaan dilakukan kembali.

      Apabila tenggang waktu antara saat perusahaan memesan dan barang tersebut datang biasanya disebut lead time sama dengan nol, maka pada saat jumlah persediaan sama dengan nol pada saat itulah dilakukan pemesanan.

      Bambang Riyanto, Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan, (2004 : 73) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan reorder point adalah saat atau titik dimana harus diadakan pemesanan serupa, sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan itu tepat pada waktu dimana persediaan atas safety stock sama dengan nol.

      Dengan demikian, diharapkan datangnya material yang dipesan  tidak  akan  melewati waktu sehingga akan melanggar                                                          

safety stock. Apabila pesanan dilakukan sesudah melewati reorder point, maka material yang dipesan akan diterima setelah perusahaan terpaksa mengambil material dari safety stock.

      Dengan penentuan/penetapan reorder point diperhatikan faktor-faktor, sebagai berikut :

1. Procurement  lead time, yaitu penggunaan material  selama tenggang  waktu mendapatkan barang.

2. Besarnya  safety  stock,  dimaksudkan  dengan  pengertian "procurement lead time" adalah waktu dimana meliputi saat dimulainya usaha-usaha yang diperlukan untuk memesan barang sampai barang/material diterima dan ditempatkan dalam gudang penugasan.

 Reorder point dapat ditetapkan dengan berbagai cara antara lain :

3     Menetapkan jumlah penggunaan selama "lead time" ditambah  prosentase tertentu, misalnya ditetapkan bahwa safety stock sebesar 50% dari penggunaan selama "lead time"-nya adalah 5 minggu, sedangkan kebutuhan material setiap minggunya adalah 40 Unit, maka Reorder point = (5 x 40) + 50 % (5 x 40) = (200 + 100) = 300 unit.

4     Dengan menetapkan penggunaan selama "lead time" dan ditambah dengan penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock misalnya kebutuhan selama 4 minggu, maka Reorder Point = (5 x 40) + (4 x 40) = 200 + 160 = 360 unit.

      Apabila  pesanan  baru  dilakukan  sesudah  persediaan tinggi 300 unit ini berarti bahwa pada saat barang yang dipesan darang, perusahaan terpaksa sudah mengambil material dari safety stock sebesar Rp. 60 unit. Pada waktu barang yang dipesan datang persediaan dalam gudang tinggal 100 unit (yaitu 300 - 200) padahal safety stock sudah ditetapkan sebesar 100 unit.

      Safety stock disini sudah tertanggar. Apabila pesanan dilakukan pada waktu persediaan sebesar 300 unit maka pada waktu barang yang dipesan datang persediaan gudang masih 160 unit (yaitu 360 - 200), persis sama besar nya dengan besarnya safety stock, yang berarti safety stock tidak tertanggar

Sistem Pengendalian Persediaan

      Sebagaimana diketahui bahwa semua perusahaan industri baik disengaja maupun tidak, selalu mempunyai persediaan bahan baku. Baik kepada perusahaan besar, maupun perusahaan menengah ataupun perusahaan kecil, masing-masing akan  mempunyai persediaan bahan baku, dalam jumlah dan keadaan yang berbeda-beda, tetapi pada prinsipnya semua perusahaan mengadakan persediaan bahan baku. Keadaan ini disebabkan karena bahan baku akan dipergunakan untuk proses produksi dalam perusahaan, tidak dapat didatangkan/dibeli secara satu per satu sebesar jumlah yang dipelukan serta pada saat bahan tersebut akan dipergunakan. Dan apabila terjadi persediaan bahan baku yang dipesan belum juga datang, maka kegiatan produksi akan terhenti karena tidak tersedianya bahan baku yang dipesan untuk kebutuhan produksi tersebut.   

      Disamping itu persediaan bahan baku yang terlalu besar juga tidak akan menguntunkan perusahaan, sebab persediaan yang terlalu besar akan menyerap dana perusahaan dalam jumlah yang besar pula, biaya menyimpan yang besar serta semakin  tingginya resiko kerusakan, bahan, resiko kecurian, dan resiko lainnya yang mungkin timbul akibat menyimpan persediaan.

                                                          

      Beroperasi tanpa menyelenggarakan persediaan bahan baku yang tidaklah mungkin. Akan tetapi persediaan bahan yang terlalu besaruya merugikan perusahaan, sebaliknya persediaan bahan baku yang terlalu kecil juga tidak menguntungkan. Untuk mempertahankan tingkat persediaan seperti apa yang dikemukakan oleh Mages,  (2002 : 107) mengemukakan sebagai berikut :

1.  By keeping inventories well under control and,

2. By fixing inventory levels and plans based an clor assesment and balancing of risks.

      Jadi pengendalian persediaan sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Untuk mempertahankan tingkat persediaan sebaik mungkin maka diperlukan suatu kontrol/pengendalian. Dan dalam hubungan ini Mages dan Boodman (2002 : 112) selanjutnya untuk mengemukakan bahwa pengawasan dalam persediaan bahan baku sangat berhati-hati, karena sangat menentukan hasil produksi berkulitas atau tidaknya, sehingga dalam produksi perlu mendapat perhatian utama bahan baku jangan sampai hasil produksi itu tidak bisa bersaing di pasaran.  Mengingat banyaknya perusahaan yang menjadi saingan dalam bidang yang sama.

      Dalam mengadakan kontrol atau pengendalian persediaan perlu sekali untuk mengadakan penyesuaian sistem pengawasan guna mencegah kegagalan dari rencana produksi atau tehnik skhedulingng. Oleh karena itu bagi suatu perusahaan dengan adanya persediaan bahan baku maka akan dihadapi dengan resiko terlampau sedikitnya persediaan atau terlampau       banyaknya persediaan.                                                                                                                     

     Untuk menghindari hal tersebut di atas diperlkan adanya  suatu  sistem pengendalian bahan baku yang merupakan  tujuan diadakan pengawasan persediaan. Pengendalian bahan baku perusahaan akan mencukupi baik jangka panjang, menengah maupun jangka pendek.

      Dengan demikian dalam pengendalian bahan baku ini diperlukan adanya kegiatan-kegiatan yang saling terpadu dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengendalian bahan baku ini perencanaan produksi, penyusunan skhedul operasi produksi serta pengendalian proses produksi merupakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan erat dengan pengendalian bahan baku, sehingga sangat diperlukan keterpaduan dari kegiatan-kegiatan tersebut. Disamping itu kegiatan-kegiatan lain yang menunjang kegiatan-kegiatan produksi seperti misalnya perencanaan kas, perencanaan penambahan peralatan produksi serta perencanaan penjualan haruslah dikoordinir dengan baik secara keseluruhan

      Dari keterangan di atas dapatlah disimpulkan bahwa pengendalian persediaan adalah merupakan kegiatan yang dapat membantu perusahaan agar penggunaan modal pada persediaan seefisien mungkin. Hal ini berarti bahwa pengendalian persediaan memegang fungsi pengendalian dalam tiap-tiap jenis perusahaan adalah berbeda.

      Dalam pelaksanaan fungsi-fungsi ini berhubungan erat dengan seluruh bahagian yang ada dalam perusahaan dimana merupakan suatu sistem secara terpadu dengan tujuan agar proses produksi dapat berjalan secara kontinue. Dalam hubungan ini salah satu alasan yang berlaku dan menjamin keuntungan atau  manfaat yang  diperoleh  melebihi biaya dan resiko yang ditimbulkan oleh pengadaan persediaan tersebut.

      Besar kecilnya biaya tersebut sangat dipengaruhi oleh besar kecilnya persediaan yang diadakan. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa dalam kegiatan operasi perusahaan, persediaan merupakan salah satu unsur yang akan diakibatkan beberapa unsur dalam beberapa fungsi seperti fungsi pembelian, penjualan dan produksi dalam usahanya mencapai efektifitas dan efesiensi pada bagiannya masing-masing mempunyai pengaruh langsung atas tingkat persediaan yang selalu cendrung untuk mengadakan persediaan yang lebih besar tanpa memperhatikan aspek biaya atau kerugian yang mungkin timbul oleh penyimpanan persediaan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan. Oleh sebab itu untuk menjamin suksesnya pelaksanaan pengendalian persediaan diperlukan adanya fungsi tertentu dalam organisasi perusaha an untuk melaksanakannya dengan wewenang dan tanggung jawab yang harus dinyatakan dengan jelas. Pelaksanaan fungsi ini mempunyai kontrak langsung dengan fungsi lain berhubungan dengan prosedure penerimaan, penggunaan dan penjualan barang yang disimpan sebagai persediaan. Oleh karena pelaksanaan fungsi ini berhubungan dengan seluruh bahagian, maka fungsi ini memainkan peranan penting sebagai koordinator yang membahas kegiatan mengenai kebijaksanaan umum agar usaha pembelian dapat terlaksana dengan cara yang menguntungkan. Pemesanan atau pembelian bahan dalam penga-wasan persediaan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :

3     Order point system, adalah suatu system atau cara pesanan bahan, pemesanan bahan dilakukan apabila persediaan yang ada telah mencapai suatu tingkat tertentu.

4     Order  Cycle system adalah suatu system atau cara pesanan bahan dimana jarak atau interval waktu dari pemesanan tetap.

      Dengan order point system, ditentukan jumlah dalam persediaan pada tingkat tertentu merupakan batas waktu dilakukannya pemesanan yang disebut "Order Point" atau "Reorder Point". Apabila bahan-bahan yang tersedia terus dipergunakan maka jumlah persediaan semakin menurun dan sampai suatu saat akan mencapai titik batas dimana pemesanan harus diadakan kembali.

Pengertian Persediaan

      Pada dasarnya setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan oparasionalnya perlu mengadakan persediaan untuk  dapat menjamin kelangsungan hidup usahanya. Di dalam rangka mengadakan persediaan maka dibutuhkan sejumlah dana yang akan digunakan untuk membiayai persediaan tersebut. Oleh karena barang-barang yang dibutuhkan tidak selamanya dapat diperoleh setiap saat, tetapi melalui proses yang memerlukan tenggang waktu tertentu untuk pengadaannya, maka setiap perusahaan haruslah dapat mempertahankan suatu jumlah  persediaan yang optimum.

      Adapun pengertian tentang persediaan oleh Sofyan Assauri, Management Production, (2001 : 7) menyatakan bahwa produksi adalah segala kegiatan dalam menciptakan dan menambah kegunaan (utility) suatu barang atau jasa, untuk kegiatan mana dibutuhkan faktor-faktor produksi.

      Sesuai dengan definisi tersebut di atas, maka setiap hasil produksi mempunyai kegunaan tertentu dan dibutuhkan faktor-faktor produksi yang mendukung kelancaran produksi tersebut.

      Richard B. Chese dan  Nicolas  J. Aquilano, Production and Operation Management, (2000: 235) membedakan jenis-jenis biaya persediaan tersebut sebagai berikut :

    1) Carrying cost  ( Holding cost )

    2) Production chage (or setup) cost

    3) Pesanan kembali (Ordering cost)

    4) Shortage cost.

ad 1 Carrying Cost (Holding Cost)                                                          

        Carrying cost adalah biaya-biaya yang dikeluarkan yang berkenaan diadakannya persediaan, antara lain biaya-biaya pergudangan yang terdiri dari biaya sewa gudang, upah dan gaji tenaga pengawas, biaya administrasi  gudang biaya penggunaan  biaya  materai handling digudang dan biaya lain nya. Disamping  biaya  pergudangan dan biaya-biaya asuransi  atas persediaan yang dimiliki dan pajak yang berupa pajak kekayaan atas investasi dalam persediaan yang  biayanya untuk jangka waktu satu tahun dan dihitung atas dasar  investasi dari persediaan rata-rata selama setahun.

ad 2. Production Chage (or setup) cost

     Setup cost adalah biaya-biaya yang terjadi karena adanya pengurangan atau penambahan kapasitas produksi sebagai  akibat  tidak tersedianya persediaan yang cukup sesuai  dengan kebutuhan proses produksi dan penjualan pada  suatu saat. Yang termasuk dalam jenis biaya ini dapat berupa biaya latihan dan biaya pengangguran yang terjadi.

ad 3. Ordering Costs                                                          

     Ordering cost yaitu biaya-biaya yang timbul dari pemesanan  bahan  sejak  dari pesanan dibuat, sampai bahan tersebut tiba digudang pabrik. Biaya pemesanan ini dapat  berupa biaya administrasi pembelian, pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan biaya  pemeriksaan serta biaya lainnya. 

ad 4. Shortage Costs                                                                                                                     

         Shortage Costs yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan  sebagai akibat dari kecilnya jumlah persediaan dibutuhkan seperti kerugian karena seorang langganan memesan suatu  barang yang tidak tersedia. Kerugian tersebut dapat berwujud hilangnya keuntungan  yang seharusnya dapat  diperoleh  bila pesanan barang  tersebut dapat dipenuhi.

      Berdasarkan pengertian di atas, maka persediaan dapat diklasifikasikan menurut jenis dan posisi barang tersebut didalam urutan pengerjaan produk, yaitu :

       1) Persediaan bahan baku

       2) Persediaan komponen part

       3) Persediaan bahan pembantu

       4) Persediaan bahan dalam proses

       5) Persediaan barang jadi

      Jadi secara umum persediaan dapat diartikan sebagai sejumlah harta kekayaan yang dimiliki perusahaan yang dapat berupa sejumlah bahan baku, part yang disediakan untuk diolah kedalam urutan-urutan rangkaian proses produksi dan jumlah barang yang terdapat dalam masing-masing proses yang masih memerlukan proses pengolahan lebih lanjut pengerjaan dalam kegiatan pengerjaan bahan tersebut atau sejumlah barang jadi yang disiapkan untuk memenuhi permintaan   langganan setiap waktu.

      Disamping itu persediaan dapat juga mengurangi tingkat ketergantungan perusahaan terhadap supplier dan konsumen, maksudnya bahwa pabrik dapat berproduksi terus sesuai dengan skedul yang telah ditetapkan terlebih dahulu tanpa menunggu lagi bahan-bahan yang diperlukan dari supplier karena adanya persediaan atau dengan kata lain produksi tidak perlu   dilakukan khusus buat komsumsi ataupun sebaliknya tidak perlu komsumsi didesak supaya sesuai dengan kepentingan produksi.

Pengertian Analisa Rasio Keuangan

      Analisa penilaian terhadap kinerja keuangan di masa  lalu, sekarang dan yang akan datang. Tujuan untuk menemukan kelemahan-kelemahan di dalam kinerja keuangan perusahaan yang dapat menyebabkan masalah-masalah masa yang akan datang dan untuk menentukan kekuatan-kekuatan perusahaan yang dapat diandalkan. Misalnya analisa internal yang dilakukan oleh karyawan perusahaan dengan tujuan terhadap penilaian likuiditas perusahaan atau penilaian penyelenggarakan aktivitas perusahaan yang menunjukan tingkat likuiditas dapat menutupi kewajiban jangka pendek.              

      Analisa rasio finacial juga berasal dari luar perusahaan sebagian usaha untuk menentukan keandalan kredibilitas perusahaan atau potensi industri. Dari manapun analisa berasal alat yang digunakan pada dasarnya sama. Rasio finansial merupakan alat utama dalam analisa keuangan, karena dapat dipergunakan untuk menjawab berbagai pertanyaan mengenai kesehatan keuangan perusahaan.

      Dalam implementasi analisa rasio finansial terhadap kerja keuangan biasanya terdapat dua cara perbandingan yang akan dipergunakan perusahaan. Menurut apa yang dijelaskan oleh Van Horne dan Wachowichz dalam Junior Tarik,  (1999 : 133) tentang kedua cara perbandingan tersebut, sebagai berikut :

1. Perbandingan internal

 Analisa dapat membandingkan rasio saat ini dengan rasio masa lalu dan masa yang akan datang dalam perusahaan yang sama. Rasio lancar, rasio dari aktiva dibagi kewajiban lancar untuk tahun sekarang dapat di bandingkan rasio lancar tahun sebelumnya.

 Jika rasio finansial diurutkan dalam beberapa  periode tahun, analisa dapat mempelajari mempelajari komposisi perubahan dan menentukan apakah terdapat perbaikan atau menurunan dalam kondisi keuangan dan kinerja perusahaan.

2.  Perbandingan eksternal dan sumber-sumber rasio industri

     Metode  perbandingan yang  kedua melibatkan perbandingan rasio satu perusahaan dengan perusahaan dengan perusahaan-perusahaan  sejenis atau dengan rata-rata industri titik waktu yang sama.  Perbandingan ini  memberikan  pandangan  mendalam tentang kondisi keuangan dan kinerja relatif dari perusahaan. Rasio ini juga membantu dalam mengidentifi kasikan penyimpangan dari rata-rata standar industri.

      Dengan perbandingan internal, perusahaan akan dapat mengetahui kecenderungan perubahan yang terjadi selama beberapa periode tahun buku yang akan dianalisis. Sedangkan melalui perbandingan eksternal perusahaan dapat melihat kekuatan persaingan (competition power) yang ada pada perusahaannya, yaitu dengan membandingkan rasio-rasio finansial internal perusahaan dengan suatu standar atau norma indutri. Akan tetapi industri yang dimaksudkan adalah rasio - rasio finansial yang diterbitkan oleh badan-badan atau lembaga-lembaga keuangan sebagai standar atau ukuran yang dapat dibandingkan dengan rasio finansial suatu perusahaan.  

      Cahyono, Analisa Kinerja Keuangan, (2002 : 92) juga membagi metode penganalisaan rasio-rasio finansial menjadi 2 (dua) perbandingan, yaitu :

1. Membandingkan rasio  sekarang ( present  ratio )  dengan  ratio-ratio dari waktu ke waktu (ratio historis) dengan rasio-rasio yang diperkirakan untuk waktu-waktu yang akan datang dari perusahaan yang sama. Misalnya current rasio, tahun 2002 dibandingkan dengan current  ratio dari tahun-tahun  sebelumnya. Dengan cara perbandingan tersebut akan dapat diketahui perubahan-perubahan dari ratio tersebut dari tahun ke tahun. Dengan menganalisa satu macam rasio saja tidak banyak  artinya, karena dapat mengetahui faktor-faktor apa yang menyebabkan adanya perubahan. 

2. Membandingkan rasio-rasio dari suatu perusahaan (rasio perusahaan/ company ratio) dengan rasio-rasio semacam dari perusahaan lain yang sejenis atau industri rasio (rasio industri/rasio rata-rata/rasio standar) untuk waktu yang sama.

      Dengan membandingkan rasio perusahaan dengan rasio industri, maka akan dapat diketahui apakah perusahaan yang bersangkutan itu dalam aspek finansial tertentu berada di atas rata-rata industri (above average), berada pada rata-rata (average) atau terletak dibawah rata-rata (below average).

      Jadi ada 2 (dua) metode perbandingan yang digunakan perusahaan untuk menganalisa rasio finansial oleh Amin Tunggal (1998: 125) yaitu analisa internal dan eksternal. Perbandingan internal, yaitu rasio-rasio internal yang dibandingkan antara rasio-rasio (rasio historis) yang lalu dengan rasio sekarang (present ratio). Perbandingan eksternal yaitu rasio-rasio yang sengaja dikeluarkan oleh lemaga-lembaga keuangan atau badan-badan keuangan untuk dijadikan standar bagi perusahaan dalam menganalisa rasio-rasio finansialnya.

       Dengan demikian, perbandingan internal dan eksternal merupakan indikator perusahaan dalam menyusun rasio finansial Manajer keuangan dapat mengambil salah satu indikator dari keduanya. Indikator ini untuk menjawab kondisi kinerja keuangan perusahaan, sehingga dapat mengambil kebijaksanaan strategis tentang pembelanjaan perusahaan di masa yang akan datang. Di Amerika Serikat perbandingan rasio perusahaan dengan rasio industri sudah sangat luas penggunaannya karena di negara tersebut ada beberapa badan atau bank yang menyusun rasio-rasio industri antara lain "DUN and Bradstreef dan Robert Morris  Associates ( RMA )" (Anonim 1999 : 214). Di Indonesia jika perusahaan hendak mengadakan analisa rasio, mungkin pada saat ini hanya dapat mengadakan analisa rasio internal belum adanya lembaga atau badan yang menyusun rasio industri.

      Analisa ratio financial adalah alat yang digunakan untuk mengukur kelemahan dan kekuatan yang dihadapi oleh perusahaan dalam bidang keuangan dengan membandingkan angka-angka yang stau dengan yang lainnya dari suatu laporan, financial yaitu dari neraca dan laporan rugi laba, yang akan menimbulkan bermacam-macam ratio yang dapat dijadikan sebagai ukuran dalam menganalisa.

      C. James Van Horne, (1999, 171) memberikan batasan sebagai berikut, Analisa dimaksudkan untuk memudahkan penganalisa dalam mendapatkan gambaran kondisi keuangan dan kebijaksanaan pembelanjaan suatu perusahaan, maka maksud diadakannya analisa ratio untuk mengadakan penilaian  likwiditas, solvabilitas, rentabilitas dan aktivitas perusahaan untuk dapat memberikan gambaran penggunaan sumber-sumber keuangan yang ada dalam perusahaan.       

      Ratio financial tersebut bukan saja dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan tetapi juga oleh pihak luar dalam hal ini investor atau calon kreditur. Bagi pimpinan perusahaan berkepentingan terhadap ratio-ratio keuangan tersebut untuk memperoleh  gambaran tentang kelemahan dan kekuatan yang dihadapi sehingga perencanaan dan penanggulangannya dapat dipikirkan, sedangkan bagi investor dengan ratio dapat dijadikan pegangan apakah akan membeli saham yang ditawarkan perusahaan tersebut atau tidak.

      Dengan demikian, maka jelaslah bahwa mengadakan analisis financial sangat penting artinya baik terhadap perusahaan sendiri maupun terhadap investor atau calon kreditur. Untuk memudahkan dalam usaha mengetahui apakah suatu perusahaan mengerjakan sumber-sumber dananya secara efisien atau tidak maka ada beberapa ratio yang dapat digunakan.

      Bambang Riyanto, Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan, (2004: 59) mengemukakan pendapatnya sebagai berikut :

1) Rasio likwiditas adalah ratio yang dimaksud mengukur likwiditas  perusahaan (Current ratio, acid test ratio)

2) Rasio leverage adalah ratio yang dimaksud untuk mengukur  sampai seberapa jauh aktiva perusahaan dibiayai dengan  hutangnya (Debt to total Assets ratio, Net worth to debt ratio dan lain-lain).

3) Rasio aktivitas yaitu ratio yang dimaksud untuk mengukur sampai seberapa besar efektivitas perusahaan dalam mengerjakan sumber-sumber dananya (Inventory turnover, Average collection period dan lain-lain) untuk menentukan tingkat likuiditas. 

4) Rasio profitabilitas yaitu ratio yang menunjukkan hasil  akhir dari sejumlah kebijaksanaan dan keputusan (profit margin on sales, Return on total Assets, Return on net worth dan lain-lain). Ratio satu dan dua disebut sebagai balance sheet ratio, yang ketiga dikenal dengan istilah inter statement ratio sedangkan yang keempat dikenal dengan income statement ratio.