Analisis Strategi Pembayaran Klaim Polis Asuransi Bea Siswa Dalam Meningkatkan Polis

      Negara Republik Indonesia (RI) sebagai negara yang memiliki beberapa sumber alam yang cukup potensial dan kekayaan alam yang besar. Dalam memanfaatkan potensi kekayaan alam yang besar ini untuk kepentingan banyak, maka dilaksanakan pembangunan secara bertahap.

      Untuk menunjang keberhasilan pembangunan sangat diperlukan tersedianya empat faktor produksi yaitu tanah, tenaga kerja, modal dan skill. Keempat faktor produksi tersebut, dua diantaranya paling banyak kita miliki. Sedangkan dua lainnya yaitu modal dan skill sangat kurang dan terbatas dimiliki oleh negara kita.

      Sejalan dengan pola dasar pembangunan Nasional yang telah digariskan pemerintah melalui pembangunan jangka menengah, pemerintah berusaha semaksimal mungkin memanfaatkan seluruh potensi kekayaan alam yang ada untuk mencapai tujuan pembangunan itu sendiri yaitu untuk menciptakan suatu masyarakat yang adil dan makmur serta merata bagi seluruh lapiran masyarakat. Oleh karena itu, sangat diperlukan suatu kestabilan ekonomi, untuk tercapainya dilakukan berbagai strategi seperti mengakumulasi modal, peningkatan kualitas sumber daya manusia dan lain-lain.

      Dalam strategi pembentukan dan akumulasi modal, bank mempunyai peranan yang sangat penting karena bank dapat memberikan bantuan berupa modal (krdit) kepada seluruh perusahaan yang memerlukannya. Sedangkan untuk penagamanan modal itu sendiri, merupakan tugas dari pihak perusahaan Asuransi terhadap barang jaminan atau agunan yang dipakai sebagai jaminan oleh penerima modal atau kredit perbankan, seperti PT. Asuransi Bea Siswa Jiwa

      Asuransi bea siswa yang berperan untuk memperkecil resiko atas tidak terbayarnya anak sekolah yang telah diberikan oleh asuransi kepada anak sekolah yang telah terdaftar. Sebab dengan adanya asuransi yang membantu anak sekolsh (Asuransi Bea Siswa), selain itu mengurangi resiko atas tidak terbayarnya siswa, juga pihak asuransi akan membayarkannya klaim yang menimbulkan bahaya dapat dinilai  pertanggungan asuransi.

      Untuk menunjang pengelolaan asuransi siswa oleh pihak asuransi, pihak pengelola asuransibekerja sama dengan perusahaan asuransi bea siswa pada PT. Asuransi  adalah salah satu perusahaan asuransi yang berperan untuk membantu anak sekolah yang  pengarahan dan pengamanan siswa, terutama siswa Sekolah Dasar hingga SMU  dengan kata lain sebagai salah satu jalan membuat asuransi siswa  dan menutup pertanggungan resiko atas kredit yang diberikan oleh pihak asuransi dalam arti kata yang seluas-luasnya.

      PT. Asuransi Makassar adalah perusahaan asuransi bea siswa. Di mana dalam menjalankan aktivitasnya sebagai perusahaan asuransi PT. Asuransi Makassar menyediakan jenis asuransi bea siswa yang diperuntukkan untuk anak sekolah. Tujuan dengan adanya jenis asuransi bea siswa adalah untuk menguransikan dan mengamankan anak sekolah kurang mampu. Sejalan dengan tujuan tersebut, kebijaksanaan pengelolaan perusahaan selalu diusahakan mengarah pada tujuan untuk menjadikan operasi asuransi anak sekolah sebagai faktor penunjang bagi kegiatan siswa yang masih sekolah, untuk membantu orang siswa masalah pembiayaan sekolah. Dan selain itu dengan adanya penyediaan asuransi bea siswa, juga untuk memberikan rangsangan/dorongan kepada anak sekolah untuk tekun belajar dan memberikan bea siswa yang berprestasi kepada anak sekolah, mengingat anak sekolah biasa kurang termotivasi/dorongan belajar dengan adanya asuransi bea siswa Belajar, dengan sendirinya anak sekolah memberikan rangkangan untuk belajar dan berirah naik sekolah.                                                                                                                   

      Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai salah satu Instansi yang ada di daerah ini, adalah asuransi Bea Siswa  pada PT. Asuransi Makassar yang  telah  mengambil peranan dalam menyediakan saran bagi siswa/siswi dalam menempatkan kesempatannya sebagai pemegang polis asuransi, utamanya siswa-siswi yang ada di daerah ini. Suatu hal ini yang perlu diperhatikan oleh perusahaan ini adalah metode pembayaran klaim bila jatuh tempo untuk menunjang kelanjutan dan  perkembangan hidup suatu instansi. 

A  Pengertian Sistem Dan Prosedur Pembayaran

      Sistem dan prosedur yang sesuai dengan kegiatan manajemen maka sistem akuntansi harus menjamin tersedianya data-data yang dibutuhkan oleh para manajemen dalam mengarah kan kejadian perusahaan dan dalam memberikan laporan kepada pemilik, para kreditur dan juga pihak-pihak lain yang berkepentingan, atau dapat menjamin tersedianya data kepada pemakai laporan menurut Moekijat, Sistem Informasi Manajemen, (2001 : 115). Oleh sebab itu suatu sistem akuntansi yang direncanakan secara tepat harus menetapkan antara lain pengumpulan pencatatan dalam bentuk pelaporan data-data secara efisien, pengukuran dari semua tahap operasi-operasi suatu perusahaan, pemberian wewenang dan tanggung jawab serta pengecekan dari kemungkinan-kemungkinan kesalahan dan penggelapan.

      Prosedur dalam suatu sistem biasanya mempunyai hubungan yang erat dan saling mempengaruhi sehingga sulit untuk dipisahkan sendiri-sendiri. Keadaan ini akan berakibat jika salah satu prosedur itu dirubah maka biasanya prosedur lainnya akan terpengaruh sehingga perlu juga untuk  di pertimbangkan. Karena jenis, bentuk dan besarnya perusahaan itu tidak sama, maka sistem akuntansi yang akan disusun untuk suatu perusahaan akan tidak sama dengan perusahaan lain, dalam hal ini perlu diperhatikan sifat-sifat khusus masing-masing perusahaan.

      Sebelum menguraikan sistem dan prosedur lebih lanjut, berikut ini akan dikemukakan beberapa pengertian atau  definisi dari pada sistem dan prosedur yang disimpulkan beberapa ahli.

      Poerwadarminta, Kamus Besar Bahasa Indonesia, (2001: 950), menyatakan bahwa sistem adalah perangkat dari unsur-unsur yang secara teratur saling berkaitan satu sama lainnya sehingga dapat membentuk suatu totalitas.

      Moekijat, Sistem Informasi Manajemen, (2001 : 157), menyatakan bahwa "sistem  adalah suatu  susunan secara teratur dari pada kegiatan-kegiatan yang saling bergantung dan prosedur-prosedur yang berhubungan saling melengkapi dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan dari suatu kegiatan organisasi yang penting.

      Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen, (2001 : 67), mengatakan bahwa Sistem dapat abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan yang teratur mengenai gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sebuah sistem fisik terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai sasaran atau maksud.                                                                                                                     

      Selanjutnya, oleh Soegarda Poewodarminta, Kamus Besar Bahasa Indonesia, (2001  329), menyatakan bahwa sistem adalah suatu keseluruhan rangkaian yang sudah tersusun dari berbagai bagian.

      Berdasarkan definisi tersebut di atas, maka berarti bahwa sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara  tak  teratur, tetapi terdiri  dari unsur-unsur yang  dapat  dikenal sebagai saling melengkapi karena satu-satunya maksud dan tujuan atau sasaran sudah tertentu. Dalam hubungan ini dapat dilihat dengan keterkaitan dengan satu sama lainnya yang saling melengkapi sistem itu yang berlaku.

      Selanjutnya, syarat-syarat sistem dan prosedur dalam pengertian untuk dapat memberikan pelayanan kepada konsumen yang membutuhkan sebagai berikut :

- M u r a h

- A m a n

- C e p a t

      Mengenai pentingnya prosedur yang sering disebut untuk apa ada lagi prosedur, yaitu sebagai salah satu alat untuk pengawasan, maka apabila seseorang pimpinan perusahaan perlu menyadari akan hal itu hampir dapat dipastikan bahwa salah satu sebab adanya kekeliruan maupun kecurangan-kecurangan akan segera dapat diatasi sehingga segala macam akibat yang akan timbul dan berhubungan dengan kekeliruan, kecurangan, penyelewengan akan dapat dikurangi.

      Prosedur mangandung arti secara keseluruhan ialah yang harus ditempuh mulai dari awal sampai dengan akhir dengan kata lain prosedur dapat menggambarkan tahap-tahap yang akan dilalui dalam pelaksanaan sesuatu tugas. Berikut ini penulis mengemukakan batasan prosedur yang dikemukakan oleh Zaki Baridwan, Sistem Informasi Manajemen, (1998 : 31) menyatakan bahwa prosedur ialah suatu urut-urutan pekerjaan kerani biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya keperluan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang sering terjadi.

      Berdasarkan pengertian di atas, jelas bahwa prosedur itu adalah suatu urutan pekerjaan, suatu rel atau jalur yang harus dilalui untuk mencatat kegiatan suatu perusahaan.

B  Pengertian dan Jenis-Jenis Asuransi

    1. Pengertian Asuransi

        Untuk mengemukakan pengertian asuransi sebaiknya dikemukakan terlebih dahulu pengertian teori asuransi menurut J.E. Kaihatu, dalam bukunya Tata Cara Perasuransian di Indonesia  (2000: 128), bahwa dalam berasuransi merupakan kredit jangka pendek dan untuk komunikasi yang memberikan arti untuk jangka panjang.                                                       

        Dari pengertian asuransi di atas dapat dijelaskan  yaitu teori asuransi adalah hubungan perkumpulan masyarakat di mana seluruh anggotanya ikut memberikan bagian sumbangan kepada anggota, yang menderita kerugian. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa teori asuransi terkemuka dari atas kegotongroyogan. Sedangkan kata asuransi sendiri  adalah pertanggungan atau jaminan.     

         Pengertian asuransi telah banyak dikemukakan oleh para ahli yang berbeda-beda dalam perjanjiannya, tetapi mempunyai prinsip yang sama, dan etika persuransian dalam persepsinya sama pula.

        J.E. Kaihatu, dalam bukunya Tata Cara Perasuransian di Indonesia, (2000 : 246), bahwa pertanggungan atau asuransi adalah suatu persetujuan antara dua pihak dalam persetujuan mana pihak yang satu dengan diterimanya suatu jumlah uang yang dinamakan premi yang akan membebankan dirinya dengan perjanjian akan menanggung kerugian atau kehilangan yang mungkin diderita oleh pihak kedua tersebut, karena kerugian atau kehilangan mana diakibatkan oleh suatu  kejadian yang tak tertentu.

2. Jenis-Jenis Asuransi

      Secara garis besarnya asuransi dibagi menjadi 2 (dua) jenis yaitu :

1.  Asuransi jiwa dan

2.  Asuransi Kerugian/ kebakaran

      Dari kedua jenis asuransi ini, penulis membahas asuransi kerugian di mana merupakan bidang usaha dan tugas dari pada PT. Asuransi Bea Siswa Jiwa   Makassar dalam hal ini untuk menerapkan hal-hal yang bisa membantu masyarakat umum bilamana mendapat suatu musiba yang tidak disangka, akan dibantu oleh pihak asuransi.                                                          

      J.F Sianipar, dalam bukunya Pertanggungan Asurtansi di Indonesia, (1998: 349) membahas mengenai asuransi, yaitu macam asuransi yang jumlah pertanggungannya didasarkan pada dasarnya kemungkinan kerugian yang bisa diderita apabila bahaya terjadi. Dapat dikemukakan jenis-jenis asuransi kerugian antara lain :

1. Asuransi  kebakaran, yaitu jenis asuransi yang menjamin kerugian financial atas barang-barang yang perlu dipertanggungkan terhadap resiko : Kebakaran karena api sendiri, tidak hari-hati, kesalahan atau kejahatan pelayanan sendiri, tetangga, musuh, perampok atau sebab-sebab lain tidak diketahui, kerugian akibat kebakaran gudang, kerusakan atau kurangnya barang yang dapat dipertanggungkan, air atau alat lain yang dipergunakan untuk memadamkan kebakaran. Pencegahan dimusnahkan sebagian atau seluruh harta benda yang dipertanggungkan atas perintah yang berwajib, dalam usaha untuk menghindari meluasnya kebakaran. Kerusuhan atau kebakaran karena disambar petir. Kerusakan atau kebakaran disebabkan karena peledakan, kerusakan atau kebakaran karena kejahatan pesawat udara atau pegawai terbang.

A.   Asuransi kendaraan bermotor, yaitu suatu jenis asuransi yang menjamin kerugian financial atas barang yang diper tanggungkan terhadap resiko, kerusakan atau kerugian kendaraan  bermotor  akibat karena kecelakaan (tabrakan,  slip, tergelincir dan lain-lain). Perbuatan jahat oleh seseorang dengan jalan merusak serta pencurian, kerugian atau kerusakan karena terjadi kebakar. Tanggung jawab terhada pihak ketiga yang disebabkan oleh kendaraan yang dipertanggungkan, di mana secara hukum, tertanggung (pemilik kendaraan) harus bertanggung jawab atas kerusakan atau kerugian pihak ketiga.

B.   Asuransi Marina Hull (Rangka kapal), yaitu suatu jenis asuransi yang menjamin kerugian  financial akibat  suatu resiko laut, misalnya tabrakan, terbakar, kandas, tenggelam, bocor, menabrak karang, dhantang ombak/ gelombang disambar petir,sehingga mengakibatkan rusaknya kapal atau peralatan baik sebagaian seluruhnya.

C.   Asuransi Marine Cargo (pengangkutan barang), di mana asuransi ini dapat digolongkan menjadi 3 (tiga) bagian yaitu : pengangkutan melalui laut, pengangkutan darat dan, pengangkutan udara.

      Keempat jenis pengangkutan di atas, mesih dapat dibedakan lagi atas, pengangkutan antar pulau pengangkutan impor, pengangkutan ekspor. Pembagian tersebut di atas, pada garis besarnya hanya didasarkan pada jenis alat angkutan dan tujuan barang yang diangkut. Sedangkan kondisi jaminan, umumnya hampir sama dengan asuransi ang menjamin kerugian financial terhadap barang-barang yang diangkut, akibat musibah diluar dugaan/ manusia, misalnya alat pengangkutnya tabrakan, terbalik, rusak karena pembongkaran maupun barang rusak selama dalam pengangkutan. Dan resiko ini berjalan mulai barang di angkut dari gudang pemilik sampai dengan gudang penerima.

            Klasifikasi jenis asuransi di negara Indonesia dapat dilakukan dengan memandang aspek, sebagai berikut :

      1.  Segi pemilikannya, perusahaan asuransi dapat dibagi menjadi :

           -  Perusahaan asuransi milk pemerintah.

          -  Perusahaan asuransi milik swasta.

      2. Segi bidang pertanggungan (obyek pertanggungan), dapat  digolongkan     

          menjadi :

a.    Asuransi jiwa

b.    Asuransi kecelakaan

c.    Asuransi kebakaran dan kerusakan

d.    Asuransi tenaga kerja

e.    Asuransi dana pensiun

f.     Sifat pertanggungan dapat digolongkan ke dalam :

1.    Asurnsi pertanggungan otomatis

2.    Asuransi pertanggungan tidak otomatis.

B   Pengertian Jasa Asuransi

Memasarkan jasa asuransi merupakan suatu alat untuk menghindari atau mengurangi kemungkinan resiko yang mungkin terjadi pada sejumlah individu dengan pengorbnan biaya tertentu agar kerugian kelompok individu dapat diperhitungkan atau diramalkan sebelumnya. 

Ditinjau dari segi aspek hukumnya sesuai dengan pasal 246 KUGP bahwa pengertian jasa asuransi adalah suatu persetujuan dalam mana pihak yang menjamin berjanji terhadap pihak yang dijamin untuk menerima dengan sejumlah uang premi pengganti kerugian yang mungkin akan diderita oleh yang dijamin sebagai akibat dari suatu peristiwa yang belum jelas akan terjadi dan dimana kejadian.

Kemungkinan asumsi bahwa peristiwa akan muncul dalam berbagai kerugian yang tidak jelas modelnya yang mungkin diderita tidak jelas kejadian dan dimana terjadi peristiwa mengakibatkan kerugian si konsumen akan dijamin mendapat pengganti kerugian.

Kemudian menurut Wirjon Prodjodilono dalam bukunya Hukum Asuransi Indonesia (1999 : 29) mengatakan bahwa jasa asuransi adalah suatu persetujuan dalam mana pihak yang menjamin dan berjanji terhadap pihak yang dijamin (nasabah) untuk dengan menerima sejumlah uang premi pengganti kerugian yang mungkin akan diderita oleh yang dijamin sebagai akibat dari suatu peristiwa yang belum terang akan terjadinya.

Berdasarkan definisi bahwa jasa asuransi akan menjamin dan berjanji kepada nasabah akan menerima sejumlah uang sesuai uang pertanggungan terjadi atau tidak peristiwa itu akan dibayar bilamana konsumen telah jatu tempo pembayaran.

Di lain pihak menjelasan bahwa jasa asuransi merupakan perjanjian antara dua belah pihak di mana pihak penanggung (insurer) menjamin penggantian kerugian yang diderita oleh pihak tertanggung (insured) atau pihak yang diasuransikan pada saat meninggal dunia.

C  Pengertian Asuransi Jiwa

Asuransi jiwa sebagai langkah untuk mengantisipasi jiwa dalam hal kemungkinan akan terjadi, dan tidak terjadi tetap akan diperhitungkan oleh pihak asuransi. Setelah kita mengatahui tentang pegertian dan jenis-jenis asuransi dari beberapa ahli yang mana diantara jenis asuransi adalah jiwa dan kerugian, di mana asuransi jiwa menfokuskan pada setiap orang hidup yang tinggal oleh keluarga guna kelangsungan hidupnya secara teratur.

Pada hakekatnya asuransi jiwa adalah persertujuan yang mengadakan pembayaran sejumlah uang dengan menerima premi yan ada hubungannya dengan hidup atau matinya seorang manusia. Pendapat lain mendefinisikan pula asuransi jiwa adalah suatu pelimpahan resiko oleh tertanggung dapat ditanggung oleh penanggung.

Kegiatan asuransi jiwa ini mempunyai dampak di bidang sosial dan ekonomi yang luas, karena praktek asuransi jiwa didasarkan atas hukum bilangan besar sebanyak mungkin tertanggung. Kematian seseorang pasti akan terjadi tetapi saat kematian itu sendiri tidak dapat dipastikan sehingga dalam hal ini terdapat unsur ketidak pastian terhadap suatu kerugian yang diderita akibat terjadinya peristiwa tertentu. Resiko yang dilimpahkan kepada penanggung bukanlah resiko kehilangan jiwa seseorang atau karena mencapai umur tua sehingga tidak dapat lagi bekerja dan produktif dalam memberi nafkah kepada keluarganya.

Hilangnya jiwa seseorang tidak dinilai dengan uang tetapi kehilangan jiwa sebagai akibat dari hilangnya jiwa dapat dinilai dengan uang kerana manusia hidup itu mempunyai daya untuk menghasilkan. Pada asuransi jiwa sejumlah uang yang dikehendaki dalam masa tertentu (jatuh tempo) tidak diketahui sebelumnya masa pertaggungan berakhir. Pembayaran premi yang dilakukan oleh tertanggung dan merupakan kewajiban yang menunjang tujuan kepemilikan sejumlah uang yang ada akan tercapai dalam masa tertentu (jatuh tempo).

D.  Pengertian Polis, Klaim dan Premi Asuransi       

Untuk lebih jelasnya polis asuransi menurut Hasyim dalam bukunya Dasar-Dasar Asuransi (2003 : 112) mengemuakan bahwa polis asuransi merupakan dokumen yang memuat kontrak anara pihak yang ditanggung dengan perusahaan asuransinya.   

      Polis asuransi biasa berupa secarik kertas kecil yang memuat suatu perjanjian singkat yang tidak rumit atau ia dapat pula berupa dokumen panjang, memuat perjanjian pertanggungan harta dengan berbagai kepentingan yang tersebar di dunia beraneka macam bemcama. Akan tetapi ia ringkas dan sederhana, maupun panjang dan kompleks. Polis asuransi menyatakan hak-hak dan kewajiban-kewajiban dari pihak-pihak yang membuat kontrak itu.

      Polis asuransi seperti juga manusia tidaklah serupa bentuknya, tetapi seperti orang. Semua polis asuransi itu mempunyai persamaan aanatomi. Pada bagian-bagian yang mudah dipahami adalah deklarasi, persertujuan pertanggungan, pengecualian dan syarat-syarat (conditional).

      Dalam perasuransian polis pertanggungan dapat dibagi dalam beberapa bagian yaitu :

1.   Deklarasi

Deklarasi memuat uraian tentang apa yang diasuransikan, orang yang ditanggung premi yang harus dibayar, periode yang dicakup, batas-batas polis atau jumlah asuransi, dan setiap jaminan atau janji yang dibuat oleh pihak yang ditanggung mengenai sifat dan kontrol terhadap bahaya.

2.   Persertujuan pertanggungan

Persertujuan pertanggungan dalam penutupan asuransi itu, kadang-kadang dalam persetujuan pertanggungan ini dirumuskan dalam arti istilah-istilah penting yang dipakai dalam kontrak itu.

3.   Pengecualian

Perusahaan asuransi yang dapat mengubah persertujuan pertanggungan yang luas dan umum karena satu dan lain sebab, pengecualian itu perlu untuk :

A.   Memudahkan pengelolaan bahaya fisik dan moral

B.   Meniadakan penutupan berganda yang telah dimuat dalam polis lain.

C.   Meniadakan penutupan yang walaupun penting bagi sebagian pihak yang ditanggung, tetapi tidak dbutuhkan oleh pembeli polis tertentu.

D.   Meniadakan bencana yang tidak dapat ditanggung.

E.   Meniadakan penutupan tertentu yang tidak mampu ditanggung oleh perusahaan asuransi itu atau yang memerlukan pertanggungan dan premi khusus.

F.    Pengecualian ini membuat harga penutupan dapat berada pada tingkat yang wajar. 

4.   Syarat-syarat (Conditions)

Aturan-aturan dasar mengenai transaksi asuransi ini dicantumkan dalam syarat-syarat (conditions). Disini ditentukan tanggung jawab penanggung atas kerugian-kerugian atas pihak ditanggung dan pihak penanggung (perusahaan asuransi). Syarat-syarat yang bisa dijumpai dalam polis asuransi adalah yang menyangkut tugas-tugas dan kewajiban-kewajiban pihak yang ditanggung sesudah terjadinya suatu kegiatan, batas waktu untuk sesudah terjadi klaim, atas waktu pengajuan tuntutan terbatas pada perusahaan asuransi, penerbitan polis, penugasan, pembatalan, penyembuyian dan penipuan, serta penyelesaian yang dipilih.

      Pengertian klaim adalah merupakan suatu tuntutan resiko yang harus dipenuhi oleh penanggung (pihak asuransi) berkaitan dengan pertanggungan dalam polis yang telah disepakati oleh kedua belah pihak dalam kontrak asuransi. Sedangkan tujuan dari klaim adalah memberikan kepuasan kepada pelanggan (pemegang polis) melalui pelayanan yang cepat, tepat, dan benar terhadap suatu resiko yang berkaitan dengan pertanggungan yang telah diatur dalam polis yang dimiliki oleh tertanggung.

      Dengan melihat uraian pengertian dan tujuan klaim tersebut maka perusahaa asuransi sebagai penanggung tentu saja harus membayar kerugian-kerugian (klaim) kepada pemegang polis (nasabah) apabila nantinya terjadi suatu kecelakaan atau musibah yang tidak diketahui datangnya (diinginkan) dengan segera dan layak sesuai penetapan sistem pembayaran klaim.

      Klaim syah sesuai peraturan dengan persetujuan ditentuan tidak boleh dikurangi pembayarannya (under paid) atau dipotong oleh pihak asuransi. Apabila perusahaan asuransi dalam membayar klaim kepada pemegang pemegang polis (tertanggung) megurangi/ menggerogoti klaim-klaim yang syah akan dibayarkan, dengan pasti dpat menimbulkan reputasi yang jelek serta dengan sendirnya perusahaan asuransi tersebut akan segera kehilangan kepercayaan dimata masyarakat pada umumnya dan pelanggan (Nasabah) pada khususnya.

      Masalah klaim disini dibutuhkan pernan perusahaan asuransi dan diminta untuk lebih mempercepat dan mempernudah penyelesaian klaim yang diajukan masyarakat, sehingga kepercayaan masyarakat terhadap asuransi semakin meningkat. Dan dalam mendukung usaha pencapaian sasaran perusahaan terebut adalah dengan jalan :

1.    Mengkomunikasikan segala bentuk pelayanan kepada pelanggan (pemegang polis secara sopan, adil dan bijaksana.

2.    Memenuhi janji yang disebutkan di dalam polis secara cepat, tepat, dan menghindarkan kemunmgkinan klaim yang tidak benar.

3.    Menampung dan menangani keluhana-keluhan pelanggan dan memberikan solusi yang benar, cepat dan tepat.

Perusahaan asuransi dalam menetapkan harga asuransi disebut rate marketing yang berarti perusahaan asuransi untukl menghitung kontribusi setiap pemegang polis yang telah mendatangani kontrak perjanjian terhadap jatuh tempo dan besarnya pertanggungan.

Premi merupakan harga atau uang yang harus dibayar seseorang (pemegang polis) untuk asuransinya setelah terjadi kesepakatamn kedua belah pihak. Dalam hal ini seseorang pemegang polis dalam membayar premi asuransi itu berbeda-beda tergantung jenis produk asuransi yangdiambil. Kadang-kadang pemegang polis dalam membayar premi dapat dilakukan dengan jalan per bulan, triwulan, enam bula atau per tahun sesuai dengan kemampuan nasabah yang tertuang dalam kontrak perjanjian.                

      Premi asuransi yang telah dihimpun oleh perusahaan asuransi itu dapat dijadikan tabungan dan perlindungan untuk menjamin hari tua, apabila nantinya terjadi kecelakaan dan musibah. Sebagai pemohon asuransi akan dibebani premi yang lebih tinggi dan berbeda-beda berdasarkan kondisi fisiknya yang jelek. Disini perusahaan asuransi mempekerjakan aktualisasinya sendiri dan membuat preminya sendiri. Aktualisasi adalah ahli matematika asuransi jiwa yang bertugas untuk menghitung premi setiap pemegang polis yang menjadi anggota.

E.  Standar Pembayaran Klaim

      Untuk meningkatkan kesadaran masyarakat perlu diciptakan kebutuhannya terhadap asuransi. Selain itu perusahaan asuransi perlu dikelola secara profesional dengan tenaga yang handal dan yang lebih penting lagi, perusahaan asuransi harus mampu membuktikan kemudahan dan penyelesaian klaim yang cepat. Sehingga masyarakat dapat merasakan manfaat justru pada saat dibutuhan. Adapun stnadar pembayaran klaim yang berlaku secara umum di Indonesia terhadap para pemegang polis antara    lain :  

a.    Memeriksa penutupan asuransi

Hal ini dimaksudkan apabila pemberitahuan kerugian telah diterima oleh agen atay kantor pusat maupun kantor cabang pada perusahaan asuransi, maka dilakukan inspeksi terhadap fakta-fakta untuk menghasilkan apakah perusahaan asuransi perlu meng-follow up-nya (mengambil tindakan lebih lanjut).

b.    Menyelidiki klaim

Pengiriman formulir bukti kerugian yang diderita oleh perusahaan asuransi kepada claimant, belum berarti bahwa penanggung telah mengakui kewajibannya (liability). Ini berarti bahwa dalam penyelidikan fakta-fakta yang diserahkan oleh tertanggung dalam pemberitahuan kerugian tidak dijumpai sesuatu faktor yang jelas-jelas mendiskualifikasikan klaim itu.

Penyelidikan klaim ini meliputi :

a.  Memastikan bahwa memang ada suatu kerugian.

b.    Menentukan secara pasti, bahwa benar tertanggung ahli waris yang syah mengajukan klaimnya.

c.    Menentukan jumlah kerugian.    

c.   Menyiapkan bukti kerugian

Stelah dilakukan pemeriksaan penutupan asuransi dan penyelidikan klaim tidak terjadi hal-hal yang membatalkan klaim tertanggung maka disiapkan dokumen terakhir yang disebut bukti kerugian yang biasanya dibuat oleh adjuster untuk tertanggung.

      PT. Asuransi  dalam mengatasi atau kemungkinan penangngulangan resiko kerugian yang akan terjadi pada tertanggung (pemegang polis) menggunakan sistem pembayaran klaim yang telah ditentukan oleh Undang-Undang Perasuransian dan Manajemen Asuransi yang berlaku di Indonesia. Dan kita telah mengetahui pengertian dari sistem itu sendiri sebagai suatu susunan atau tatanan secara teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling bergantung dari prosedur-prosedur yang berhubungan dan saling melengkapi sehingga memudahkan pelaksanaan pekerjaan.

      Sementara sisem pembayaran klaim pada PT Asuransi  adalah :

B.   Kantor pemasaran Distrik (KPD), hal-hal yang dilakukan antara lain :

a.    Menerilan lporan dari ahli waris

b.    KPD bersama aparatnya melakukan kunjungan ke rumah rekening keluarga yang berduka (mayat)

c.    Mencatat tanggal penerimaan berkas pengajuan klaim (baik meninggal dunia akibat sakit maupun kecelakaan) ke dalam buku agenda.

d.    Mencetak duplikat kartu premi, memeriksa saldo pinjaman dan bunga. Jika ada counter dengan dokumen yang ada pada ahli waris.

e.    Memeriksa kelengkapan dokumen, sesuai dengan formulir yang telah disiapkan dan meneruskan ke cabang maksimun 3 hari sejak berkas diterima.

f.     Melakukan investigasi apabila diperlukan.     

5.  Kantor pemasaran cabang, hal-hal yang dilakukan antara lain :

1.    Mencatat dan menerima dokumen permohonan pengajuan klaim ke dalam buku agenda.

2.    MMenseksi dokumen meminta saran dari tim klaim cabang.

3.    Melakukanb invetigasi bila diperlukan.

4.    Batas wewenang

5.    Klaim meninggalkan duia biasa s/d batas Rp.5.000.000,- diselesaikan di kantor cabang (sampai terbit SPK) maksimin 2 hari.

6.    Klaim meninggal dunia dini + investigasi klaim diselesikan di cabang maksimun 7 hari yang kemudian di kirim ke kantor pusat. 

C.   Kantor pusat, hal-hal yang dilakukan antara lain :

a.    Menerima dan mencatat dokumen permohonan klaim ke dalam buku agenda kelengkapan dokumen.

b.    Seleksi kelengkapan dokumen

c.    Melakukan investigasi apabila diperlukan.

d.    Klaim tanpa ivestigasi penyelesaian di departemen klaim (sampai terbit SPK) maksimun 3 hari.

e.    Klaim dengan investigasi diselesaikan maksimun 10 hari.

f.     Membuat tanda meninggal dunia (mutasi) pada duplikat kartu premi di master komputer.

      Jadi sistem pembayaran klaim yang dilakukan oleh PT Asuransi  Jaya Distrik Makassar dimulai dari Kantor Pemasaran Distrik ke kantor Cabang sampai pada akhirnya di Kantor Pusat yang menyetujui pembayaran klaim suransi kepada tertanggung (pemegang polis) dan inipun dilihat dari besarnya jumlah klaim (batas kewenangan) yang diberikan kepada kantor cabang dalam pembayaran klaim terhadap tertanggung. 

DAFTAR PUSTAKA

Assauri, S, 2001, Manajemen Pemasaran Suatu Pendekatan Analisis, Edisi Kedua, Balai Penelitian Fakultas  Ekonomi, UGM, Yogyakarta.  

Kotler, P, 2002, Manajemen Pemasaran, Analisis Perencanaan dan Pengendalian, Terjemahan Jaka Wasana, 2000, Edisi kelima, Cetakan Kedua,  Erlangga, Jakarta.

Kaihatu, J, E, 2000, Tata Cara Per Asuransian di Indonesia, Edisi Delapan, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Maulana, A, 2003, Azas - Azas Marketing, Cetakan Ketiga, Edisi Kedua,  Alumni, Bandung.

Sianipar, J.F 1998, Pertanggungan Asuransi Indonesia, Edisi Ke-V Bina Baru, Jakarta.

Simorangkir, 2004, Marketing Praktis, Edisi Kedua, Cetakan Pertama,  Liberty, Yogyakarta.

Swastha,  B, dan  Irawan, 2002,  Manajemen  Pemasaran  Modern, Edisi Kedua,  Cetakan Kedua, Liberty, Yogyakarta.

Cara Meningkatkan Semangat dan Prestasi Kerja

Semangat dan prestasi kerja sebenarnya banyak bergantung pada hubungan antara pengharapan dan realitas. Semakin konkrit lingkungan kerja tempat para pegawai bekerja memberi pengharapan akan adanya peningkatan diri pegawai maka semangat dan kegairahan kerja tersebut diharapkan akan semakin meningkat. Sebaliknya,semakin tidak jelas lingkungan kerja dalam memberi penghargaan akan adanya peningkatan diri pegawai, maka semangat dan kegairahan tanpa melalui kompromi akan merosot, walaupun kurang diduga oleh manajemen sebelumnya.

      Pada dekade sekarang ini, hampir setiap manajemen telah memberikan perhatian yang serius terhadap semangat dan kegairahan kerja guna meningkatkannya (M. Manullang, Dasar-Dasar Manajemen, 2002 : 112). Secara umum, cara yang biasa yang ditempuh oleh manajemen dalam rangka meningkatkan semangat dan prestasi kerja melalui tindakan sebagai berikut :

a.    Memberikan kompensasi kepada pegawai dalam porsi yang wajar akan tetapi tidak memaksakan kemampuan instansi, misalnya; bonus, gaji dan kesejahteraan.

b.    Menciptakan iklim dan lingkungan kerja yang menggairahkan bagi semua pihak, misalnya tidak boleh ada tindakan pimpinan yang tidak tegas dan harus ada komunikasi antara pimpinan dan bawahan.

c.    Memperhatikan kebutuhan yang berhubungan dengan rohani pegawai misalnya mengundang ceramah agama dari luar.

d.    Perlu saat penyegaran sebagai media pengurangan ketegangan kerja dan memperkokoh rasa setia kawan antara pegawai, maupun manajemen misalnya rekreasi.

e.    Penempatan pegawai pada posisi yang tepat berdasarkan prinsip “the right men in the right place”.

f.     Memperhatikan hari esok para pegawai, misalnya diberikan uang pesangon atau uang pensiun.

      Adapun faktor-faktor yang mendukung peningkatan semangat kerja  pegawai, sebagai  berikut :

1. Rasa tanggung jawab pegawai itu sendiri

2. Memiliki rasa ingin bekerja dengan seikhlas hati

3. Mempunyai dedi kasi yang tinggi

4. Adanya keterampilan dimiliki.

5. Ingin mengetahui sesuatu yang di perusahaan

6. Mempunyai loyalitas dan kerja keras

7. Untuk mengablikasikan antara teori dan praktek.

      Berdasarkan faktor pendukung untuk meningkatkan semangat pegawai, dengan dasar inilah pimpinan pada salah satu instansi perlu memikirkan tunjangan dan konvensasi jika kelak pegawai memang memiliki dari ke tujuh faktor pendukung tersebut. 

            Menurut Hasibuan (1999 : 201) menyatakan bahwa  kalau seorang pegawai nanti ada motivasi kerja jika dijanji bonus atau tunjangan, pegawai semacam ini tidak mempunyai dedi kasi yang tinggi pada instansi dimana ia bekerja.

            Penjelasan di atas bahwa pegawai itu tidak mengharap kan suatu tunjangan  atau konvensasi apabila memang ingin meningkatkan kinerjanya. Jika pada kesempatan yang lain misalnya tidak dijanjikan atau tidak ada tunjangan dan konvensasi berarti pegawai tersebut tidak mempunyai gairah kerja.   

Pengertian Pengembangan Pegawai

     Malayu SP. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, (1998 : 76) menyatakan bahwa pengembangan adalah suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis,  konseptual, dan moral karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan / jabatan melalui pendidikan dan latihan.

       Pendidikan pada dasarnya adalah suatu proses pengembangan sumber daya manusia yang lebih bersifat teoritis dan konseptual yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan teknis pelaksanaan tugas pegawai. Sedangkan latihan merupakan proses pengembangan sumber daya manusia untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu dalam waktu yang relatif singkat.

      T. Hani Handoko, Manajemen Produksi, (1999 : 204) ada 8 jenis tujuan dalam pengembangan sumber daya manusia :

1.   Productivity (Produktifitas personil dan organisasi)

2.   Quality (Kualitas Produk organisasi)

a.    Human Resource Planning (Perencanaan sumber daya manusia)

b.    Morale (Semangat personil dan  iklim organisasi)

c.    Inderecht Compensation (Meningkatkan kompensasi secara tidak langsung)

d.    Health and safety (Kesehatan mental dam fisik)

e.    Obsolescence Prevention (Pencegahan merosotnya personil)

f.     Personil Growth (Pertumbuhan kemampuan personil secara individual)

      Dengan memperhatikan tujuan pengembangan tersebut, maka dapat diambil  kesimpulan  pula manfaat suatu program pengembangan sumber daya manusia adalah :

a.    Produktivitas kerja meningkat

b.    Pengurangan pemborosan

c.    Mengurangi ketidak hadiran dan turn over pegawai

d.    Memperbaiki metode dan sistem kerja

e.    Meningkatkan pelayanan

f.     Mengembangkan moral pegawai

g.    Peningkatan karir pegawai

h.    Konseptual dan kepemimpinan

i.      Memperbaiki komunikasi serta

j.        Meningktkan pengetahuan serbaguna pegawai

    Instansi akan selalu berusaha untuk meningkatkan produktivitas kerja para pegawainya. Selayaknya bila instansi selalu berupaya agar para pegawai memiliki semangat dan gairah kerja yang tinggi. Semangat dan gairah kerja yang tinggi diharapkan pekerjaan diselesaikan dengan baik dan cepat.

      Suatu instansi yang mampu meningkatkan semangat dan gairah kerja pegawainya akan mendapatkan keuntungan. Semangat dan kegairahan serta hasrat kerja menurun berarti instansi akan mengalami kerugian. Dikatakan bahwa semangat dan kegairahan kerja dapat meningkatkan produktifitas. Kondisi  lain tidak begitu berpengaruh terhadap produktifitas seperti pada semua pekerjaan yang dilakukan dengan mesin yang hanya mengikuti suatu program dan tidak banyak melakukan pertimbangan.

      Pengertian semangat dan kegairahan kerja menurut  Alex A. Nitisemito, Manajemen Personalia,  (2001 :180) adalah melakukan pekerjaan secara lebih sehingga dengan demikian pekerjaan akan dapat diharapkan lebih cepat dan lebih baik, sedang  kegairahan kerja adalah kesenangan yang mendalam terhadap pekerjaan yang dilakukan.

      Prestasi kerja adalah nilai yang diperoleh seseorang dari pelaksanaan suatu pekerjaan, yang dapat diukur dengan melihat hasil yang diperoleh dari pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Pengertian Pelayanan

      Istilah pelayanan sering diikuti dengan kata jasa, karena pelayanan lebih bersifat operasional yang umpan baliknya berupa penghasilan, sedangkan jasanya adalah perbuatan atau kinerjanya dari yang memberikan pelayanan.

     Kata pelayanan sudah mencakup unsure atau orang dan tata cara, sehingga pelayanan sebagai suatu bentuk pekerjaan yang diberikan seseorang kepada orang lain yang membutuhkan pelayanan,berarti ada pula unsur prestasi atau hasil yang diperlihatkan.

     Ini sesuai dengan apa yang dikatakan Abdul Rahman, Manajemen Perkantoran Modern, (2000, 19) menyatakan bahwa Pelayanan adalah suatu pekerjaan atau prestasi yang dikorbankan atau dilakukan atau dilakukan untuk memenuhi permintaan kebutuhan-kebutuhan orang lain atau untuk memenuhi permintaan yang ada.

     Pelayanan menurut Abdul Rahaman, Manajemen Perkntoran Modern, (2000: 201) nampak adanya suatu perbuatan aktivitas yang diberikan seseorang kepada orang lain diakibatkan adanya kebutuhan, dimana pemberian aktivitas tersebut mengandung nilai ekonomi sebagai sesuatu yang dikorbankan dengan harapan adanya umpan balik berupa nilai uang sebagai penghasilan.

      Jadi jelas, bahwa pelayanan tergantung pada dua hal,pertama adalah yang memberikan pelayanan, dimana dalam aktivitasnya berupaya menciptakan suatu pekerjaan yang bermamfaat bagi yang membutuhkan nya.Kemudian kedua adalah pihak yang dilayani,dimana dapat merasakan daripada apa yang menjadi kebutuhannya.untuk itu pelayanan mengandung unsur manusia dan tata cara,seperti yang dikemukakan oleh Poerwadarminta, Tata Laksana Kantor,  (2001:213) bahwa ” Pelayanan adalah perihal atau cara melayani”.                                                    

      Pelayanan yang menyangkut masalah pemenuhan kebutuhan,maka biasanya yang memberikan penyediaan sarana,misalnya yang dilakukan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Makassar yang bergerak dibidang jasa pelayanan, salah satunya adalah jasa pelayanan masyarakat, dimana pengguna jasa diberikan suatu tempat atau wadah khusus untuk menyelenggarakan kegiatan kirim mengirim surat, transfer uang dan barang  dengan harapan supaya kegiatan kirim mengirim surat dan barang dapat berjalan lancar.   

      Sementara dalam pelayanan dihubungkan dengan penyelenggaraan pemerintah, peleyanan mempunyai beberapa beberapa bentuk yang menurut Muh.Yunus, Administrasi Modern,  (1998: 187) adalah:

a.    Pelayanan umum (public service)

b.    Pelayanan mengandung nilai (public utility)

c.    Pelayanan untuk menjaga dan meningkatkan pertumbuhan usaha pada  masyarakat.

      Pelayanan umum sifatnya berdasarkan undang–undang atau peraturan dan mau tidak mau harus dilaksanakan,seperi pelayanan KTP dan sertifikat tanah.Kemudian pelayanan yang mengandung nilai kebersamaan antara masyarakat dengan yang menyediakan pelayanan,seperti pelayanan air minum (air bersih), dimana masyarakat ikut bertanggung jawab didalamnya melalui pembayaran iura.sementara pelayanan menjaga dan meningkatkan pertumbuhan usaha masyarakat biasanya pelayanan yang diberikan pemerintah dalam bentuk penyuluhan,sarasehan dan sekaligus memberikan bantuan.

Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern

      Unsur-unsur  pokok pengendalian intern pada perusahaan menurut Sri Kadarisman, Dasar-Dasar Kepegawaian, (2000, 216)  adalah :                                              

1. Struktur organisasi yang dapat memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.Struktur organisasi ini merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit- unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan kegiatan  pokok  perusahaan  pembagian tanggung jawab fungsional ini didasarkan pada prinsip-prinsip, sebagai berikut :

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan  pengharapan       

dari fungsi akuntansi.

b. Suatu  fungsi tidak  boleh diberi  tanggung jawab penuh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang  cukup  terhadap  kekayaan, utang pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi terjadi atau dasar dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur dan pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan demikian sistem otorisasi akan manajemen dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.

3.  Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat yaitu :

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang  dengan pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.

b.  Pemeriksaan mendadak (curprised amlit)

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir satu orang atau satu unit organisasi tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain dalam hal tertentu.

d.  Perputaram jabatan (job rotation)

e. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.                                                      

f.  Pembentukan  unit  organisasi bertugas untuk mengecek efektivitas  unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

g. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya satuan pengawas an intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak (corektur utama)

4.   Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Diantara 4 (empat) unsur pokok pengendalian intern unsur butuh karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang komponen dan jujur untuk pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimun dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Pembagian Pengawasan Intern

      Poerwadarminta, Tata Laksana Kantor, (2001 : 101) pembagian pengawasan intern atau pengendalian intern dibagi menjadi pengawasan administrasi dan pengawasan akuntansi. Pengawasan intern terdiri dari struktur organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan yang berkaitan dengan pengaman aktiva dan dapat dipercayainya catatan financial dan  konsekwensinya  organisasi prosedur dan catatan-catatan itu disusun untuk memberikan jaminan yang cukup dalam arti :

1. Transaksi-transaksi yang dilaksanakan semua dengan pengesahan (otorisasi) manajemen yang umum maupun yang khusus.

2. Transaksi-transaksi dicatat untuk memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang umumnya diterima atau kriteria-kriteria lain yang perlu untuk laporan-laporan dan menunjukkan pertanggung jawaban atas aktiva.

3. Acces (penggunaan) aktiva hanya diperbolehkan bila sasaran dengan torisasi manajemen.

4. Tanggung jawab atas aktiva (menurut catatan dibandingkan dengan aktiva  yang ada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila ada perbedaan-perbedaan.

      Pengawasan administrasi meliputi struktur organisasi dan prosedur-prosedur yang berkaitan dengan proses pengam bilan keputusan yang berhubungan dengan pengesahan (otorisasi) transaksi-transaksi oleh manajemen tersebut merupakan fungsi manajemen yang secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan merupakan titik awal untuk menyusun pengawasan akuntansi atas transaksi-transaksi. Pengawasan administrasi (administ tif comrof) berfungsi untuk mendorong efisiensi, yaitu dengan mendorong dipatuhinya keputusan manajemen. Pengawasan ini disebut feedhac & control.

Tujuan dan Unsur-Unsur Pengawasan Intern

1. Tujuan Pengawasan Intern

      Pada umumnya semua kegiaatan dalam pengawasan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan sebagaimana yang telah direncanakan sebelumnya. Demikian pula halnya dengan tujuan dijalankannya internal control, kalau menurut R. Soemita  Adikoesumah, Ke Sekretariatan dan Administrasi Per Kantoran,  (2000: 121), mengemukakan tujuan internal  control, sebagai berikut ::

a. Membantu manajemen dalam pelaksanaan administrasi pada perusahaan yang efektif dan efisien dalam melaksanakan prosedur untuk menentukan kebijaksanaan kerja organisasi.

b.    Memberi tahukan dan bila perlu membetulkan cara kerjanya agar lebih efektif dan efisien.

c.    Menentukan tingkat kebenaran data akuntansi yang dibuat dan keefektifan prosedur intern.

d.    Menentukan sampai sejauhmana perlindungan, pencatatan, dan pengawasan terhadap kekayaan organisasi yang mungkin dapat menyebabkan kecurian. 

      Untuk mencapai tujuan ini, maka internal control dilakukan pada obyek-obyek yang memungkinkan tercapainya tujuan tersebut, terhadap :

a.  Jumlah  hasil  kerja, yaitu banyaknya (kuantitas) daripada hasil yang telah

     dicapai dalam suatu proses pelaksanaan kegiatan.

b.  Mutu hasil kerja, yaitu tinjauan dari segi kaulitas dari pada hasil yang telah

      dicapai.

c.    Pegawai, dalam bidang ini maka sasarannya adalah untuk mengetahui kesungguhan, kerajinan dan kecakapan kerjanya.

d.    Uang yaitu, dimana obyek ini sangat penting artinya dan yang menjadi sasaran kontrol adalah apakah pemakaian uang itu sah dan telah dilaksanakan secara efisien atau tidak.

e.    Barang pembekalan, obyek ini menyangkut pembelian penggunaan  dan  pemeliharaan  barang-baramnh inventaris,  apakah telah dilakukan dengan baik sesuai dengan  ketentuan atau belum.

f.     Ruang kerja, apakah ruang kerja ini sudah ditata dan dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya atau tidak.

g.    Waktu, dari segi ini maka yang menjadi sasaran pengawasan adalah apakah waktu yang dipergunakan dalam setiap waktu kerja itu untuk kepentingan organisasi atau tidak.

h.    Metode kerja, yang menjadi sasaran dengan obyek ini adalah  apakah metode kerja yang diterapkan oleh pimpinan organisasi telah dilaksanakan oleh aparat operasional dengan tepat atau tidak.

.

2.  Unsur-Unsur Internal Control

      Sri Kadarisman, Dasar-Dasar Kepegawaian, (2000 : 29), pelaksanaan internal control pada dasarnya adalah merupakan suatu sistem daripada pelaksanaan pengawasan secara keseluruhan, dimana berdasarkan rumusan-rumusan tentang internal control dapatlah dikemukakan bahwa unsur-unsur internal control, yang dilaksanakan perusahaan sebagai berikut :

    a.  Rencana organisasi                                                         

    b.  Methode   dan   ketentuan - ketentuan  yang   terkoordinir  untuk  dapat  

          melindungi harta milik perusahaan.

     c.  Personalia.

     d.  Kebiasaan-kebiasaan (praktek) yang sehat.

      Sehubungan dengan tersebut, maka rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal, sebagai berikut :  

a. Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya dengan ekonomis.

b. Meliputi rekening-rekening korang yang dapat diperlukan untuk dapat menggambarkan dengan baik dan teliti harta-harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan pengawasan operasi perusahaan.

c.  Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening.

d.  Membuat rekening-rekening kontrol apabila diperlukan.

Pengertian Pengawasan Intern

      Sebagaimana telah dikemukakan di atas penmgertian control, dalam pembahasan ini akan dikemukakan pengertian internal control. Menurut Sri Kadarisman, Dasar-Dasar Kepegawaian, (2000 : 112), menyatakan bahwa internal control atau pengawasan intern ialah tindakan yang dilakukan oleh manajer untuk mengetahui apakah jalannya pekerjaan hasilnya sesuai  dengan planning atau tidak, jadi fungsi-fungsi “planning to detect a mistake immediate as it accours".

      Apa yang dikontrol ialah rencana-rencana pekerjaan atau pelaksanaan planning. Dalam hal ini kontrol bukan itu sesuatu yang telah dikerjakan saja, tetapi sesuatu yang mungkin terjadi di mana yang akan datang. Dengan demikian, planning kita kembali keputusan-keputusan yang kita ingini, membuat gambaran yang pasti dengan kontrol kita ingin mengetahui sudah sampai dimanakah rencana itu dilaksanakan. Bagaimana foloow up sesuatu keputusan yang telah diambil, kemudian ada kemajuan atau tidak, bila ada kemacetan sampai dimana kemacetan itu dan apa sebabnya, menurut M. Manullang, Dasar-Dasar Manajemen, (2002 : 92), menyatakan bahwa pengawasan intern  berarti kemampuan untuk meneruskan dan memberikan motivasi serta untuk mengetahui apa yang sesungguhnya telah dilakukan dibandingkan, dengan apa yang seharusnya dilakukan. Dengan pengawasan pembuatan standard-standard mengandung untuk pengawasan pengukuran pekerjaan kantor

      Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, maka proses kontrol terdiri dari pada langkah-langkah tertentu yang menjadi dasar bagi semua controlling. Tanpa memperdulikan aktivitas dari pafa beberapa dasar penerapan dalam proses mengenai kontrol intern yang ada di dalam perusahaan itu sendiri.

      Dengan demikian, menurut Soekarno, K, Manajemen Perkantoran Modern,  (2001 : 105), menyatakan bahwa :

       1.  Menentukan standard atau dasar bagi control

       2.  Pengukuran bagi pekerjaan                    

       3. Membandingkan  pekerjaan  dengan  standard,  menentukan  perbedaan jika ada.               

       4. Memperbaiki penyimpangan  dengan bantuan tindakan yang bersifat membetulkan".

      Pada pengertian tersebut di atas, di nyatakan dalam kebiasaan yang sedikit berbeda, controlling, terdiri dari pada bagian, yaitu :

a.      Menentukan apa yang harus dikerjakan atau dapat diharapkan sesungguhnya.

b.      Untuk menentukan hasil dengan harapan-harapan yang mana membawa kepada tercapainya tujuan.

c.      Menyelidiki apa yang akan dikerjakan.

d.      Menguji hasil sudah  sesuai  atau belum,  mana  kemudian menerapkan dalam ukuran-ukuran perbaikan yang akan perlu    ditambah.

      Penggunaan dari pada proses control untuk suatu illustrasi mengenai aktivitas0aktivitas dari bagian pembelanjaan, berita yang disampaikan untuk menjual kepada toko-toko khusus eceran. Pesanan yang sebenarnya memberikan kepastian untuk ini dengan seorang kelak menjual yang menjalankan sebagai aktivitas pekerjaan.

      Pada bagian penjualan mempunyai jatah penjualannya masing-masing. Ini adalah standard yang dapat dibandingkan dengan volume yang sebenarnya dari peranan penjual kepada jatah penjualan masing-masing dapat memberikan ukuran kepada pekerjaan pada bagian. Informasi yang feed back mengenai penyimpangan antara pesanan penjualan menunjukkan dasar untuk tindakan perbaikan yang mana dapat dilihat susunannya bahwa prosedur perintah penjualan digunakan, produk didemonstrasikan dengan baik memperlihatkan harga dan sebagainya, atau pada bagian penjualan diperiksa kembali, atau prosedur penjualan dirobah.

      Haruslah diperhatikan bahwa penggunaan dari pada proses control diperkirakan bahwa pekerjaan planning menjadi lengkap dan jelas. Haruslah sekurang-kurangnya ada sedikit perencanaan (planning) sebelum terjadinya      controlling.

      Usaha-usaha pengawasan benar-benar dapat membantu, bilamana setiap anggota dari suatu organisasi untuk mengetahui tujuan-tujuan yang umum dan mana dicari dan sama sekali berhubungan dengan tujuan yang umum dan erat dari unit pekerjaannya, seksi atau departemen, yang mana tujuan-tujuan adalah satu refleksi dan bagian yang integral dari semua tujuan-tujuan umum organisasi. Apabila seorang pekerjaan, apakah ia kepala bagian atau pengawas, untuk mengetahui apakah yang diharapkan dirinya secara teratur menerima informasi baik untuk ia mengetahui keberhasilannya yang relatif dalam batas yang diharapkan.

Pengertian Pengawasan

      Fungsi seorang pimpinan adalah menjalankan fungsinya sebagai merencanakan, mengontrol, pengorganisasi, aktuating fungsi ini merupakan fungsi setiap manager yang terakhir setelah fungsi-fungsi menyusun tenaga kerja, untuk memberi perintah. Dari kelima fungsi ini sebagai fungsi pimpinan yang berhubungan dengan usaha menyelamatkan untuk jalannya suatu organisasi ke arah pencapaian tujuan yang telah direncanakan.

      Untuk melakukan tugas hanya mungkin dengan baik apa bila seseorang melaksanakan tugas itu mengerti arti tujuan dari tugas yang dilaksanakan. Demikan halnya dengan seorang pimpinan yang melakukan tugas pengawasan, haruslah dengan secara sungguh-sungguh mengerti arti dan tujuan dari pada apa yang akan dilaksanakan dalam pengawasan itu. Oleh karena itulah dalam pembahasan ini perlu dijelaskan pengertian pengawasan agar dapat memberikan arah pada pembahasan untuk selanjutnya. Mengerti arti dari pada pengawasan dengan baik, akan mengefektifkan pengawasan dalam pelaksanaannya.

      Di bawah ini penulis akan mengemukakan beberapa pendapat dari pada ahli tentang pengertian pengawasan atau dengan kata lain istilah kontrol yang dalam hal ini menjelaskan mengenai pengawasan.

      Untuk lebih jelasnya pengertian pengawasan dijelaskan  oleh Panglaykim dan Hazil, Bunga Rampai Manajemen, (1999: 123) menyatakan bahwa Control/ pengawasan  tidak  berarti  mengontrol  saja, melainkan ia  dapat meliputi  beberapa juga  aspek  penelitian; apakah yang telah dicapai itu sesuai dan sejalan dengan tujuan yang telah diteditetapkan lengkap dengan rencana, kebijaksanaannya program dan lain-lain sebagainya dari pada management.

      Sedangkan M. Manullah, Dasar-Dasar Manajemen, (2002: 87), memberikan batasan pengertian sebagai berikut, internal control sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang mudah dilaksanakan menilai dan mengoreksi kita bila  perlu membuat supaya pelaksanaan pekerjaan sesuatu sesuai dengan rencana semula.

      Selanjutnya G.R. Terry, Azas-Azas Management, (2003 : 134) yang di jelaskan mengenai pengertian pengawasan (terjemahan), menyatakan bahwa controling dapat didefinisikan sebagai proses yang memetingkan apa yang dilakukan, yaitu standar apakah yang  sedang dilakukan, yaitu pekerjaan; menilai  pekerjaan itu dan jika perlu menggunakan ukuran-ukuran perbaikan oleh sebab itu pekerjaan yang  berlangsung sesuai dengan renca­na, yaitu sesuai dengan standar.

      Controlling  bersifat kelanjutan bagi keempat fungsi dasar dari pada management. Bantuannya untuk memberikan  jaminan bahwa apa yang ingin dilakukan adalah dijalankan dan untuk itu berbagai usaha dipertahankan di dalam memperbaiki hubungan mereka sebab itu koordinasi yang cukup dicapai. Dapatlah dikatakan bahwa tidak ada controllimg tampa adanya rencana terlebih dahulu, organizing dan  actuating.

      Titik berat dari pada kebutuhan menurut kenyataannya bahwa kontrol/ pengawasan mempunyai hubungan erat dengan fungsi-fungsi dasar yang lain dari pada management. Rencana  yang baik meliputi pertimbangan untuk menjalankan fungsi-fungsi mengenai control. Begitu juga, untuk organizing dan actuating diusahakan pengangkatan yang baik, dengan mengingat pertimbangan kontrol. Dengan jalan fungsi-fungsi actuating yang dibuat kurang sulit dan lebih efektif dan efisien dalam penggunaannya.

      Control/ pengawasan termasuk kebijaksanaan yang aktif dari pada suatu usaha untuk menjaga dari dalam bantuannya bagian dari tugas ini untuk menyelidiki apakah yang akan dilakukan dan merumuskan satu keputusan mengenai pekerjaan. Tetapi campur tangan, bilamana perlu menempatkan kembali aktivitas itu pada tempatnya juga termasuk arti dari pada control/ pengawasan.

      Sering tindakan perbaikan terdiri dari pada membuka jalan seperti menghilangkan hambatan-hambatan yang akan dialami, menjelaskan kewajiban-kewajiban atau memberikan tambahan-tambahan alat-alat fisik atau keuangan agar supaya usaha-usaha yang dijalankan itu dapat dilanjutkan dengan efektif. 

      Pengawasan bukanlah berarti bahwa mengawasi semata-mata, tapi juga mengarahkan, membimbing dan mendidik para bawahan yang dipimpinnya agar supaya wewenang yang dilimpahkan padanya tidak disalagunakan wewenang dan  tanggung jawan yang diberikan.