Metode Pengendalian Persediaan

Biaya-biaya persediaan yang dikeluarkan sehubungan dengan pengadaan persediaan untuk memenuhi permintaan konsumen sesuai dengan pesanan menurut Chase Aquilano dalam bukunya Management Production, (2000: 314) membagi dalam beberapa bagian, yaitu :

1.  Holding costs (carrying costs) atau biaya penyimpanan yaitu biaya-biaya yang timbul sehubungan dengan adanya penyimpanan persediaan. Besarnya biaya ini berubah-ubah adakalanya berubah-ubah disebabkan kegiatan pada perusahaan yang dapat disesuaikan dengan besar kecilnya persediaan yang disimpan.

      Penentuan besarnya biaya ini didasarkan kepada presentase nilai rupiah dari persediaan, yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya perdagangan (biaya sewa gudang atau biaya penyimpanan), biaya fasilitas pergudangan, biaya pemeliharaan (manitenance), biaya asuransi kerugian atas pencurian, biaya pemeliharaan, biaya asuransi, biaya penyusutan serta biaya pajak yang dianggap pengeluaran.

2.   Production changer cost (setup costs), yaitu biaya-biaya yang timbul karena terjadinya penambahan, pengurangan fasilitas produksi sebagai akibat persediaan yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan produksi dan penjualan pada suatu saat yang termasuk dalam production change costs seperti biaya lembur, biaya pemberhentian, biaya pelatihan/training serta biaya pengangguran. Umumnya biaya-biaya pengadaan persediaan ini sulit ditentukan jumlahnya untuk satu periode produksi sehingga dimasukkan ke dalam setup costs.

3.   Ordering costs, yaitu biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan adanya pemesanan bahan baku hingga sampai ke dalam gudang perusahaan. Biaya ini besarnya tergantung pada frekuensi pemesanan, yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya administrasi, biaya pembelian dan pemesanan biaya pengangkutan dan bongkar muat biaya penerimaan serta biaya pemeriksaan.

4.   Shortage costs, yaitu biaya yang dikeluarkan sebagai akibat dari jumlah persediaan yang lebih kecil dibandingkan dengan jumlah kebutuhan untuk proses produksi sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Dalam keadaan demikian akan melakukan pemesanan mendadak yang mengandung banyak resiko seperti kerusakan bahan sehingga harus dikirim kembali enggan mengeluarkan biaya tambahan.

      Kebijaksanaan permintaan pengadaan bahan baku material merupakan bagian dari kepentingan beberapa manager dalam suatu perusahaan. Manajemen investasi atau persediaan tidak hanya berhubungan dengan manager pembelian melainkan juga berhubungan dengan manager keuangan

      Manager pembelian cenderung untuk berorientasi pada pembelian dalam jumlah yang besar untuk memperoleh discount atau potongan dari supplier. Begitu pula manager produksi ingin mempertahankan jumlah persediaan yang besar untuk menjamin kelancaran proses produksi. Sedangkan manager financial, mempertahankan pembelian dalam jumlah yang kecil demi efisiensi penggunaan dana.

      Untuk lebih jelasnya pengertian Economic Order Quantity oleh Sofyan Assauri, dalam bukunya Management Production, (1998: 176) menyatakan bahwa dalam menentukan kebutuhan untuk menghasilkan sejumlah barang jadi yang direncanakan untuk suatu periode tertentu.

      Pengendalian bahan baku merupakan bagian dari pada kepentingan beberapa manager dalam suatu perusahaan. Hal ini penting untuk menjaga agar tidak terjadi kekurangan bahan baku yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena dapat memenuhi para langganan atau konsumen.

      Demikian pada terlalu banyaknya persediaan walaupun hal ini mempunyai kebaikan terhadap kelancaran proses produksi, akan tetapi menimbulkan biaya penyimpanan yang terlalu besar dan dapat menimbulkan kerugian karena kemungkinan kerusakan persediaan yang berlebihan tersebut.

      Aktiva keseluruhan dan kekurangan inilah diperlukan yaitu tersedianya jumlah persediaan yang ekonomis. Hal ini dapat terlaksanan bila dalam melakukan sistem pemesanan yang ekonomis disebut “Economic Order Quantity”, dalam menghitung economic order quantity ini dipertimbangkan 2 (dua) jenis biaya yang bersifat variabel, yaitu :

1.  Biaya pemesanan, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan baku. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pemesanan. Semakin tinggi frekuensi pemesanan semakin tinggi pula biayanya, sebaliknya biaya ini berbanding terbalik dengan jumlah/kuantitas setiap kali pesanan berarti akan semakin rendah tingkat frekuensi pemesanan.

2. Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan penyimpanan bahan baku yang telah dibeli. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan jumlah bahan baku yang dipesan. Makin besar bahan baku yang dipesan akan semakin besar pula biaya penyimpanannya dengan biaya pemesanan.