Bagaimana Komunikasi dan Akuntabilitas Dapat Dicapai

Hubungan antara laporan tahunan, corporate accountability, corporate communication dan corporate governance relatif erat. Setiap bagian dari kempat hal tersebut dapat saling mempengaruhi dan mendukung pencapaian satu sama lainnya. Laporan tahunan memberikan informasi kepada para pemegang saham untuk mendukung perusahaan dalam menunaikan akuntabilitas. Dengan laporan tahunan, akan memudahkan perusahaan untuk meneruskan informasi kepada para pemegang saham dan kelompok eksternal lainnya tentang posisi dan situasi keuangan perusahaan. Untuk mencapai akuntanbilitas, perusahaan perlu mempunyai saluran komunikasi yang baik dengan kelompok eksternal yang terkait terutama para pemegang saham.

          Membangun komunikasi yang kokoh dan kuat antara manajemen, board of directors dan kelompok eksternal tidaklah semudah yang dibayangkan. Board of directors sebagai pemimpin harus mempunyai initiatif untuk mengembangkan saluran komunikasi antara manajemen dan para pemegang saham. Board of directors seharusnya menetapkan kebijakan perusahaan yang menciptakan situasi yang nyaman antara 2 pihak untuk berkomunikasi. Perlunya untuk menetapkan kebijakan perusahaan juga tertulis dalam laporan corporate governance.  Board of directors harus mempertahankan kebijakan komunikasi yang efektif sehingga mampu membuat komunikasi efektif antara board of directors dan manajemen kepada para pemegang saham, stakeholders, dan publik secara umum (The committee on the financial aspects of corporate governance & Gee and Co. Ltd., 1996). Dengan kebijakan, kerjasama antara manajemen dan board of directors dalam membangun komunikasi dapat di raih. Kolaborasi antara manajemen dan board of directors dapat membuat informasi dalam laporan tahunan lebih akurat karena informasi di kumpulkan dan dibuat oleh dua sisi perusahaan. Kualitas informasi dan komunikasi dapat ditingkatkan dengan kolaborasi. Board of directors dapat menjelaskan dan membuat interpretasi laporan tahunan secara jelas kepada para pemegang saham, stakeholders dan publik.

Peningkatan saluran komunikasi seharusnya dikembangkan oleh board of directors dan pihak-pihak eksternal seharusnya membuat usaha dan proposal yang sama kepada board of directors untuk tujuan tersebut. Board of directors seharusnya memberikan informasi dalam interval waktu yang lebih banyak tentang perkembangan perusahaan. Informasi seharusnya tidak hanya sekedar orientasi historis atau finansial tetapi harus juga meliputi kinerja kuantitatif seperti situasi pasar, kompetitor terbesar, produk dan jasa serta faktor kinerja lainnya.

Pada saat bersamaan, diketahui dengan baik bahwa corporate accountability dapat ditingkatkan dengan komunikasi yang baik. Dengan demikian, akuntabilitas tanggung jawab perusahaan atas operasi dapat terlaksana. Selanjutnya,  akuntabilitas dengan informasi yang penuh dapat diberikan secara lengkap dan beralasan. Akan tetapi, hal tersebut harus diikuti oleh kerjasama yang seharusnya terjadi antara board of directors dan pengguna-pengguna eksternal termasuk para pemegang saham, stakeholders dan publik. Komunikasi harus dilakukan dalam bahasa yang sama sehingga dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Dengan bahasa yang sama, pemahaman akan laporan dan proses pelaporan akan menjadi lebih mudah diimplementasikan. Kerelaan setiap pihak untuk belajar dan mencoba untuk berkomunikasi juga merupakan hal yang penting karena komunikasi tidak akan pernah terjadi jika setiap pihak tidak mau untuk mengadakan usaha untuk berkomunikasi.

Setelah mendapatkan pemahaman dan pengertian dari dewan direksi maka kelompok eksternal terutama para pemegang saham dapat mengemukakan pertanyaan tentang laporan tahunan tersebut dan memberikan respon akan hal tersebut. Kemauan dari kelompok eksternal untuk berkomunikasi dengan perusahaan membantu membangun saluran komunikasi yang baik antara mereka. Adanya pemahaman yang sama akan pentingnya alat komunikasi mempunyai derajat penting yang sama dengan kerelaan dan kemauan antara dua belah pihak untuk berkomunikasi. Selain itu, laporan tahunan dalam bentuk yang umum dan standar juga penting dilaksanakan untuk menghindari ada kesalahan interpretasi laporan tahunan. Jika para pemegang saham mempunyai pemahamam secara penuh dan dapat memanfaatkan informasi dari komunikasi dengan perusahaan maka berarti akuntabilitas dapat dicapai dan diberikan. Oleh karena itu, kelompok eksternal (termasuk para pemegang saham, stakeholders  dan publik), dan board of directors mempunyai kontribusi akan terciptanya hubungan yang baik di antara mereka (The committee on the financial aspects of corporate governance & Gee and Co. Ltd., 1996). Untuk membuat hubungan tetap terjaga, penting bagi perusahaan untuk membuka saluran komunikasi dengan para pemegang saham. Pada periode antara laporan tahunan saat ini dan pada tahun mendatang diharapkan komunikasi yang terbuka dapat dipertahankan seiring dengan perkembangan perusahaan. Dengan komunikasi terbuka, kejujuran komunikasi dan informasi dari laporan tahunan dapat ternilai akuntabel karena kelompok eksternal termasuk para pemegang saham akan terus dapat mengikuti perkembangan perusahaan dalam mencapai misinya. Dengan demikian, tingkat kejujuran perusahaan terhadap para pemegang saham dapat diwujudkan dengan keterbukaan dan meminimalkan kemungkinan insider trading (The committee on the financial aspects of corporate governance & Gee and Co. Ltd., 1996).

Pada umumnya, para pemegang saham dan board of directors akan mempunyai rapat umum untuk mendiskusikan bentuk dari laporan tahunan. Dalam rapat umum, board of directors akan menjelaskan secara ringkas poin-poin kesimpulan tentang tindakan-tindakan yang tercermin dalam laporan tahunan yang berhubungan dengan kinerja perusahaan. Dengan demikian, board of directors dapat memberikan akuntabilitas kepada para pemegang sahama pada waktu yang sesuai. Dilain pihak, setelah mendapatkan informasi dari laporan tahunan, para pemegang saham mempunyai peluang untuk berkomunikasi secara lansung dengan board of directors sebagai stewards. Pada rapat ini, para pemegang saham juga dapat bertanya tentang informasi laporan tahunan dan memberikan komentar akan pencapaian perusahaan. Akan tetapi, kenyataannya banyak rapat umum tahunan dilewatkan peluangnya oleh para pemegang saham karena para pemegang saham tidak mau melakukan hal tersebut pada beberapa kasus dan board of directors tidak mendorong mereka untuk melakukannya (The committee on the financial aspects of corporate governance & Gee and Co. Ltd., 1996).

Selanjutnya, board of directors seharusnya memberikan pertimbangan lebih mendalam terhadap resiko baik operasional dan finansial serta kontrol terhadap perusahaan. Keterbukaan akan laporan tahunan juga diperlukan dalam hal ini. Tranparansi laporan tahunan dan informasi dapat menghindari board of directors dari kemungkinan misinterpretasi dan kesalahpahaman terlebih lagi karena adanya  kekuasaan yang telah oleh para pemegang saham dan stakeholders kepada dewan direksi. Kelompok-kelompok eksternal meminta keterbukaan untuk mengetahui perkembangan perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Para pemegang saham dan stakeholders akan senang untuk melihat tambahan dan keterbukaan dalam laporan tahunan untuk menganalisa pembuatan keputusan mereka (Anderson and Epstein, 1995). Oleh karena itu, penting bagi kedua pihak baik kelompok eksternal yaitu para pemegang saham dan stakeholders, serta board of directors untuk mempertimbangkan bagaimana meningkatkan efektivitas komunikasi dan rapat umum. Dengan demikian, pertimbangan yang meningkat dari para pemegang saham, stakeholders, dan board of directors memberikan hasil berupa peningkatan corporate accountability kepada para pemegang saham dan stakeholders (The committee on the financial aspects of corporate governance & Gee and Co. Ltd., 1996).