Pengertian Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan mengandung beberapa istilah yang perlu diketahui mengenai pengertian persediaan yang telah diuraikan pada penjelasan sebelumnya. Selanjutnya akan diuraikan mengenai pengertian sistem, pengendalian dan pengendalian persediaan.

a.   Pengertian Sistem

Berikut ini akan dikutip beberapa pendapat ahli mengenai pengertian sistem menurut H.A. Harding, dalam bukunya Productiin Management, (1999: 26) sistem adalah sekumpulan bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain yang bersama-sama beraksi menurut pola tertentu terhadap masukan dengan tujuan untuk menghasilkan pola keikhlasan.

b.   Pengertian Pengendalian

Menurut Sofyan Assauri, Management Production, (1998: 159) dalam hal ini pengawasan adalah kegiatan pemeriksaan dan dasar pengendalian atas kegiatan yang telah dan sedang dilakukan agar kegiatan dapat disesuailan apa yang diharapkan atau direncanakan.

Dari pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian adalah suatu tehnik dan untuk mengatur pemeriksaan, pengawasan dan tindakan pencegahan serta memperhatikan pelaksanaan kegiatan kerja untuk kemudian disesuaikan dengan rencana realisasi pelaksanaan kerja. jadi pengendalian berfungsi untuk mencegah mengurangi kemungkinan timbulnya penyimpangan dari apa yang telah direncanakan.

c.   Pengertian Pengendalian Persediaan

Untuk dapat mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimun dapat memenuhi kebutuhan bahan baku dalam jumlah yang cukup, mutu dan pada waktu yang cepat serta jumlah biaya rendah seperti g diharapkan diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan.

      Pengertian  pengendalian  persediaan  menurut  Sofyan  Asssauri, dalam bukunya,  Manajemen   Produksi, (  1998 : 229  )    menyatakan    bahwa pengawasan persediaan merupakan salah satu kegiatan dan urutan kegiatan-kegiatan yang berkaitan erat satu sama lain dari seluruh operasi produksi perusahaan tersebut sesuatu dengan apa yang telah direncanakan terlebih dahulu baik waktu, jumlah, kualitas maupun biayanya.

      Untuk dapat mencapai persediaan yang optimun, harus memenuhi beberapa syarat pengendalian persediaan, syarat-syarat tersedianya persediaan yang optimun menurut Sofyan Assauri. Dalam bukunya Management Production, (1998: 229), sebagai berikut :

     1.  Terdapatnya  gudang  yang  cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat/barang yang tetap dan identifikasi bahan/barang tertentu.

  2.  Sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya terutama penjaga gudang.

  3.   Suatu  sistem  pencatatan  dan  pemeriksaan  atas  penerimaan barang.

  4.   Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan/barang.

  5.  Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan dibagikan atau dikeluarkan dari yang tersedia di dalam gudang.

 6. Pemeriksaan fisik bahan/barang yang ada dalam persediaan secara langsung.

4     Perencanaan untuk menggunakan barang-barang yang lebih dikeluarkan, barang-barang yang telah lama dalam gudang dan barang-barang yang sudah usang dari keunggulan zaman.

5     Pengecekan  untuk  manajemen dapat efektifitasnya kegiatan rutin.

      Persediaan atau inventory merupakan bagian dan aktiva perusahaan yang membutuhkan investasi yang cukup besar dan merupakan salah satu elemen utama dari modal kerja yang selalu berputar. Oleh karena itu pihak manajemen dituntut untuk mengelola secara wajar mengenai bagian dari aktiva tersebut.

      Persediaan optimun merupakan batas jumlah persediaan yang ekonomis yang sebaiknya dapat diadakan oleh perusahaan. Batas persediaan optimun ini kadang-kadang tidak didasarkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi kegiatan perusahaan, melainkan atas dasar kemampuan perusahaan terutama kemampuan keuangan serta kemampuan gudang yang dimiliki perusahaan sehingga sering diadakan jumlah yang besar. Keadaan seperti ini tidak ekonomis sehingga merugikan perusahaan karena akan terjadi penumpukan beban dan biaya penyimpanan atas biaya pemeliharaan menjadi besar.

      Untuk mencapai persediaan optimun, hal tertentu tidak terlepas dari besar kecilnya biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan investasi yang ditanamkan dalam persediaan bahan/barang.

      Pada semua situasi ada suatu “tenggang waktu” antara menempatkan pesanan untuk penggantian persediaan dan penerimaan dari pada barang yang masuk ke dalam persediaan. Oleh Sofyan Assauri, Management Production, (1998: 25) tenggang waktu ini biasanya disebut dengan delivery lead time. Setelah mengadakan pesanan untuk penggantian, pemenuhan pesanan dari langganan harus dapat dipenuhi persediaan yang ada. Permintaan dari langganan biasanya berfluktuasi dan tidak dapat diramalkan dengan tepat.

      Maka dengan sendirinya akan ada resiko yang tidak dapat dihindari bahwa persediaan yang ada akan habis sama sekali sebelum penggantian datang sehingga pelayanan kepada langganan tidak dapat dipenuhi dengan baik. Karena itu tingkat pelayanan ini harus dipertahankan dengan menciptakan suatu safety stock yang akan menampung setiap penyimpanan selama lead time.

      Menurut Sofyan Assauri, Management Production,(1998: 114) dalam hubungan dengan persediaan pengamanan, yang dimaksud dengan persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock-out).

      Berdasarkan pengertian persediaan pengaman, maka sehubungan dengan kebijaksanaan pengendalian persediaan bahan mentah yang dilakukan oleh PT Katingan Timber Company Makassa, maka persediaan pengaman (safety stock) ini perlu diperhatikan oleh karena :

1       Kemungkinan terjadinya kekurangan bahan mentah, karena pemakaian yang lebih besar dari perkiraan semula.

2       Keterlambatan dalam penerimaan bahan mentah yang dipesan