Bagi perusahaan perdagangan R. Soemita
Adikusumah (2001 : 177) mengemukakan bahwa penjualan merupakan kegiatan utama,
oleh karena itu, sistem pengumpulan biaya produksi yang diterapkan oleh
perusahaan ditetapkan sedemikian rupa sehingga dapat terperinci, sebagai
berikut :
1.
Semua biaya-biaya
selama dalam proses
produksi harus teliti dan
dikumpulan untuk dilakukan pencatatan.
2.
Semua pengeluaran
biaya-biaya harus selama proses produksi dianggap sebagai termasuk keperluan
lain harus diperiksa sedemikian rupa sehingga kemungkinan pemboson biaya
produksi dikurangi sampai semimimun mungkin.
3.
Pencatatan dan
pengelompokan harus diklasifikasikan biaya, agar kelak perhitungan dalam proses
produksi dapat diketahui melalui pembukuan dengan tepat.
4.
Biaya administrasi
dan penjualan masih termasuk biaya produksi.
5. Dengan meminimumkan biaya dalam proses produksi agar
harga pokok penjualan seminimum, sehingga penjualan barang hasil produksi dapat
bersaing.
6. Pengendalian biaya yang sesuai
dengan tujuan harus dilakukan terhadap unsur-unsur biaya, sehingga biaya yang
telah dianggarkan digunakan eefisien mungkin, karena efisien yang dapat
meningkatkan keuntungan.
Untuk mencapai pengumpulan biaya produksi maka
perlu organisasi yang baik didalam sistem pengumpulan biaya produksi barang
agar terdapat pengendalian intern yang baik dalam proses produksi sebaiknya
diadakan pemisahan fungsi antara lain :
1. Bagian pesanan
Pelaksanaan bahan baku
bagi perusahaan kecil dipegang satu
orang saja, sedangkan bagi perusahaan besar dipegang oleh satu bagian produksi
yang melibatkan beberapa personal fungsi dari bagian adalah :
a.
Mengawasi semua pesanan yang diterima
b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan dan melengkapi yang
masih kurang.
c. Jika pesanan barang, harus
diminta persetujuan dari bagian gudang.
d. Menentukan tanggal pengiriman, membuat surat perintah pengiriman serta
tembusan-tembusannya.
e. Membuat catatan pesanan yang
dikirim dan pesanan yang
sudah diperhitungkan.
f. Melakukan hubungan dengan
pembelian, apakah barang yang diterima sudah cocok dengan pesanan masih ada
yang perlu dikemukakan.
2. Bagian gudang
Bagian gudang ini kredit berarti
melibatkan bagian pesanan di mana setiap pengiriman barang yang dijual dengan
pesanan harus mendapat persetujuan dari bagian gudang membuat catatan atau
kartu piutang setiap langganan tentang
identitas pembeli, jumlah order dan jangka waktu pembayaran. Faktur penjualan
yang dibuat oleh bagian pesanan dan surat perintah pengiriman atau di kirim ke
bagian pesanan untuk mendapat persetujuan atau penolakan dan surat perintah
pengiriman. Jika ada persetujuan maka faktur penjualan dan surat perintah
pengiriman diberikan kepada bagian pengiriman, kemudian barang tersebut di kirim kepada yang bersangkutan.
3.
Pengklasifikasian biaya-biaya
Bagian pengumpulan biaya bertugas
sebagai berikut :
a. Mencatat sejumlah pengeluaran
yang biasanya harus dilengkapi dengan data, pos-pos pengeluaran, misalnya
pembelian barang dan jenis-jenis biaya lainnya.
b. Mencantumkan data biaya
pengiriman dan pihak pertam bahan nilai
yang dibebankan kepada pembeli.
c. Biaya-biaya yang telah dicatat itu dikirim pada bagian-bagian memerlukan
terlebih dahulu diperiksa kebenaran tulisan dan perhitungannya.
Kemudian untuk mengadakan pemisahan
wewenang tersebut di atas tergantung dan besarnya perusahaan dan jumlah pegawai yang ada. Apabila organisasi sudah
memisahkan fungsi-fungsi yang perlu ditetapkan adanya wewenang bahwa iniatif
untuk menjadi barang datangnya dari satu inisiatif yang ditentukan semula
misalnya bagian pesanan atau bagian-bagian lain yang memerlukan. Selain itu
dimaksudkan pula agar semua pengeluaran-pengeluaran barang dari gudang baik
melalui penjualan maupun untuk keperluan lainnya mendapat pengawasan sedemikian
rupa, sehingga kemungkinan terjadinya kecurangan penyalagunaan dapat
dihindarkan atau dikurangi sedapat mungkin.
Di
dalam pelaksanaan fungsi pengumpulan biaya pada umumnya dilaksanakan oleh
bagian pesanan dan organisasi administrasi serta dipengaruhi oleh sistem
penjualan yang dilakukan misalnya sistem penjualan kredit, tunai dan
sebagainya.
Selanjutnya cara-cara yang biasa dipakai di
dalam sistem pengumpulan biaya, sebagai berikut :
1. Pemisahan
antara
a.
Mencatat pengaluaran
Pencatatan pertama-tama dilakukan oleh
petugas bagian pengeluaran yang membuat faktur penjualan. Faktur ini
sedikitnyas dibuat rangkap 4 (empat) yang pertama (asli) untuk pembelian,
lembar ke 2 dikirim ke bagian penyerahan barang, lembar ke 3 dikirim ke
pemegang buku tambahan piutang dan lembar ke 4 ditahan untuk arsip.
Jika pembeli akan mengambil sendiri
barang yang dibeli nya, maka faktur dibawa ke kasir dan jumlah uang yang
tertera di situ dibayar. Kasir akan menghitung uang memutar register kas,
mencap faktur pengembalikannya pada pembeli jika ditambah kwitansi. Faktur yang
telah dicap oleh si pembeli dibawa ke bagian penyerahan barang dan dikeluarkan
dengan barang yang telah diserahkan lembaran kedua.
Kalau pembeli tidak mengambil sendiri
barang yang dibeli, maka sesudah ia membayar kepada kasir diberi kwitansi si
pembeli akan mendapat surat perintah pengeluaran atau delivery order. Satu tembusan DO
dikirim kepada seksi gudang dan menerima barang-barang yang dinyatakan dalam DO
tersebut.
b. Penyerahkan barang
Bagian ini bertanggungjawab terhadap kehancuran distribusi
barang kepada langganan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh bagian
pengeluaran. Penyerahan barang sering terjadi secara langsung dari gudang
dengan memakai DO dan biasa juga secara tidak langsung yaitu dengan pengiriman
barang ke rumah langganan dimana karena adanya penyerahan barang secara tunai
dan penyerahan barang secara kredit.
c. Menerima uang
Barang ini berada
di bawah koordinasi bagian
keuangan, atas persetuajun pimpinan perusahaan dan bertugas sebagai berikut
:
1.
Mencatat
semua penerimaan uang, baik tunai, cek, maupun bilyet giro dalam suatu daftar.
2.
Daftar penerimaan
diserahkan kepada pemegang buku harian dan pemegang buku tambahan piutang.
3.
Uang tunai, cek
dan giro yang diterima diserahkan kepada kasir dan disetor ke bank seluruhnya,
selambat-lambatnya ke esokan harinya.
4. Harus ada pemisahan
antara kasir dan petugas yang memegang buku tambahan piutang dan hutang.
2.
Penjualan secara kredit
Pada penjualan kredit ini maka setiap kali nilai kredit,
pembeli harus dinilai. Buku piutang harus setiap bulan dibandingkan dengan
perkiraan piutang di buku besar.
Pengawasan intern atas piutang meliputi :
a. Pembagian tugas antara lain :
1. Penerimaan pesanan
2. Petugas yang harus
menyetujui penjualan kredit
3. Petugas yang harus
mengirim barang
4.
Petugas yang
mencatat buku tambahan piutang
5. Petugas yang menerima uang.
6. Petugas yang
bagian arsip.
b. Pembayaran mengenai faktur-faktur yang
tertentu.
c. Setiap bulan secara periodik dikirim daftar saldo pada
para piutang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar