Bagi perusahaan perdagangan R. Soemita
Adikusumah (1997 : 177) mengemukakan bahwa penjualan merupakan kegiatan utama,
oleh karena itu, sistem akuntansi penjualan untuk transaksi-transaksi penjualan
ditetapkan sedemikian rupa sehingga dapat terperinci, sebagai berikut :
- Semua penjualan, baik kontan maupun kredit
harus dibukukan dengan tepat dan
teliti.
- Semua
pengeluaran barang-barang dan gudang, baik yang dijual maupun untuk
keperluan lain harus diperiksa sedemikian rupa sehingga kemungkinan
pencurian dapat dikurangi sampai semimimun mungkin.
- Penerimaan piutang dari pada langganan perkas, pembebanan piutang kepada
para langganan dan
pengkreditan hasil penjualan
dibukukan dengan tepat.
- Retur penjualan
harus benar-benar disetujui dan harus dicegah adanya pencurian, kecurangan
dan kesalahan.
- Penanganan
penjualan dan penerimaan uang kas harus di pisahkan sedemikian rupa, sehingga
dapat diperoleh suatu sistem pengecekan intern yang tepat.
- Pengendalian
yang sesuai harus dilakukan terhadap penjualan dengan kredit, sehingga ketelitiannya
teratur dapat di cek dengan membuka perkiraan pengendalian piutang-piutang
dagang.
Untuk mencapai adanya di atas maka perlu
organisasi yang baik di dalam penjualan barang agar terdapat pengendali an intern
yang baik dalam penjualan sebaiknya diadakan pemisahan fungsi antara lain :
1. Bagian pesanan
Pelaksanaan penjualan bagi perusahaan kecil dipegang oleh satu orang saja,
sedangkan bagi perusahaan besar dipegang oleh satu bagian penjualan yang melibatkan
beberapa personal fungsi dari bagian adalah :
a.
Mengawasi semua pesanan yang diterima
b.
Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan dan
melengkapi yang masih kurang.
c.
Jika penjualan kredit, harus diminta persetujuan dari
bagian kredit.
d.
Menentukan tanggal pengiriman, membuat surat perintah
pengiriman serta tembusan-tembusannya.
e.
Membuat catatan
pesanan yang dikirim dan pesanan yang sudah diperhitungkan.
f.
Melakukan hubungan dengan pembelian, apakah barang yang
diterima sudah cocok dengan pesanan masih ada yang perlu dikemukakan.
2. Bagian kredit
Penjualan secara kredit berarti melibatkan bagian kredit di mana setiap
pengiriman barang yang dijual dengan kredit harus mendapat persetujuan dari
bagian kredit membuat catatan atau
kartu piutang setiap
langganan tentang identitas pembeli, jumlah kredit dan jangka waktu
pembayaran. Faktur penjualan yang dibuat oleh bagian pesanan dan surat perintah
pengiriman atau dikirim ke bagian kredit untuk mendapat persetujuan atau
penolakan dan surat perintah pengiriman. Jika ada persetujuan maka faktur
penjualan dan surat perintah pengiriman diberikan kepada bagian pengiriman,
kemudian barang tersebut dikirim kepada yang bersangkutan.
3. Pembuatan
faktur
Bagian pembuatan
faktur bertugas sebagai berikut :
a. Membuat faktur penjualan dan tembusan-tembusan dan
biasanya dilengkapi dengan data jenis barang, jumlah barang dan harganya.
b. Mencantumkan data biaya pengiriman dan pihak pertam bahan nilai yang dibebankan kepada pembeli.
c. Sebelum faktur-faktur itu dikirim dan pajak pada
bagian-bagian memerlukan terlebih dahulu
diperiksa, tentang kebenaran tulisan dan perhitungannya dalam
faktur.
Kemudian untuk mengadakan pemisahan
wewenang tersebut di atas tergantung dan besarnya perusahaan dan jumlah pegawai yang ada. Apabila organisasi sudah memisahkan
fungsi fungsi yang perlu ditetapkan adanya wewenang bahwa iniatif untuk menjadi
barang datangnya dari satu inisiatif yang ditentukan semula misalnya bagian
pesanan atau bagian-bagian lain yang memerlukan. Selain itu dimaksudkan pula
agar semua pengeluaran-pengeluaran barang dari gudang baik melalui penjualan
maupun untuk keperluan lainnya mendapat pengawasan sedemikian rupa, sehingga
kemungkinan terjadinya kecurangan penyalagunaan dapat dihindarkan atau
dikurangi sedapat mungkin.
Di dalam pelaksanaan fungsi penjualan
pada umumnya dilaksanakan oleh bagian penjualan dan organisasi administ rasi
penjualan serta dipengaruhi oleh sistem penjualan yang dilakukan misalnya
sistem penjualan kredit, tunai dan
sebagainya.
Selanjutnya cara-cara yang biasa dipakai
di dalam sistem penjualan, sebagai berikut :
1. Pemisahan antara
a. Yang mencatat penjualan
Pencatatan pertama-tama dilakukan oleh petugas bagian penjualan yang
membuat faktur penjualan> Faktur ini sedikitnyas dibuat rangkap 4 (empat)
yang pertama (asli) untuk pembelian, lembar ke 2 dikirim ke bagian penyerahan
barang, lembar ke 3 dikirim ke pemegang buku
tambahan piutang dan lembar ke 4 ditahan untuk arsip.
Jika pembeli akan mengambil sendiri barang yang dibeli nya, maka faktur
dibawa ke kasir dan jumlah uang yang tertera di situ dibayar. Kasir akan
menghitung uang memutar register kas, mencap faktur mengembalikannya pada
pembeli jika ditambah kwitansi. Faktur yang telah dicap oleh si pembeli dibawa
ke bagian penyerahan barang dan dikeluarkan dengan barang yang telah diserahkan
lembaran kedua.
Kalau pembeli tidak mengambil sendiri barang yang dibeli, maka sesudah ia
membayar kepada kasir diberi kwitansi
si pembeli akan
mendapat surat perintah pengeluaran atau delivery order. Satu tembusan DO dikirim kepada seksi gudang dan menerima
barang-barang yang dinyatakan dalam DO tersebut.
b.
Yang menyerahkan barang
Bagian ini
bertanggungjawab terhadap kehancuran distri busi barang kepada langganan sesuai
dengan instruksi yang diberikan oleh bagian penjualan. Penyeraahan barang sering terjadi secara langsung dari
gudang dengan memakai DO dan biasa juga secara tidak langsung yaitu dengan
pengiriman barang ke rumah langganan dimana karena adanya penyerahan barang
secara tunai dan penyerahan barang secara kredit.
c.
Yang menerima uang
Barang ini
berada di bawah koordinasi
bagian dan bertugas sebagai
berikut :
1. Mencatat
semua penerimaan uang, baik tunai, cek, maupun bilyet giro
dalam suatu daftar.
2. Daftar penerimaan diserahkan kepada pemegang buku harian
dan pemegang buku tambahan piutang.
3. Uang tunai, cek dan giro yang diterima diserahkan kepada
kasir dan disetor ke bank seluruhnya,selambat
lambatnya ke esokan harinya.
4. Harus ada pemisahan antara kasir dan petugas yang
memegang buku tambahan piutang dan hutang.
2. Penjualan
secara kredit
Pada penjualan kredit
ini maka setiap kali nilai kredit, pembeli harus dinilai. Buku piutang harus
setiap bulan dibandingkan dengan
perkiraan piutang di buku besar.
Pengawasan intern
atas piutang meliputi :
a. Pembagian tugas
antara lain :
*
Penerimaan pesanan
*
Petugas yang harus menyetujui penjualan kredit
*
Petugas yang harus mengirim barang
* Petugas yang mencatat buku
tambahan piutang
*
Petugas yang menerima uang.
b. Pembayaran
mengenai faktur-faktur yang tertentu.
c. Setiap bulan secara periodik dikirim daftar saldo pada
para piutang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar