Fungsi dan Proses Pengendalian

Pengendalian menurut Sondan P.Giagian (1999: 16) pada prinsipnya dapat memperhatikan suatu kegiatan dan selalu mengawasi aktivitas sehari-hari, maka pengendalian ada suatu batasan dalam melaksanakan kergiatan. Kegiatan pengendalian sangat erat hubungannya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, pleh karena kegiatan pengendalian ini dapat dilihat apakah tujuan kegiatan yang telah direncanakan dapat dicapai dalam pelaksanaan secara riil..

Jadi pada dasarnya pengendalian di atas. didefinisikan bahwa, pengendalian adalah proses atau usaha yang sistimatis dalam penetapan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, sistem informasi umpan balik, membandingkan pelaksanaan nyata dengan perencanaan menentukan dan mengatur penyimpangan-penyimpangan serta melakukan koreksi perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, sehingga tujuan tercapai secara efektif dan efisien. 

            Dilihat dari tahapan perencanaan dan pengendalian merupakan unsur-unsur yang dominan dalam manajemen . Seluruh kegiatan yang dapat dilaksanakan unsur fungsi pelaksanaan dalam pengendalian yang merupakan bagian terbesar dalam manajemen. Kagiatan pengendalian mencukupi perencanaan, pengawasan, monitoring, evaluasi dan koreksi.

            Perencanaan dan pengendalian merupakan sesuatu yang tidak dapat dipisahkan dalam pelaksanaan kegiatan. Dalam pelaksanaan yang memerlukan usaha yang sungguh-sungguh dan sangat tergantung pada sistem pengendalian yang efektif dan sistem informasi yang digunakan.

            Agar dapat melaksanakan pengendalian yang efektif, maka seorang pimpinan atau pelaksanan tugas memerlukan informasi, sebagai berikut :

a. Biaya yang digunakan  apakah sesuai dengan hasil dari bagian pekerjaan yang telah dilaksanakan. Jika terjadi perbedaan (lebih besar atau lebih kecil dari rencana biaya) di mana dimana hal terjadi dan siapa yang bertanggung jawab dan apa yang dikerjakan.                                                                       

b. Merupakan biaya yang akan datang sesuai dengan rencana atau melebihi rencana. Tanggung jawab pengendalian tidak hanya pada manajer saja tetapi merupakan tanggungjawab semua orang yang terlihat pada aktivitas tersebut agar dapat mengerjakan bagiannya dengan baik dan tepat waktu.

c. Menurut Suprityono, dalam pengertian yang sama, namun diungkapkan dengan sederhana.    

   Pengendalian adalah proses untuk memberikan kembali menilai dan selalu memonitor laporan-laporan apakah untuk pelaksanaan tidak menyimpang dari tujuan yang sudah yang sudah ditentukan.

            Nupriyoni (1998: 5) berpendapat bahwa pengendalian bertumpu pada konsep umpan balik, yang secara kontinyu mengharuskan adanya pengukuran pelaksanaan dan pengambilan tindakan koreksi yang ditujulkan untuk menjamin pencapaian tujuan-tujuan.  Untuk proses pengendalian ini, maka pengendalian itu harus segera memuncul suatu masalah dalam manajemen sedapat mungkin mendapatkan informasi yang tepat dan upa to date, agar para manajer dapat segera mengadakan tindakan-tindakan pengendalian sebelum sesuatu penyimpangan serius. Karena pengendalian yang teratur akan menghasilkan suatu pencapaian yang efektif.

            Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam proses pengendalian menurut Glenn A. Welch (2000: 9), sebagai berikut :

1. Perbuatan ukuran sebelumnya menetapkan objek, standar dan perencanaan.
2. Komunikasi (laporan) hasil yang baik dalam ukuran proses agar individu dapat cocok dalam kelompok.
3. Subuah analisis yang menyimpang untuk objek dalam kebijakan perencanaan dan standar ukuran pada order faktor yang perlu mendapat garis bawa..

            Jadi menurut pengertian di atas, bahwa dalam suatu proses pengendalian mencakup pengukuran pelaksanaan dengan rencana yang telah dibuat dan pelaporan hasil pengukuran kepada manajer yang bersangkutan. Untuk mengukur suatu pelaksanaan dilakukan dengan cara analisis varians, untuk menentukan sebab-sebabnya, sehingga untuk dapat dilakukan pemilihan alternatif yang terbaik untuk menentukan rencana yang akan datang. Agar lebih efektif proses pengendalian ini harus pada titik atau pada waktu mulai dilakukan     kegiatan, artinya seorang manajer yang bertanggungjawab akan tindakan tertentu sebelumnya harus mengusahakan suatu bentuk pengendalian. Untuk itu tujuan-tujuan rencana-rencana dan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan standar-standar yang telah ditetapkan harus disampaikan kepada manajer dan dipahami sepenuhnya oleh manajer tersebut terlebih dahulu untuk kemudian dilaksanakan pelaksanaan itu harus tetao dimonitor apakah sesuai dengan rencana semula.