Persediaan Bahan Baku Perusahaan

A   Pengertian dan Jenis-Jenis Persediaan

      Pada dasarnya setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan organisasionalnya perlu mengadakan persediaan untuk dapat menjamin kelangsungan hidup usahanya. Di dalam rangka mengadakan persediaan maka dibutuhkan sejumlah dana yang akan digunakan untuk mebiayai persediaan tersebut. Oleh karena barang-barang yang dibutuhkan tidak selamanya dapat diperoleh setiap saat, tetapi melalui proses yang memerlukan tenggang waktu tertentu untuk pengadaannya, maka setiap perusahaan haruslah dapat mempertahankan suatu jumlah persediaan yang optimum.

      Adapun pengertian tentang persediaan oleh Sofyan Assauri dalam bukunya Management Production, (1998: 7) menyatakan bahwa produksi adalah segala kegiatan dalam menciptakan dan menambah kegunaan (utility) suatu barang atau jasa yang dibutuhkan faktor-faktor produksi.

      Sesuai dengan definisi tersebut di atas, maka setiap hasil produksi mempunyai kegunaan tertentu dan dibutuhkan faktor-faktor produksi yang mendukung kelancaran produksi tersebut.

      Sedangkan menurut Mubyarto, dalam bukunya Metodologi Penelitian, (1999: 62) menyatakan bahwa produksi itu adalah suatu hasil yang diperoleh sebagai akibat pekerjaannya yang dapat mendukung dalam peningkatan faktor-faktor produksi yaitu tanah, tenaga kerja dan modal.

      Dari pengertian tersebut dijelaskan sebelumnya, maka persediaan dapat diartikan sebagai barang yang diperlukan dalam proses produksi dan yang digunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan atau bahan yang diperoleh atau diperlukan untuk diolah kedalam rangkaian proses produksi dan menjadi barang jadi yang dihasilkan.

      Di samping hal di atas timbul masalah lain yaitu jika perusahaan penyediaan persediaan bahan baku dalam jumlah yang banyak lebih dari yang dibutuhkan, tentu perusahaan akan mengeluarkan sejumlah dana untuk penyimpangan dan biaya pemeliharaan persediaan bahan baku. Oleh karena itu perusahaan perlu menetapkan persediaan bahan baku dalam jumlah yang optimal untuk mencapai kuantitas produk dengan biaya seminimal mungkin.

      H.A. Harding dalam bukunya Production Management (2000: 151) menyatakan bahwa persediaan meliputi semua barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dan digunakan dalam proses produksi atau memberikan jasanya.

      Sedangkan Assauri dalam bukunya Management Production, (1998: 219) memberikan definisi bahwa persediaan adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau persediaan barang-barang yang masih dalam pekerjaan proses produksi atau pun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.

      Pengertian persediaan yang tidak dijelaskan sebelumnya, yaitu persediaan dapat diartikan sebagai semua bahan yang dimiliki oleh perusahaan yang menunggu penggunaannya untuk digunakan atau untuk memperlancar kegiatan proses produksi.

      Pengertian persediaan yang dimaksud diklasifikasikan menurut jenis dan posisi bahan baku dalam urutan pekerjaan produk, menurut Sofyan Assauri dalam bukunya Production Management, (1998: 222) bahan baku atau barang-barang yang dapat diklasifikasikan sebagai persediaan dalam urutan proses produksi meliputi :

4      Persediaan bahan baku (Row Material Stock)

      2.   Persediaan bagian produk atau parts dibeli (Purchased Parts)

      3.  Persediaan bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (Surplus Stock)

5     Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (Work In Process/Progress Stock)

6     Persediaan barang jadi (Finished Goods Stock)

      Jadi secara umum persediaan dapat diartikan sebagai sejumlah harta kekayaan yang dimiliki perusahaan yang dapat berupa sejumlah bahan baku, parts yang disediakan untuk diolah kedalam urutan-urutan rangkaian proses produksi dan jumlah barang yang terdapat dalam masing-masing proses yang masih memerlukan proses pengolahan lebih lanjut pengerjaan dalam kegiatan pengerjaan bahan tersebut atau sejumlah barang jadi disiapkan untuk memenuhi permintaan langganan setiap waktu.

      Maksudnya bahwa dengan adanya persediaan maka akan menjamin kelancaran proses produksi serta kebutuhan konsumen dapat dipenuhi tepat pada waktunya.

      Di samping itu persediaan dapat juga mengurangi tingkat ketergantungan perusahaan terhadap supplier dan konsumen, maksudnya bahwa pabrik dapat  matang yang berkaitan dengan perkembangan atau pemesanan kembali persediaan.

      Adapun pertimbangan-pertimbangan dalam pemesanan kebambaki bahan baku, sebagai berikut :

      1.  Berapa jumlah bahan yang harus dipesan

7     Berapa besarnya jumlah persediaan pengaman

8     Pada tingkat persediaan berapa harus dilakukan pemesanan ulang

      Chase Aquilano, System Planning, (2000: 315) ada dua sistem pemesanan, sebagai berikut :  

1.   The Fixed Order Quantity System

Sistem ini pemesanan dilakukan jika tingkat pemesanan telah mencapai suatu batas tertentu dengan ketentuan bahwa persediaan bahan baku cukup untuk diproduksi dan telah diperhitungan order yang telah diterima, dimana perusahaan harus melakukan pemesanan ulang (reorder point). Tingkat persediaan yang dimaksud adalah sisa persediaan yang dapat menempuh kebutuhan produksi atau permintaan selama tenggang waktu pemesanan (lead time) yaitu jangka waktu pemesanan sampai barang diterima.

2.  The Fixed Order Period System

      System pemesanan ini didasarkan pada suatu batas waktu yang telah ditetapkan (menggunakan tenggang waktu) dengan menghitung persediaan yang ada. Jika persediaan jumlahnya yang sangat menipis atau dengan istikah   dibawah  jumlah  tertentu   maka,   dibutuhkan   pemesanan   ulang, sedang jumlah pemesanan setiap kali pesan tidak sama volumenya karena harus disesuaikan dengan jumlah persediaan masih tersisa.

B   Pengertian Pengendalian Persediaan

      Pengendalian persediaan mengandung beberapa istilah yang perlu diketahui mengenai pengertian persediaan yang telah diuraikan pada penjelasan sebelumnya. Selanjutnya akan diuraikan mengenai pengertian sistem, pengendalian dan pengendalian persediaan.

a.   Pengertian Sistem

Berikut ini akan dikutip beberapa pendapat ahli mengenai pengertian sistem menurut H.A. Harding, dalam bukunya Productiin Management, (1999: 26) sistem adalah sekumpulan bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain yang bersama-sama beraksi menurut pola tertentu terhadap masukan dengan tujuan untuk menghasilkan pola keikhlasan.

b.   Pengertian Pengendalian

Menurut Sofyan Assauri, Management Production, (1998: 159) dalam hal ini pengawasan adalah kegiatan pemeriksaan dan dasar pengendalian atas kegiatan yang telah dan sedang dilakukan agar kegiatan dapat disesuailan apa yang diharapkan atau direncanakan.

Dari pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian adalah suatu tehnik dan untuk mengatur pemeriksaan, pengawasan dan tindakan pencegahan serta memperhatikan pelaksanaan kegiatan kerja untuk kemudian disesuaikan dengan rencana realisasi pelaksanaan kerja. jadi pengendalian berfungsi untuk mencegah mengurangi kemungkinan timbulnya penyimpangan dari apa yang telah direncanakan.

c.   Pengertian Pengendalian Persediaan

Untuk dapat mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimun dapat memenuhi kebutuhan bahan baku dalam jumlah yang cukup, mutu dan pada waktu yang cepat serta jumlah biaya rendah seperti g diharapkan diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan.

      Pengertian  pengendalian  persediaan  menurut  Sofyan  Asssauri, dalam bukunya,  Manajemen   Produksi, (  1998 : 229  )    menyatakan    bahwa pengawasan persediaan merupakan salah satu kegiatan dan urutan kegiatan-kegiatan yang berkaitan erat satu sama lain dari seluruh operasi produksi perusahaan tersebut sesuatu dengan apa yang telah direncanakan terlebih dahulu baik waktu, jumlah, kualitas maupun biayanya.

      Untuk dapat mencapai persediaan yang optimun, harus memenuhi beberapa syarat pengendalian persediaan, syarat-syarat tersedianya persediaan yang optimun menurut Sofyan Assauri. Dalam bukunya Management Production, (1998: 229), sebagai berikut :

     1.  Terdapatnya  gudang  yang  cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat/barang yang tetap dan identifikasi bahan/barang tertentu.

  2.  Sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya terutama penjaga gudang.

  3.   Suatu  sistem  pencatatan  dan  pemeriksaan  atas  penerimaan barang.

  4.   Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan/barang.

  5.  Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan dibagikan atau dikeluarkan dari yang tersedia di dalam gudang.

 6. Pemeriksaan fisik bahan/barang yang ada dalam persediaan secara langsung.

9     Perencanaan untuk menggunakan barang-barang yang lebih dikeluarkan, barang-barang yang telah lama dalam gudang dan barang-barang yang sudah usang dari keunggulan zaman.

10   Pengecekan  untuk  manajemen dapat efektifitasnya kegiatan rutin.

      Persediaan atau inventory merupakan bagian dan aktiva perusahaan yang membutuhkan investasi yang cukup besar dan merupakan salah satu elemen utama dari modal kerja yang selalu berputar. Oleh karena itu pihak manajemen dituntut untuk mengelola secara wajar mengenai bagian dari aktiva tersebut.

      Persediaan optimun merupakan batas jumlah persediaan yang ekonomis yang sebaiknya dapat diadakan oleh perusahaan. Batas persediaan optimun ini kadang-kadang tidak didasarkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi kegiatan perusahaan, melainkan atas dasar kemampuan perusahaan terutama kemampuan keuangan serta kemampuan gudang yang dimiliki perusahaan sehingga sering diadakan jumlah yang besar. Keadaan seperti ini tidak ekonomis sehingga merugikan perusahaan karena akan terjadi penumpukan beban dan biaya penyimpanan atas biaya pemeliharaan menjadi besar.

      Untuk mencapai persediaan optimun, hal tertentu tidak terlepas dari besar kecilnya biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan investasi yang ditanamkan dalam persediaan bahan/barang.

      Pada semua situasi ada suatu “tenggang waktu” antara menempatkan pesanan untuk penggantian persediaan dan penerimaan dari pada barang yang masuk ke dalam persediaan. Oleh Sofyan Assauri, Management Production, (1998: 25) tenggang waktu ini biasanya disebut dengan delivery lead time. Setelah mengadakan pesanan untuk penggantian, pemenuhan pesanan dari langganan harus dapat dipenuhi persediaan yang ada. Permintaan dari langganan biasanya berfluktuasi dan tidak dapat diramalkan dengan tepat.

      Maka dengan sendirinya akan ada resiko yang tidak dapat dihindari bahwa persediaan yang ada akan habis sama sekali sebelum penggantian datang sehingga pelayanan kepada langganan tidak dapat dipenuhi dengan baik. Karena itu tingkat pelayanan ini harus dipertahankan dengan menciptakan suatu safety stock yang akan menampung setiap penyimpanan selama lead time.

      Menurut Sofyan Assauri, Management Production,(1998: 114) dalam hubungan dengan persediaan pengamanan, yang dimaksud dengan persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock-out).

      Berdasarkan pengertian persediaan pengaman, maka sehubungan dengan kebijaksanaan pengendalian persediaan bahan mentah yang dilakukan oleh PT Katingan Timber Company Makassa, maka persediaan pengaman (safety stock) ini perlu diperhatikan oleh karena :

4       Kemungkinan terjadinya kekurangan bahan mentah, karena pemakaian yang lebih besar dari perkiraan semula.

5       Keterlambatan dalam penerimaan bahan mentah yang dipesan

C   Metode Pengendalian Persediaan

Biaya-biaya persediaan yang dikeluarkan sehubungan dengan pengadaan persediaan untuk memenuhi permintaan konsumen sesuai dengan pesanan menurut Chase Aquilano dalam bukunya Management Production, (2000: 314) membagi dalam beberapa bagian, yaitu :

1.  Holding costs (carrying costs) atau biaya penyimpanan yaitu biaya-biaya yang timbul sehubungan dengan adanya penyimpanan persediaan. Besarnya biaya ini berubah-ubah adakalanya berubah-ubah disebabkan kegiatan pada perusahaan yang dapat disesuaikan dengan besar kecilnya persediaan yang disimpan.

      Penentuan besarnya biaya ini didasarkan kepada presentase nilai rupiah dari persediaan, yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya perdagangan (biaya sewa gudang atau biaya penyimpanan), biaya fasilitas pergudangan, biaya pemeliharaan (manitenance), biaya asuransi kerugian atas pencurian, biaya pemeliharaan, biaya asuransi, biaya penyusutan serta biaya pajak yang dianggap pengeluaran.

2.   Production changer cost (setup costs), yaitu biaya-biaya yang timbul karena terjadinya penambahan, pengurangan fasilitas produksi sebagai akibat persediaan yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan produksi dan penjualan pada suatu saat yang termasuk dalam production change costs seperti biaya lembur, biaya pemberhentian, biaya pelatihan/training serta biaya pengangguran. Umumnya biaya-biaya pengadaan persediaan ini sulit ditentukan jumlahnya untuk satu periode produksi sehingga dimasukkan ke dalam setup costs.

3.   Ordering costs, yaitu biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan adanya pemesanan bahan baku hingga sampai ke dalam gudang perusahaan. Biaya ini besarnya tergantung pada frekuensi pemesanan, yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya administrasi, biaya pembelian dan pemesanan biaya pengangkutan dan bongkar muat biaya penerimaan serta biaya pemeriksaan.

4.   Shortage costs, yaitu biaya yang dikeluarkan sebagai akibat dari jumlah persediaan yang lebih kecil dibandingkan dengan jumlah kebutuhan untuk proses produksi sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Dalam keadaan demikian akan melakukan pemesanan mendadak yang mengandung banyak resiko seperti kerusakan bahan sehingga harus dikirim kembali enggan mengeluarkan biaya tambahan.

      Kebijaksanaan permintaan pengadaan bahan baku material merupakan bagian dari kepentingan beberapa manager dalam suatu perusahaan. Manajemen investasi atau persediaan tidak hanya berhubungan dengan manager pembelian melainkan juga berhubungan dengan manager keuangan

      Manager pembelian cenderung untuk berorientasi pada pembelian dalam jumlah yang besar untuk memperoleh discount atau potongan dari supplier. Begitu pula manager produksi ingin mempertahankan jumlah persediaan yang besar untuk menjamin kelancaran proses produksi. Sedangkan manager financial, mempertahankan pembelian dalam jumlah yang kecil demi efisiensi penggunaan dana.

      Untuk lebih jelasnya pengertian Economic Order Quantity oleh Sofyan Assauri, Management Production, (1998: 176) menyatakan bahwa dalam menentukan kebutuhan untuk menghasilkan sejumlah barang jadi yang direncanakan untuk suatu periode tertentu.

      Pengendalian bahan baku merupakan bagian dari pada kepentingan beberapa manager dalam suatu perusahaan. Hal ini penting untuk menjaga agar tidak terjadi kekurangan bahan baku yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena dapat memenuhi para langganan atau konsumen.

      Demikian pada terlalu banyaknya persediaan walaupun hal ini mempunyai kebaikan terhadap kelancaran proses produksi, akan tetapi menimbulkan biaya penyimpanan yang terlalu besar dan dapat menimbulkan kerugian karena kemungkinan kerusakan persediaan yang berlebihan tersebut.

      Aktiva keseluruhan dan kekurangan inilah diperlukan yaitu tersedianya jumlah persediaan yang ekonomis. Hal ini dapat terlaksanan bila dalam melakukan sistem pemesanan yang ekonomis disebut “Economic Order Quantity”, dalam menghitung economic order quantity ini dipertimbangkan 2 (dua) jenis biaya yang bersifat variabel, yaitu :

1. Biaya pemesanan, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan baku. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pemesanan. Semakin tinggi frekuensi pemesanan semakin tinggi pula biayanya, sebaliknya biaya ini berbanding terbalik dengan jumlah/kuantitas setiap kali pesanan berarti akan semakin rendah tingkat frekuensi pemesanan.

2.  Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan penyimpanan bahan baku yang telah dibeli. Biaya ini berubah-ubah sesuai dengan jumlah bahan baku yang dipesan. Makin besar bahan baku yang dipesan akan semakin besar pula biaya penyimpanannya dengan biaya pemesanan.

D   Pengertian Reorder Point

      Reorder point pada suatu perusahaan memang sangat penting, karena reorder berarti memperhatikan kembali, lebih jelasnya Suad Husnan, dalam bukunya Pembelanjaan Perusahaan, (2001 : 69) mengatakan reorder point adalah saat yang tepat dimana persediaan dilakukan kembali.

      Apabila tenggang waktu antara saat perusahaan memesan dan barang tersebut datang biasanya disebut lead time sama dengan nol, maka pada saat jumlah persediaan sama dengan nol pada saat itulah dilakukan pemesanan.

      Bambang Riyanto, Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan (2004 : 73) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan reorder point adalah saat atau titik dimana harus diadakan pemesanan serupa, sehingga kedatangan atau  penerimaan material yang dipesan itu tepat pada waktu dimana persediaan atas safety stock sama dengan nol.

      Dengan demikian, diharapkan datangnya material yang dipesan  tidak  akan  melewati waktu sehingga akan melanggar  safety stock. Apabila pesanan dilakukan sesudah melewati reorder point, maka material yang dipesan akan diterima setelah perusahaan terpaksa mengambil material dari safety stock.

      Dengan penentuan/penetapan reorder point diperhatikan faktor-faktor, sebagai berikut :

    1. Procurement  lead time, yaitu penggunaan material  selama tenggang waktu mendapatkan barang.

2. Besarnya  safety  stock,  dimaksudkan  dengan  pengertian "procurement lead time" adalah waktu dimana meliputi saat dimulainya usaha-usaha yang diperlukan untuk memesan barang sampai barang/material diterima dan ditempatkan dalam gudang penugasan.

     Reorder point dapat ditetapkan dengan berbagai cara antara lain :

4     Menetapkan jumlah penggunaan selama "lead time" ditambah prosentase tertentu, misalnya ditetapkan bahwa safety stock sebesar 50% dari penggunaan selama "lead time"-nya adalah 5 minggu, sedangkan kebutuhan material setiap minggunya adalah 40 Unit, maka Reorder point = (5 x 40) + 50 % (5 x 40) = (200 + 100) = 300 unit.

5       Dengan menetapkan penggunaan selama "lead time" dan ditambah dengan penggunaan selama periode tertentu  sebagai safety stock misalnya kebutuhan selama 4 minggu, maka Reorder Point = (5 x 40) + (4 x 40) = 200 + 160 = 360 unit.

      Apabila  pesanan  baru  dilakukan  sesudah  persediaan tinggi 300 unit ini berarti bahwa pada saat barang yang dipesan darang, perusahaan terpaksa sudah mengambil material dari safety stock sebesar Rp. 60 unit. Pada waktu barang yang dipesan datang persediaan dalam gudang tinggal 100 unit (yaitu 300 - 200) padahal safety stock sudah ditetapkan sebesar 100 unit.

E  Persediaan Pengaman (Safety Stock)

      Persediaan pengaman pada semua situasi ada suatu "safety stock" antara menempatkan pesanan untuk penggantian persediaan, penerimaan dari pada barang yang masuk kedalam persediaan. Oleh Sofyan Assauri, Management Production (2000: 25) Tenggag waktu ini biasanya disebut dengan delivery lead time. Setelah mengadakan pesanan untuk penggantian, pemenuhan pesanan dari langganan harus dipenuhi persediaan yang ada. Permintaan dari langganan biasanya berfluktuasi dan tidak dapat diramalkan dengan tepat kecuali jika ada kesepakatan sebelumnya dan tidak melebihi permintaan yang telah disepakati bersama.

      Safety stock disini sudah tertanggar. Apabila pesanan dilakukan pada waktu persediaan sebesar 300 unit maka pada waktu barang yang dipesan datang persediaan gudang masih 160 unit (yaitu 360 - 200), persis sama besar nya dengan besarnya safety stock, yang berarti safety stock tidak tertanggar.

      Persediaan pengaman dengan sendirinya akan ada resiko yang tidak dapat di hindari bahwa persediaan yang ada akan habis sama sekali sebelum penggantian datang sehingga pelayanan kepada langanan tidak dapat dipenuhi dengan baik. Karena tingkat pelayanan  ini  harus dipertahankan dengan menciptakan suatu Safety  stock yang akan menampung setiap penyimpanan selama lead time.

      Menurut Sofjan Assauri, Management Production, (2000 : 114) pengertian tentang safety stock, yaitu yang dimaksud dengan persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock-out).

      Perencanaan persediaan bahan baku yang telah diperhitungkan, namun sering persediaan bahan baku tersebut tidak mencukupi karena sering meloncatnya persediaan hasil produksi perusahaan ataukah persediaan tersebut mengalami rusak atau tidak memenuhi standar industri untuk memenuhi permintaan konsumen.

      Berdasarkan pengertian di atas, sebagai bahan baku tambahan apabila persediaan yang telah disiapkan menitis, maka tambahan baku merupakan tambahan dapat juga digunakan untuk menjaga kesinambungan pekerjaan. Sehubungan dengan kebijaksanaan pengendalian persediaan bahan mentah yang dilakukan oleh Perusahaan PT Katingan Timber Company Makassar,   persediaan pengaman (safety stock) perlu diperhatikan karena :

    1. Kemungkinan  terjadinya  kekurangan bahan mentah, oleh karena   pemakain yang lebih besar dari perkiraan semula.

2.  Keterlambatan dalam penerimaan bahan mentah yang dipesan.

DAFTAR PUSTAKA

Amrine, H,T. R, J. A, and Hulley, D.S, 1999, Manufacturing Orghanization and Management, Second  Edition, New Delhi,  Prentice-Hall of India,  Private Limited.

Assauri, S, 1998, Management Production, Lembaga Penerbit Fakultas Universitas Indonesia,  Jakarta.

Chase, R, S, and Nicolas, Aquilano, J, 2000, Fourth Edition,  Production  and  Operation  Management,   Hims Illinois, Richard D. Irwin.

Harding, H.A, 2000, Production Management, Second Edition, London, McDonald and Evans Limited.

Husnan, S, 2001, Pembelanjaan Perusahaan, Edisi Keempat, Cetakan Kelima, Badan Penerbit Aksara Baru, Jakarta.

Mubiyarto dan Suratno M, 1999, Methodologi Penelitian Ekonomi, Yayasan Agro Ekonomika, Bandung.

Riyanto, B, 1999, Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan, Edisi Kedua, Cetakan Kelima, UGM, Yogyakarta.

Winardi, 2002, Capita Selecta, Edisi Pertama, Cetakan Kedua, Alumni, Bandung.