Audit Operasional

 Audit Operasional

Pengertian Audit Operasional

Banyak definisi dari audit operasional yang mencakup penyebutan efficiency (pengeluaran yang minimum dari sumber daya), effectiveness (pencapaian hasil yang diinginkan) dan economy (kinerja dari suatu entitas). Dalam artikulasi yang berbeda, audit operasional dikenal sebagai audit manajemen. Perbedaan antara kedua istilah tersebut tidak jelas dan sering digunakan secara bergantian.

Menurut (Amin Wijaya Tunggal, 2001), ada beberapa definisi audit operasional yang dikemukakan oleh para ahli auditing, antara lain:

1.       (Dale L. Flesher dan Steward Siewert, 2001)

“An operational audit is an organized search for ways of improving efficiency and effectiveness. It can be considered a form of constructive critism.” (Audit operasional merupakan pencarian cara-cara untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas. Audit operasional dapat dipertimbangkan sebagai suatu bentuk kecaman yang konstruktif).

2.       (Casler dan Crochet, 1999)

“Operational auditing is a sistematic process of evaluating and organization’s effectiveness, efficiency and economy of operation under management’s control and reporting to appropriate person the result of the evaluating along with recommendation for improvement.”  (Audit operasional adalah suatu proses yang sistematis untuk menilai efektivitas organisasi, efisiensi dan ekonomi operasi di bawah pengendalian manajemen dan melaporkan kejadian kepada orang yang tepat hasil dari penilaian bersama dengan disertai rekomendasi untuk perbaikan).

3.       (Leslie R. Howard, 2000)

“Management audit is an investigation of a business from the highest level downword in order to ascertain whether sound management prevals throughout, this facilitating in most effective relationship with the outside world and the most efficient organization and smooth running of internal organization”. (Audit manajemen merupakan penyelidikan suatu usaha dari tingkat yang tinggi ke bawah untuk meyakinkan bahwa manajemen yang sehat berjalan sesuai dengan prosedur, dengan demikian memudahkan hubungan yang paling efektif dengan dunia luar dan organisasi lainnya).

4.       (William P. Leonard , 2002)

“Management audit as a comprehensive and constructive examinitation of an organizational structure of a company, institution or branch of goverment or of any component there of , such as division or departement, and its plans and objectives, it means of operations, and its use of human and physical fasilities.” (Audit manajemen sebagai suatu pengujian yang menyeluruh dan konstruktif dari struktur organisasi suatu perusahaan, lembaga atau cabang dari pemerintah atau setiap komponen dari padanya, seperti suatu divisi atau departemen, dan rencana dan tujuannya, alat operasionalnya, dan utilisasi manusia dan fasilitas fisik). 

(Amin Wijaya Tunggal, 2001) juga mendefinisikan berbagai tipe dari auditing sebagai berikut :

1.       Pemeriksaan manajemen (management auditing), dapat didefinisikan sebagai penilaian sistem manajemen perusahaan (auditee), apakah sistem tersebut berjalan secara efektif dan resiko apa yang mungkin timbul apabila sistem tersebut telah beroperasi secara efisien.

2.       Pemeriksaan operasional (operational auditing), dapat didefinisikan sebagai kerangka yang sama dengan pemeriksaan manajemen, kecuali bahwa pemeriksaan operasional lebih berlaku terhadap sistem opresai auditee daripada terhadap sistem operasi manajemennya. Dengan demikian untuk unit operasional tertentu seperti departemen pembelian, pemeriksaan manajemen akan berfokus pada bagaimana sebaiknya unit tersebut dikelola, sedangkan pemeriksaan operasional akan berfokus pada bagaimana agar unit tersebut benar-benar beroperasi.

3.       Pemeriksaan komprehensif (comprehensive auditing), merupakan integrasi dari berbagi unsur manajemen operasional dan pemeriksaan keuangan tradisional. Pemeriksaan komprehensif ini mencakup penilaian manajemen auditee, operasi, pengendalian finansial dan sistem akuntansi untuk menentukan apakah pengendalian dan mekanisme akuntabilitas telah memadai dan dapat dipertanggungjawabkan pada pemegang sahamnya.

Menurut ketetapan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan dalam Pedoman Pemeriksaan Operasional (1993), audit operasional adalah:

  “Audit yang sistematis terhadap program, kegiatan/aktivitas organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara ekonomis dan efisien, serta apakah tujuan program dan kegiatan/aktivitas yang telah direncanakan dapat dicapai dengan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.”

Menurut (Mulyadi dan Kanaka Punadireja, 1998), pengertian audit operasional adalah:

“Audit operasional merupakan suatu review secara sistematis mengenai kegiatan organisasi atau bagian dari padanya dalam hubungannya dengan tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut (Arens dan Loebbecke, 2000), pengertian audit operasional adalah:

“Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitas.”

Menurut (Amin Wijaya Tunggal, 2001), meskipun terdapat beberapa perbedaan dari definisi audit operasional seperti telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan bahwa audit operasional merupakan:

a.       Proses yang sistematis

Seperti dalam audit laporan keuangan, audit operasional juga mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang terstruktur dan terorganisasi. Aspek ini mencakup perencanaan yang tepat, mendapatkan dana secara objektif serta menilai bukti yang berkaitan dengan aktivitas yang diaudit. 

b.       Menilai operasi organisasi

Penilaian operasi organisasi didasarkan pada suatu kriteria yang ditetapkan atau yang disetujui. Dalam audit operasional, kriteria sering dinyatakan dalam standar kinerja (performance standards) yang ditetapkan oleh manajemen. Namun dalam beberapa hal, standar-standar ini mungkin juga ditetapkan oleh industri. Kriteria penilaian organisasi ini sering kali kurang jelas didefinisikan dibandingkan kriteria yang digunakan dalam audit laporan keuangan. Pemeriksaan operasional mengukur tingkat korespondensi antara kinerja aktual dengan kriteria penilaian yang telah ditetapkan.

c.       Efektifitas, efisiensi dan ekonomi operasi

Tujuan utama dari audit operasional adalah membantu manajemen organisasi yang diaudit untuk dapat memperbaiki efektivitas, efisiensi dan ekonomi operasi organisasinya. Ini berarti bahwa audit operasional memfokuskan pada masa yang akan datang dan hal ini berlawanan langsung dengan audit laporan keuangan yang mempunyai fokus historis.

d.      Melaporkan kepada orang yang tepat

Penerima laporan audit operasional yang tepat adalah manajemen atau individual yang meminta diadakannya audit, kecuali kalau pelaksanaan audit tersebut diminta oleh pihak ketiga, dan pembagian laporan dilakukan tetap dalam entitas bersangkutan. Dalam kebanyakan hal, dewan komisaris atau panitia audit menerima salinan laporan audit operasional.

e.       Rekomendasi atau perbaikan

Tidak seperti audit laporan keuangan, suatu audit operasional tidak berakhir samapai dengan pelaporan hasil temuan audit, melainkan diperluas untuk dibuatkannya rekomendasi-rekomendasi yang bertujuan untuk perbaikan manajemen organisasi yang diaudit.

Maksud dan Tujuan Audit Operasional

Audit operasional dimaksudkan terutama untuk mengidentifikasi kegiatan, program, aktivitas yang memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dengan bertujuan untuk menghasilkan perbaikan atas pengelolaan struktur dan pencapaian hasil dari objek yang diperiksa dengan cara memberikan saran-saran tentang upaya-upaya yang dapat ditempuh guna pendayagunaan sumber-sumber secara efisien, efektif dan ekonomis. Dalam mengadakan pemeriksaan, titik berat perhatian utama diarahkan kepada kegiatan-kegiatan yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan datang. Tujuan audit operasional tidak hanya ingin mendorong dilakukannya tindakan perbaikan tetapi juga untuk menghindari kemungkinan terjadinya kekurangan atau kelemahan di masa yang akan datang.

Menurut (Amin Wijaya Tunggal, 2001), ada beberapa tujuan dari audit operasional:

1.       objek dari audit operasional adalah mengungkapkan kekurangan dan ketidakberesan dalam setiap unsur yang diuji oleh auditor dan untuk menunjukkan perbaikan apa yang dimungkinkan terjadi untuk memperoleh hasil yang terbaik dari operasi yang bersangkutan.

2.       untuk membantu manajemen mencapai administrasi operasi yang paling efisien.

3.       mengusulkan pada manajemen cara-cara dan alat-alat untuk mencapai tujuan apabila manajemen organisasi sendiri kurang memiliki pengetahuan tentang pengelolaan yang efisien.

4.       audit operasional bertujuan untuk mencapai efisiensi dari pengelolaan.

5.       untuk membantu manajemen, audit atau operasi berhubungan dengan fase dari aktivitas usaha yang dapat merupakan dasar pelayanan pada manajemen.

6.       untuk membantu manajemen pada setiap tingkat dalam pelaksanaan yang efektif dan efisien dari tujuan dan tanggung jawab mereka.

Sasaran audit operasional adalah kegiatan, aktivitas, program atau bidang-bidang organisasi yang diketahui atau diidentifikasi memerlukan perbaikan atau peningkatan dalam hal efektifitas, efisiensi dan ekonomisnya.

Tahap-Tahap Audit Operasional

Suatu audit operasional merupakan pekerjaan besar bagi siapapun yang melaksanakannya. Auditor dalam melaksanakan kegiatannya memerlukan kerangka tugas sebagai pedoman. Tanpa adanya kerangka yang tersusun baik, auditor akan banyak menghadapi kesulitan dalam melaksanakan pekerjaannya, mengingat bahwa struktur perusahaan maupun kegiatan sudah semakin maju dan rumit. Melalui kerangka ini, auditor akan mempunyai rencana pemeriksaan yang dapat dilakukan secara sistematis dan diharapkan akan mendapatkan hasil yang memadai.

Menurut (Arens dan Loebbecke, 2000), ada tiga tahap yang dilakukan dalam melakukan audit operasional yaitu:

1.       perencanaan

perencanaan dalam audit operasional serupa dengan perencanaan untuk audit atas laporan keuangan historis. Seperti dalam audit laporan keuangan, auditor operasional harus menentukan lingkup penugasan dan menyampaikan hal itu kepada unit organisasional, juga perlu menentukan staff yang tepat dalam penugasan, mendapatkan informasi mengenai latar belakang unit organisasional, memakai struktur pengendalian intern, serta menentukan bahan bukti yang tepat yang harus dikumpulkan. Perbedaan utama antara perencanaan audit operasional dengan audit laporan keuangan adalah sangat banyaknya keragaman dalam audit operasional. Oleh karena keragamannya, seringkali sulit menentukan tujuan khusus pada suatu audit operasional, sehingga tujuannnya akan didasarkan pada kriteria yang dikembangkan untuk penugasan.

2.       pengumpulan dan evaluasi bahan bukti

dengan cara yang sama seperti pada audit keuangan, auditor operasional harus mengumpulkan cukup bahan bukti yang kompeten agar dapat menjadi dasar yang layak guna menarik suatu kesimpulan mengenai tujuan yang sedang diuji.

3.      Pelaporan dan tindak lanjut

dua perbedaan utama dalam laporan audit operasional dan keuangan yang mempengaruhi laporan audit operasional. Pertama, dalam audit operasional, laporan biasanya dikirim hanya untuk pihak manajemen, dan satu salinan untuk unit yang diperiksa. Tidak adanya pemakaian pihak ketiga, mengurangi pembakuan kata-kata dalam laporan audit operasional. Kedua, keragaman audit operasional memerlukan penyusunan laporan secara khusus untuk menyajikan ruang lingkup audit, temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi. Hubungan kedua faktor ini mengakibatkan banyak perbedaan dalam laporan audit operasional. Penulisan laporan seringkali memakan banyak waktu agar temuan-temuan dan rekomendasi disampaikan secara jelas. Tindak lanjut merupakan hal yang biasa dalam audit operasional di saat rekomendasi-rekomendasi disampaikan kepada manajemen, yang tujuannya adalah untuk memastikan apakah perubahan-perubahan yang direkomendasikan telah dilakukan dan jika tidak apakah alasannya.