Unsur-Unsur Pengawasan Intern

Internal control merupakan suatu sarana maka harus mencakup unsur-unsur pokok. Mengenai unsur ini ada beberapa literatur perbedaan antara satu dengan yang lainnya.

Menurut Teguh Pudjo Muljono(1999:29) ada empat unsur internal control yaitu:

1.    Suatu struktur organisasi yang menunjukan adanya pemisahan fungsionil secara tepat.

2.    Terdapat sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak agartercapai accounting control yang cukup atas aktiva, utang-utang, pendapatan dan biaya.

3.    Adanya kebiasaan praktek-praktek yan sehat yang harus diikuti dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi.

4.    Adanya pegawai-pegawai yang kwalitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya.

             Unsur-unsur di atas masing-masing sama pentingnya dan merupakan dasar tiap sistem internal control yang baik, sehingga kelemahan yang serius diantara salah satu unsur di atas akan menghambat suksesnya seluruh sistem internal control yang ada.

Menurut Indra Bastian (2002:204) mengemukakan empat unsur internal control yaitu :

1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsif-prinsif, harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan tersebut. Satu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem Wewenang dan Prosedur

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya yang tinggi (reliability). Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menajdi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.

3. Praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara unutuk praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.  Pemariksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak diatur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokonya, hal ini akan mendorong karyawan yang melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur pengawasan intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Adanya satuan pengawas internal dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin ketelitian dan keandalannya.

4. Pegawai yang mutunya sama dengan tanggung jawab

Internal control dapat berfungsi dengan baik, tidak hanya tergantung pada rencana organisasi yang efektif atau sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik serta praktek yang sehat, tetapi selain dari pada itu, juga tergantung kepada tingkat kecakapan dari pegawai pada suatu tingkat jabatan, perlu diperhatikan serta dipertimbangkan masalah pengalaman. Kemampuan dan pendidikan agar dapat dipergunakan dengan efektif.

Untuk mendapatkan pegawai yang kompeten dan dapat dipercaya, ada beberapa langkah yang dapat ditempuh, antara lain:

a.    Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.

b.    Mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi olah calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.

c.    Program yang baik dalam seleksi calon karyawan akan mejamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan didudukinya.

d.    Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai denagn tuntutan perkembangan pekerjaannya.